Mis à jour le 19/03/2018
  • 6 heures
  • Facile

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La fin du mois approche et vous avez accompagné les étudiants tout le mois lors des sessions hebdomadaires ? Il est l'heure de demander le paiement de vos prestations. 😎

Simplifier et garantir le bon calcul des sessions

Avec le nombre croissant de mentors, nous avons souhaité simplifier la gestion des règlements des prestations de mentorat.

Dans ce cadre, afin de simplifier le calcul des sessions par niveau d’expertises (1, 2 ou 3), nous vous envoyons chaque mois un appel à facturation, qui va reprendre toutes les sessions que vous avez réalisées, comprenant les soutenances mais aussi les No-shows. Pour faire vos factures, vous n’aurez qu’à reporter les données (nombre de sessions, montants) dans votre facture.

Afin de faciliter le travail de tous, et pour que toutes les sessions que vous avez réalisées soient bien prises en compte, au bon niveau d'expertise, nous vous demandons d’être rigoureux sur 2 points :

  • L'étudiant suit bien le projet sur lequel vous l'accompagnez dans son dashboard

  • Vous avez bien complété la session dans votre tableau de bord

Comment s'assurer que l'étudiant est bien sur le bon projet ?

C’est très simple : vous devez aller dans son dashboard, et voir si le projet sur lequel il travaille est bien notifié comme “en cours”.  Les étudiants ne doivent pas être sur 2 projets en même temps.

L’étudiant travaille sur le projet 5, il est donc signalé comme “en cours”
L’étudiant travaille sur le projet 5, celui-ci est donc signalé comme “en cours”

Si le projet "en cours" n'est pas le bon, vous devez positionner l'étudiant sur le projet sur lequel vous le mentorez. Pour cela, il suffit de d'entrer dans le projet suivi puis de faire “suivre ce projet” :

Choisir de faire suivre le projet
Choisir de faire suivre le projet

Le mieux est de vérifier avant le début de chaque session car vous êtes payé le niveau d’expertise associé au projet sur lequel sera l’étudiant au moment de la session.

Compléter la session dans votre tableau de bord

Dès la fin de la session, allez dans votre tableau de bord et remplissez le statut de la session. Cela doit être fait le jour même de la session. Sinon, la session risque de ne pas pas être prise en compte dans l’appel à facturation.

Allez dans le rendez-vous qui vient d’avoir lieu, la session correspondante se trouvera dans l'onglet "A compléter".

Session à compléter
Session à compléter

Il suffit que vous vous rendiez dessus, que vous rédigiez un compte-rendu à partager à l'étudiant puis que vous validiez cette session. Elle aura alors le statut réalisée et vous sera pleinement comptabilisée.

  • En cas de No-Show de la part de l'étudiant :

Vous "annulez la session".  Puis vous indiquez la raison de l'annulation et faites "Annuler la session"

Choisir le No-Show
Choisir le No-Show

La session sera alors comptabilisée pour vous à hauteur de 50 % du prix de la session. Elle aura le statut "Annulée tardivement".

  • Pour une absence justifiée plus de 24h à l’avance, vous indiquez  "Annulé plus de 24h à l'avance". Vous reprenez ensuite un rendez-vous avec l'étudiant. Cette session ne sera pas comptabilisé. 

Vous retrouverez toutes vous sessions avec le statut que vous avez indiqué dans l'historique :

Historique des sessions
Historique des sessions

L'appel à facturation

Pour le règlement des prestations de mentorat du mois X, OpenClassrooms vous envoie l'appel à facturation le mois X+1, entre le 3 et le 6 (par exemple, pour le mois de juin, l'appel à facturation aura lieu entre le 3 et le 6 juillet).

Cela vous sera envoyé par email, sous cette forme :

L'appel à facturation
L'appel à facturation

J'envoie ma facture

A réception de cet appel à facturation, vous pourrez alors envoyer votre facture en format pdf via ce formulaire, au plus tard le 10 de chaque mois. Merci de faire apparaître votre RIB sur la facture (BIC et IBAN). 

Voici des exemples de facturation : (disponible dans quelques jours)

  • Si vous avez un statut Auto-Entrepreneur 

  • Si vous avec une société (peu importe le statut de celle-ci)

Vous n'êtes pas obligé de reprendre ces factures mais elles sont un bon exemple des informations que nous attendons 😃

Règlement de la facture

Nous avons bien tout reçu ? Il n'y a pas de décalage entre l'appel à facturation et votre facture ?

Votre règlement partira le 15 du mois.

Pour toutes questions, décalage entre l'appel à facturation et votre facture ou autres, vous pouvez nous contacter à hello.mentors@openclassrooms.com.

Exemple de certificat de réussite
Exemple de certificat de réussite