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Last updated on 6/13/19

Créez un tableau de bord économique de la formation

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L'activité formation nécessite d'être pilotée et suivie à partir d'un tableau de bord, permettant d'avoir de la visibilité  sur le budget formation, son retour sur investissement, mais aussi d'améliorer et développer les actions formation.

Voyons ici les éléments essentiels à prendre en compte pour établir un tableau de bord de formation.

Identifiez des indicateurs

A.F. Fernandez, dans son livre Manager la formation aujourd'hui (éditions Eyrolles, 2009), identifie 9 ratio clé qu'il convient de surveiller pour un pilotage performant et opérationnel de la fonction formation. Ces indicateurs sont des mesures à caractère financier. Ces mesures peuvent permettre de se fixer des objectifs de relation avec les institutions de la formation.

Nous retiendrons ici les 5 ratios principaux.

1. La politique de récupération de la professionnalisation

Cet indicateur mesure les efforts réalisés pour récupérer les sommes versées aux OPCA.

2. La politique de récupération du Fongecif

Vous pouvez récupérer un taux de retour sur la contribution Fongecif, à condition d'être extrêmement vigilant. En particulier, il ne faut pas commettre l'erreur de financer une demande de CPF quand elle émane d'un salarié en CDD, mais pensez à le renvoyer vers le Fongecif ou Opacif.

De même il n'est pas normal pour une entreprise d'accepter de financer un bilan de compétences tant que le salarié ne s'est pas vu signifier un refus par le FONGECIF.

Il est également judicieux de laisser les salariés intéressés par une validation des acquis de l'expérience (VAE) réaliser des démarches pour obtenir un financement par le FONGECIF. Ainsi, si une formation complémentaire s'avère nécessaire à l'issue de cet accompagnement, son financement par le FONGECIF sera une suite logique de la démarche. Enfin, le co-financement  du CIF est une voie à explorer lorsque la démarche de rupture voulue par le salarié est cohérente avec la volonté de l'entreprise d'accompagner son départ ou de le faire changer de métier.

La politique de récupération du plan de formation (pour les PME)

Les entreprises (<299 salariés) ont intérêt à construire des relations de proximité avec leurs OPCA afin de bénéficier au maximum des formations proposées et/ou de mutualiser des besoins de formation.

La politique de récupération du CPF

Cet paragraphe a été développé dans le chapitre 2

La politique de récupération de la taxe d’apprentissage

Les contrats d’apprentissage sont libératoires d’une grande partie de la taxe d’apprentissage. On peut financer des inscriptions et des coûts pédagogiques directement avec la taxe d’apprentissage. En retour, on obtient des exonérations de charges sociales et des aides versées par année et par apprenti.

Etablissez le ROI de la formation

Avant toute recherche de financement, le premier réflexe pour vous consiste à optimiser les processus internes de formation en construisant de bons outils de gestion. En effet, ces derniers offriront une visibilité sur l'ensemble des dispositifs.

La question de l'optimisation du budget formation est devenue très stratégique. En effet, elle doit permettre d'obtenir des objectifs précis et intéressants ainsi que garantir un retour sur investissement. L'exercice est très complexe !

La démarche d'optimisation des budgets à suivre est la suivante :

  • Une étude des besoins : une formation doit correspondre à un besoin précis et déterminé en amont.

  • Le calcul des budgets : la précision et l'optimisation des budgets sont les deux axes principaux. A ce stade de la construction du plan de formation, la mise en place d'indicateurs de suivi des formations est impérative. Il y a lieu également de tenir compte des financements octroyés par l'OPCA dont l'entreprise dépend.

  • Le respect des plannings légaux : la gestion d'un plan de formation doit respecter un planning. Ce qui veut dire qu'une attention particulière doit être portée à la communication sur le process.

  • La communication sur la formation en elle-même : en effet, la formation doit être vue « positivement ». Cette dernière doit est considérée comme un enjeu partagé au sein des entreprises. Au-delà de la construction du plan de formation, il est primordial d'impliquer les managers dans la mise en œuvre des formations.

Vous pouvez également vous baser sur un autre type d’indicateurs, le Balanced Scorecard (ou tableau de bord prospectif), modèle défini par Robert Kaplan et David Norton pour mesurer les activités d'une entreprise.

Voici les 4 types d'indicateurs du Balanced Scorecard :

  • Finances:  indicateurs habituels de production, de rentabilité, de vente, de marge et de rémunération du capital

  • Client:  indicateur de satisfaction des clients, de fidélisation, retour d'expérience stratégique montrant que l'entreprise est sur la bonne voie en matière de rencontre des attentes des clients et donc de production de service apprécié, et à terme, de développement

  • Processus internes:  indicateur d'alignement de l'ensemble des processus sur la stratégie, par exemple déclinaison de la stratégie en plan d'action concret par les unités, service

  • Apprentissage organisationnel: indicateur montrant que l'ensemble des compétences disponibles dans l'entreprise, ou celles en cours de formation, vont permettre la mise en œuvre de la stratégie ( Système, procédure, ressource dédié)

La logique du Balanced Scorecard permet de renouveler le pilotage du plan de formation. Si nous transposons la logique du Balanced Scorecard à la formation, ce tableau de bord permet d’articuler en 4 tableaux les problématiques de la formation professionnelle:

  • Au niveau financier: indicateurs de suivi du plan de formation, pour une vision des résultats sous l'angle comptable (cf. ratios financiers présentés précédemment)
    Pour les clients internes: indicateur de satisfaction des clients du dispositif formation ( Manager, voir stagiaire)

  • Concernant les processus internes, c’est le suivi de deux types de processus:
    processus d'optimisation du plan de formation, afin de s'assurer que toutes les étapes sont correctement développées

  • Processus de formation qui présenterait 5 indicateurs pour chacune des étapes suivantes: Recueil des demandes; analyse des demandes; bilan des compétences cibles; développement et validation des dispositifs pédagogiques; mise en œuvre

  • L’impact sur l’apprentissage organisationnel: évolution du développement des compétences de l'entreprise, au travers du déploiement des formations ( réalisées,  en cours de réalisation et à lancer) et de quelques indicateurs concrets de mise en œuvre sur le terrain.

Exemple de techniques pour calculer le ROI de la formation
Exemple de techniques pour calculer le ROI de la formation

En résumé

Ce que vous devez retenir de ce chapitre est que toute construction d’un budget formation nécessite un tableau de bord et des indicateurs afin de suivre, améliorer et développer l’activité. Ce pilotage financier vous permettra d’avoir une visibilité sur le retour sur investissement des formations et d’avoir des arguments pour défendre votre budget.

Pour aller plus loin

Bilan social INRIA 2012

Evaluation du ROI, Stéphane Jacquemart 

Example of certificate of achievement
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