Il faut maintenant identifier votre cible. Cela vous permettra aussi de choisir le support ainsi que les choix rédactionnels.
Identifiez les types de destinataires
Les écrits professionnels peuvent être destinés à l’interne ou à l’externe de l’entreprise.
Les destinataires internes
Les écrits destinés à l’interne de l’entreprise sont notamment :
les rapports internes ;
les emails qui donnent des consignes de travail ou font le point sur l'organisation ;
les notes d’instructions ;
les formations internes ;
les informations diffusées sur un intranet ou sur une messagerie interne.
Les destinataires externes
Les écrits destinés à l’externe de l’entreprise sont notamment :
les lettres ;
les emails ;
les communiqués de presse ;
les publicités ;
les écrits destinés à être diffusés sur le site institutionnel de l’entreprise ou sur les réseaux sociaux (Twitter, LinkedIn, Facebook, etc.)
Adaptez votre écrit à votre cible
Personnalisez votre écrit
Personnalisez au maximum votre écrit professionnel, surtout lorsqu’il s’agit d’un email. L’interlocuteur sera beaucoup plus impliqué ! En fonction de la cible, adaptez notamment la formule d’appel, c’est-à-dire les premiers mots de votre écrit professionnel.
Pour les premières phrases, commencez si possible par la formule « Comme convenu / Comme évoqué lors (…) », cela permet de personnaliser votre message et de replacer le contexte, ce qui aidera votre interlocuteur à saisir plus rapidement les enjeux.
Privilégiez un langage standard et compréhensible par tous. Cela évitera de commettre des impairs et sera plus simple pour vous.
Adaptez les premières lignes à votre destinataire
Afin d’anticiper comment va être reçu votre écrit professionnel, mettez-vous dans la peau de votre interlocuteur.
L’interlocuteur souhaite un texte clair, c’est-à-dire qui ne nécessitera pas d’effort de compréhension de sa part. Faites donc preuve de pédagogie.
L’interlocuteur ne souhaite pas devoir fournir un effort de recherche d’informations complémentaires lorsqu’il recevra votre écrit. Votre document doit donc être concis mais complet.
Enfin, vous devez vous interroger avant d'écrire sur les raisons qui pousseront votre lecteur à passer du temps à vous lire : va-t-il s’informer ? Être en mesure de décider d’une action à mener ? Apprendre quelque chose ? Vérifiez donc que votre écrit correspond à son besoin.
Exemple de synthèse en introduction :
« Bonjour Mathieu,
Comme évoqué lors de la réunion du 12 mars dernier, je reviens vers toi concernant la possibilité d’obtenir une réduction d’impôt mécénat pour les dons réalisés en 2017.
Les dons effectués en 2017 pourront donner lieu à application d’une réduction d’impôt mécénat, à hauteur de 60 % du montant des dons effectués.
Les conditions de fond et de forme à respecter sont les suivantes :
(…)
Bien cordialement,
Thomas ».
Vous savez maintenant préparer vos écrits professionnels en fonction de votre objectif et de la cible. Apprenez maintenant à choisir le format le plus pertinent !
