Mis à jour le mercredi 24 janvier 2018
  • 6 heures
  • Facile

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Comment se passe l'accompagnement de l'étudiant au quotidien ?

Les grandes lignes peuvent être résumées dans ce schéma que je vous avais montré dans le premier chapitre :

Le processus d'accompagnement en mentorat
Le processus d'accompagnement en mentorat

L'étudiant rencontre son mentor une fois par semaine en Live, c'est très important, notamment afin qu'il puisse vous partager son écran. La date de la session a été fixée à la fin de la session précédente. Vous utilisez le temps du Live (45 min - 1h) pour faire le point avec l'étudiant. Voici comment les étapes sont découpées :

Durée des étapes
Durée des étapes

La partie encadrée en bleu correspond au moment de la session Live par visioconférence.

Concrètement, que se passe-t-il dans chacune de ces étapes ? Détaillons-les pas à pas ! 👣

Prise de nouvelles

Durée : environ 10 minutes

Lorsque vous commencez votre Live, ne rentrez pas dans des détails techniques tout de suite, prenez des nouvelles. Il est important d'apprendre à se connaître.

Il est ainsi arrivé plusieurs fois qu'un mentor commence sa session avec une question du type "Alors, comment se présente ton déménagement ?" ou "Comment va ton bébé ?".

Sans y passer la moitié du temps de la session non plus, cela permet de créer du lien et de la confiance entre l'étudiant et le mentor et surtout de mieux comprendre l'environnement de l'étudiant.

Faites un petit checkup au début, demandez comment ça va !
Faites un petit checkup au début, demandez comment ça va !

Avancement des projets

Durée : environ 30 minutes

Rentrons maintenant dans le vif du sujet : les projets. Nous fournissons pour chacun d'entre eux une note de cadrage qui vous aide à accompagner au mieux chaque étudiant (vous trouverez ce notes dans le tableau trello "Organisation du mentorat"). Lisez bien ce qui est demandé dans le projet mais aussi la note de cadrage avant d'accompagner un étudiant sur un nouveau projet.

Lorsque vous v‌oyez l'étudiant en visioconférence, vous allez vous poser certaines questions : comment l'étudiant a-t-il avancé dans les projets ? Ou dans les cours pour se préparer aux projets ? Imaginons que vous lui ayez donné les tâches suivantes :

  • Lire la partie 1 et 2 du cours HTML5 et faire les quiz et activités associés

  • Faire cet exercice qui consiste à présenter correctement un code en l'indentant

Il y a 3 cas de figure :

  • L'étudiant a tout fait et a réussi (les doigts dans le nez 😎) : c'est parfait. Cela veut dire soit que vous étiez pile au niveau de l'étudiant, soit que c'était même trop facile. Demandez-lui ce qu'il en a pensé. Si besoin, accélérez et donnez plus de travail ou des exercices plus difficiles pour la prochaine fois. Mais surtout, pensez à le féliciter ! 👏

  • L'étudiant a essayé de faire mais a eu des difficultés. Par exemple il a réussi la partie 1 du cours HTML5 mais a bloqué à l'activité de la partie 2 et il n'a pas bien compris comment faire l'exercice qu'on lui avait donné. Ce n'est pas grave, c'est même un cas très courant.
    Prenez le temps de bien analyser ce qu'il n'a pas compris et réexpliquez-lui si nécessaire, peut-être de façon différente. Demandez-lui de vous montrer, d'essayer de faire sous vos yeux. Evitez de donner la solution : expliquez plutôt les problèmes que vous voyez et amenez l'étudiant à trouver la solution par lui-même. Aidez-le à avancer. 

  • L'étudiant n'a pas fait ce qui était demandé. Il s'est arrêté avant d'avoir des difficultés réelles. C'est un cas plutôt rare heureusement, mais qui peut arriver. Là, c'est le moment de sortir votre tête toute rouge. 😡
    Faites-lui comprendre que cette situation ne devrait pas arriver. Si la situation se répète, vous devrez en informer OpenClassrooms qui peut être amené à mettre fin à la formation si aucune solution n'est trouvée.

C'est souvent le moment où l'étudiant affiche son écran. Demandez-lui de partager son écran :

Bouton partage d'écran sur Hangouts
Bouton partage d'écran sur Hangouts

Vous pouvez alors guider l'étudiant à travers ce qui le bloque !

Accompagnement via le partage d'écran
Accompagnement via le partage d'écran

Choix des nouveaux objectifs

Durée : environ 10 min

C'est une étape cruciale. Vous allez donner du travail à l'étudiant pendant la semaine. C'est le moment où vous vous adaptez :

  • ... au temps dont dispose l'étudiant (a-t-il un travail à côté ? des circonstances exceptionnelles cette semaine ?)

  • ... au niveau de l'étudiant (apprend-il rapidement ?)

Au début, vous ne saurez pas trop si vous donnez assez de travail, mais petit à petit vous allez vous améliorer vous verrez. 😉

N'oubliez pas que votre étudiant suit un parcours précis. Il peut vous servir de guide :

Servez-vous du parcours de l'élève comme guide
Servez-vous du parcours de l'étudiant comme guide

Sachez que vous pouvez aussi ajouter des petits exercices que vous pouvez créer ou récupérer dans la base des exercices des mentors. En effet, les projets sont de "gros" exercices. Peut-être que votre étudiant n'a pas le niveau pour attaquer directement le gros projet et que vous voudrez lui faire faire des petits exercices d'entraînement avant de commencer le projet :

N'ayez pas peur d'ajouter des exercices intermédiaires dans le parcours si besoin !
N'ayez pas peur d'ajouter des exercices intermédiaires dans le parcours si besoin !

A quoi ressemble un exercice ? Ca peut être de simples instructions sous un format PDF, comme par exemple :

Aperçu d'un exercice (ici pour s'entraîner sur les boucles en JavaScript)
Aperçu d'un exercice (ici pour s'entraîner sur les boucles en JavaScript)

Enfin, donnez-vous rendez-vous pour la semaine prochaine. Vérifiez que l'étudiant a bien noté le jour 📅  et l'heure 🕔  du rendez-vous !

Après la session

Après chaque session Live de mentorat, vous devez :

  • Vous rendre dans la session qui vient de se dérouler 

  • Compléter le compte rendu et valider celui-ci. Cette action rendra automatiquement votre session complète. 

Confirmer la présence de l'étudiant

Dans votre tableau de bord, rendez-vous dans la session concernée puis rédigez le compte rendu qui sera automatiquement partagé avec l'étudiant.

Complétez la session
Complétez la session

Validez en "terminant la session" et c'est terminé !

Voici à quoi ressemblera la session :

Une session terminée et complétée
Une session terminée et complétée

En cas de No-Show

Les No-Shows sont des sessions annulées moins de 24h à l'avance par l'étudiant ou des sessions pour lesquelles l'étudiant a plus de 15 min de retard. La session hebdomadaire est alors perdue et vous êtes rétribués à hauteur de 50 % du prix de la session.

Voici comment notifier un no-show :

Entrez dans la session concernée :

Annuler la session pour signifier le No-Show
Annuler la session pour signifier le No-Show

Puis annulez-là en choisissant le bon motif (vous pourrez marquer un commentaire qui sera partagé avec l'étudiant sur les raisons et le contexte de l'annulation) :

Voici à quoi ressemblera la session ensuite :

Une session notifiée No-Show
Une session notifiée No-Show

En cas d'absence prévenue plus de 24h à l'avance

Il est tout à fait possible que l'étudiant soit finalement indisponible au rendez-vous que vous avez planifié.

Si cela ne se produit pas à chaque fois, ce n'est pas un problème. Vous reprogrammez une nouvelle session dans la semaine. Il suffit que vous annuliez la session :

Annuler une session planifiée
Annuler une session planifiée

Cette action enverra automatiquement un email pour prévenir l'étudiant.

Vous pourrez ainsi reprogrammer une session pour le nouveau rendez-vous (un autre email automatique sera envoyé à l'étudiant... Vous avez compris 😏 ).

Semaine de travail de l'étudiant

Durée : environ une semaine

Nous avons jusqu'ici surtout parlé de la séance de Live qui dure 45 min à 1h en moyenne. Cependant, le travail de l'étudiant ne s'arrête pas là ! Vous venez de lui donner des cours à lire, des exercices et projets à faire, il va falloir maintenant qu'il bosse à son tour ! 😈

Pendant la semaine, l'étudiant devrait être relativement silencieux. Dans la pratique, la plupart d'entre eux travaillent, font tout ce qu'ils peuvent puis vous revoient la semaine d'après en Live.

Certains pourraient vous contacter dans la semaine s'ils sont vraiment bloqués ou ont un imprévu. Nous attendons des mentors qu'ils s'efforcent d'aider du mieux qu'ils peuvent. Ne passez pas non plus une heure à répondre à un mail : donnez quelques directions, mais ne faites pas un équivalent du Live non plus !

Nous ne donnons pas de garantie de délai de réponses aux questions par e-mail hors du Live. Vous n'êtes donc pas tenus de répondre dans l'heure. Si vous voyez un étudiant qui s'impatiente, rappelez-lui que votre aide en-dehors des Live est du bonus.

Rappelez-lui qu'il peut poser des questions sur l'espace de discussion Workplace. S'il a des questions non urgentes, il peut les noter soigneusement pour les poser lors du prochain Live.

Que faire si je ne peux plus suivre l'étudiant

Il peut très bien arriver que vous ne puissiez plus suivre un étudiant à un moment donné, car vous n'avez plus les compétences ou pour des raisons de disponibilités.

Ce n'est pas grave du tout, il suffit de transférer l'étudiant, en le prévenant bien à l'avance.

Une ou deux semaines avant le transfert, vous créez une carte dans le tableau Trello "Transfert de mentorés entre mentors".

Tableau des transferts
Tableau des transferts

Une fois seulement que vous avez trouvé un nouveau mentor pour votre étudiant, vous prévenez celui-ci puis vous pouvez faire le changement.

Puis, vous allez dans le tableau de bord de l'étudiant et attribuez directement le mentor qui reprendra l'étudiant :

indiquez le nom du nouveau mentor
Indiquez le nom du nouveau mentor

Sélectionnez le mentor dans le choix proposé et validez l'attribution en cliquant sur "Attribuer un mentor" (l'étudiant et le mentor recevront un mail automatique de mise en relation).

Vous n'êtes plus le mentor de cet étudiant !

Exemple de session de mentorat

Voici un exemple de session de mentorat que je vous demande là encore d'observer en entier pour avoir une bonne idée du mentorat dans le cadre de votre formation.

Exemple de certificat de réussite
Exemple de certificat de réussite