Mis à jour le jeudi 5 décembre 2013
  • 10 heures
  • Facile

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J'ai tout compris !

TP : Création d’un e-publipostage

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Après avoir lu le chapitre précédent, vous êtes en mesure de définir toutes les étiquettes de publipostage dont vous pourriez avoir besoin. Eh bien, dans ce TP, nous allons éprouver la solidité de vos connaissances en traitant d'un tout autre sujet : la création d'un e-mailing, entendez par là l'envoi d'un document personnalisé à une liste de destinataires via leur adresse e-mail.

À vous de trouver les liens entre étiquettes et e-mails ! Je vous sens perplexes ?!
Rassurez-vous : le but de ce TP est de montrer que tous les publipostages reposent sur une même logique. Peu importe que vous ayez à réaliser des étiquettes, des enveloppes, des courriers papier ou électroniques, ce que vous avez appris au chapitre précédent est applicable et je sais que vous vous en sortirez haut la main !

Allez, commençons ! Vous vous souvenez des quatre étapes qui ont permis de créer des étiquettes dans le chapitre précédent ? Elles sont toujours d'actualité dans ce TP mais également dans tous les autres travaux de publipostage que vous seriez amenés à faire.

Instructions pour réaliser le TP

Dans le premier TP (partie 1, chapitre 5), vous vous étiez proposés pour remplacer Zozor pendant son arrêt maladie. Vous aviez alors créé une lettre afin d'informer un membre que son inscription avait bien été prise en compte. Aujourd'hui, Zozor va beaucoup mieux mais, voyant que vous avez si bien réussi ce premier travail, il vous propose de continuer sur votre lancée en utilisant ce même texte pour contacter par voie électronique les nombreux membres qui s'inscrivent tous les jours sur le Site du Zéro.

La lettre est très proche de celle du premier TP. Notez cependant que l'adresse postale a été supprimée et que le nom du membre a été remplacé par un champ de publipostage, comme illustré à la figure suivante.

Le résultat final
Le résultat final

Dans un premier temps, je vous propose de télécharger la lettre que nous avions créée dans le premier TP en utilisant le code web suivant. Évidemment, si vous avez gardé cette lettre sur votre ordinateur, vous pouvez l'utiliser.

Télécharger la lettre

Dans un second temps, il va falloir créer une liste de diffusion. Pour cela, rien de plus simple. Créez un nouveau document Word (par exemple avec le raccourci clavier Ctrl + N) puis saisissez les données représentées à la figure suivante.

Les données à saisir
Les données à saisir

La première ligne correspond aux en-têtes des données. Les lignes suivantes décrivent les quatre membres concernés par l'e-mailing. Comme vous le voyez, les adresses e-mail sont purement fantaisistes, ceci afin que vos e-mails ne parviennent à aucun correspondant réel.

L'icône Afficher tout (dans le groupe Paragraphe, sous l'onglet Accueil du Ruban) a été intentionnellement activée afin de mettre en évidence les tabulations et sauts de lignes utilisés. Vous voyez ainsi que les champs sont séparés entre eux par une marque de tabulation. Ce simple caractère est suffisant pour que Word identifie les champs à l'intérieur d'un enregistrement. Il n'est donc pas nécessaire de convertir ces données en un tableau.

Enregistrez ce document sous le nom données.docx.

Voila, je pense que vous êtes prêts pour commencer ce TP !

Une minute ! Comment faire pour envoyer des e-mails depuis Word ? On n'a jamais vu ça !

Non en effet, nous n'avons pas vu cette étape. Mais ne vous inquiétez pas, je vais vous expliquer dans les grandes lignes comment faire.
Lorsque vous êtes prêts à envoyer les e-mails (ou les courriers, si vous n'avez pas installé et configuré Outlook), basculez sur l'onglet Publipostage et cliquez sur l'icône Terminer et fusionner dans le groupe Terminer. Dans la liste déroulante, choisissez l'option qui vous correspond (Envoyer des messages électroniques ou Imprimer les documents).

Maintenant, vous êtes vraiment prêts à réaliser ce TP. Alors à vous de jouer !

Correction

Il est temps de passer à la correction… si vous jugez cette étape nécessaire ou si vous avez buté sur un point particulier. Si aucune correction n'est nécessaire, je vous tire mon chapeau. Vous êtes vraiment prêts à réaliser tous les types de publipostages.

Dans le cas contraire, je suis prêt à parier que les problèmes rencontrés sont mineurs. Quelques conseils devraient donc suffire pour débloquer la situation.

Première étape – Définition du fichier de données

Cette étape est vraiment élémentaire. Assurez-vous simplement que les deux champs (Nom et Adresse e-mail) de chaque enregistrement sont bien séparés par une (et une seule) tabulation.

Une tabulation à gauche a été définie à 5 centimètres
Une tabulation à gauche a été définie à 5 centimètres

Deuxième étape – Ajout de données dans le document de base

Dans un premier temps, basculez sur l'onglet Publipostage dans le Ruban, cliquez sur l'onglet Sélection des destinataires dans le groupe Démarrer la fusion et le publipostage et sélectionnez Utiliser la liste existante dans le menu. Désignez le fichier données.docx défini à l'étape 1.

Dans un deuxième temps, sélectionnez le texte Mr. Smithers et appuyez sur la touche Suppr du clavier pour le supprimer. Cliquez sur l'icône Insérer un champ de fusion(dans le groupe Champs d'écriture et d'insertion, sous l'onglet Publipostage du Ruban), choisissez le champ Nom, cliquez sur Insérer puis sur Fermer.

Troisième étape – Fusion et envoi de l'e-mailing

Nous distinguerons deux cas, en fonction de l'utilisation ou non d'Outlook.

Premier cas : Outlook est installé et configuré

Si Outlook est installé et qu'une adresse e-mail y a été configurée, vous allez pouvoir lancer l'e-publipostage.

  1. Basculez sur l'onglet Publipostage.

  2. Cliquez sur l'icône Terminer et fusionner dans le groupe Terminer et, dans le menu, choisissez Envoyer des messages électroniques.

  3. Une boîte de dialogue s'ouvre. Dans la liste déroulante À, choisissez Adresse_email et indiquez l'objet du message dans le champ Ligne Objet. Assurez-vous que la valeur HTML est sélectionnée dans la liste déroulante Format des messages, que l'option Tous est sélectionnée et cliquez sur OK (voir figure suivante).

La boîte de dialogue de fusion est entièrement paramétrée
La boîte de dialogue de fusion est entièrement paramétrée

Les messages ne sont pas envoyés. Est-ce que j'aurais raté quelque chose ?

J'avais oublié de préciser : pour que l'e-publipostage commence, l'application Outlook doit être ouverte. Mais rassurez-vous, il n'est pas trop tard. Lancez Outlook et patientez quelques instants. Vous ne tarderez pas à recevoir quatre messages qui vous indiquent que les quatre correspondants imaginaires n'ont pas pu être joints. Mais si les choses se passent ainsi, cela veut dire que les e-mails ont bien été envoyés.
Juste pour vous montrer à quoi ressemble le message envoyé, j'ai ajouté ma propre adresse e-mail dans le fichier données.docx. La figure suivante donne un aperçu du message reçu.

Un exemple de message reçu
Un exemple de message reçu
Second cas : Outlook n'est pas installé ou n'est pas configuré

Si Outlook n'est pas installé ou si aucune adresse e-mail n'y a été configurée, vous allez réaliser un publipostage « à l'ancienne », c'est-à-dire imprimé sur du papier (à condition que vous possédiez une imprimante).

  1. Basculez sur l'onglet Publipostage.

  2. Cliquez sur l'icône Terminer et fusionner dans le groupe Terminer et, dans le menu, choisissez Imprimer les documents.

  3. La boîte de dialogue représentée figure suivante s'ouvre alors. Assurez-vous que l'imprimante est sous tension et que l'option Tous est sélectionnée, puis cliquez sur OK.

La fusion vers l'imprimante est sur le point d'être déclenchée
La fusion vers l'imprimante est sur le point d'être déclenchée
Exemple de certificat de réussite
Exemple de certificat de réussite