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Last updated on 6/13/19

Prenez en compte les éléments clés d'un budget formation

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Avec les dispositions de la Loi du 5 mars 2014, vous devez vous préparer à avoir un budget formation plus important et donc procéder à une réelle analyse des besoins de formation afin d’arbitrer, de réduire les coûts et chercher les financements adéquats à votre politique de formation.

Dépenser un budget formation est une chose aisée, mais savoir le dépenser dans une optique de réponses à des compétences clés et de retour sur Investissement est une autre paire de manches.

Dans ce chapitre, nous allons voir les 3 éléments essentiels à prendre en compte dans un budget formation.

1. Analysez les besoins en formation collectifs et individuels

La priorité dans l’élaboration du budget est donc avant tout une bonne définition des axes de formation, avec une identification claire des besoins collectifs et des besoins individuels au sein de l’entreprise.

Il s'agira notamment de:

  • Prendre en compte les facteurs externes qui peuvent impacter l'activité de l'entreprise et ses besoins en compétences

Par exemple: un changement de réglementation, une évolution technologique...

  • Prendre en compte les projets internes de l’entreprise en cours et à venir, et les besoins en compétences qui en découlent 

Par exemple: Projets de développement à l'international, réorganisation...

  • Vérifier si l’entreprise est à jour en ce qui concerne les formations obligatoires 

Par exemple: formations liées à la santé et la sécurité au travail, permis de conduite d'engins

  • Prendre en compte les entretiens professionnels et/ou des entretiens annuels qui permettront eux de recenser les besoins individuels,

2. Élaborez le budget formation avec une logique de retour sur investissement

Dans un deuxième temps, après avoir catégorisé les actions de formation, et anticipé sur le chiffrage, il faudra tâcher d’identifier les éventuels coûts cachés, coûts directs et indirects. Le budget formation doit ainsi participer à l’acquisition des compétences clés nécessaires à l’entreprise.

Quels sont les principaux coûts ?

Le budget formation se compose de coûts de différentes natures :

  • Les dépenses externes : achats de prestations pédagogiques externes, frais de transports-hébergement-restauration, plateforme LMS (Learning Management System), …

  • Les dépenses internes : salaires des formateurs internes et des collaborateurs, équipements, matériels, …

  • Les versements obligatoires auprès des organismes collecteurs : OPCA, OPACIF, …
     

L’optimisation concernera en majeure partie l’ensemble des dépenses externes.

3. Pilotez le budget formation

Une fois les besoins identifiés, et les bons dispositifs associés aux actions de formation correspondantes, il s’agira de mettre en place un pilotage efficace du budget formation.

Pour ce faire, différentes méthodes et différents outils sont disponibles, notamment, la définition d’indicateurs, et l’utilisation de tableaux de bords budgétaires.

Ces tableaux de bord budgétaires permettront:

  • de présenter le budget formation de l’entreprise,

  • de formaliser les chiffres, obligations et enjeux vis-à-vis des partenaires internes,

  • d’analyser les résultats financiers obtenus,

  • de suivre et d’analyser les ratios-clés.
     

C’est ainsi que vous serez à même d’évaluer l’impact et le retour sur investissement des actions de formation et de communiquer sur l’atteinte de leurs objectifs.

Voici quelques exemples d’indicateurs :

  • nombre de jours de formation par salarié

  • nombre total de jours de formation

  • nombre de jours de formation par service
    compétences acquises

  • montant des dépenses de formation par catégorie professionnelle

  • montant des dépenses de formation par rapport à la masse salariale
    différence entre hommes et femmes formés
     

    Bilan formation INRIA 2012
    Bilan formation INRIA 2012
    Bilan social INRIA 2012
    Bilan social INRIA 2012

En résumé

Ainsi, nous venons d'identifier trois des étapes de la gestion d’un budget formation:

  • l’élaboration des besoins, qui doit fonctionner de pair avec une très bonne connaissance de tous les dispositifs de formations disponibles et des aides financières qui leur sont associés.

  • la préparation du budget avec une logique de retour sur investissement, afin que les actions effectuées contribuent à l’acquisition pour l’entreprise de compétences clés.

  • Enfin, dans un troisième temps, nous avons vu que le pilotage à proprement dit de ce budget, c’est à dire, son suivi, son contrôle, et la mise en oeuvre de ses résultats sous la forme de tableaux de bord, constitue la dernière étape de ces bonnes pratiques qui doivent ainsi permettre une meilleure identification des besoins et des résultats associés et donc, la mise en place d’un cercle vertueux pour son budget formation.

Gérer un budget formation demandera bien sûr que vous le suiviez et le respectiez. Retenez l’essentiel : le budget est une formidable occasion de communiquer sur l’investissement que fait l’entreprise dans la formation auprès des salariés, des représentants du personnel et de la Direction.

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