Dernière étape de votre écrit professionnel : il faut soigner votre mise en page. C'est celle-ci qui permettra à votre lecteur de voir la qualité globale de votre texte d'un coup d'œil.
La charte graphique
On appelle "charte graphique" un guide qui permet d'uniformiser tous les éléments graphiques (écriture, images, mise en page, etc.) d'un document voire d'une organisation de manière plus générale. Il s'agit de garder une cohérence tout au long d'un même écrit : même police, même couleur de caractères, etc.
La police
Il existe deux types de police :
les polices « à empattement », c'est-à-dire avec des extensions qui terminent les extrémités de lettres, par exemple Times New Roman ;
les police « à bâton », sans empattement, par exemple Arial.
La lecture sur un écran est facilitée lorsque le texte est rédigé dans une police « à bâton ».
Évitez les polices fantaisistes (par exemple « Comic sans MS »). Cela vous enlèverait toute crédibilité.
La couleur
Privilégiez les couleurs sobres comme le noir ou le bleu foncé. Le rouge, le vert, le violet sont à proscrire aussi bien dans vos comptes-rendus et lettres que dans vos emails.
Le gras
Utilisez le gras avec parcimonie. Utilisé à bon escient, il vous permettra de mettre en avant certains mots clés/mots outils, permettant une lecture et surtout une relecture plus facile pour votre interlocuteur. En revanche, utilisé trop souvent, il rendra votre texte illisible.
Un mot-clé est un mot fortement chargé de sens. La mise en gras permet donc une assimilation plus rapide des notions développées dans l’écrit.
Un mot-outil est un mot difficilement mémorisable mais qui a pourtant une importance pour la compréhension (une date par exemple).
La signature d’email
Vous pouvez configurer votre boîte mail pour qu'une signature apparaisse par défaut, c'est-à-dire que des éléments soient intégrés automatiquement à la fin de vos emails.
Pensez à indiquer les mentions suivantes :
Votre nom complet ;
Votre fonction ;
Le nom de votre organisation ;
Vos coordonnées téléphoniques ;
Votre adresse de bureau (avec le numéro de bureau) si c'est nécessaire.
Afin de réaliser une signature de mail, voici des exemples de mode opératoire :
Sur Outlook, allez sur Outils > Options > Format de courrier > Signatures.
Sur Gmail, allez sur Paramètres > Général > Signature.
Une signature complète permettra à votre interlocuteur d’avoir toutes les informations utiles sans avoir à les chercher. Cela renforcera donc l'efficacité de vos messages sans vous prendre de temps !
Exemples :
✓ « Un geste simple pour l'environnement, n'imprimez ce message que si vous en avez l'utilité » : ce message peut être indiqué dans la signature de mail car il véhicule un message qui colle aux valeurs de l’entreprise et peut être repris par plusieurs collaborateurs de l’entreprise.
✗ « Les courriels envoyés le soir ou le week-end n’appellent pas une réponse immédiate » : ce message peut être mal interprété. Si un message envoyé le soir n’implique pas de réponse immédiate, cela signifie-t-il a contrario qu’un message envoyé au milieu de la matinée exige une réponse dans les dix minutes qui suivent ?
Le sommaire
Le sommaire consiste à indiquer au début d’un rapport la liste des chapitres, des parties et éventuellement des paragraphes accompagnés des numéros de page.
L’objectif du chapitre est donc de permettre au lecteur du rapport de trouver facilement à quelle page du rapport consulter l’information ou l’analyse qu’il cherche.
Il est préférable de réaliser un sommaire automatique plutôt que manuel. Ainsi, si vous ajoutez un paragraphe ou modifiez des éléments, le sommaire s'ajustera automatiquement.
Voici le mode opératoire pour ajouter un sommaire automatique sur un traitement de texte :
Attribuez à chaque titre un style (Titre 1, Titre 2, Titre 3,...)
Cliquez sur l'onglet référence ;
Cliquez sur Table des matières et choisir son style de sommaire ;
Finissez par Mettre à jour la table.
Pensez à indiquer le mot « sommaire » en haut de la page. De plus, pensez à insérer des pointillés et à augmenter l’interligne pour faciliter le repérage visuel par le lecteur. Vous pouvez enfin différencier la taille de l’écriture. Par exemple, utilisez la taille 14 pour l’indication d’un chapitre, la taille 12 pour l’indication d’une partie, et la taille 9 pour l’indication d’un paragraphe, etc.
Vous savez maintenant préparer, rédiger et finaliser vos écrits professionnels. Cela vous permettra de mieux prouver vos compétences en communication et votre maîtrise du sujet !
