Mis à jour le jeudi 5 décembre 2013
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Créer un nouveau document

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Vous êtes maintenant prêts à créer votre premier document. Word vous invite d'ailleurs à le faire dès son ouverture, puisqu'il affiche automatiquement une feuille blanche nommée Document1.
Mais avant de commencer à tapoter sur le clavier, il serait certainement utile de prendre quelques minutes pour apprendre à être efficace dans l'écriture d'un document. Vous pourriez aussi être tentés d'utiliser un modèle prédéfini afin d'améliorer l'aspect du document. Ce chapitre va vous donner toutes les informations nécessaires pour partir du bon pied. Au fil des pages, vous apprendrez également à enregistrer un document, à le rouvrir et à l'imprimer.

Avant de commencer - Comment écrire un document Word ?

Peut-être pensez-vous avoir mal lu le titre de cette section. Mais non, vous n'avez pas besoin de nouvelles lunettes ! Nous allons bien parler de la façon d'écrire un document Word. J'entends déjà certains d'entre vous rétorquer « Mais tout le monde sait écrire du texte : il suffit d'appuyer sur les touches du clavier ! ». C'est tout à fait exact. Encore faut-il savoir sur quelles touches appuyer…

Phase de réflexion préliminaire

Assez de mystères, allons droit au but. Comment faites-vous lorsque vous voulez rédiger un document ? Vous vous mettez devant le clavier et vous commencez la saisie ? Je suis sûr que la plupart d'entre vous procède ainsi. Pourtant, une phase importante doit précéder l'écriture : la réflexion.
Prenez un peu de temps pour méditer sur ce que vous allez rédiger. Les mots que vous écrirez viendront ainsi plus facilement et seront plus justes : comprendre une problématique, c'est presque l'avoir résolue. Il en va de même pour une simple lettre ou un document plus long, un livre par exemple. Lorsque j'écris une nouvelle section dans un livre, je commence toujours par me documenter sur le sujet afin d'avoir en tête les différentes facettes du sujet traité puis je laisse passer un peu de temps pour bien « digérer » tout ce que j'ai lu, vu ou échangé. Pendant ce laps de temps, je me fais ma propre idée du sujet et, sans que je ne m'en rende compte, les différentes bribes d'informations se structurent. Une fois devant mon clavier, je me sens à l'aise et les mots s'enchaînent facilement.
Quel que soit le sujet traité, cette technique fonctionne et vous devriez songer à l'utiliser. Vous serez certainement surpris du résultat.

Écrire au kilomètre

Quand vous écrivez un texte, vous le mettez certainement en forme pendant l'écriture. Bien que cette façon de procéder puisse paraître logique, je vous conseille d'écrire votre texte « au kilomètre », sans penser à sa mise en forme dans un premier temps.
En effet, l'écriture et la mise en forme d'un texte sont deux choses bien différentes et la deuxième risque fort de vous détourner de la première et de vous faire passer à côté d'une idée ou d'une tournure de phrase importante. D'autre part, vous serez bien plus efficaces si vous mettez en forme le document d'une seule traite. En particulier, n'utilisez pas de caractères d'espacement pour aligner verticalement des images, tableaux ou autres éléments, ou des sauts de ligne consécutifs pour aérer le document. Dans la suite de cet ouvrage, vous découvrirez des techniques bien plus efficaces, précises et rapides à mettre en œuvre.

Insérer des caractères spéciaux

La langue française comporte plusieurs caractères accentués qui ne sont pas tous accessibles directement au clavier. Ainsi, les touches ê, â, ou encore ï n'y figurent pas.
Saviez-vous que, dans les codes typographiques français, on doit en théorie accentuer toutes les capitales ? Ainsi, le mot « Epinal » doit être écrit « Épinal ». Malheureusement, la lettre É n'est pas disponible sur le clavier. Alors, comment faire pour se conformer aux règles de la langue française ?
Plusieurs options s'offrent à vous. Vous pouvez essentiellement utiliser :

  • l'insertion de caractères spéciaux de Word ;

  • une combinaison de touches ;

  • un code ASCII ;

  • un remplacement automatique.

N'ayez crainte, ces quatre points vont être expliqués en détail dans les lignes qui suivent. Poursuivez la lecture et découvrez la technique qui vous convient le mieux.

Les caractères spéciaux de Word

C'est certainement la façon la plus simple à mettre en œuvre, du moins tant qu'elle n'est pas utilisée trop souvent. Vous verrez en effet qu'elle demande de nombreux clics de souris.

  1. Basculez sur l'onglet Insertion dans le Ruban.

  2. Cliquez sur l'icône Symbole dans le groupe Symboles (voir figure suivante).

  3. Si le caractère accentué apparaît dans la liste, cliquez dessus. Dans le cas contraire, cliquez sur Autres symboles. La boîte de dialogue représentée à la figure suivante s'affiche.

  4. Il ne vous reste plus qu'à choisir dans la liste le caractère à insérer. Cliquez alors sur Insérer puis sur Fermer. Notez que le bouton Annuler est renommé Fermer dès que l'on a cliqué sur le bouton Insérer.

Accès aux caractères spéciaux
Accès aux caractères spéciaux
Accès à tous les caractères spéciaux
Accès à tous les caractères spéciaux
La police Wingdings regorge de caractères dignes d'intérêt
La police Wingdings regorge de caractères dignes d'intérêt

Un petit test avant de passer à la section suivante. Utilisez la technique qui vient d'être exposée pour insérer les caractères de la figure suivante dans un document.

Deux caractères spéciaux à insérer dans votre document
Deux caractères spéciaux à insérer dans votre document

Le téléphone est issu de la police Wingdings et le caractère ® de la police Arial.

Les combinaisons de touches

La méthode exposée dans la section précédente est certes facile à mettre en œuvre mais, il faut bien l'avouer, assez « lourde ». Si l'utilisation de combinaisons de touches du clavier ne vous fait pas peur, cette deuxième technique est faite pour vous.
Pour insérer une lettre minuscule avec un accent circonflexe, appuyez sur la touche ^ puis sur la lettre concernée. Par exemple, pour écrire un « ê », appuyez sur ^ puis sur e. La localisation de ces touches est indiquée à la figure suivante.

Insertion d'un « ê » dans le document
Insertion d'un « ê » dans le document

Pour afficher une lettre minuscule avec un tréma, appuyez sur Maj+^ puis sur la lettre concernée. Par exemple, pour écrire un ï, appuyez sur Maj+^ puis sur i, comme illustré à la figure suivante.

Insertion d'un « ï » dans le document
Insertion d'un « ï » dans le document

Comme je vous le disais, même les majuscules doivent être accentuées. Et devinez quoi ? C'est également possible avec des combinaisons de touches !

Pour insérer un É, appuyez sur Ctrl+' puis sur Maj+E.

Appuyer sur Ctr+' signifie :

  1. Appuyer sur la touche Ctrl et la maintenir enfoncée ;

  2. Enfoncer puis relâcher la touche ' ;

  3. Relâcher la touche Ctrl.

De la même manière, appuyer sur Maj+E signifie :

  1. Appuyer sur la touche Maj et la maintenir enfoncée ;

  2. Enfoncer puis relâcher la touche E ;

  3. Relâcher la touche Maj.

Cette combinaison de touches est illustrée à la figure suivante.

Insertion d'un « É » dans le document
Insertion d'un « É » dans le document

Si vous avez encore du mal a utiliser ces combinaisons, je vous ai concocté une petite vidéo qui devrait lever tout voile sur le sujet.
http://www.youtube.com/v/zRjjcz2a4Tk

Je suis sûr que vous savez maintenant saisir tous les caractères accentués de la langue française en utilisant des combinaisons de touches. Mais que diriez-vous d'un tableau récapitulatif ?

Caractère

Combinaison de touches

ê

^ puis e

ï

Maj+^ puis i

É

Ctrl+' puis Maj+E

È

Alt Gr+7 puis Maj+E

À

Alt Gr+7 puis Maj+A

Ù

Alt Gr+7 puis Maj+U

Â

^ puis Maj+A

Î

^ puis Maj+I

Ô

^ puis Maj+O

Û

^ puis Maj+U

Ë

Maj+^+E

Ä

Maj+^+A

Ï

Maj+^+I

Ö

Maj+^+O

Ü

Maj+^+U

Ç

Ctrl+, puis Maj+C

C'est à vous maintenant. Écrivez le texte représenté figure suivante dans un document Word en utilisant des combinaisons de touches.

Saurez-vous insérer ces caractères dans un document ?
Saurez-vous insérer ces caractères dans un document ?
Les codes ASCII

Tous les caractères contenus dans une police sont accessibles en maintenant la touche Alt enfoncée et en tapant des chiffres sur le pavé numérique. Ces chiffres constituent le code ASCII du caractère (voir le tableau ci-dessous).

Pour insérer le caractère

Taper Alt+

A accent grave majuscule (À)

0192

A accent circonflexe majuscule (Â)

0194

A tréma majuscule (Ä)

0196

C cédille majuscule (Ç)

0199

E accent grave majuscule (È)

0200

E accent aigu majuscule (É)

0201

E accent circonflexe majuscule (Ê)

0202

E tréma majuscule (Ë)

0203

I accent circonflexe majuscule (Î)

0206

I tréma majuscule (Ï)

0207

O accent grave majuscule (Ò)

0210

O accent circonflexe majuscule (Ô)

0212

O tréma majuscule (Ö)

0214

U accent grave majuscule (Ù)

0217

U accent circonflexe majuscule (Û)

0219

U tréma majuscule(Ü)

0220

Si vous n'arrivez à rien avec cette solution, vérifiez :

  1. Que la touche Verr Num est active. Cela est facile à vérifier : lorsque vous appuyez sur les touches du pavé numérique, les chiffres correspondants doivent s'afficher dans le document.

  2. Que vous maintenez la touche Alt enfoncée pendant que vous appuyez successivement sur les quatre chiffres correspondant au caractère.

Un petit exercice pour vous entraîner. Écrivez le texte représenté figure suivante dans un document Word en utilisant des codes ASCII.

Créer un document à partir d'une feuille blanche

Le curseur clignotant n'attend qu'une chose (voir figure suivante) : que vous tapiez quelques caractères au clavier !

À vous de jouer !
À vous de jouer !

Si l'angoisse de la feuille blanche vous empêche de vous lancer, Microsoft a pensé à vous en proposant des modèles de documents prêts à l'emploi.

Créer un document à partir d'un modèle local

Sélectionnez l'onglet Fichier dans le Ruban (en d'autres termes, cliquez sur Fichier, dans le coin supérieur gauche de la fenêtre), cliquez sur Nouveau puis sur Exemples de modèles, comme illustré à la figure suivante.

Première étape dans la création du document
Première étape dans la création du document

Plusieurs modèles vous sont proposés. Choisissez l'un d'entre eux en vous aidant de la zone d'aperçu (voir figure suivante).

La zone d'aperçu donne un avant-goût du modèle
La zone d'aperçu donne un avant-goût du modèle

Vérifiez que la case Document, dans la partie inférieure droite de la fenêtre, est cochée puis cliquez sur le bouton Créer pour générer le nouveau document. Vous vous retrouvez alors face à un document prédéfini et déjà mis en page, comme illustré à la figure suivante. Il ne vous reste plus qu'à modifier le texte générique qui le compose pour obtenir en quelques minutes un document digne d'un professionnel !

Le document correspondant au modèle a été créé
Le document correspondant au modèle a été créé

Créer un document à partir d'un modèle Office.com

Les modèles proposés par défaut dans Word couvrent un large éventail de situations, mais vous désirerez peut-être accéder à un plus grand nombre de modèles. Dans ce cas, et à condition que votre ordinateur soit relié à Internet, vous pouvez faire appel au site Office.com.
Sélectionnez l'onglet Fichier dans le Ruban, cliquez sur Nouveau puis choisissez une des catégories sous Modèles Office.com (voir figure suivante).

Création d'un document à partir d'un modèle Office.com
Création d'un document à partir d'un modèle Office.com

Cliquez par exemple sur la catégorie Calendriers, sur Calendriers 2010, puis choisissez un des modèles de calendriers proposés. Ainsi, dans la copie d'écran de la figure suivante, nous avons choisi Calendrier photo 2010 familial.

Création d'un calendrier à partir d'un modèle Office.com
Création d'un calendrier à partir d'un modèle Office.com

Cliquez sur Télécharger, dans la partie inférieure droite de la fenêtre et patientez jusqu'à ce que le modèle apparaisse à l'écran (voir figure suivante). Maintenant, il ne vous reste plus qu'à personnaliser le calendrier en y insérant des photos et messages personnels.

Le modèle du calendrier a été inséré dans le document
Le modèle du calendrier a été inséré dans le document

Nous n'en sommes qu'au début de cet ouvrage et je suis presque sûr que vous ne soupçonniez pas l'existence de toutes ces possibilités. Poursuivez votre apprentissage : Word est un vrai bonheur pour qui sait s'en servir !

Enregistrer un document

Lorsque vous travaillez dans Word, tout ce que vous faites se trouve dans la mémoire de l'ordinateur. Malheureusement, cette dernière n'est pas permanente. Si vous éteignez l'ordinateur, tout votre travail sera perdu. Il est donc nécessaire d'enregistrer régulièrement vos documents sur une mémoire non volatile : le disque dur.
Pour enregistrer le document en cours d'édition sur le disque dur, sélectionnez l'onglet Fichier du Ruban puis cliquez sur Enregistrer. Si le document n'a encore jamais été enregistré, une boîte de dialogue intitulée Enregistrer sous est affichée, comme illustré à la figure suivante.

La boîte de dialogue Enregistrer sous
La boîte de dialogue Enregistrer sous

Le dossier d'enregistrement proposé par défaut est le dossier Documents mais rien ne vous empêche d'en choisir un autre. Le nom du fichier proposé par défaut correspond aux premiers mots du document. Là encore, rien ne vous empêche de choisir un autre nom en modifiant le contenu du champ Nom de fichier. Enfin, le type du document par défaut est Document Word (*.docx). Ce type de fichiers est apparu avec la suite Office 2007. Il est intéressant à plus d'un titre :

  • Le document est compressé. Il occupe donc moins d'espace sur le disque, en particulier s'il contient des images, Clip arts (ce sont des dessins et symboles destinés à illustrer des documents) et autres éléments graphiques.

  • Si le document venait à être détérioré, il serait toujours possible d'en récupérer certaines parties, par exemple le texte, les tableaux ou encore les images. Ces éléments sont en effet automatiquement séparés lorsque le fichier est stocké sur le disque.

  • Si le document contient une ou plusieurs macros (ce sont de petits programmes qui facilitent les opérations de mise en forme, en particulier dans les documents de grande taille), l'extension du fichier (c'est-à-dire, la partie qui se trouve après le « . » dans le nom de fichier Mon_Document.xxx) devient docm et non docx. Il est donc facile de savoir si un document contient des macros en consultant son extension.

Rendre un document compatible avec les anciennes versions de Word

Il vous arrive peut-être de partager certains documents avec des personnes qui ne disposent pas de l'application Word 2010 ou 2007 ? Si ces personnes se contentent de visualiser vos documents, il leur suffit de télécharger la visionneuse Word.
Télécharger la visionneuse

Par contre, si elles doivent modifier vos documents, prenez le soin de les enregistrer dans un format plus largement compatible. Cliquez sur Fichier puis sur Enregistrer sous. Dans la boîte de dialogue Enregistrer sous, déroulez la liste Type et choisissez Document Word 97-2003, comme illustré à la figure suivante. Ainsi vos documents pourront être ouverts dans Word 97, 2000 ou 2003.

Le document va être sauvegardé au format Word 97-2003
Le document va être sauvegardé au format Word 97-2003

Rendre un document compatible avec un autre traitement de texte

Word 2010 est compatible avec la plupart des traitements de textes actuels. Pour qu'un document Word 2010 soit lisible dans un autre traitement de texte, sélectionnez l'onglet Fichier dans le Ruban, cliquez sur Enregistrer sous, déroulez la liste Type et choisissez le format désiré (voir figure suivante). Pour information, la plupart des traitement de textes sont compatibles avec les formats .rtf et .doc.

De nombreux formats de documents sont proposés par Word
De nombreux formats de documents sont proposés par Word

Diffuser un document en interdisant toute modification

Vous voulez diffuser un document auprès de vos collègues ou sur Internet en interdisant toute modification ? Il existe un format de fichier tout à fait adapté à cette situation : le format PDF.
Pour enregistrer le document en cours d'édition au format PDF, sélectionnez l'onglet Fichier dans le Ruban, cliquez sur Enregistrer sous, choisissez PDF dans la liste Type et cliquez sur Enregistrer. Le document est immédiatement enregistré au format PDF. Vos lecteurs pourront le visualiser, au besoin en installant l'application Adobe Reader, librement téléchargeable sur le site d'Adobe.

Télécharger Adobe Reader

Le format PDF n'est pas le seul accessible en « lecture seule ». Microsoft a également mis au point un format de fichiers du même ordre : le format XPS.
Word 2010 est entièrement compatible avec ce format. Pour sauvegarder le document en cours d'édition dans un fichier XPS, sélectionnez l'onglet Fichier dans le Ruban, cliquez sur Enregistrer sous, choisissez Document XPS dans la liste Type et cliquez sur Enregistrer. Le document est immédiatement enregistré au format XPS. Pour que vos lecteurs puissent le visualiser, Microsoft .NET Framework 3.0 doit être installé sur leur ordinateur. Si ce n'est pas le cas, ils peuvent se rendre sur la page appropriée du centre de téléchargement de Microsoft pour combler cette lacune.

Télécharger le Framework

Modifier le format d’enregistrement par défaut

Par défaut, Word 2010 ou 2007 enregistre vos documents au format .docx s'ils ne contiennent pas de macros, ou au format .docm dans le cas contraire. Si vous le souhaitez, vous pouvez modifier le format d'enregistrement par défaut. Cette possibilité est à envisager si vous travaillez essentiellement avec des personnes qui utilisent un traitement de texte non compatible avec les formats .docx/.docm.

Sélectionnez l'onglet Fichier dans le Ruban puis cliquez sur Options. Une boîte de dialogue intitulée Options Word s'ouvre. Cliquez sur Enregistrement dans le volet gauche puis déroulez la liste Enregistrer les fichiers au format suivant : choisissez-y le format qui vous convient (voir figure suivante).

Cette boîte de dialogue permet de choisir le format d'enregistrement par défaut
Cette boîte de dialogue permet de choisir le format d'enregistrement par défaut

Enregistrer automatiquement les documents en cours d'édition

Imaginez que vous travailliez sur un document depuis des heures sans avoir pris la précaution de l'enregistrer sur votre disque dur. Ne riez pas, ce cas est bien plus fréquent qu'on pourrait le penser ! Tout à coup, une panne de courant ou une micro-coupure provoque l'arrêt ou le plantage de l'ordinateur. La perte de données engendrée peut être une vraie catastrophe… à moins que vous n'ayez paramétré Word pour enregistrer automatiquement vos documents ouverts à intervalles réguliers. Plus tôt vous mettrez en place cette fonctionnalité, plus vite vos documents seront en sécurité.
Sélectionnez l'onglet Fichier dans le Ruban puis cliquez sur Options. Dans le volet gauche de la boîte de dialogue Options Word, cliquez sur Enregistrement. Cochez la case Enregistrer les informations de récupération automatique toutes les et définissez la période de l'enregistrement, comme illustré à la figure suivante. Dans le pire des cas, seules les données saisies pendant cette période seront perdues.

À vous de choisir la période d'enregistrement automatique
À vous de choisir la période d'enregistrement automatique

Ouvrir un document existant

Les documents créés dans Word doivent être enregistrés sur le disque dur de l'ordinateur pour rester accessibles lorsque vous en avez besoin. Cette section passe en revue les différentes méthodes qui vous permettront de les rouvrir.

Ouverture avec le menu Démarrer

Le menu Démarrer est un emplacement idéal pour accéder rapidement à vos derniers documents Word. Cliquez sur Démarrer : si l'icône de Word est affichée dans la partie gauche du menu, pointez-la pour accéder aux derniers documents ouverts, comme illustré à la figure suivante.

Accès aux derniers documents depuis le menu Démarrer
Accès aux derniers documents depuis le menu Démarrer

Cette technique est très efficace si vous ouvrez moins d'une quinzaine de documents par jour. Dans le cas contraire, le document recherché ne figure pas forcément dans la liste par manque de place. Si vous utilisez Windows 7, vous pouvez « épingler » un document particulièrement important à vos yeux à la liste des documents récents. Ainsi, il apparaîtra toujours dans les premières positions de la liste. Pour ce faire, cliquez sur Démarrer et pointez l'entrée Microsoft Word afin d'afficher les documents récents. Faites un clic droit sur l'un d'entre eux et, dans le menu contextuel, sélectionnez Épingler à cette liste (voir figure suivante).

Épinglage d'un document
Épinglage d'un document

Comme le montre la figure suivante, les documents épinglés apparaissent au-dessus des documents récents, sous le libellé Épinglé.

Les documents épinglés sont facilement accessibles
Les documents épinglés sont facilement accessibles

Si l'icône de Word n'apparaît pas dans la partie gauche du menu, cela signifie que Word ne fait pas partie des applications utilisées le plus fréquemment sur votre ordinateur. Qu'à cela ne tienne ! Tapez .docx dans la zone de texte Rechercher. Les derniers fichiers Word ouverts depuis le dossier Documents apparaissent sous l'intitulé Documents. S'ils ont été stockés dans un autre dossier, ils apparaissent sous l'intitulé Fichiers, comme illustré à la figure suivante.

Accès aux derniers documents
Accès aux derniers documents

Ouverture avec le Ruban

Pour ouvrir un document Word, sélectionnez l'onglet Fichier dans le Ruban et cliquez sur Ouvrir. Une boîte de dialogue intitulée Ouvrir s'ouvre. Par défaut, elle donne accès au dossier Documents mais rien ne vous empêche de vous déplacer dans un autre dossier. Lorsque le document à ouvrir est visible dans la boîte de dialogue Ouvrir, faites un double-clic sur son icône pour l'ouvrir dans Word.

Choix du dossier d'ouverture par défaut
Choix du dossier d'ouverture par défaut

Validez en cliquant sur OK. Par défaut, tous les enregistrements (commande Enregistrer sous de l'onglet Fichier) et ouvertures (commande Ouvrir de l'onglet Fichier) de fichiers interviendront dans ce dossier.

Pour rouvrir un document qui a été créé ou modifié récemment, vous pouvez aussi utiliser le Ruban. Sélectionnez l'onglet Fichier dans le Ruban puis cliquez sur Récent dans la partie gauche de la fenêtre. Comme illustré à la figure suivante, les documents récents apparaissent dans un ordre chronologique inverse, c'est-à-dire du plus récent au plus ancien. Il ne vous reste plus qu'à cliquer sur celui que vous voulez ouvrir.

La liste des documents récents par ordre chronologique inverse
La liste des documents récents par ordre chronologique inverse

Ouverture avec la Barre des tâches

Si vous utilisez Windows 7, vous pouvez épingler l'icône de Word dans la Barre des tâches pour faciliter son lancement. Cliquez sur Démarrer, cliquez du bouton droit sur l'icône de Word et cliquez sur Épingler à la barre des tâches dans le menu (voir figure suivante).

Word est sur le point d'être épinglé à la Barre des tâches
Word est sur le point d'être épinglé à la Barre des tâches

Comme le montre la figure suivante, l'icône de Word est maintenant accessible directement depuis la Barre des tâches.

Word est maintenant accessible en un seul clic de souris
Word est maintenant accessible en un seul clic de souris

En cliquant du bouton droit sur cette icône, vous avez immédiatement accès aux documents ouverts récemment. Si nécessaire, vous pouvez aussi épingler un document sur l'icône de Word, elle-même épinglée dans la Barre des tâches. Pour cela, ouvrez l'Explorateur Windows et déplacez le document concerné sur l'icône de Word dans la Barre des tâches, comme illustré à la figure suivante.

Un document est sur le point d'être épinglé à la Barre des tâches
Un document est sur le point d'être épinglé à la Barre des tâches

Maintenant, il suffit de cliquer du bouton droit sur l'icône de Word pour retrouver le document qui y a été épinglé (voir figure suivante).

Le document est accessible dans le menu contextuel de l'icône épinglée
Le document est accessible dans le menu contextuel de l'icône épinglée

Ouverture depuis un e-mail

Si vous recevez un document Word dans un e-mail, vérifiez que vous connaissez la personne qui vous l'a envoyé. Le document pourrait en effet contenir un virus qui menacerait l'intégrité de votre ordinateur. Lorsque vous faites un double-clic sur la pièce jointe pour ouvrir le document dans Word, une bande jaune apparaît dans la partie supérieure de la fenêtre : elle vous indique que le fichier peut présenter un risque pour votre ordinateur (voir figure suivante).

Word a détecté une menace potentielle
Word a détecté une menace potentielle

Dans ce mode d'affichage, il est impossible de modifier le document et les macros sont désactivées. Si vous êtes sûrs de la provenance et de l'intégrité du fichier, cliquez sur Activer la modification. Le bandeau jaune disparaît et vous pouvez alors modifier le document.

Imprimer un document

Les documents élaborés dans Word sont souvent faits pour être imprimés. Bien que nous n'ayons pas encore traité la partie mise en forme du document, je vais vous montrer comment imprimer un document afin de voir le comportement de Word sur ce point précis.

Si vous étiez habitués à une version précédente de Word, vous avez peut-être cherché (en vain !) la commande d'aperçu avant impression, qui donne un avant-goût très fidèle de ce que sera la version imprimée du document. Eh bien, dans Word 2007 et Word 2010, les commandes d'impression et d'aperçu avant impression ont fusionné. Pour accéder à l'une comme à l'autre, sélectionnez l'onglet Fichier dans le Ruban et cliquez sur Imprimer. La fenêtre de l'application se présente alors comme à la figure suivante. La partie gauche de la fenêtre donne accès aux paramètres de l'impression et la partie droite à un aperçu avant impression encore plus fidèle que dans les versions précédentes de Word.

L'aperçu avant impression de Word 2010
L'aperçu avant impression de Word 2010
  1. Si plusieurs imprimantes sont reliées à votre ordinateur ou sont accessibles via le réseau domestique ou de votre société, choisissez celle que vous voulez utiliser dans la liste.

  2. Indiquez le nombre de copies à réaliser.

  3. Cliquez sur Imprimer pour lancer l'impression.

Bien qu'ils soient plus rarement utilisés que les précédents, vous disposez aussi des réglages affichés sous le libellé Paramètres. Comme le montre la figure suivante, vous pouvez choisir :

  • les pages à imprimer, en utilisant la liste déroulante Pages : toutes, la page active ou des éléments spécifiques du document (les propriétés, les marques de révision ou les styles par exemple) ;

  • les pages à imprimer en utilisant le champ Pages : tapez par exemple 1; 3; 5-12 pour imprimer les pages 1, 3 et 5 à 12 ;

  • le mode d'impression : recto ou recto-verso, manuel ou automatique si l'imprimante le permet ;

  • le mode d'assemblage des feuilles, si vous imprimez plusieurs exemplaires du même document.

Réglages complémentaires sous le libellé Paramètres
Réglages complémentaires sous le libellé Paramètres

La partie inférieure gauche de la fenêtre contient des paramètres qui sont généralement définis lors de la mise en page du document, en particulier l'orientation, le format et les marges du document. Nous reviendrons en détail sur ces éléments au chapitre 7.

En résumé

  • Les caractères spéciaux sont accessibles en cliquant sur l'icône Symbole, située sous l'onglet Insertion, dans le groupe Symboles.

  • Les combinaisons de touches sont très pratiques pour insérer dans un document les caractères accentués (minuscules ou majuscules) de la langue française.

  • Les documents Word 2010 et Word 2007 sont par défaut enregistrés au format .docx. Si nécessaire, vous pouvez choisir un autre format afin que le document soit lisible dans un autre traitement de texte.

  • Il est prudent de demander l'enregistrement automatique de vos documents pour éviter toute perte de données.

Exemple de certificat de réussite
Exemple de certificat de réussite