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Formalisez votre projet dans un cahier des charges

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Vous êtes arrivé au bout de la première partie de ce cours, félicitations ! 🎉

Deuxième bonne nouvelle, dans notre scénario, la proposition commerciale que nous avons adressée puis défendue à l'hôtel Paradis a été acceptée. Le client a signé le devis. Nous avons remporté l'appel d'offre ! 🎊

Nous pouvons donc passer à la suite : la phase de lancement du projet.

Diagramme de Gantt : après l'initialisation, le lancement du projet
Diagramme de Gantt : après l'initialisation, le lancement du projet

Comme son nom le sous-entend, lors de cette phase de lancement vous allez lancer votre projet. Par lancer un projet, il faut comprendre préparer et formaliser en amont tous les éléments nécessaires au bon déroulement des phases de conception, de production et d'exploitation du projet.

Pour ce faire, vous allez apprendre à créer le document de référence du chef de projet classique  : le cahier des charges. 📋

Qu'est-ce qu'un cahier des charges ?

Définition

Un cahier des charges (parfois abrégé "CDC") est un document contractuel détaillant toutes les informations nécessaires à la réalisation d'un projet.

 En d'autres termes, le cahier des charges précise et officialise la commande du client. 

Le bon déroulement du projet dépend grandement de la qualité de votre cahier des charges. Comme je le disais dans le deuxième chapitre de ce cours, un des inconvénients de la méthodologie en cascade est la détection tardive et donc coûteuse des erreurs

Le cahier des charges sert justement à réduire, à prévenir, à vous assurer contre ces futures erreurs ! 👌

Qui est chargé de rédiger le cahier des charges ?

Ça dépend, plusieurs scénarios peuvent se présenter :

  • Dans des projets informatiques conséquents, le client et son équipe peuvent rédiger eux-mêmes le cahier des charges en interne pour s'assurer que la commande corresponde le mieux possible à leurs besoins. Cela implique donc que les besoins soient clairement identifiés. Ce cahier des charges réalisé en interne sera ensuite transmis à une agence pour être simplement exécuté. 

  • Dans des projets encore plus conséquents, le commanditaire peut aller jusqu'à déléguer la maîtrise d'ouvrage à une agence et la réalisation à une autre.

  • Dans notre scénario, le petit projet de l'hôtel Paradis, la commanditaire est dans l'incapacité de rédiger le cahier des charges par manque d'expertise. En tant que chef de projet, la tâche vous revient donc.

Dans les trois cas, le document sera rarement rédigé par une seule personne puisque comme vous allez le voir, il regroupe des informations concernant de multiples corps de métier.

Rédiger un cahier des charges

Maintenant, je vais vous montrer quelles sont les parties et les sous-parties qui composent le CDC. Je vous préviens, c'est un document qui peut être dense, en voyant le sommaire, il y a un risque pour que vous vous sentiez submergé. 😅

Si c'est le cas, ne vous inquiétez pas, nous allons donc décomposer la tâche et l'étaler progressivement à travers toute la deuxième partie de ce cours. 😌

Exemple d'un sommaire de cahier des charges
Exemple d'un sommaire de cahier des charges

Pour vous aider à bien vous lancer dans cette tâche et donc bien lancer votre projet, je vous ai préparé cette ressource :

 Quelles sont les exigences en termes de longueur ? Combien de pages est-ce que mon CDC doit faire ?

 Encore une fois, ça dépend, il n'y a pas de règle stricte et pré-établie concernant la profondeur du CDC. 😄

Dites-vous simplement la chose suivante : 

Plus votre CDC est long et détaillé :

Plus votre CDC est court et synthétique :

  • Moins il y a aura de risques pour que la commande ne soit pas respectée

  • Plus il vous prendra du temps (et donc de l'argent) à rédiger

  • Plus il sera difficile à consulter et à mettre à jour 

  • Plus il y aura de risques liés à son interprétation

  • Moins il vous prendra de temps (et donc d'argent) à rédiger

  • Plus il sera facile à consulter et à mettre à jour

À vous donc de trouver un équilibre entre ce que vous estimez être trop long et trop court en fonction de votre projet. Gardez seulement à l'esprit que rien ne sert de passer du temps à détailler un document que personne ne lira car jugé trop lourd. Au même titre que c'est dommage de créer un CDC tellement peu détaillé qu'il en devient incomplet et ne sert pas sa fonction première. 🤔

En résumé

Lors de la phase d'initialisation de votre projet, vous avez déjà dû récolter les informations de la première section du cahier des charges (le cadre du projet). Vous n'avez donc qu'à les remettre en forme. 😀

Après la phase d'initialisation vous devriez déjà avoir toutes les informations concernant le cadre du projet et le budget
Après la phase d'initialisation vous devriez déjà avoir toutes les informations concernant le cadre du projet et le budget

Dans le chapitre suivant, je vais vous montrer comment intégrer la réflexion marketing à votre projet en vous aidant à rédiger les sections "Benchmark" et "Considérations Marketing" de votre cahier des charges. Cette étape est essentielle, puisqu'elle va informer la rédaction de vos spécifications fonctionnelles et graphiques.

 À tout de suite ! ➡️

Exemple de certificat de réussite
Exemple de certificat de réussite