Fil d'Ariane
Mis à jour le jeudi 13 octobre 2016
  • 1 heure
  • Facile
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Introduction du cours

Le digital transforme profondément le monde dans lequel nous vivons, et particulièrement celui de l’entreprise ! Il est indispensable aujourd’hui de savoir utiliser certains outils bureautiques pour manipuler des données (Excel), les présenter et les partager (PowerPoint, Word). 

L’objectif de ce cours est de tester vos connaissances dans ce domaine.

Selon votre niveau et vos besoins, nous vous proposerons des alternatives de formations afin d’améliorer votre expertise. Nous vous donnerons enfin des conseils pour apprendre à valoriser votre savoir-faire en bureautique dans un contexte professionnel.

Dans cette fiche, nous nous baserons sur la version 2010 des 3 principaux logiciels de la suite Office de Microsoft : Excel, PowerPoint et Word, car il s’agit des outils et de la version les plus fréquemment rencontrés en entreprise. Mais rassurez-vous, tous les outils bureautiques se ressemblent, vous pourrez mettre à profit la plupart des connaissances abordées dans d’autres outils bureautiques tels que LibreOffice, Google Apps, etc.

Quel outil pour quel besoin ? 

Découvrez les possibilités de chaque outil

 Excel est un tableur, et sert donc logiquement à gérer des tableaux. Qu’est-ce que cela signifie concrètement ? Vous pouvez utiliser Excel pour :

  • effectuer des calculs plus ou moins complexes à l’aide de formules et de fonctions intégrées.

  • gérer des listes de données, c’est-à-dire des tableaux dans lesquels on stocke, trie, et filtre des informations.

  • effectuer des statistiques sur ces listes, à l’aide, notamment, des fonctions de type base de données ou des fameux tableaux croisés dynamiques.

  • représenter vos données sous forme de graphiques.

Exemple d'utilisation : vous pouvez réaliser le suivi de votre comptabilité dans un classeur Excel, en saisissant une année sur chaque feuille, et en effectuant des statistiques sous forme de tableaux croisés dynamiques et de graphiques.

 PowerPoint est un logiciel de PréAO c’est-à-dire Présentation Assistée par Ordinateur. Il permet de créer et de projeter des diaporamas animés. Vous pouvez également imprimer vos diaporamas ainsi que vos commentaires.

Exemple d'utilisation : Vous pouvez utiliser un diaporama pour appuyer votre discours et présenter des résultats lors d’une réunion. Vous pouvez imprimer et distribuer le diaporama en début de séance pour que les participants puissent prendre des notes. 

 Word est un logiciel de traitement de texte. On y saisit du texte au kilomètre, on le met en forme puis on réalise une mise en page du document plus ou moins élaborée en fonction de la finalité de celui-ci. Plus il est long, plus il convient de faire appel à des fonctionnalités permettant d’automatiser la mise en forme comme les styles, ou les en-têtes et pieds de page. Word facilite la gestion des tables des matières ainsi que des insertions de notes, la gestion d’index ou d’illustrations. Enfin, le mode révision vous permet de collaborer à plusieurs sur un document. 

Exemple d'utilisation : vous pouvez rédiger un compte rendu de réunion, uniformiser sa mise en forme à l’aide des styles, et y inclure une table des matières et un index. Vous pouvez créer un modèle à partir de ce compte-rendu pour pouvoir le réutiliser pour les prochaines réunions.

Vous trouverez dans les tableaux ci-dessous un résumé des principales fonctionnalités d'Excel, PowerPoint et Word.

Les fonctionnalités d'Excel
Les fonctionnalités d'Excel‌‌ 
Les fonctionnalités de PowerPoint
Les fonctionnalités de PowerPoint
Les fonctionnalités de Word
Les fonctionnalités de Word

Ciblez les outils adaptés aux tâches que vous aurez à accomplir

Ces tableaux de fonctionnalités peuvent paraître impressionnants, mais ne vous inquiétez pas, vous n’avez pas besoin de tout maîtriser ! Le niveau de maîtrise que vous devez avoir pour chaque outil dépend de vos missions, à vous de concentrer vos efforts pour vos besoins opérationnels.

Vous pouvez retrouver dans ce document les différents niveaux de maîtrise des fonctionnalités Word, Excel et PowerPoint nécessaires selon la tâche que vous cherchez à effectuer.

Évaluez votre niveau en bureautique

Il est maintenant temps de savoir où en sont vos connaissances en bureautique. Répondez aux questions des 3 quiz suivants. Puis, reportez-vous aux grilles d’analyse de vos résultats.

 Testez-vous sur Excel

Votre résultat

Votre niveau

Les formations adaptées à votre profil

8 points ou plus

Bravo, vous possédez une très bonne connaissance générale d’Excel. Vous semblez à l’aise sur les trois familles d’activités que sont les calculs, la gestion des listes de données et les graphiques.
N’hésitez pas à vous orienter vers une certification pour attester de votre bon niveau sur le logiciel.

  • Formations thématiques et avancées

  • Pensez également à la possibilité de vous former au Visual Basic (VBA) pour décupler vos compétences sur Excel.

Entre 5 et 7 points

Vos connaissances sur Excel sont assez bonnes et vous semblez être en mesure de faire un usage éclairé du logiciel. Les formations d’initiation ne sont pas pour vous.

  • Modules de formation spécialisés dans les 3 grands domaines d’activités sur Excel (calculs, listes de données et graphiques).

Moins de 5 points

Orientez-vous vers des parcours de formation complets, qui vous donneront à la fois un niveau opérationnel sur les grandes fonctionnalités du logiciel, mais aussi une idée plus précise des possibilités offertes par Excel.

  • Parcours de formation complets

 Testez-vous sur PowerPoint

Votre résultat

Votre niveau

Les formations adaptées à votre profil

8 points ou plus

Bravo, vous semblez avoir une maîtrise très correcte du logiciel ! Vos connaissances vous permettraient sans doute d’utiliser avec aisance d’autres outils du même type comme Google Slides. 

  • N’hésitez pas à compléter vos compétences en vous formant sur des logiciels de présentation différents et complémentaires comme Prezi, qui propose une conception très animée et dynamique des présentations.

  • Pensez enfin à faire certifier vos compétences afin d’en fournir la preuve en entreprise, dans votre CV, etc.

De 5 à 7 points

Vos connaissances semblent suffisantes pour faire une utilisation éclairée de PowerPoint, et cela n’empêche pas du tout d’être créatif et de produire des présentations visuelles et captivantes. 

  • Pensez à réviser certains classiques (le masque des diapositives qui ajoutera de l’homogénéité entre vos diapositives, ou encore les animations et transitions).

Moins de 5 points

Les parcours de formation qui proposent une découverte complète du logiciel sont faits pour vous. Ils vous guideront pour connaître les étapes de création d’une présentation réussie, tout en vous enseignant l’usage des fonctionnalités de base comme avancées du logiciel.

  • Parcours de formation complets

Testez-vous sur Word

Votre résultat

Votre niveau

Les formations adaptées à votre profil

8 points ou plus

Bravo, vos connaissances sur Word sont bonnes. Cela présuppose une bonne maîtrise du logiciel.

Il pourrait être intéressant de vous orienter vers une certification de vos compétences afin de les faire ressortir, notamment dans votre CV.

De 5 à 7 points

Les bases du logiciel semblent acquises. 

Il pourrait être intéressant :

  • d’effectuer quelques révisions sur les fonctionnalités incontournables (styles, mise en page, tabulations, sections, pagination),

  • de parfaire vos connaissances sur des fonctionnalités permettant une mise en page plus poussée si tel est votre besoin (tables des matières, d’index, d’illustration, mode révision par exemple).

Moins de 5 points

Il ‌est possible que vous n’ayez pas beaucoup eu à utiliser Word ou à créer des documents dont la mise en page nécessite une connaissance de ses fonctionnalités avancées.

 Orientez-vous vers des parcours de formation complets, qui vous présenteront un panel de fonctionnalités qui pourront correspondre à vos besoins. Pensez également à tout ce qui peut vous faire gagner du temps, de la sélection du texte aux raccourcis claviers.

Comment valoriser vos compétences bureautiques ?

Dans votre CV

Mieux vaut faire preuve :

  • de maturité et de réalisme : on ne peut pas tout connaître, tout savoir, tout maîtriser, et cela n’aurait pas un grand intérêt.

  • d’humilité : même si vous pensez être imbattable en bureautique, rappelez-vous qu’à moins de travailler spécifiquement dans le domaine informatique, la bureautique ne représente pas la première compétence attendue chez un candidat. Il est donc inutile d’insister si fortement sur ce domaine.

Préférez donc une formulation mettant en exergue vos compétences opérationnelles, par exemple :

"bonne maîtrise de la gestion analytique et statistique sous Excel"

Vous êtes ainsi plus précis et cela permet à un éventuel recruteur de mettre en lien vos compétences et votre expérience avec les qualités requises pour le poste que vous visez .

En entretien de recrutement

Vous n’êtes pas à l’abri d’être en face d’une personne très compétente et quelque peu "joueuse" qui pourrait s’amuser à tester vos connaissances avec des questions techniques pointues. De même, il n’est pas impossible que vous soyez soumis à un test de compétences informatiques pour valider la maîtrise affichée.

L’idéal est d’apporter la preuve de vos compétences en bureautique et en informatique de manière générale. Pour cela, n’hésitez pas à faire certifier vos compétences à l’aide de parcours de formation. De nombreux acteurs proposent des formules différentes dans ce domaine, vous trouverez quelques options de formation à la fin de cette fiche. 

Quelles compétences développer ?

Vous l’aurez donc compris, il est crucial de développer vos compétences en fonction de plusieurs critères :

En fonction de votre activité actuelle

Missions, tâches, métier, réfléchissez aux domaines dans lesquels vous spécialiser pour exceller et être aussi autonome que productif.

  • Vous travaillez dans la comptabilité ou la finance ? Orientez vos efforts vers le développement des compétences sur Excel, les calculs, les formules et fonctions spécifiques à ce domaine, les macros, le VBA…

  • Vous êtes responsable d’équipe, manager, vous conduisez de nombreuses réunions, la communication fait partie intégrante de votre activité ? Développez vos compétences sur PowerPoint, voire sur d’autres outils de présentation comme Prezi, ou même vers des logiciels complémentaires comme des outils de retouche photo, de création graphique, de gestion de planning, etc.

En fonction de l'orientation que vous souhaitez donner à votre parcours professionnel

Il est conseillé de penser à l’avenir. Les compétences nécessaires demain ne sont pas forcément les mêmes qu’aujourd’hui au poste que vous occupez, et encore plus si vous êtes encore étudiant. Par exemple, vous souhaitez créer une entreprise, il sera pour vous indispensable de réaliser des projections, des simulations, un business plan, etc. Ainsi, une utilisation avancée de fonctionnalités d’Excel comme le solveur, le gestionnaire de scénario, la valeur cible ou encore les tableaux et graphiques croisés dynamiques sera primordiale.

Où trouver  des ressources de formation ?

De nombreuses ressources sont disponibles gratuitement sur Internet, des guides utilisateurs à imprimer jusqu’aux tutoriels vidéos.

Des parcours de formation complets

  • Le site tutoriel-video.com propose un grand nombre de formations en ligne sur les versions 2007 et 2010. Il vous est même proposé un accès par niveau de difficulté (débutant / intermédiaire / avancé).

  • Retrouvez également de nombreux parcours de formation sur Office 2016 (pour PC et Mac), sur le site officiel de support de Microsoft Office – l’avantage de ce dernier étant de proposer des ressources toujours actuelles et mises à jour.

Des formations spécifiques

 

Formations sur Excel

Formations sur PowerPoint

Formations sur Word

Pour réviser les bases

Pour se spécialiser

Où se certifier ?

Il existe plusieurs certifications permettant de valider votre expertise en bureautique, voire de manière plus globale en informatique (de l’initiation numérique aux compétences opérationnelles concrètes, en passant par les usages des réseaux sociaux, le droit du numérique, etc.).

La certification TOSA

Dernière arrivée sur le marché mais déjà éligible dans le cadre du compte personnel de formation (remplaçant du DIF), la certification TOSA est déjà devenue un standard en matière de bureautique et d’informatique. 35 questions, 60 minutes, et à la sortie, l’atteinte de l’un de 5 niveaux d’expertise allant de débutant à Expert. Les certifications sont disponibles sur Excel, PowerPoint et Word.

Le PCIE (Passeport de compétences informatique européen)

Comme son nom l’indique, la portée de cette certification présente l’intérêt d’être européenne. Également éligible au CPF, elle propose de certifier vos compétences de base en Technologies de l'Information également au travers d’un QCM. Parmi elles :

  • Connaissances générales sur le poste de travail et la société de l'information 

  • Gestion des documents

  • Traitement de textes 

  • Tableur 

  • Base de données 

  • Présentation assistée par ordinateur 

  • Courrier électronique et navigation sur le Web

Les certifications Microsoft Office Specialist

Les certifications MOS s’appuient sur la vérification de vos compétences opérationnelles à réaliser des tâches données, sur les logiciels de la suite Microsoft Office. Il ne s’agit donc pas de QCM, et on se rapproche plus de la certification des compétences, que de la validation des connaissances. Elles sont reconnues à un niveau international et notamment, sans surprise, aux Etats Unis.

C'est maintenant à vous de jouer !
  

                                                                 Cette fiche a été réalisée grâce au soutien de :

 

Exemple de certificat de réussite
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