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Établissez vos priorités, votre planning et votre budget

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Grâce au travail préparatoire effectué avec la méthode QQCOQP et votre "mini Business Plan", vous êtes désormais en mesure d'avoir une idée assez exhaustive de votre évènement, de ce qu'il recouvre et de vos objectifs.

Définissez les priorités

Choisir vos priorités dans un projet et encore plus dans l'organisation d'un évènement est toujours délicat et parfois vous êtes confrontés à des choix impossibles.

Par exemple, votre évènement, une exposition autour de l'Art, dure trois jours du jeudi au samedi soir. Quand voulez-vous organiser le buffet avec des mécènes pour les remercier ? le jeudi soir ? le vendredi soir ? le samedi soir ? un midi ?

Chacun aura des arguments en faveur d'un moment plutôt que d'un autre.

Vous allez donc vous baser sur le travail précédent en reprenant vos objectifs et vos cibles pour identifier clairement vos priorités et en positionner une (ou deux) comme principales et les autres comme secondaires. Cette priorité principale va vous permettre d'orienter votre communication sur un axe fort en direction d'une ou plusieurs cibles que vous avez identifiées. Ainsi vous allez pouvoir mettre en place toute votre communication.

Par exemple, les fameuses "Keynote" de Steve Jobs étaient des évènements importants pour Apple qui à cette occasion faisait beaucoup d'annonces (mises à jour de logiciels, évolution de matériel...).

Keynote Apple pour l'annonce de l'Iphone
Keynote Apple pour l'annonce de l'Iphone

Mais chaque "Keynote" était unique car il n'y avait qu'une seule "grosse" annonce, et l'on pense particulièrement à l'annonce de l'iPhone. Lors de cette annonce Steve Jobs a joué un tour à son auditoire en lui laissant croire qu'il y avait 3 nouveaux produits... en fait regroupés en un seul produit extraordinaire pour l'époque : l'iPhone !

Nice to have

Et si ? la fameuse question qui parfois remet tout en cause quand elle surgit au dernier moment.

Et si on se posait la question avant plutôt ?

Et si j'ai une salle deux fois plus grande ?

Et si j'ai un invité de prestige ?

Et si je permet aux invités de créer eux même quelque chose lors de mon évènement ?

Et si j'ai d'autres idées un peu folles ? ...

En bref, parfois se poser des questions un peu absurdes peut permettre d'ouvrir des pistes sur d'autres sujets, d'autres objectifs qui n'avaient pas été identifiés, ou qui ont été noyés dans la réflexion. :)

L’idée qui (re)surgira aura bien souvent son lot de contraintes impossibles à lever au premier abord mais aussi et c'est le principal, beaucoup de bénéfices associés. Et ce "bonus" pourra être un élément de motivation supérieur pour vos cibles.

Ce travail de priorisation et d'identification des "bonus" qui pourrait être accessibles va vous permettre de circonscrire le concept de votre évènement précisément dans sa globalité.

Vous allez voir que ce travail est important pour la suite puisqu'il va vous permettre de commencer à mettre en œuvre l'organisation à proprement parler.

Vos priorités sont identifiées, l'ensemble de vos tâches est désormais connu, il reste deux dernières choses à faire avant de vous lancer tête baissée dans l'organisation !

Planifiez

Vous devez planifier l'ensemble de vos tâches par rapport à votre évènement et le budgéter.

Qu’est-ce qu’un rétro-planning ?

Le rétro-planning est un calendrier qui est utilisé comme un outil de montage d’un projet. Un évènement c'est une date butoir impérative... la date à partir de laquelle l'évènement va se dérouler.

Quelle sont les différences entre le planning de communication et ce rétro-planning ? C'est simple, votre planning de communication est dédié à votre communication globale, votre rétro-planning est lié uniquement à votre évènement et va tenir compte de votre communication mais aussi des autres actions que vous allez devoir entreprendre pour la bonne organisation de votre évènement.

Comment créer votre rétro-planning ?

Avant de mettre en place votre rétro-planning, vous devez avoir identifié l’objectif principal et les différentes priorités.

À quoi va me servir mon rétro-planning ?

  • Il va me permettre de gérer mon temps pour que mon évènement s'organise au mieux et se déroule dans les meilleures conditions et de la manière dont je l'ai envisagé.

  • Cet outil de travail va me permettre (ainsi qu'à mon équipe) de réfléchir (ensemble) à la mise en œuvre de l'organisation de l'évènement.

  • Il va me permettre de visualiser dans le temps la manière dont va s’organiser la préparation, l'organisation et la tenue de l'évènement et les différentes étapes à suivre et à mettre en œuvre pour y aboutir.

  • Ce rétro-planning va ensuite servir à toute l'équipe pour s’y référer pour l’avancement de l'organisation de l'évènement, savoir rapidement quelles sont les échéances à respecter, les tâches qu’il reste encore à réaliser…

  • Enfin, un rétro-planning permet de faire un suivi des tâches (effectuées, à faire et à venir).

Attention ! Tenez compte également des imprévus et des contraintes susceptibles d’impacter votre évènement, en terme de temps, d'organisation mais aussi en terme de budget.

Prévoyez le budget

Le budget prévisionnel est un outil indispensable pour réussir vos évènements afin qu'ils soient en adéquation avec vos objectifs et vos priorités.

C’est un outil indispensable pour anticiper les dépenses et les ressources nécessaires à l'organisation de l'évènement et éviter les mauvaises surprises. Il permet d’envisager plusieurs choix, plus ou moins ambitieux à adapter en fonction de leur faisabilité et de leur coût.

Pour réussir à faire un budget prévisionnel, il faut avoir une bonne vision d’ensemble du projet et faire preuve de bon sens, tout en réussissant à anticiper plusieurs cas de figure.

Évidemment un budget prévisionnel est un budget indicatif comme son nom l’indique, il évoluera forcément au moment de la mise en place des différentes actions nécessaires.

Les dépenses

Pour estimer certains frais et éviter des surprises, vous pouvez demander des devis auprès de plusieurs prestataires et faire ensuite la moyenne des devis obtenus afin d’obtenir une fourchette de prix fiable.
N’hésitez pas à solliciter et à faire appel à des personnes d’expérience qui sauront vous donner des conseils sur les prestataires à envisager.

Les recettes

Les recettes vont être tout ce que vous allez récupérer comme "monnaie sonnante et trébuchante" mais aussi les dons, prêts des partenaires... :

  • billetterie

  • ventes de produits (restauration sur place par exemple)

  • ventes de services (vestiaire, voiturier...)

  • fonds propres (économies que l’organisation décide d’attribuer pour organiser le projet)

  • dons ou mécénat (aides financières d’un particulier ou d’un organisme privé, prêt de matériels… )

  • subventions publiques

Maintenant que tout ceci est établi, vous pouvez entrer dans le vif du sujet de la communication autour de l'évènement !

Exemple de certificat de réussite
Exemple de certificat de réussite