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Évitez les gaspillages

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Les pratiques lean (“dégraissé”, en anglais) sont issues de l’industrie automobile (Toyota au Japon). C’est un ensemble de démarches qui va améliorer l’efficacité opérationnelle de votre équipe, votre gestion de projet et votre entreprise ou organisation agile.

Le Lean pour l'équipe agile

En qualité de coach agile, vous pouvez utiliser le Lean comme un moteur d’amélioration pour votre équipe. Cette théorie repose sur 4 principes fondamentaux :

  1. Challengez quotidiennement la performance des membres de votre équipe.

  2. Rendez tous les problèmes visibles pendant la gestion du projet.

  3. Mettez en oeuvre des solutions pratiques, peu coûteuses et immédiatement applicables.

  4. Tirez les enseignements de votre coaching et vérifiez si les solutions sont transposables.

L’avantage à considérer pour votre gestion de projet agile est l’intégration forte du facteur humain dans la recherche de la prospérité. Autrement dit, vous devez garder tous vos collaborateurs (client, équipe, partie prenante, etc.) le plus motivés, compétents et actifs sur le long terme. 😄

Le Lean se concentre sur la recherche de la performance : productivité, qualité, délais, et coûts. Cette théorie insiste sur l'amélioration continue et l'élimination des gaspillages. En gestion de projet agile, le Lean va vous aider à augmenter la valeur globale du produit ou du service de votre client. Appropriez-vous les grands principes du management lean afin d'atteindre cet objectif :

  • Production en flux tendu → maximisez la production de valeur au fil des demandes du client en limitant les attentes et les traitements superflus.

  • Élimination des gaspillages, des surcharges, des variations → réduisez les causes de perturbation et d’inefficacité dans votre gestion de projet agile.

  • Construire la qualité → intégrez des contrôles de la qualité à chaque étape du développement.

  • Management visuel → mettez en place des consignes simples et visuelles permettant d’identifier rapidement les problèmes de votre équipe agile.

  • Standardisation créative → harmonisez les activités qui sont régulièrement planifiées pour favoriser l’amélioration continue du produit ou du service à développer.

  • Formation, coaching et mentorat → formez les membres de votre équipe agile, accompagnez-les et motivez-les tout au long de leur évolution professionnelle.

Le management lean vise à éradiquer Muda (gaspillage), Muri (surcharge) et Mura (variation), les trois démons japonais de l’organisation du travail. Je vous invite en priorité à combattre le premier (Muda) en apprenant à reconnaître ses 7 différentes formes 👹 :

  1. La surproduction (excès) → fonctions non attendues, non utilisées ou en doublons.

  2. Les attentes (retards) → projet ralenti par des prises de décisions et des validations.

  3. Les retouches (défauts) → effort non prévu dont le coût est fonction du délai de détection.

  4. L'inadaptation (procédures inutiles) → actions qui ne sont pas sources de valeur pour le client.

  5. Les ruptures (transports inutiles) → passage difficile et coûteux d’une tâche à une autre.

  6. La dispersion (mouvement inutile) → transmission d’information superficielle au client.

  7. L'inachevé (stocks inutiles) → travail partiellement terminé ou fonctions non testées.

En gestion de projet agile, je vous conseille d'ajouter l'oubli comme huitième forme de gaspillage afin de respecter les apports de l'intelligence collective (première partie du cours). 👺 La négligence des ressources intellectuelles de votre équipe serait en effet une très grave erreur.

Le Lean pour le coach agile

Votre mise en pratique du management lean doit privilégier la résolution des problèmes sur le terrain avec tous les membres de votre équipe agile. L'outil lean des “5 S” est une démarche d’amélioration élémentaire qui va vous permettre d'appliquer le principe de standardisation créative : 

  1. Seiri (trier) → débarrassez-vous de l’inutile.

  2. Seiton (ranger) → priorisez régulièrement l’utile.

  3. Seiso (nettoyer) → inspectez et optimisez le projet.

  4. Seiketsu (Standardiser) → définissez des règles communes.

  5. Shitsuke (respecter) → affichez et pérennisez tous les indicateurs.

En qualité de coach agile, vous éliminez les causes de nombreux petits problèmes qui sont source de perte d'efficacité pour votre équipe. Mettez rapidement en œuvre cette première démarche de management lean et partagez ses bienfaits pendant toute votre gestion de projet agile. 😜

Les “5 pourquoi” est un autre outil lean qui va vous donner les moyens d'analyser les racines d’un problème et ainsi d’être plus efficace dans sa résolution. Les causes seront identifiées et priorisées par les membres de votre équipe. Si nécessaire, vous pouvez organiser un vote à chaque étape afin de déterminer les racines les plus probables et en conserver une pour l’itération suivante. Par exemple :

  • 👎 Le monument présente des fissures.

  1. ❓ Les ouvriers le nettoient avec des produits chimiques puissants.

  2. ❓ Le monument est couvert de déjections d’oiseaux.

  3. ❓ Les oiseaux viennent pour manger des araignées.

  4. ❓ Les araignées chassent les nombreux insectes.

  5. ❓ Les insectes sont attirés par l’éclairage nocturne du monument. 

  • 👍 Vous devez peut-être réduire l’éclairage du monument !

C'est une démarche itérative de questions dont le choix et l'enchaînement dépendent toujours des analyses collectives de votre équipe agile. Évitez impérativement toutes perturbations extérieures. 

Comment rendre le problème visible et indéniable pendant votre gestion de projet ? Comment confronter rapidement votre équipe aux difficultés ? Comment suivre la situation réelle du projet par rapport au planning initialement prévu ?

Le burndown chart est la vision graphique du “reste à faire” que je vous préconise en gestion de projet agile. Vous affichez au mur, en grand format, un graphe représentant :

  • La quantité de travail restant à effectuer (sur l'axe vertical)

  • La durée du projet (sur l'axe horizontal)

L’effort lié aux tâches non terminées indique le “reste à faire”. Cette constatation est très précieuse pour le coach agile et l'équipe car elle permet de visualiser rapidement l’atterrissage (date de livraison) du produit ou du service. 📉 Elle vous donne aussi une indication précise sur les écarts prévisibles.

Exemple de burndown chart
Exemple de burndown chart

Analysez cet indicateur à l’issue de chaque réunion quotidienne. Réduisez le périmètre du livrable si les divergences et les retards sont trop importants ❗

Conclusion du cours

Ce cours d'initiation à la gestion de projet agile est une véritable formation pour de futurs formateurs. En tant que coach agile vous avez désormais toutes les compétences pour faire évoluer une équipe agile dans un environnement de travail performant. Je vous ai exposé l'importance de ce métier dès la présentation du modèle de Tuckman en valorisant aussi les apports opérationnels de tous vos collaborateurs. 👌 Vous savez également définir au mieux un panel d'utilisateurs pour vos entretiens qualitatifs, et différents personas en gestion de projet agile. Enfin, les user stories et leurs tâches vous permettront de répondre efficacement à chacun des besoins émis par votre client.

✅ Impliquez le client dans l'équipe agile afin de valoriser votre intelligence collective.
⬜ Collectez tous les besoins de votre client et des utilisateurs du produit ou du service.
⬜ Présentez une vision globale du projet à partir de votre veille et de vos observations.
⬜ Menez vos entretiens avec les utilisateurs du produit ou du service à développer.
⬜ Créez des personas à afficher sur les murs de votre environnement de travail.
⬜ Réalisez des storyboards pour illustrer les principaux récits de vos utilisateurs.
⬜ Traduisez tous vos besoins en différentes user stories avec la grille de critères INVEST.
⬜ Prioriser toutes les user stories dans votre product backlog (échelle MoSCoW, par exemple).
⬜ Définissez les tâches de vos user stories les plus prioritaires avec la grille de critères SMART.
⬜ Estimez collectivement la complexité des user stories et des tâches avec votre planning poker.
⬜ Utilisez le tableau kanban pour favoriser un management visuel avec votre équipe agile.
⬜ Fixez des itérations pour ajouter progressivement les user stories à votre tableau kanban.
⬜ Organisez vos réunions quotidiennes avec l'équipe afin d'actualiser le product backlog.
⬜ Calculez la vélocité de l'équipe en représentant vos burndown charts (user story et tâche).  
⬜ Déterminez toutes les dates de livraison en fonction de la vélocité de votre équipe agile.

En France comme ailleurs, les méthodes agiles (product backlog, planning poker, tableau kanban, burndown chart, etc.) sont encore des approches nouvelles et alternatives. C'est la raison pour laquelle je vous incite à bien considérer la compatibilité de vos collaborateurs et de votre client avec cette gestion de projet. 🙊 Être agile, ce n'est pas être trop souple ! Le travail de l'équipe auto-organisée sera rigoureux et la participation du porteur de projet restera toujours essentielle ! Répondez au dernier quiz de ce cours et retrouvez-moi dans Gérez votre projet avec une équipe Scrum si vous voulez approfondir les notions de planification.

En résumé

Exemple de certificat de réussite
Exemple de certificat de réussite