Mis à jour le jeudi 5 décembre 2013
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J'ai tout compris !

Techniques avancées

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Ce chapitre regroupe diverses techniques utilisées en marge de l'application (comme la création d'un site web ou l'insertion de polices dans un document) ou réservées à des utilisations avancées (utilisation du mode plan, personnalisation de Word, utilisation de liens hypertextes).

N'hésitez pas à vous plonger dans les sections qui le composent. Vous y découvrirez des côtés souvent inconnus de votre traitement de texte et vous pourrez explorer de nouveaux domaines. Je suis persuadé que l'un ou l'autre vous rendra service et qu'ils ajouteront de nouvelles cordes à votre arc.

Utilisations marginales de Word

Comme tout un chacun, vous utilisez Word pour créer des documents, les imprimer, les envoyer par e-mail à vos contacts et, peut-être, depuis la lecture du chapitre précédent, pour les partager sur votre espace SkyDrive. Cette section va s'intéresser à des utilisations plus marginales de votre traitement de texte préféré.

Mettre à jour son blog

Si vous faites partie de la communauté grandissante des blogueurs, vous serez heureux d'apprendre que Word peut être utilisé pour publier des articles sur votre blog et ce, que vous utilisiez WordPress, Blogger, votre espace Windows Live, TypePad ou un autre système de gestion de blog.

Blog ? Article ? De quoi parlons-nous au juste ?

Les blogs sont des pages dans lesquelles l'auteur note, au fur et à mesure de sa réflexion, des avis et impressions sur un sujet qui lui tient à cœur. Très faciles à mettre en œuvre, ils sont devenus un phénomène de société. Indépendamment de leur âge, sexe, culture informatique, de nombreuses personnes (les blogueurs) n'hésitent pas à publier régulièrement des articles (entendez par là des textes, illustrés par des liens, des images, voire même des vidéos), souvent ciblés et qui suscitent un grand intérêt dans les communautés concernées.

Je n'y connais rien en ce qui concerne les blogs. Comment me lancer ?

Pour créer un blog, il faut au préalable s'inscrire sur une plate-forme de blogs, comme celui de Windows Live (Blog Space), de Google (Blogger) ou encore de WordPress (WordPress). Ce chapitre n'a pas pour vocation de vous montrer comment créer un blog. Cependant, tapez Windows Live, Blogger ou WordPress dans votre moteur de recherche préféré et vous serez rapidement orientés vers des pages web qui vous permettront de créer votre blog en moins de temps qu'il n'en faut pour le dire. Si j'ai su capter votre attention, poursuivez vite la lecture.

Ouvrez Word et définissez le texte de votre article. Si nécessaire, agrémentez-le de liens et d'images. Lorsque son contenu vous semble prêt pour la publication, basculez sur l'onglet Fichier du Ruban (1), cliquez sur Enregistrer et envoyer (2) puis sur Publier en tant que billet de blog (3). La partie droite de l'écran Backstage vous informe que Word est capable de publier sur toutes sortes de plates-formes de blogs. Cliquez sur Publier en tant que billet de blog (4), comme à la figure suivante.

Publication du document dans un billet de blog
Publication du document dans un billet de blog

Vous vous en doutez certainement, Word ne connaît rien de votre blog. Lors de la première connexion, vous devrez donc lui en dire un peu plus.
La boîte de dialogue représentée à la figure suivante vous invite à fournir tous les renseignements nécessaires.

Vous devez indiquer à Word sur quel blog doit se faire la publication
Vous devez indiquer à Word sur quel blog doit se faire la publication

Cliquez sur Enregistrer maintenant et fournissez les renseignements demandés, comme illustré à la figure suivante :

  • le fournisseur de blog ;

  • un ou plusieurs autres renseignements spécifiques au fournisseur de blog ;

  • votre nom d'utilisateur et votre mot de passe.

Informations de connexion
Informations de connexion

Cliquez sur OK pour finaliser la définition des informations.
Après un bref instant, un message vous indique que la liaison a été établie et que les paramètres du compte ont été enregistrés (voir figure suivante).

La connexion avec le blog a été établie
La connexion avec le blog a été établie

Avez-vous remarqué le Ruban de Word ? Il s'est réduit pour ne laisser apparaître que les icônes en relation avec la création d'articles, comme illustré à la figure suivante.

Le Ruban a une toute autre allure
Le Ruban a une toute autre allure

Quelques remarques :

  • Le titre de l'article (ici « Supprimer une police de caractères ») doit être remonté sur la zone « Entrez ici le titre du message ».

  • L'onglet Billet de blog est très proche de l'habituel onglet Accueil. Remarquez cependant le groupe Blog, qui contient des icônes en rapport avec la gestion du blog. Par exemple, sur un blog WordPress :

    • Insérer une catégorie permet de choisir le groupe d'articles auquel sera rattaché l'article en cours d'édition ;

    • Ouvrir existant permet d'éditer un article existant ;

    • Publier envoie l'article dans le blog et le rend accessible à vos visiteurs.

  • Comme le montre la figure suivante, l'onglet Insertion permet d'insérer divers objets graphiques dans le blog (images, cliparts, formes, SmartArt, etc.).

L'onglet Insertion du Ruban
L'onglet Insertion du Ruban

À titre d'exemple, la figure suivante représente le résultat obtenu après la publication de l'article sur le blog Mediaforma, dont je suis le webmaster.

L'article a été publié
L'article a été publié

Créer un site web

Comme nous venons de le voir, Word 2010 facilite grandement la création d'articles sur un blog. Vous voudriez aller encore plus loin en définissant des pages web à part entière, indépendantes de tout système de blog ? Eh bien ceci est envisageable, même si je ne vous conseille pas cette pratique. Poursuivez la lecture et vous jugerez s'il est pertinent ou non d'utiliser Word.

Nous allons rester sur un exemple simple contenant du texte, un tableau à bordures transparentes et une image (voir figure suivante).

Un exemple d'article
Un exemple d'article

Pour transformer ce document en page web :

  1. Basculez sur l'onglet Fichier dans le Ruban et cliquez sur Enregistrer sous ;

  2. Sélectionnez Page web (*.htm; *.html) dans la liste déroulante Type ;

  3. Donnez un titre à la page web, choisissez un dossier pour enregistrer la page web et cliquez sur Enregistrer.

Comme le montre la figure suivante, un fichier d'extension .htm et un dossier complémentaire sont créés.

Plusieurs fichiers et dossiers ont été créés
Plusieurs fichiers et dossiers ont été créés

Le dossier contient plusieurs fichiers complémentaires qui peuvent être passés sous silence. Ce qui importe, c'est le code HTML généré. Pour en avoir un rapide aperçu, cliquez avec le bouton droit sur l'icône Supprimer une police de caractères.htm, pointez Ouvrir avec dans le menu contextuel et cliquez sur Bloc-Notes. Le code généré est une vraie horreur ! En voici un extrait :

<html xmlns:v="urn:schemas-microsoft-com:vml"
xmlns:o="urn:schemas-microsoft-com:office:office"
xmlns:w="urn:schemas-microsoft-com:office:word"
xmlns:m="http://schemas.microsoft.com/office/2004/12/omml"
xmlns="http://www.w3.org/TR/REC-html40">

<head>
<meta http-equiv=Content-Type content="text/html; charset=windows-1252">
<meta name=ProgId content=Word.Document>
<meta name=Generator content="Microsoft Word 14">
<meta name=Originator content="Microsoft Word 14">
<link rel=File-List
href="Supprimer%20une%20police%20de%20caractères_fichiers/filelist.xml">
<link rel=Edit-Time-Data
href="Supprimer%20une%20police%20de%20caractères_fichiers/editdata.mso">
<!--[if !mso]>
<style>
v\:* {behavior:url(#default#VML);}
o\:* {behavior:url(#default#VML);}
w\:* {behavior:url(#default#VML);}
.shape {behavior:url(#default#VML);}
</style>
<![endif]--><!--[if gte mso 9]><xml>
 <o:DocumentProperties>
  <o:Author>X4</o:Author>
  <o:LastAuthor>X4</o:LastAuthor>
  <o:Revision>1</o:Revision>
  <o:TotalTime>6</o:TotalTime>
  <o:Created>2011-02-14T13:28:00Z</o:Created>
  <o:LastSaved>2011-02-14T13:37:00Z</o:LastSaved>
  <o:Pages>1</o:Pages>
  <o:Words>86</o:Words>
  <o:Characters>479</o:Characters>
  <o:Lines>3</o:Lines>
  <o:Paragraphs>1</o:Paragraphs>
  <o:CharactersWithSpaces>564</o:CharactersWithSpaces>
  <o:Version>14.00</o:Version>
 </o:DocumentProperties>
…
<![endif]-->

  <td width=418 valign=top style='width:313.45pt;padding:0cm 5.4pt 0cm 5.4pt'>
  <p class=MsoNormal style='margin-bottom:0cm;margin-bottom:.0001pt; line-height:normal'>
  Si vous ne vous servez jamais d’une police de caractères,
  elle surcharge inutilement votre disque dur.
  Alors, pourquoi ne pas la supprimer ?
  <o:p></o:p></p>
  <p class=MsoNormal style='margin-bottom:0cm;margin-bottom:.0001pt; line-height:normal'><span style='mso-spacerun:yes'> </span>
  Cliquez sur Démarrer, tapez
  polices dans la zone de texte Rechercher et cliquez sur polices, dans la
  partie supérieure gauche du menu.
  </p>
  </td>
 </tr>
</table>

<p class=MsoNormal><o:p>&nbsp;</o:p></p>

<p class=MsoNormal>Repérez l’icône de la police à supprimer dans la fenêtre
Polices. Cliquez dessus, cliquez sur Supprimer, puis cliquez sur Oui pour
confirmer votre intention.<o:p></o:p></p>

<p class=MsoNormal><span style='mso-spacerun:yes'> </span>La police est alors
supprimée du système et n’est plus disponible dans les applications.</p>

</div>

</body>

</html>

Pour information, il est composé de plus de 1 600 lignes !
Un vrai cauchemar ! Un rendu identique peut être obtenu en moins de 20 lignes de code HTML.

Personnellement, je ne suis pas un grand amateur du code généré par Word car, à la base, j'ai un penchant certain pour la programmation. Ceci étant dit, une personne totalement réfractaire au code HTML pourra certainement y trouver son avantage.
C'est donc à chacun de décider… en toute connaissance de cause.

Créer un formulaire

Bien que Word soit avant tout un traitement de texte, il peut être utilisé pour créer des formulaires afin de collecter des données. À titre d'exemple, nous allons réaliser le formulaire représenté à la figure suivante.

Un formulaire élémentaire
Un formulaire élémentaire

Vous pouvez vous entraîner en téléchargeant le document formulaire.docm.

Télécharger le document

Je croyais que l'extension des documents Word 2010 et 2007 était « .docx ». Est-ce une erreur de l'auteur ?

Pas du tout ! Souvenez-vous, je vous en ai parlé au début de ce livre. Les documents Word 2010 et 2007 peuvent avoir une extension .docx ou .docm :

  • .docx lorsqu'ils ne contiennent aucune macro (pour rappel, les macros sont de petits programmes qui facilitent les opérations de mise en forme, en particulier dans les documents de grande taille) ;

  • .docm dans le cas contraire.

Mais je n'ai jamais utilisé de macro moi ? Est-ce que je dois sauter cette section ?

Encore une fois, pas du tout ! Dans un formulaire, les macros sont gérées de façon transparente par Word. Tout ce que vous avez à savoir, c'est qu'un document qui contient un formulaire doit avoir une extension .docm et non .docx. Vous voilà donc rassurés.

Avant de définir votre premier formulaire, assurez-vous que l'onglet Développeur est présent dans le Ruban. Dans le cas contraire, basculez sur l'onglet Fichier dans le Ruban et cliquez sur Options. Dans la boîte de dialogue Options Word, cliquez sur Personnaliser le Ruban, cochez la case Développeur, puis validez en cliquant sur OK. Les contrôles relatifs aux formulaires sont rassemblés dans le groupe Contrôles, comme illustré à la figure suivante.

Les contrôles de formulaires
Les contrôles de formulaires

Pour insérer l'un d'entre eux dans le document, assurez-vous que l'icône Mode Création est activée (elle apparaît alors en jaune, comme dans la figure suivante), cliquez sur le contrôle à insérer puis cliquez dans le document à l'endroit où le contrôle doit être inséré.

Selon sa couleur, cette icône indique si le mode création est activé ou désactivé
Selon sa couleur, cette icône indique si le mode création est activé ou désactivé

Si vous vous êtes essayés à la création du formulaire pris en exemple, vous avez certainement plusieurs questions.

Comment saisir des données dans le formulaire ?

Tout simplement en désactivant l'icône Mode Création (dans le groupe Contrôles, sous l'onglet Développeur du Ruban), comme illustré à la figure suivante.

Les deux modes d'affichage du formulaire
Les deux modes d'affichage du formulaire

Comment définir plusieurs valeurs pour la liste déroulante ?

Cliquez sur le contrôle Liste déroulante, puis sur l'icône Propriétés. Cette action ouvre la boîte de dialogue Propriétés du contrôle de contenu. Cliquez sur Ajouter, complétez les champs Nom complet et Valeur de la boîte de dialogue Ajouter un choix puis cliquez sur OK. Recommencez ainsi pour définir les trois entrées de la liste déroulante, comme à la illustré figure suivante.

Définition des trois éléments de la liste
Définition des trois éléments de la liste

Comment insérer l'image de Zozor dans le contrôle Image ?

En mode Édition (icône Mode Création désactivée), cliquez sur l'icône au centre du contrôle Image, choisissez l'image à insérer et validez en cliquant sur Insérer (voir figure suivante).

Insertion de l'image de Zozor dans le contrôle Image
Insertion de l'image de Zozor dans le contrôle Image

Mise en œuvre du mode plan dans les longs documents

Le mode Plan est une vraie bénédiction si vous devez manipuler de longs documents. On pourrait en parler pendant des pages et des pages. Dans cet ouvrage, je ne vais pas beaucoup m'étendre sur ce sujet. Par contre, après la lecture de cette section, vous saurez tout ce qui est nécessaire pour bien utiliser ce mode d'affichage et créer des documents, thèses, mémoires, e-books, livres, etc. bien plus performants.

Mais commençons par le commencement. Le mode Plan s'active en cliquant sur l'icône Plan, dans la partie droite de la barre d'état, comme illustré à la figure suivante.

Activation du mode Plan
Activation du mode Plan

Si vous avez pris le soin de structurer votre document en utilisant des styles de titres (Titre 1, Titre 2, etc.), sa structure est clairement représentée dans ce mode d'affichage (voir figure suivante).

La structure apparaît clairement grâce aux niveaux de titres
La structure apparaît clairement grâce aux niveaux de titres

Dans l'exemple de la figure suivante, vous voyez que nous avons trois styles de titres qui s'indentent (c'est-à-dire se décalent) automatiquement vers la droite. Il est ainsi bien plus simple de savoir dans quelle section se trouve une sous-section et dans quel chapitre se trouve une section. Pour faciliter encore la compréhension de la structure du texte, vous pouvez demander l'affichage des styles de titres dans la marge gauche du document :

  1. Basculez sur l'onglet Fichier dans le Ruban puis cliquez sur Options ;

  2. Cliquez sur Options avancées ;

  3. Faites défiler l'ascenseur vertical pour atteindre le champ Largeur du volet de zone de style en mode Plan et Brouillon ;

  4. Entrez par exemple 2 cm dans ce champ et validez en cliquant sur OK, comme à la figure suivante.

Définition de la largeur du volet de zone de style
Définition de la largeur du volet de zone de style

La partie gauche du document affiche maintenant les styles de titres. La figure suivante en représente un extrait.

Le style de chaque paragraphe est facile à identifier
Le style de chaque paragraphe est facile à identifier

Avez-vous remarqué les signes + et affichés devant les titres ?
Lorsqu'un titre est précédé du signe +, cela signifie qu'il contient au moins un paragraphe de texte. Pour voir son contenu, faites un double-clic sur ce signe. Les divers paragraphes contenus sous le titre sont maintenant apparents mais les images ne sont pas affichées, comme le montre la figure suivante.

Le niveau de titre a été développé
Le niveau de titre a été développé

Vous pouvez « replier » le niveau de titre en faisant à nouveau un double-clic sur le signe + qui le précède. Mais attention, les éventuels titres de niveaux inférieurs ne seront plus visibles. Dans la figure suivante par exemple, les titres de niveau 3 « Rognage selon une forme » et « Rognage selon un rapport hauteur-largeur » ne sont plus affichés.

Les deux titres de niveau 3 ont disparu
Les deux titres de niveau 3 ont disparu

Pour les rendre à nouveau visibles, sélectionnez Niveau 3 dans la liste déroulante Afficher le niveau (onglet Mode Plan, groupe Outils Mode Plan). Notez que vous avez le choix entre différents niveaux de titres, libre à vous de choisir celui qui vous convient dans vos documents en mode plan (voir figure suivante).

Choix des niveaux de titres à afficher
Choix des niveaux de titres à afficher
Quelques bonnes pratiques
  • La sélection d'un niveau de titre entraîne la sélection de l'intégralité de son contenu. Forts de cette remarque, vous pouvez déplacer des sections de titre 1, 2, 3, etc. pour réorganiser un document. Pour ce faire, vous utiliserez la technique de glisser-déposer de Windows : sélectionnez la section à déplacer. Pointez la sélection, maintenez enfoncé le bouton gauche de la souris et déposez la section à son nouvel emplacement. Vous pouvez également utiliser les icônes Monter ou Descendre (dans le groupe Outils Mode Plan, sous l'onglet Mode Plan du Ruban) pour déplacer, vers le haut ou vers le bas, la section dans laquelle se trouve le point d'insertion, comme illustré à la figure suivante.

  • Comme le montre la figure suivante, cinq icônes permettent de modifier le niveau des sections sélectionnées.

    Plusieurs icônes permettent de modifier le niveau des sections
    Plusieurs icônes permettent de modifier le niveau des sections
  • Les amateurs de raccourcis clavier peuvent également modifier l'emplacement ou le niveau d'une section avec les combinaisons de touches suivantes :

    • Tab : niveau inférieur ;

    • Maj+Tab : niveau supérieur ;

    • Alt+Maj+Haut : déplacement de la sélection vers le haut ;

    • Alt+Maj+Bas : déplacement de la sélection vers le bas.

Incorporer des polices « exotiques » dans un document

Vous utilisez une police qui ne fait pas partie du jeu de polices standard de Windows et votre document doit être ouvert sur un autre ordinateur ? Si celui-ci ne connaît pas votre police « exotique », il en utilisera une autre comme illustré à la figure suivante.

Il est important d'incorporer les polices non conventionnelles dans les documents Word
Il est important d'incorporer les polices non conventionnelles dans les documents Word

Pour éviter cette situation désagréable, basculez sur l'onglet Fichier du Ruban puis cliquez sur Options. Sélectionnez l'onglet Enregistrement et cochez la case Incorporer les polices dans le fichier comme à la figure suivante.

Les polices utilisées seront incorporées au document
Les polices utilisées seront incorporées au document

Il ne vous reste plus qu'à valider en cliquant sur OK. Désormais, le document incorpore toutes les polices non conventionnelles. Il sera donc affiché comme il a été créé, quel que soit l'ordinateur et les polices qui y sont installées.

Des liens hypertextes dans un document

Pour vous entraîner, je vous propose de télécharger les documents formulaire.docm, polices_exotiques.docx et loremipsum.docx en utilisant les codes web suivants :

Télécharger formulaire.docm

Télécharger polices_exotiques.docx

Télécharger loremipsum.docx

Les liens hypertextes sont généralement utilisés au sein des pages web pour se déplacer dans des pages liées. Avez-vous remarqué que, lorsque vous insérez une adresse web ou e-mail dans un document, cette dernière change de couleur et apparaît en caractères soulignés ? Lorsque vous pointez un tel lien, une info-bulle indique que vous pouvez cliquer dessus en maintenant la touche Ctrl enfoncée (voir figure suivante).

Les liens sont « contrôle-cliquables »
Les liens sont « contrôle-cliquables »

Si vous cliquez sur une adresse web en maintenant enfoncée la touche Ctrl, la page correspondante sera ouverte dans le navigateur par défaut. Si vous faites de même sur une adresse e-mail, un nouveau message destiné à ce correspondant sera créé dans la messagerie par défaut. Mais les adresses web et e-mail ne sont pas les seuls éléments cliquables de cette manière. Vous pouvez également créer des liens qui pointent vers des documents Word, voire même vers des emplacements précis dans ces documents.

Supposons que vous vouliez accéder aux documents formulaire.docm et polices exotiques.docx depuis un seul et même document en utilisant des liens hypertextes. Commencez par créer un nouveau document. Vous pourriez saisir quelque chose de similaire à la figure suivante.

Le texte utilisé pour accéder aux deux documents
Le texte utilisé pour accéder aux deux documents

Sélectionnez le deuxième paragraphe (1), basculez sur l'onglet Insertion du Ruban, cliquez sur l'icône Lien hypertexte dans le groupe Liens et désignez le document formulaire.docm (2). Validez en cliquant sur OK (3), comme à la figure suivante. Le texte du deuxième paragraphe pointe désormais vers le document formulaire.docm. Pour ouvrir ce document dans une autre fenêtre de Word, appuyez sur la touche Ctrl et cliquez sur le lien.

Définition d'un lien hypertexte qui pointe vers un document
Définition d'un lien hypertexte qui pointe vers un document

Supposons maintenant que vous désiriez vous rendre à un emplacement précis d'un document. Pour ce faire, vous devez définir un signet et, dans le lien, pointer vers ce signet. N'ayez crainte, cette technique n'a rien d'insurmontable.

À titre d'exemple, nous allons définir le signet « Vivamus1 » sur le mot « Vivamus » du paragraphe situé sous le premier titre 2 du document loremipsum.docx. Faites un double-clic sur le mot Vivamus pour le sélectionner (1), basculez sur l'onglet Insertion du Ruban, cliquez sur l'icône Signet du groupe Liens, tapez Vivamus1 dans le champ Nom du signet (2) et cliquez sur Ajouter (3), comme à la figure suivante. Enregistrez le document Word.

Définition d'un signet
Définition d'un signet

Maintenant, vous allez pouvoir accéder directement au mot Vivamus de signet Vivamus1 dans le document loremipsum.docx.
Allez dans le document qui contient les deux autres liens, écrivez un texte pour ce lien, sélectionnez-le (1), basculez sur l'onglet Insertion du Ruban, cliquez sur l'icône Lien hypertexte dans le groupe Liens, sélectionnez le document loremipsum.docx (2), cliquez sur Signet (3), sur Vivamus1 (4), puis sur OK (5) et à nouveau sur OK, comme à la figure suivante. Lorsque vous suivrez ce lien, le document lorem ipsum.docx sera ouvert et le signet Vivamus1 sera sélectionné.

Définition d'un lien hypertexte qui pointe vers un signet
Définition d'un lien hypertexte qui pointe vers un signet

Il est tout à fait envisageable de créer des liens vers d'autres types de fichiers, qu'ils aient été créés dans des applications Microsoft ou non. Les fichiers ainsi référencés seront ouverts dans l'application correspondant à leur extension. Ainsi, les fichiers d'extension .txt seront ouverts dans le Bloc-Notes, les fichiers d'extension .xlsx dans Excel, ou encore les fichiers d'extension .pdf dans votre lecteur PDF par défaut.

Sur mon ordinateur, deux applications sont capables d'ouvrir un certain type de fichier. Malheureusement, Word ne lance pas celle qui me convient. Est-il possible de choisir l'autre application par défaut ?

Cela est tout à fait possible. Imaginez par exemple que vous ayez créé un document Word qui pointe vers des fichiers audio .mp3. Supposons également que les applications Lecteur Windows Media et VLC soient installées sur votre ordinateur. Ces deux applications sont capables de lire des fichiers .mp3 et, par défaut, c'est le Lecteur Windows Media qui est utilisé. Si vous voulez que les liens hypertextes définis dans le document Word lancent par défaut VLC, procédez comme suit (voir figure suivante) :

  1. Cliquez sur le bouton Démarrer de Windows, tapez « défaut » dans le champ Rechercher et cliquez sur Programmes par défaut dans la partie supérieure du menu Démarrer.

  2. Dans la fenêtre affichée, cliquez sur le lien Associer un type de fichier ou un protocole à un programme (a). Cette action ouvre une nouvelle fenêtre.

  3. Faites défiler l'ascenseur vertical pour atteindre l'entrée .mp3 et cliquez dessus (b) pour la sélectionner.

  4. Cliquez sur Changer le programme (c).

  5. Sélectionnez l'application VLC media player dans la boîte de dialogue Ouvrir avec (d).

  6. Validez en cliquant sur OK (e) puis fermez toutes les fenêtres ouvertes.

Définition d'un lien qui pointe vers une application
Définition d'un lien qui pointe vers une application

Désormais, lorsque vous cliquerez sur un lien qui pointe vers un fichier .mp3, celui-ci sera ouvert dans l'application VLC media player.

Cette possibilité ouvre de nombreuses perspectives. Ainsi, vous pourriez définir un document Word qui donne accès à tous les fichiers que vous utilisez le plus souvent, qu'il s'agisse d'autres documents Word, de classeurs Excel, de pages web, de fichiers audio ou vidéo, etc. À vous de trouver comment agencer ce document pour qu'il soit le plus pratique possible.

Personnaliser Word

Les éléments affichés dans l'interface de Word (entendez par là tout ce qui entoure le document) peuvent être personnalisés. Sans chercher l'exhaustivité, cette section va vous montrer les techniques de personnalisation les plus courantes.

Personnaliser le fonctionnement de Word

La boîte de dialogue Options Word, accessible en basculant sur l'onglet Fichier et en cliquant sur Options, donne accès à de nombreux onglets spécialisés qui permettent de personnaliser le fonctionnement du traitement de texte. Vous pouvez par exemple modifier le nom et les initiales associés aux documents, modifier les couleurs de l'interface, activer ou désactiver le correcteur orthographique en cours de frappe, ajouter des icônes dans la barre d'outils Accès rapide, etc. La liste est longue, je vous laisse farfouiller.

Personnaliser la barre d’outils Accès rapide

Nous avons déjà vu, dans le premier chapitre de ce livre, comment rajouter ou supprimer des icônes dans la barre d'outils Accès rapide (voir figure suivante). Si vous vous souvenez bien, je vous avais dit qu'on reviendrait plus en détail dessus. Votre patience vient de payer !

La barre d'outils Accès rapide
La barre d'outils Accès rapide

Si vous êtes observateurs, vous avez certainement remarqué l'entrée Autres commandes qui figure dans la partie inférieure du menu lorsque vous cliquez sur la flèche à droite des trois icônes par défaut. Comme le montre la figure suivante, cette entrée donne accès à toutes les fonctionnalités de Word.

Toutes les fonctionnalités de Word peuvent être ajoutées dans la barre d'outils Accès rapide
Toutes les fonctionnalités de Word peuvent être ajoutées dans la barre d'outils Accès rapide

Ces fonctionnalités sont tellement nombreuses que Microsoft a jugé bon d'ajouter un filtre dans la boîte de dialogue. Par défaut, seules les commandes les plus courantes sont affichées mais, en choisissant une autre entrée dans la liste déroulante, vous pouvez accéder à toutes les icônes des onglets du Ruban.

Supposons que vous vouliez insérer l'icône Capture de l'onglet Insertion. Sélectionnez Onglet Insertion dans la liste déroulante (1), cliquez sur Capture dans la zone de liste (2), sur Ajouter (3), puis sur OK (4) pour fermer la boîte de dialogue Options Word, comme illustré à la figure suivante.

Insertion de la commande Capture dans la barre d'outils Accès rapide
Insertion de la commande Capture dans la barre d'outils Accès rapide

Pour supprimer une des icônes de la barre d'outils Accès rapide, cliquez dessus avec le bouton droit de la souris et sélectionnez Supprimer de la barre d'outils Accès rapide dans le menu contextuel.

Après avoir inséré de nombreuses icônes dans la barre d'outils Accès rapide, vous désirerez peut-être retourner à sa version initiale. Cliquez sur l'icône Personnaliser la barre d'outils Accès rapide (vous savez, l'icône en forme de flèche affichée dans la partie droite de la barre d'outils), puis sur Autres commandes. Cette action ouvre la boîte de dialogue Options Word avec l'onglet Barre d'outils Accès rapide sélectionné. Cliquez sur le bouton Réinitialiser, dans la partie inférieure droite de la boîte de dialogue et sélectionnez Réinitialiser uniquement la barre d'outils Accès rapide.

Pour en terminer avec la barre d'outils Accès rapide, sachez que vous pouvez modifier sa position. Cliquez sur l'icône Personnaliser la barre d'outils Accès rapide et choisissez Afficher en dessous du Ruban ou Afficher au-dessus du Ruban.

Personnaliser le Ruban

Depuis 2007, les fonctionnalités de Word ne sont plus accessibles dans un système de menus mais dans les différents onglets d'un Ruban. Source de nombreuses critiques et résistances de la part des utilisateurs de Word 2007, le Ruban a pourtant été repris dans Word 2010. Il a même fait des émules puisqu'aujourd'hui, la quasi-totalité des applications Microsoft utilise un Ruban ! Il faudra donc vous y faire. Ceci étant dit, si vous faites l'effort d'oublier le défunt système de menus, vous pourrez trouver un certain intérêt au Ruban. D'autant plus que Word vous laisse créer des onglets qui contiennent les icônes de votre choix. Voyons comment procéder.

Basculez sur l'onglet Fichier du Ruban et sélectionnez Options. Cette action ouvre la boîte de dialogue Options Word.

Sélectionnez l'onglet Personnaliser le Ruban. Dans la partie droite de la boîte de dialogue, cliquez sur Nouvel onglet. Un nouvel onglet nommé Nouvel onglet (Personnalisé) est inséré à la liste. Cliquez sur cette entrée puis sur le bouton Renommer et donnez-lui un nom plus parlant : Mes icônes par exemple.

Un seul groupe, nommé Nouveau groupe (personnalisé), est disponible dans le nouvel onglet. Je vous suggère de le personnaliser en cliquant sur Renommer et de lui donner un peu de compagnie en cliquant autant de fois que nécessaire sur Nouveau groupe, puis sur Renommer.

Notez qu'il est possible de modifier la position du nouvel onglet ou des groupes qui le composent en cliquant sur les icônes Monter et Descendre.

À titre d'exemple, la figure suivante représente la zone de liste après définition de l'onglet Mes icônes ainsi que des groupes Traitement du texte et Traitement des images, et remontée de l'onglet Mes icônes en première position.

L'onglet Mes icônes contient deux groupes
L'onglet Mes icônes contient deux groupes

Comme vous le voyez, le nouvel onglet ne contient encore aucune icône. Il est temps de remédier à cela. Pour ajouter des icônes à un groupe, cliquez dessus dans la deuxième zone de liste (1), choisissez une catégorie dans la liste déroulante (2), une icône dans la première zone de liste (3) et cliquez sur Ajouter, comme illustré à la figure suivante.

Une icône a été ajoutée dans le groupe Traitement du texte
Une icône a été ajoutée dans le groupe Traitement du texte

À titre d'exemple, la figure suivante représente la deuxième zone de liste après ajout des icônes Aligner à gauche, Aligner à droite, Centrer et Justifier dans le groupe Traitement du texte, puis des icônes Styles rapides et Effets des images dans le groupe Traitement des images. Avouez que le résultat est assez satisfaisant !

L'onglet Mes icônes contient maintenant plusieurs icônes
L'onglet Mes icônes contient maintenant plusieurs icônes

Maintenant, vous en savez assez pour créer vos propres onglets personnalisés et définir les groupes d'icônes que vous souhaitez. La balle est dans votre camp.

Affecter un raccourci clavier à une icône du Ruban

Il serait bien agréable de pouvoir simuler le clic sur les icônes du Ruban avec des raccourcis clavier (enfin, de mon point de vue !). Si vous n'êtes pas (trop) réfractaires à l'utilisation de raccourcis clavier, voici comment procéder.

Basculez sur l'onglet Fichier du Ruban et cliquez sur Options.

Sélectionnez l'onglet Personnaliser le Ruban dans la boîte de dialogue Options Word. Dans la partie inférieure de la boîte de dialogue, cliquez sur Personnaliser à droite du libellé Raccourcis clavier.

Une nouvelle boîte de dialogue intitulée Personnaliser le clavier est affichée. Sélectionnez une entrée dans la zone de liste Catégories et une autre dans la zone de liste Commandes. Les éventuels raccourcis clavier existants apparaissent dans la zone Touches actuelles. Vous pouvez utiliser l'un d'entre eux ou en définir un autre.

Pour ce faire, cliquez dans le champ Nouvelle touche de raccourci et tapez le raccourci à utiliser. Assurez-vous que ce raccourci n'a pas déjà été affecté à une autre icône en consultant l'information affichée à la suite du libellé Affectées à (voir figure suivante).

Le raccourci a été choisi
Le raccourci a été choisi

Dans la figure suivante par exemple, le raccourci Alt + A est affecté à l'icône Barré de l'onglet Accueil. Ce raccourci est libre car l'information [non attribuée] apparaît à la suite du libellé Affectées à.

Cliquez sur Attribuer puis sur Fermer. Pour terminer, cliquez sur OK pour fermer la boîte de dialogue Options Word. Désormais, vous pourrez utiliser le raccourci clavier Alt + A pour barrer le texte sélectionné.

En résumé

  • Via l'écran Backstage, Word 2010 peut être utilisé pour publier des billets dans un blog Windows Live, Google ou WordPress.

  • Word est en mesure d'enregistrer un document quelconque au format HTML, afin de le mettre en ligne sur un serveur web. Le code produit est loin d'être optimisé et cette pratique n'est à conseiller que si vous êtes très pressés ou vraiment réfractaires au code HTML.

  • Word est en mesure de générer des formulaires afin de collecter des données.

  • Le mode Plan est vraiment pratique si vous devez manipuler de longs documents. Il facilite leur structuration et donne un aperçu global de son contenu. D'autre part, il permet de déplacer facilement des sections/chapitres en utilisant la technique de glisser-déposer de Windows, ou encore de modifier leur niveau de titres.

  • Il est possible d'incorporer au document les polices non standard qu'il utilise. Ainsi, le document s'affichera correctement sur tout ordinateur, même si les polices du document n'y sont pas installées.

  • Il est possible d'insérer des liens hypertextes dans un document pour accéder à des pages web, des adresses e-mail, des documents Word ou encore à des emplacements précis dans des documents Word.

  • Word est entièrement personnalisable. Vous pouvez modifier son comportement par défaut, adapter la barre d'outils Accès rapide à vos exigences, ajouter un ou plusieurs onglets dans le Ruban ou encore affecter des raccourcis clavier aux icônes du Ruban.

Exemple de certificat de réussite
Exemple de certificat de réussite