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Last updated on 5/19/16

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Course introduction

Vous avez pour mission de suivre et d’encadrer un ou plusieurs étudiants en stage.

  • Comment l’aider à construire son projet de stage ?

  • Sur quels outils vous appuyer ?

  • Sur quelles bases valider le stage ?

  • Comment préparer l'étudiant avant le début de son stage ?

Une part importante de votre mission se situe en amont du stage. La réussite de l’expérience pour l’étudiant dépend de l’attention que vous porterez au cadrage du projet et à la préparation de l’étudiant.

À l’issue de ce module, vous connaîtrez :

  • les étapes de l’encadrement pédagogique et des exemples d'outils pour vous aider à faire un suivi de l’étudiant en amont du stage ;

  • les éléments à passer en revue avant de valider le projet de stage ;

  • les conseils à prodiguer à l’étudiant pour bien le préparer au départ en stage.

Accompagner l’étudiant dans la formulation d’un projet et la recherche d’un stage

Avant de rencontrer l’étudiant, il est recommandé de lui envoyer un questionnaire (aussi au format Word) pour l’aider à réfléchir à son projet. Le questionnaire sert de conducteur pour mener l’entretien.

L’entretien a pour objectif de dégager deux ou trois axes de recherche et d’établir un plan d’action. 

Étapes de l'accompagnement de l'étudiant :

1) Questionnaire pré-entretien => 2) Entretien d'accompagnement => 3) Recherche du stage

Étape 1 : le questionnaire de pré entretien

Le questionnaire permet à l’étudiant de réfléchir :

  • à ses objectifs professionnels ;

  • aux atouts dont il dispose déjà ;

  • aux compétences qu’il doit développer pour les atteindre.

En découlent naturellement un projet ou des pistes de stage. 

Exemples des réponses d’un étudiant :

Exemple des réponses d’un étudiant

Étape 2 : l’entretien d’accompagnement 

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L’entretien est un moment privilégié pour échanger avec l’étudiant sur son projet professionnel, les compétences qu’il souhaite acquérir et son projet de stage.

C’est également le moment de l’encourager et de lui indiquer les actions à mettre en œuvre pour obtenir un stage (rédiger un CV, des lettres de motivation, se rendre à des forums de recrutement, rencontrer des professionnels…). À cette occasion, il est important d'établir une relation de confiance avec l'étudiant et de le prévenir d'éventuelles difficultés qu'il pourrait rencontrer en stage. 

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Lors de l’entretien, vous pouvez vous appuyer sur le questionnaire rempli par l’étudiant et sur son CV.

Il est idéal que l’étudiant reparte avec :

  • 2 ou 3 axes de recherche correspondant à sa formation et à son projet professionnel,

  • un plan d’action et un retroplanning pour trouver un stage.

Voici un exemple de questionnaire pré-entretien rempli par une étudiante.

Exemple de questionnaire pré-entretien

Voici ce même questionnaire annoté. Les annotations sur le côté du questionnaire sont des exemples de remarques ou de questions pour approfondir certains thèmes abordés dans le propos de l’étudiante.  

Exemple

Dans ce cas, l'axe de recherches que vous pourriez envisager avec l’étudiante est : effectuer un stage dans une institution culturelle publique en France ou à l’étranger, de préférence en lien avec la musique.

Exemples de pistes de recherche :

  • La Philharmonie

  • Centre Georges Pompidou

  • Festival d’Avignon

  • Opéra Bastille

Vous avez ciblé quelques pistes de recherche avec l’étudiante.

Ici vous pouvez l’encourager à se renseigner sur les métiers de la culture pour préciser le type de missions envisageables et les compétences à viser.

Convenez avec elle d’un plan d’action concret pour trouver son stage.

Les éléments du plan d'action :

  1. Trouver des informations sur les métiers et secteurs (fiches sur le Web, vidéos de présentation, articles, veille sur le marché…) ⇒ téléchargez le PDF des sites web à connaître

  2. Effectuer son "enquête métier" pour rencontrer des professionnels en lien avec son projet de stage

  3. Définir une méthodologie de recherche de stage (voir le PDF) à adapter en fonction de chaque secteur

  4. Planifier ses actions dans un rétroplanning pour trouver son stage (voir ci-dessous)

  5. Participer aux ateliers, forums, salons auxquels participer dans le cadre de son/ses projets de stage (En collaboration avec les services d’aide à l’insertion professionnelle ou service Carrières ⇒ voir plus bas)

Reprenons l’exemple de l’étudiante en communication. Un plan d’action pourrait consister à :

  • aller se renseigner sur les postes dans le domaine de la culture : attaché culturel, directeur de l’action culturelle, consultant en ingénierie culturelle … notamment certaines spécialités dans le domaine de la musique ;

  • aller rencontrer des professionnels, par exemple un attaché culturel, un conservateur du patrimoine pour mener un entretien concernant leur métier ;

  • contacter des anciens étudiants qui ont effectué leur stage dans des institutions culturelles  les années précédentes (annuaires de stage) ;

  • participer aux prochains salons ou forums sur les métiers de la culture organisés en interne par l’établissement d’enseignement ou en externe.

En fonction de votre connaissance du domaine/secteur/métier en question vous pouvez conseiller à l'étudiant des pistes spécifiques pour sa recherche de stage. 

Dans tous les cas, voici quelques conseils importants à donner à l'étudiant :

  • Prévoir d’envoyer de nombreuses candidatures pour espérer obtenir quelques entretiens de recrutement et pouvoir ensuite effectuer un choix. L’enjeu n’est pas de trouver un stage mais d’en trouver un bon ! L’étudiant doit comprendre qu’il ne faut pas attendre de recevoir les réponses à ses premières candidatures avant d’en envoyer d’autres.

  • Suivre ses candidatures au fur et à mesure pour envoyer les relances au bon moment (suivi des candidatures dans un tableau Excel par exemple).

  • La recherche de stage peut être longue. Il est important d’anticiper en élaborant un rétroplanning qui prend en compte toutes les étapes : de la définition du projet, en passant par la recherche active jusqu’à la signature de la convention de stage.

De manière générale, vous pouvez lui conseiller de s’y prendre au moins 6 mois avant la date de début du stage pour parcourir les 3 étapes, surtout si le stage se trouve à l’étranger :

Rétroplanning
Rétroplanning

Étape 3 : la recherche de stage 

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N’hésitez pas à orienter l’étudiant vers le Service carrières ou le Bureau d’Aide à l’Insertion Professionnelle de votre établissement.

Ces structures proposent des ateliers techniques pour aider l'étudiant à organiser et à dynamiser sa recherche de stages ou d’emploi.

Ces ateliers portent par exemple sur :

  • La rédaction du CV et de la lettre de motivation

  • L’entretien de recrutement

  • Se présenter en deux minutes

  • La démarche réseau

Elles organisent également des rencontres avec des employeurs ou avec des professionnels (forums…) et publient des annonces de stage.

Du projet de stage à la signature de la convention

Le questionnaire Projet de stage (aussi au format Word) est le support qui vous permet de valider (ou de ne pas valider)  la proposition de stage qui est faite à l’étudiant. 

Si vous la validez, l’étudiant pourra ensuite procéder à la signature de sa convention. 

1) Questionnaire Projet de stage => 2)

Étape 1 : le questionnaire sur le projet de stage

Quand  l’étudiant a reçu une proposition d'un stage, vous pouvez lui proposer de remplir un deuxième questionnaire qui vous aidera à décider de valider (ou de ne pas valider) le stage.

L’étudiant doit avoir une idée assez claire et précise des conditions dans lesquelles son stage va se dérouler (encadrement, lieu du stage, équipe…) et des missions qui lui seront confiées. Si tel n’est pas le cas, c’est peut-être parce que l’offre de stage est floue et qu’il n’a pas eu l’occasion de se faire préciser ou d’affiner les missions pendant l’entretien.

Voici un exemple d’un questionnaire “Projet de stage” rempli par un étudiant :

Exemple de questionnaire Projet de stage

Valideriez-vous les missions de stage de l’étudiant dans l’exemple ci-dessus ?

Étape 2 : validation de la proposition de stage

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La loi stipule que l’enseignant-référent doit valider les missions de stage. De fait, il faut également prendre en compte la qualité du terrain de stage (notoriété de l’organisme, expérience de l’accueil de stagiaire, qualité du tuteur au sein de l’organisme, projets, intérêt de l’activité…).

Voici le questionnaire de l’étudiant commenté ci-dessous : 

Exemple de questionnaire Projet de stage annoté

Dans certains cas, des expressions ou termes peuvent laisser penser que l’offre de stage est floue : “missions transverses”, “tâches polyvalentes”, “domaine de la communication/finance/...”, “assistant projet”...

Il peut être nécessaire de renvoyer l’étudiant vers l’organisme pour obtenir plus de précisions avant de valider le stage.

Étape 3 : signature de la convention de stage

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Une fois le stage validé, l’étudiant peut déclarer une convention de stage en ligne (sur l’outil utilisé par l’établissement : pstage, etc.). 

Préparer le départ en stage

Le stage est pour l’étudiant une période de transition entre le monde universitaire et le monde professionnel. L’entrée dans le monde professionnel implique l’intégration de nouveaux codes.

Si vous suivez plusieurs étudiants saisissez l’occasion d’une réunion collective pour sensibiliser les étudiants à cela. Sinon, il est possible que le service des stages s’en charge.

Pendant la première partie de la réunion, rappelez à l'étudiant le calendrier avec toutes les échéances pendant et après la période de stage :

  • Le rendu du rapport de stage/mémoire/…. est prévu pour le XX/XX/XXXX.

  • Le rendu de l’évaluation du stage est prévu pour le XX/XX/XXXX.

  • La visite de stage aura lieu le XX/XX/XXXX.

Confiez-lui les clés de réussite d’un stage notamment en termes d’attitude et de comportement à adopter.

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Voici les messages à faire passer à l'étudiant.

Message 1 : "Le passage de la « théorie » à la « pratique » peut être rude !"

Le monde du travail connaît ses propres règles et chaque entreprise a ses propres codes. Pour s’y adapter, l'étudiant doit observer les codes et usages de l’entreprise dès le premier jour de stage : tenue vestimentaire,  horaires de travail, temps de pause, langage etc. ? Qu’est-ce qui se fait dans l’entreprise? Et qu’est-ce qui ne se fait pas ?  

Message 2 : "Soyez humbles et adoptez  une attitude d’apprentissage !"

Rappelez à l'étudiant que les entreprises déplorent parfois le manque de modestie de certains stagiaires et qu’il faut être capable de commencer par des tâches simples pour évoluer ensuite vers des tâches, activités ou missions plus complexes.

Il doit respecter les délais imposés, et remplir ses missions avec le plus grand sérieux. Rappelez-lui d’être actif dans ses missions et acteur dans ses apprentissages.

Message 3 : "Ne restez pas isolés en cas de problème !"

Dans un premier temps, il peut en parler directement à son tuteur de stage calmement, sans agressivité ; peut-être que celui-ci a de bonnes raisons de ne pas être présent pour lui/elle (dossier important, nombreuses réunions…) ou peut-être n’a-t-il pas compris l’attente du stagiaire.

La loi impose aux établissements d’enseignement le signalement des cas de harcèlement ou d’abus du statut du stagiaire à l’inspection du travail. En tant qu’enseignant-référent, vous êtes la première personne à pouvoir détecter ces situations.

Message 4 : "Planifiez des points réguliers avec le tuteur de stage !"

En fonction du mode de fonctionnement et de la disponibilité de son tuteur, l'étudiant gagnera à planifier des créneaux réguliers pour le rencontrer.

Cela peut être par exemple :

  • tous les matins entre 5 et 10 minutes ;

  • ou chaque fin de semaine entre 30 et 45 minutes.

À quoi servent ces points réguliers ?

  • Échanger sur l’avancée du travail de l'étudiant, de ses projets.
    Par exemple : qu’avez-vous pensé de ma présentation ? 

  • Solliciter des conseils pour vous améliorer
    Par exemple : Sur quels points aurais-je pu faire autrement ?

  • Échanger sur les difficultés rencontrées, aborder des questions importantes 

  • Faire le bilan de vos points forts et points à améliorer au travail 

Message 5 : "Soyez proactifs avant même de commencer le stage !"

Invitez-le à approfondir ses connaissances sur l’entreprise avant de démarrer le stage.

S’il ne l’a pas encore fait, il doit se poser les questions suivantes :

  • Quelles sont les activités de l’organisme qui vous accueille ?

  • Quel est son positionnement sur le marché ?

  • Quel est l’organigramme de l’entreprise ?

  • Quels sont les gros projets en cours ?

La plupart des réponses  à ces questions peuvent se trouver sur le site Internet de l’organisme.

Ensuite, il faut qu’il soit bien conscient que la qualité de son stage dépend de sa capacité à être actif que ce soit par l’écoute, l’observation, la réactivité et la prise d’initiatives.

Message 6 : "Soyez ouverts pour enrichir votre réseau"

S’intéresser au travail des collègues, être curieux de leur métier, de leurs méthodes de travail multiplie les occasions d’apprentissage et permet à l'étudiant de garder après le stage des contacts professionnels qui pourront être utiles par la suite.

Il peut envisager de solliciter un entretien informel avec des collaborateurs de l’organisme pour explorer les métiers, les techniques et les opportunités de carrières dans l’entreprise.

 

Vous avez désormais tout à votre disposition pour accompagner l'étudiant en amont de son stage. Pour les encadrer et les suivre pendant le stage, consultez la fiche “Encadrer et suivre le déroulement du stage”.

Vous pouvez aussi consulter ces fiches indépendamment les unes des autres : 

  

                                                                 Cette fiche a été réalisée grâce au soutien de :

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Example of certificate of achievement
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