Mis à jour le jeudi 5 décembre 2013
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Mise en forme du document

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Au chapitre 4, vous avez appris à mettre en forme le texte et les paragraphes d'un document. Dans ce chapitre, nous allons nous intéresser à la mise en forme du document lui-même grâce aux thèmes mais aussi en exploitant les possibilités de mise en page « manuelle » de Word.
Au fil des pages, vous apprendrez à utiliser un thème prédéfini et, si nécessaire, à le modifier pour qu'il s'adapte parfaitement au résultat que vous désirez obtenir. Vous découvrirez également à quoi servent les sections, comment les mettre en place et comment modifier leurs caractéristiques de mise en forme. Enfin, vous verrez comment modifier la mise en forme des pages du document en jouant sur leur taille, leur orientation et leurs marges mais aussi en définissant des pages de garde, des filigranes et bien d'autres embellissements qui rendront vos documents bien plus agréables à lire.

Utilisation de thèmes

Dans les chapitres précédents, vous avez, entre autres, appris à :

  • créer un nouveau document à partir d'un modèle ;

  • modifier la mise en forme du texte et des paragraphes ;

  • utiliser des styles pour uniformiser la présentation des éléments d'un document.

Que diriez-vous de pouvoir modifier l'aspect du document en quelques clics, en utilisant des réglages prédéfinis qui affectent les couleurs, les polices et les effets ? Cette prouesse réside dans l'utilisation de thèmes. Commencez par télécharger le document themes.docx et à l'ouvrir dans Word. Vous pourrez ainsi tester l'effet des thèmes par vous-mêmes.

Télécharger le fichier

La figure suivante représente un même document mis en forme avec plusieurs thèmes. Comme vous pouvez le voir, le rendu final est très différent d'un thème à l'autre.

Un même document, quatre thèmes différents
Un même document, quatre thèmes différents

Utiliser un thème prédéfini

Par défaut les documents Word utilisent le thème Office. Pour choisir un autre thème, basculez sur l'onglet Mise en page du Ruban, cliquez sur l'icône Thèmes dans le groupe Thèmes et faites votre choix parmi les thèmes proposés (voir figure suivante).

Accès aux différents thèmes proposés par Word
Accès aux différents thèmes proposés par Word

Entraînez-vous à modifier le thème appliqué au document themes.docx, téléchargé en début de section.

Modification d’un thème

Comme le montre la figure suivante, les icônes Couleurs, Polices et Effets du groupe Thèmes permettent de modifier les couleurs, les polices et les effets spéciaux du thème actuellement utilisé.

Ces trois icônes permettent de changer l'aspect du thème utilisé
Ces trois icônes permettent de changer l'aspect du thème utilisé

Ici encore, testez les effets de ces trois réglages sur le document themes.docx, téléchargé en début de section. Choisissez par exemple un jeu de couleurs Cravate noire et des polices Austin. Vous devriez obtenir le résultat représenté à la figure suivante.

Le jeu de couleurs et les polices du document themes.docx ont été modifiés
Le jeu de couleurs et les polices du document themes.docx ont été modifiés

Enregistrement d’un thème modifié

Après avoir modifié un thème en utilisant les icônes Couleurs, Polices et Effets, vous voudrez certainement l'enregistrer pour pouvoir le réutiliser dans d'autres documents. Cliquez sur Thèmes, sur Enregistrer le thème actif et donnez un nom au nouveau thème.
Comme le montre la figure suivante, le thème enregistré est accessible directement dans la partie supérieure du menu Thèmes.

Le thème sauvegardé est directement accessible
Le thème sauvegardé est directement accessible

Mise en forme des sections

Comme nous l'avons vu au chapitre 2, les sections occupent le plus haut niveau hiérarchique dans la pyramide « caractère, paragraphe, page et section ». Dans les lignes qui suivent, vous allez découvrir dans quel cas les utiliser et à quel point elles peuvent se révéler incontournables.

Télécharger le fichier

Que sont les sections ? Que peuvent-elles m’apporter ?

Je vous en ai déjà brievèment parlé ; en fait, ce concept n'est utile que dans certains cas bien précis. Imaginez par exemple que vous ayez à réaliser le document représenté à la figure suivante :

Sauriez-vous réaliser ce document ?
Sauriez-vous réaliser ce document ?

Le texte des pages 1 et 3 est affiché dans une seule colonne, alors que le texte de la page 2 est réparti sur trois colonnes. Pour parvenir à ce résultat, une seule solution : vous devez créer une section limitée à la page 2 du document.

Dans quels cas dois-je utiliser des sections ?

L'utilisation de sections sera nécessaire dans les cas suivants :

  • numérotation partielle des pages d'un document ;

  • numérotation de certaines lignes dans le document ;

  • plusieurs colonnes dans une partie du document ;

  • utilisation de plusieurs en-têtes et pieds de page ;

  • et dans d'autres domaines du même type pour lesquels le document doit être divisé en plusieurs blocs ayant chacun des caractéristiques de mise en page différentes.

Définir un saut de section

Placez le point d'insertion à l'endroit précis où vous voulez insérer un saut de section. Basculez sur l'onglet Mise en page dans le Ruban. Cliquez sur Sauts de page dans le groupe Mise en page et choisissez le type du saut de section à utiliser en cliquant sur une des entrées affichées sous Sauts de section (voir figure suivante).

Les commandes disponibles sous l'icône Sauts de pages
Les commandes disponibles sous l'icône Sauts de pages

Le saut de section peut :

  • renvoyer à la page suivante (Page suivante) ;

  • se faire dans la même page, sans occasionner de saut de page (Continu) ;

  • renvoyer à la page paire suivante (Page paire) ;

  • renvoyer à la page impaire suivante (Page impaire).

Numéroter les pages d’un document

La numérotation des pages d'un document est vraiment aisée (voir figure suivante).

  1. Basculez sur l'onglet Insertion du Ruban.

  2. Cliquez sur Numéro de page.

  3. Choisissez la position des numéros de page (Haut de page ou Bas de page) et cliquez sur un des numéros proposés.

Numérotation des pages d'un document
Numérotation des pages d'un document

À titre d'exemple, numérotez les pages du document sections.docx, téléchargé un peu plus tôt. Numérotez ses pages en adoptant une numérotation de type Cercle dans le bas de page. Vous devriez obtenir quelque chose de similaire à la figure suivante.

Les pages du document sections.docx ont été numérotées
Les pages du document sections.docx ont été numérotées

Jusqu'ici, tout va bien ! Alors, corsons un peu les choses.

Imaginez que vous deviez numéroter les pages d'un document. Facile me direz-vous ! Oui mais pas toutes les pages : seulement celles situées entre les pages 3 et 7. La page 3 devra porter le numéro de page 1, la page 4 le numéro de page 2, et ainsi de suite jusqu'à la page 7 qui devra porter le numéro de page 5. Vous utiliserez le document sections.docx, téléchargé un peu plus tôt.

Une idée de la méthode à employer ?
Étant donné que nous sommes en train de parler des sections, eh bien… nous allons en utiliser !

  1. Insérez un saut de section continu au début de la page 3 et un autre au début de la page 8 ;

  2. Placez le point d'insertion entre les pages 3 et 7 ;

  3. Basculez sur l'onglet Insertion dans le Ruban et insérez un numéro de page.

Mais que se passe-t-il ? Toutes les pages sont numérotées !

Par défaut, toutes les sections du document sont liées. Si vous numérotez une section, les autres le seront également (voir figure suivante) ! Vous devez donc désolidariser les trois sections du document.

Toutes les pages ont été numérotées
Toutes les pages ont été numérotées

Faites un double-clic dans le bas de page de la page 3, puis cliquez sur Lier au précédent (dans le groupe Navigation, sous l'onglet Création du Ruban).
Recommencez la même manipulation mais, cette fois-ci, avec un double-clic sur le bas de page d'une des pages de la troisième section. Par exemple la page 8.

Mais que se passe-t-il ? Les sections ne sont plus liées et pourtant les numéros de pages sont toujours là ?

Il vous faut encore indiquer à Word que les sections 1 et 3 ne doivent pas être numérotées. Pour ce faire, placez le point d'insertion dans une des pages de la section 1, basculez sur l'onglet Insertion, cliquez sur Numéro de page et, dans le menu, sélectionnez Supprimer les numéros de page. Faites de même en plaçant le point d'insertion dans une des pages de la section 3. Comme le montre la figure suivante, les sections 1 et 3 ne sont plus numérotées.

Seule la section 2 est numérotée
Seule la section 2 est numérotée

Pour en terminer avec cet exercice, vous allez demander la numérotation à partir du numéro 1.
Placez le point d'insertion dans une page de la section 2. Basculez sur l'onglet Insertion du Ruban, cliquez sur Numéro de page et, dans le menu, sélectionnez Format des numéros de page. Choisissez l'option À partir de, inscrivez 1 dans le champ correspondant et validez en cliquant sur OK (voir figure suivante).

Demande de numérotation à partir du numéro 1
Demande de numérotation à partir du numéro 1

Les pages 3 à 7 sont immédiatement numérotées 1 à 5.

Numérotation des lignes dans un document

Si ce n'est pas déjà fait, téléchargez le document sections.docx et ouvrez-le dans Word.

Télécharger le fichier

Pour numéroter toutes les lignes d'un document, basculez sur l'onglet Mise en page dans le Ruban, cliquez sur l'icône Numéros de lignes et sélectionnez une commande dans le menu (voir figure suivante).

Ce menu permet de numéroter les lignes du document
Ce menu permet de numéroter les lignes du document

Là où les choses se corsent, c'est quand vous ne souhaitez numéroter que quelques lignes !
Si vous avez suivi l'exemple décrit dans la section précédente, vous avez certainement une vague idée de la technique à utiliser. Vous devez :

  1. Insérer un saut de section avant la première ligne à numéroter et un autre après la dernière ligne.

  2. Placer le point d'insertion entre les deux sauts de section.

  3. Lancer la commande de numérotation de ligne (Numéros de lignes/Continu, dans le groupe Mise en page, sous l'onglet Mise en page du Ruban).

Par exemple, pour numéroter les lignes 4 à 10 de la page 4, vous devrez insérer un saut de section continu au début de la ligne 4 et un autre au début de la ligne 11, puis lancer la commande de numérotation de ligne. Une fois la commande exécutée, le document devrait ressembler à la figure suivante.

Les lignes 4 à 10 de la page 4 ont été numérotées
Les lignes 4 à 10 de la page 4 ont été numérotées

En-têtes et pieds de pages

Précédemment dans cette section, nous avons parlé des en-têtes et pieds de pages pour montrer comment numéroter les pages d'un document. Saviez-vous que ces bandes horizontales, affichées dans les parties supérieure et inférieure des pages, peuvent contenir bien d'autres informations comme le titre du document, la date et l'heure de l'impression, le logo de la société, etc. ?

Pour insérer un en-tête ou un pied de page, vous pouvez utiliser les icônes En-tête et Pied de page, dans le groupe En-tête et pied de page, sous l'onglet Insertion du Ruban (voir figure suivante).

Ces deux icônes permettent de définir respectivement un en-tête et un pied de page
Ces deux icônes permettent de définir respectivement un en-tête et un pied de page

Une fois l'en-tête ou le pied de page inséré, vous pouvez modifier les éléments qui le constituent en cliquant dessus et en tapant du texte au clavier, comme illustré à la figure suivante.

Personnalisation d'un en-tête
Personnalisation d'un en-tête
Ici, l'en-tête est actif
Ici, l'en-tête est actif

Une fois l'en-tête ou le pied de page choisi via les icônes En-tête ou Pied de page du Ruban, vous pouvez le personnaliser à l'aide de l'onglet Création du Ruban (voir figure suivante).

Cet onglet permet de personnaliser l'en-tête et le pied de page
Cet onglet permet de personnaliser l'en-tête et le pied de page

Vous pouvez par exemple :

  • insérer la date et l'heure actuelles ;

  • ajouter une image ou une image Clip art ;

  • choisir un autre en-tête ou un autre pied de page ;

  • insérer une tabulation pour positionner horizontalement des éléments ;

  • définir l'espacement du haut de la page avec l'en-tête et celui du bas de la page avec le pied de page.

De la même manière, les en-têtes et pieds de pages peuvent être différents sur les pages paires et impaires du document. Pour cela, cochez la case Pages paires et impaires différentes (dans le groupe Options, sous l'onglet Création du Ruban). Définissez alors l'en-tête et pied de page d'une page paire, puis ceux d'une page impaire.
À titre d'exemple, nous allons utiliser les contrôles du Ruban sous les onglets Insertion et Création pour définir l'en-tête de la figure suivante. Ici, la police utilisée est Calibri 22 points et l'illustration est une image Clip art qui répond au mot document.

Un en-tête personnalisé
Un en-tête personnalisé

La définition de l'en-tête se fait en cinq étapes :

  • On définit l'en-tête à partir d'un modèle Vide : sélection de l'onglet Insertion dans le Ruban, clic sur l'icône En-tête dans le groupe En-tête et pied de page et sélection du modèle Vide.

  • On insère l'image en cliquant sur l'icône Images clipart (dans le groupe Navigation, sous l'onglet Création du Ruban). Le mot utilisé pour la trouver est document. Une fois l'image localisée puis insérée dans l'en-tête, on la redimensionne pour obtenir la taille désirée. Nous n'avons pas encore abordé la manipulation d'images mais sachez simplement qu'une des techniques permettant de redimensionner une image consiste à cliquer dessus, à positionner le pointeur sur un de ses angles puis à déplacer cet angle vers l'intérieur de l'image jusqu'à obtenir les dimensions souhaitées (voir figure suivante).

  • Écrivez le texte ÉTAT D'AVANCEMENT. Appliquez-lui la police Calibri et la taille 22 points.

  • Insérez la date du jour avec l'icône Date et heure (dans le groupe Insérer, sous l'onglet Création du Ruban). Appliquez-lui la police Calibri et la taille 22 points.

  • Insérez une tabulation d'alignement Centre devant « ÉTAT D'AVANCEMENT » et une tabulation d'alignement Droite devant la date avec l'icône Insérer une tabulation d'alignement (dans le groupe Position, sous l'onglet Création du Ruban).

Redimensionnement de l'image
Redimensionnement de l'image

Télécharger la solution

Mise en forme des pages

Nous allons maintenant nous intéresser à la mise en forme des pages du document. Dans les lignes qui suivent, vous apprendrez à définir une page de garde, à modifier la taille, le format et les marges du document, à insérer des filigranes et bien d'autres choses encore…

Page de garde

Pour améliorer l'allure d'un long document (mémoire, compte-rendu, e-book, etc.), vous pouvez insérer une page de garde avant chaque chapitre ou au début du document. Cette opération est particulièrement simple dans Word car elle ne nécessite que trois clics de souris et un peu de saisie au clavier.
Positionnez le point d'insertion à l'endroit où doit être insérée la page de garde. Basculez sur l'onglet Insertion du Ruban. Cliquez sur Page de garde et choisissez une des pages de garde proposées par Word (voir figure suivante).

Les pages de garde sont accessibles directement depuis le menu
Les pages de garde sont accessibles directement depuis le menu

Une fois la page de garde insérée, cliquez tour à tour sur chacune des zones de texte et insérez vos propres mentions. Dans la figure suivante par exemple, nous avons choisi une page de garde Austin. Elle présente quatre zones de texte à personnaliser.

Personnalisation de la page de garde choisie
Personnalisation de la page de garde choisie

Taille, orientation et marges du document

En règle générale, en France, les documents papier sont au format A4 : ils mesurent 21 centimètres de large par 29,7 centimètres de haut. Dans certains cas (comme l'impression d'enveloppes ou de cartons d'invitation, réalisation d'e-books de plus petite taille, etc.), il peut être nécessaire d'utiliser une taille différente. Pour choisir la taille des feuilles, basculez sur l'onglet Mise en page du Ruban, cliquez sur Taille et choisissez une valeur dans la liste (voir figure suivante).

Cette icône permet de choisir la taille du document
Cette icône permet de choisir la taille du document

J'utilise un papier spécial dont les dimensions n'apparaissent pas dans la liste. Est-ce que Word peut s'adapter à ce papier ?

N'ayez crainte : Word peut imprimer sur n'importe quelle taille de papier… à condition d'avoir l'imprimante qui va avec ! Choisissez Autres tailles de papier dans le menu, définissez les dimensions du papier et validez en cliquant sur OK, comme indiqué à la figure suivante.

La taille du papier peut être personnalisée
La taille du papier peut être personnalisée

L'orientation du papier est choisie en cliquant sur l'icône Orientation, dans le groupe Mise en page, sous l'onglet Mise en page (voir figure suivante).

Choix de l'orientation du papier
Choix de l'orientation du papier

Enfin, vous définissez les marges en cliquant sur l'icône Marges, dans le groupe Mise en page, sous l'onglet Mise en page (voir figure suivante).

Définition des marges du document
Définition des marges du document

Si vous ne personnalisez pas les marges du document, elles seront par défaut Normales, c’est-à-dire égales à 2,5 cm sur chaque bord. Libre à vous de choisir des marges plus étroites ou plus larges en fonction des besoins.
Les marges En miroir sont à réserver aux documents qui doivent être reliés. Ainsi, les pages paires et impaires n'ont pas la même marge sur le bord correspondant à la reliure, comme représenté à la figure suivante.

Les marges de reliure sont utiles pour les documents qui doivent être reliés
Les marges de reliure sont utiles pour les documents qui doivent être reliés

Si les différentes marges proposées par défaut ne répondent pas à vos besoins, cliquez sur Marges personnalisées et définissez les marges dans les champs Haut, Bas, Gauche et Droite de la boîte de dialogue Mise en page.
Enfin, si le document doit être relié, définissez la marge de reliure et la position de la reliure dans les champs correspondants (voir figure suivante).

Personnalisation des marges du document
Personnalisation des marges du document

À titre d'exemple, essayez de reproduire le document représenté figure suivante.

La mise en page du document a été personnalisée
La mise en page du document a été personnalisée

Pour cela, définissez un nouveau document et modifiez ses caractéristiques comme suit : taille A5, format Paysage, marges Étroites. Insérez une page de garde Moderne et personnalisez ses zones de texte pour obtenir le résultat de la figure suivante.

Arrière-plan de page

L'arrière-plan d'un document Word est, par défaut, de couleur blanche. Si vous êtes amenés à réaliser des cartons d'invitation, des documents publicitaires ou encore… des pages Web, vous voudrez peut-être donner un aspect moins conventionnel à vos créations en utilisant une couleur ou un dégradé d'arrière-plan.
Basculez sur l'onglet Mise en page du Ruban, cliquez sur l'icône Couleur de page dans le groupe Arrière-plan de page et choisissez une couleur dans le menu, comme illustré à la figure suivante.

Cette icône vous permet de choisir la couleur d'arrière-plan des pages
Cette icône vous permet de choisir la couleur d'arrière-plan des pages

Si les couleurs proposées ne répondent pas à vos besoins, cliquez sur Autres couleurs et choisissez une couleur sous l'onglet Standard, ou sous l'onglet Personnalisées.

Filigranes

Les filigranes sont des marques semi-transparentes qui se distinguent dans la trame de certains papiers, dans les billets de banque par exemple. Si Word (ou plutôt l'imprimante) n'est pas en mesure de créer de « vrais » filigranes, on peut cependant les simuler en insérant un texte ou une image en arrière-plan des pages d'un document.
Sélectionnez l'onglet Mise en page dans le Ruban, cliquez sur l'icône Filigrane dans le groupe Arrière-plan de page et choisissez un filigrane dans le menu, comme illustré à la figure suivante.

Choix d'un filigrane prédéfini
Choix d'un filigrane prédéfini

Il faut bien l'avouer, les filigranes proposés dans le menu sont assez limités. Heureusement, quelques clics suffisent pour en créer d'autres, parfaitement adaptés à chaque situation.
Si ce n'est pas déjà fait, basculez sur l'onglet Mise en page du Ruban, cliquez sur l'icône Filigrane du groupe Arrière-plan de page et, dans le menu, sélectionnez Filigrane personnalisé. La boîte de dialogue affichée est représentée à la figure suivante.

Cette boîte de dialogue permet de définir des filigranes personnalisés
Cette boîte de dialogue permet de définir des filigranes personnalisés

Les filigranes peuvent être constitués de texte ou d'images.

  • Pour utiliser un texte en filigrane : sélectionnez l'option Texte en filigrane et complétez les éléments demandés, à savoir, Texte, Police, Taille, Couleur et Disposition.

  • Pour utiliser une image en filigrane : sélectionnez l'option Image en filigrane, cliquez sur Sélectionner Image et désignez l'image à utiliser.

Bordures de page

Il est parfois nécessaire d'encadrer toutes ou certaines pages d'un document, par exemple pour créer un carton d'invitation ou encore pour donner du relief à une page importante du document. On réalise cette opération en cliquant sur l'icône Bordures de page (dans le groupe Arrière-plan, sous l'onglet Mise en page du Ruban).

La boîte de dialogue affichée est représentée à la figure suivante. Choisissez :

  1. Le type, le style, la couleur, la largeur et éventuellement le motif de la bordure ;

  2. Les côtés sur lesquels doit apparaître la bordure;

  3. La portée de la bordure (tout le document, seulement la section courante, etc.) ;

  4. La position de la bordure par rapport aux bords de la feuille.

Puis cliquez sur OK pour appliquer la bordure.

La boîte de dialogue Bordure et trame
La boîte de dialogue Bordure et trame

Multicolonnage

Définir un multicolonnage consiste à répartir du texte sur plusieurs colonnes. Cette technique effraie beaucoup d'utilisateurs de Word et pourtant, elle a été simplifiée à l'extrême dans Word 2010 !
Pour vous entraîner tout au long de cette section, je vous suggère de télécharger le document lipsum.docx en utilisant le lien suivant et de l'ouvrir dans Word.

Télécharger le document

Basculez sur l'onglet Mise en page dans le Ruban. Cliquez sur l'icône Colonnes et choisissez un type de multicolonnage, comme illustré à la figure suivante.

L'icône Colonnes permet de créer un multicolonnage
L'icône Colonnes permet de créer un multicolonnage

L'intégralité du document est immédiatement répartie sur deux ou trois colonnes, en fonction de l'élément choisi dans le menu.

D'accord ! C'est très facile mais comment faire si je veux 4 colonnes, un espacement de 0,45 cm ainsi qu'une ligne séparatrice entre les colonnes ?

Qu'à cela ne tienne ! Cliquez sur Colonnes et choisissez Autres colonnes dans le menu. La boîte de dialogue affichée est représentée à la figure suivante.

Personnalisation des colonnes
Personnalisation des colonnes

Indiquez le nombre de colonnes souhaité dans le champ Nombre de colonnes, la largeur et l'espacement des colonnes dans le groupe d'options Largeur et espacement, et cochez la case Ligne séparatrice. Un clic sur OK et le texte s'adapte aux nouveaux paramètres, comme le montre la figure suivante.

Le multicolonnage a été personnalisé
Le multicolonnage a été personnalisé

Tout ça c'est bien joli mais comment faire si je veux que le multicolonnage ne s'applique qu'à une partie du document ?

Est-ce que je dois vraiment répondre à cette question ? Réfléchissez un peu…
Eurêka ! En insérant des sauts de section de part et d'autre du bloc sur lequel doit se faire le multicolonnage bien sûr ! Dans l'exemple suivant, deux sauts de section continus ont été insérés avant et après le texte à répartir sur plusieurs colonnes. Le point d'insertion a été placé dans la section 2 et l'icône Colonnes (dans le groupe Mise en page, sous l'onglet Mise en page du Ruban) a été utilisée (voir figure suivante).

Un multicolonnage partiel
Un multicolonnage partiel

En résumé

  • Pour mettre en forme rapidement un document, rien de tel que les thèmes de Word.

  • Vous pouvez utiliser les thèmes prédéfinis de Word, en cliquant sur l'icône Thèmes présente dans le groupe Thèmes, sous l'onglet Mise en page du Ruban.

  • Vous pouvez également modifier les couleurs, les polices et les effets spéciaux d'un thème existant en utilisant les icônes du groupe Thèmes, sous l'onglet Mise en page du Ruban.

  • Les sections permettent de numéroter partiellement les pages ou les lignes d'un document, définir plusieurs colonnes dans une partie du document ou encore utiliser plusieurs en-têtes et pieds de pages.

  • Pour améliorer l'allure d'un long document, vous pouvez insérer une page de garde avant chaque chapitre ou au début du document.

  • La mise en forme au niveau Page permet de définir une couleur d'arrière-plan, un filigrane, une bordure de page ou encore un multicolonnage.

Exemple de certificat de réussite
Exemple de certificat de réussite