Mis à jour le mercredi 24 janvier 2018
  • 6 heures
  • Facile

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Je plante le décor : vous êtes un nouveau mentor, vous avez été formé et on vient de vous assigner votre premier étudiant que vous allez devoir accueillir. Comment cela se passe-t-il ? Que devez-vous faire ? Votre étudiant va-t-il vous manger ?

Relax ! 😎
Tout va bien se passer !

Faire connaissance avec l'étudiant

Lorsque vous avez bien renseigné tous les projets que vous pouvez mentorer dans votre profil Mentor sur OpenClassrooms, nous allons vous assigner progressivement quelques uns des nouveaux étudiants qui arrivent. Nous veillons à vous attribuer des étudiants correspondant à vos thématiques et à ne pas vous en assigner plus que ce que vous souhaitez.

Dans la pratique, dans votre tableau de bord, vous verrez apparaître l'étudiant qui vous a été assigné :

Voici votre premier étudiant !
Voici votre premier étudiant !

Vous êtes aussi identifié comme le mentor de l'étudiant dans son dashboard

 

L'étudiant et vous allez recevoir un email automatique de mise en relation (vous serez tous deux en copie de l'email) :

Email de mise en relation entre le mentor et l'élève
Email de mise en relation entre le mentor et l'étudiant

A vous donc de contacter l'étudiant et de convenir d'une première date de rendez-vous dans les jours qui suivent. Le plus tôt sera le mieux : les nouveaux étudiants sont toujours impatients de démarrer.

Contacter l'étudiant

La plupart du temps, les mentors prennent contact avec l'étudiant par e-mail. Ils utilisent un mail-type mais vous pouvez tout à fait l'adapter si vous le souhaitez :

Bonjour,

Je suis  <XXX>, je fais partie des mentors d’OpenClassrooms. Je te contacte pour fixer un premier rendez-vous en visioconférence avec toi afin de faire connaissance.

Voici mes disponibilités, qu’est-ce que tu préfères ?

<///>

Je t’invite à me confirmer ta disponibilité 24h avant la date du rendez-vous pour que je puisse avoir le temps de prendre connaissance de ta réponse et m’organiser. Si aucune de ces dates ne te convient, je t’invite à me proposer une autre date.

Le mentorat aura lieu sur Workplace à l’adresse suivante :

<///>

Vérifie que ta webcam et ton micro fonctionnent bien avant notre rendez-vous !

Ce premier rendez-vous « découverte » nous permettra d’échanger et j’en profiterai aussi pour t’expliquer le fonctionnement du mentorat sur OpenClassrooms et répondre aux questions que tu te poses à ce sujet.

A bientôt !

<XXX>, mentor OpenClassrooms.

Dès que vous avez convenu d'une date de premier rendez-vous avec l'étudiant, enregistrez ce rendez-vous sur OpenClassrooms.

Planifiez votre session découverte

Pour cela deux possibilités :

  • Directement via votre tableau de bord :

En allant dans "Réserver une session".

 

Puis, vous pourrez choisir l'étudiant concerné (comme c'est votre premier étudiant, un seul nom s'affichera. Par la suite, tous vos étudiants s'afficheront). Indiquez la date et l'heure (time zone de Paris) du rendez-vous.

Prenez rendez-vous avec votre étudiant !
Prenez rendez-vous avec votre étudiant !

  •  Par le tableau de bord de l'étudiant :

Sélectionnez l'étudiant en cliquant son nom et vous accéderez directement à son tableau de bord

Tableau de bord de l'étudiant
Tableau de bord de l'étudiant

Vous pourrez ainsi, en bas de page, réserver un rendez-vous directement avec l'étudiant.

 

Et là, comme dans l'autre cas, vous planifiez le rendez-vous que vous avez établi avec l'étudiant.

Dans les 2 cas, un mail sera envoyé automatiquement à l'étudiant afin de lui récapituler le rendez-vous.

La session découverte (session n°1)

L'étudiant va normalement vous répondre par e-mail. S'il ne le fait pas, vous pouvez le contacter par MP sur Workplace ou éventuellement par téléphone.

Une fois le premier rendez-vous convenu, vous allez vous retrouver avec l'étudiant dans votre première session de mentorat. Nous l'appelons la session découverte

Cette session est différente de toutes les autres parce qu'il s'agit principalement de faire connaissance. Elle est aussi plus courte : elle dure plutôt 30 minutes que les 45 minutes - 1h habituelles.

Celle-ci, ainsi que toutes les autres sessions, doit être réalisée de façon optimale : bon éclairage, bonne présentation personnelle, dans un endroit calme et sans passage. Le but est de mettre l'étudiant en quasi situation de soutenance.

Mais que va-t-on bien pouvoir se dire ?

‌Le but est de faire connaissance mais vous aurez sûrement envie d'avoir un petit "guide", surtout au début, pour savoir de quoi parler. Dans la communauté OpenClassrooms, le 'tu' est plutôt de rigueur mais demandez bien si cela ne dérange pas la personne. Voici un peu d'aide !

Introduction

  • Peux-tu te présenter ? Que fais-tu dans la vie ?

  • Quel parcours as-tu fait ? (par exemple dans le web/la programmation/le design/le marketing) ?

  • Quels sont tes objectifs d'apprentissage, pourquoi, dans quel but ?

  • Peux-tu estimer ton niveau ? Essayez sinon de le déduire : débute-t-il ? Où est-ce que la personne a des difficultés actuellement ?

  • Quel est le temps par semaine que tu pourras consacrer à la formation ? 

Présentation du mentorat

  • Qu'est-ce que le mentorat ? C'est un moyen d’échange entre le mentor et l’étudiant, divisé en 2 parties :
    A) En solo pendant la semaine : réalisation des projets et suivi des cours pour s'y préparer au besoin.
    B) En visioconférence avec le mentor une fois par semaine : on fait un point sur le projet en cours, on répond à ses questions, on le débloque s'il est bloqué, on lui donne une nouvelle mission à faire pour la semaine qui vient, on établit des objectifs et on reprend rendez-vous pour dans une semaine. 📅

  • Combien de temps ça dure ? 45 minutes à 1h environ en fonction des besoins du moment.

  • Comment contacter le mentor ? Uniquement par visioconférence lors des sessions hebdomadaires. Le mentor peut être contacté par mail entre les sessions, mais sans garantie de délai de réponse : il vaut mieux échanger sur Workplace avec d'autres étudiants et mentors.

  • Est-ce que j'aurai toujours le même mentor ? Non, le mentor passe le relais au bout d'un moment quand on arrive hors de son champ de compétences. On essaie néanmoins de garder le même mentor un certain temps.

  • Est-ce que je peux changer de mentor ? Oui, l'étudiant peut demander à changer de mentor à tout moment sans avoir à justifier la raison. De la même façon, le mentor peut demander à changer d'étudiant sans se justifier. Le but est d'avoir à tout moment un mentor et un étudiant qui s'entendent bien, c'est essentiel.

  • En quoi consiste mon parcours ? N'hésitez pas à revenir sur le parcours choisi par l'étudiant, lui expliquer les différents projets, ce par quoi il va commencer et les soutenances à venir avec un mentor validateur pour valider ses projets.

  • Quel est le rôle du mentor ? Il est chargé de la partie pédagogique, de la relation et du suivi de l’évolution de l’étudiant. Il indique quels sont les cours à suivre, quels exercices et projets faire. Il peut inviter à aller plus vite ou à revenir en arrière en fonction du niveau de l'étudiant et de son avancement, car sa mission est de s'adapter à lui, tout en bienveillance sans perdre de vue les objectifs de la formation. Il peut répondre aux questions techniques. Il est également là pour accompagner de façon globale : si un étudiant à une baisse de motivation, fait un bloquage sur un point ou se pose des questions sur son avenir professionnel, rassurez-le, partagez votre expérience. Le mentor est le point de contact principal durant la formation. 

  • Quel est le rôle d’OpenClassrooms ? OpenClassrooms administre l'ensemble de la formation. Nous nous occupons des démarches administratives et de la partie commerciale. Toute question en rapport avec l'argent doit être traitée avec le support d'OpenClassrooms 💵  et pas avec le mentor. Pour toutes questions pédagogiques, financières ou d'ordre général, l'étudiant peut envoyer un email à hello.students@openclassrooms.com ✉️

  • As-tu des questions ? Demandez bien si la personne a des questions. Tentez d'y répondre du mieux possible. Quand ce sont des questions financières ou que vous ne savez pas, prenez note et transmettez ces questions à OpenClassrooms via cet email : hello.mentors@openclassrooms.com

Enregistrement des informations sur l'étudiant

Lors de cette première session, vous devrez remplir les champs présents sur le tableau de bord de l'étudiant. Cliquez sur "Modifier" sous le nom de l'étudiant et remplissez les différents champs demandés, et ajoutez une photo.

Vérifiez que vous remplissez bien notamment le diplôme le plus récent obtenu par l'étudiant, son objectif de formation, son statut et son mode de financement.

Pensez à vérifier le nom, le prénom, le numéro de téléphone, l'adresse et demandez une photo récente de bonne qualité pour son profil.

Ces informations seront vérifiées lorsque votre étudiant passera sa première soutenance ! Remplissez-les bien dès le début pour gagner du temps.

Complétez le profil de l'étudiant suite à la session découverte
Complétez le profil de l'étudiant suite à la session découverte

Préparation de la prochaine session

A chaque fin de mentorat, vous devez préparer la prochaine session. Voici ce que vous devez faire :

  • Déterminer le prochain créneau de mentorat dans une semaine environ. C'est plus simple bien entendu si vous vous mettez d'accord sur un horaire régulier, par exemple "Tous les mardis à 19h00".

  • Lister le travail que doit faire l'étudiant. Idéalement, il doit s'agir d'un projet à faire, mais si l'étudiant n'a pas encore le niveau on peut lui conseiller de suivre un cours et de faire des petits exercices d'entraînement.

Le dernier point est très important, c'est là que votre expérience prend tout son sens. Demandez-vous : quel est le niveau de l'étudiant ? Qu'est-ce que vous avez besoin de le voir faire pour mieux comprendre son niveau ? 🤔

Sachez être très précis et très clair sur vos attentes pour qu'il n'y ait pas de doute possible.

Adaptez-vous à son temps disponible. L'étudiant devrait a minima travailler 15 heures dans la semaine, mais ceux qui ont du temps devraient y passer jusqu'à 30-35 heures. Vous pourrez donc décider du nombre de cours et d'exercices que l'étudiant devra faire en fonction de sa disponibilité.

N'ayez pas peur de vous tromper. La première fois c'est très courant : on donne soit trop de travail, soit pas assez. Lors des prochaines sessions vous saurez de mieux en mieux ce qu'il faut demander et vous pourrez ajuster.

Et la prochaine fois ?

La prochaine fois sera une session "normale" de mentorat, dans laquelle vous ferez le point sur ce que l'étudiant a fait et où vous lui donnerez de nouveaux exercices et cours à lire. On en parle justement en détail dans le prochain chapitre !

Exemple de session mentorat découverte

Voici une session découverte de mentorat entre un étudiant et son mentor. Je vous demande de la regarder en entier avant de terminer ce chapitre pour compléter votre formation au mentorat. Ca sera un excellent moyen de vous mettre dans l'esprit !

Complétez la session

Vous devez donner un statut à chaque session réalisée pour qu'elle ait le bon statut.

Si la session s'est déroulée comme il se devait, à la fin de celle-ci elle apparaîtra comme ceci-ci :

Session à compléter
Session à compléter

Vous devrez à chaque fois remplir "le compte rendu partagé avec l'étudiant". L'étudiant aura accès à chaque dernière note, directement dans son tableau de bord.

Dans celui de la session découverte, notez :

- Ce que faisait l'étudiant avant la formation

- Les raisons qui l'ont amené à s'inscrire à son parcours

- Ses objectifs en général, son niveau, le temps qu'il peut consacrer à la formation par semaine...

- S'il y a des remarques particulières

- Les objectifs pour la semaine suivante

Vous pouvez également ajouter un "commentaire privé".

Celui-ci ne sera visible que par les autres mentors et l'équipe pédagogique d'OpenClassrooms.

Enfin, faites "terminer la session". Voilà ! Votre session est totalement complétée, elle vous sera facturée pleinement.

Vous pouvez dès à présent mettre en place le rendez-vous de la semaine prochaine.

La session découverte est facturée au tarif du projet 1 du parcours où est inscrit l'étudiant.

Exemple de certificat de réussite
Exemple de certificat de réussite