Anticipez certains détails matériels
Vous avez listé tous vos besoins matériels dans la dernière colonne de votre plan détaillé de séance. C’est le moment de l’utiliser.
Voici une liste non exhaustive de ce que vous pourriez devoir préparer ou vérifier :
Faites vos photocopies :
les feuilles de route ;
les documents supports d’activité pour chaque apprenant ;
la feuille d’émargement à faire signer le matin et l’après-midi ;
les documents d’évaluation.
Préparez les livrets apprenant.
Plastifiez les documents qui doivent l’être (si vous souhaitez les réutiliser lors d’une autre formation, par exemple).
Pensez à acheter ou commander le matériel :
enveloppes, Post-it, feutres, feuilles de papier... ;
le paperboard, et les feutres qui vont avec ;
le tableau blanc et les feutres qui vont avec, ainsi que l’effaceur de tableau.
Vérifiez le matériel informatique disponible : ordinateur, vidéoprojecteur, ordinateurs ou tablettes pour les apprenants, rallonges électriques pour recharger les différents appareils.
Pensez à récupérer les mots de passe :
pour les ordinateurs présents dans la salle ;
et le code Wi-Fi.
Assurez-vous qu’il y aura une connexion Internet, puis vérifiez-la sur place. Demandez quelle est la taille de la bande passante (nombre d’ordinateurs connectables).
Communiquez avec le commanditaire
Vous devriez aborder plusieurs sujets avec votre commanditaire en amont de la séance de formation : le contenu de la séance, et les conditions matérielles.
Envoyez en amont votre plan détaillé si vous devez le faire valider par le commanditaire. Cela vous permettra d’entamer la discussion sur le contenu avant de passer aux conditions matérielles.
Quant au matériel, balayez la liste que vous venez de faire, et pointez ce qui dépend des conditions sur place. Pensez notamment à poser différentes questions :
Y a-t-il possibilité de faire des photocopies ?
Y a-t-il possibilité d’occuper une ou plusieurs salles, pour d’éventuels ateliers en autonomie ?
Y a-t-il une salle de pause ? Du café ?
Quel matériel informatique peut être mis à disposition ? Ordinateur pour le formateur, vidéoprojecteur, ordinateurs ou tablettes pour les apprenants (et le code d’accès)…
Quel est l’état de la connexion Internet ? Wi-Fi (et code), bande passante ?
Prévoyez les mauvaises surprises
J’ai assuré récemment une formation en Guadeloupe. Idéalement j’avais besoin de connexion Internet pour au moins dix ordinateurs ou tablettes. J’avais anticipé que le Wi-Fi ne marcherait peut-être pas : j’avais amené un domino 4G, j’avais imaginé qu’il y aurait peu de “BYOD” (matériel informatique personnel des participants), j’avais quatre tablettes à disposition. Et on n’avait pas d’électricité ! Heureusement, il y avait le bon vieux tableau à craie, des Post-it, et une activité de secours !
Mais si vous êtes capable de poursuivre la formation malgré les problèmes de matériel, nul doute que vous gagnerez l’estime de vos apprenants. Pour cela : anticipez !
Voici, par exemple, quelques back-up à prévoir :
des Post-it et des feutres ;
des “activités de secours”, courtes et indépendantes, notamment sur les objectifs principaux abordés ;
un domino 4G pour obtenir une connexion Internet de secours ;
un micro-vidéoprojecteur ;
une petite enceinte pour le son ;
si vous avez des supports en ligne (diaporama, vidéos...), faites en sorte d'avoir une version enregistrée en local, sur votre ordinateur.
Venez en avance pour préparer la salle
C’est la dernière étape de préparation de votre séance de formation.
Arrivez en avance pour allumer votre ordinateur, vérifiez que la télécommande est bien là, projetez votre diaporama. Vérifiez la connexion Internet et faites les ajustements nécessaires.
Disposez ensuite la salle. Plusieurs dispositions de salle sont possibles :
Évitez la classe “autobus” qui rend difficiles les échanges et le travail en groupe.
Choisissez la disposition en “U” pour commencer, tout le monde pourra vous voir, et vous pourrez circuler facilement.
Avec des apprenants aguerris aux pédagogies actives et/ou avec des petits groupes, vous pouvez éventuellement disposer les tables directement en “îlots” (en ateliers) si le temps d’introduction prévu est court, ou dynamique (si les apprenants vont circuler).
Si vous disposez de plus de places assises que de participants, l’idéal est de disposer un espace “mixte” avec différentes zones pour les différents temps de votre séance.
Pour des très petits groupes, j'aime bien le U avec un bloc de tables (tous autour d'une table). D'ailleurs, je m'assois souvent au milieu des apprenants pendant certaines activités (et pas en bout de table pour trôner sur l'assemblée).
Et voilà, vous êtes prêt à accueillir vos apprenants ! Si vous êtes bien préparé, le temps d'animation sera stimulant et vous permettra de libérer votre créativité, et celle de vos apprenants !
