Dernier élément à prendre en compte au moment de réaliser les opérations liées au bilan : la comptabilisation des provisions pour risques et charges.
Si le terme de "provisions" vous semble barbare, ne paniquez pas ! Nous allons étudier ensemble sa signification et vous verrez que c'est en fait très simple.
À l'origine des provisions : le principe de prudence
Parmi ceux-ci, le principe de prudence est très important lors de la clôture des comptes. Il consiste :
à anticiper toute perte probable, dès que cette perte est envisagée. Cela signifie que, par prudence, dès que vous savez qu'une perte va subvenir de manière probable, vous devez le constater dans les comptes ;
à ne pas tenir compte des profits probables avant qu'ils ne soient actualisés. Cela signifie que, par prudence, on attendra qu'un produit soit certain pour le comptabiliser.
Le Plan Comptable Général précise les conditions et ce qu'il faut entendre par "probable".
Lors de la clôture de l'exercice, vous allez tenir compte des conséquences de cette perte probable, même si les conséquences surviennent sur l'exercice suivant.
Le fait générateur
Le deuxième principe qui intervient est celui de séparation des exercices, avec la notion de "fait générateur". En vertu de ce principe, vous devez rattacher à un exercice toutes les charges et tous les produits qui le concernent. Or, une perte probable constitue une charge probable. Vous allez donc rechercher quel est le fait générateur, c'est-à-dire l'élément à l'origine de la perte probable, pour définir à quel exercice se rattache cette charge.
Par exemple, vous avez une société qui, le 15 septembre de l'année N, licencie un salarié. Ce salarié conteste son licenciement et intente une action devant le conseil de prud'hommes le 15 octobre N. Il réclame 40 000 euros. Le jugement du conseil de prud'hommes est attendu durant l'année N+1. Votre société clôture ses comptes au 31/12/N.
Au moment des écritures de clôture, vous allez vous demander si la société a des pertes probables à provisionner. En ce qui concerne le litige avec cet ex-salarié, vous allez vous poser deux questions :
Y a-t-il existence d'une perte probable ? Oui : la perte est probable et non certaine, car le jugement n'est pas encore rendu. La perte probable est donc retenue.
Le fait générateur a-t-il eu lieu lors de l'exercice ? Le fait générateur de la perte probable n'est pas le licenciement, mais l'action en justice. L'assignation devant le conseil de prud'hommes a bien lieu sur l'exercice N : le fait générateur est donc sur l'exercice.
La question qui reste à trancher est celle du montant de la provision.
L'ex-salarié réclame 40 000 euros, mais rien n'indique qu'il les percevra. Vous pouvez donc faire une provision de 40 000 euros (application stricte du principe de prudence) ou pondérer cette provision en fonction de ce que vous pensez probable de perdre.
Pour cette estimation, le recours à un avocat est un atout : il saura vous indiquer quelles revendications de l'ex-salarié sont fondées et constituent donc une perte probable, et lesquelles ne le sont pas, donc peuvent ne pas être provisionnées.
Schéma comptable des provisions pour risques et charges
La comptabilisation de la provision pour risques et charges doit remplir une double fonction :
faire apparaître une charge, donc débit d'un compte 6. Ici, le compte est le 681 ;
faire apparaître une "dette", mais en la différenciant des dettes certaines. Vous allez donc utiliser un compte spécifique, le compte 15, en le créditant.
Si dans notre exemple précédent, vous décidez de provisionner 20 000 euros pour constater la perte probable due au litige avec le salarié, voici l'écriture à établir :
Compte | Libellé | Débit | Crédit |
681 | Dotation provision pour risques et charges | 20 000 |
|
15 | Provision pour risques et charges |
| 20 000 |
Sort des provisions pour risques et charges l'année suivante
Cas 1 : la provision devient sans objet
Si l'on reprend notre exemple précédent, vous avez provisionné 20 000 euros au 31/12/N. Vous clôturez à présent les comptes N+1, sachant que la décision de justice est intervenue.
La décision de justice sera traduite dans les comptes annuels. Si par exemple, vous êtes condamné à payer 20 000 euros à l'ex-salarié, vous allez payer cette somme, donc comptabiliser cela en pertes, lors de la réalisation des écritures courantes.
Cependant, il faut régulariser la provision passée au 31/12/N. En effet, la provision est inscrite en compte de capitaux propres (= bilan passif). Elle est donc reportée de N à N+1. Si vous ne faites rien, le bilan N+1 intègre donc toujours cette provision pour risque et charges. Or ,elle n'a plus lieu d'être, puisque la perte probable n'existe plus.
Vous allez donc "annuler" cette provision. En termes comptables, on parle de "reprise". Vous allez débiter le compte 15 pour le solder, et passer par un compte de produit. Le schéma de reprise sera donc le suivant :
Compte | Libellé | Débit | Crédit |
15 | Provision pour risques et charges | 20 000 |
|
781 | Reprise provision pour risques et charges |
| 20 000 |
Cas 2 : la provision doit être réévaluée
On peut tout à fait avoir un cas où la provision constituée en N n'est pas devenue sans objet en N+1, par exemple si le conseil des prud'hommes n'a pas rendu son jugement, mais doit être ajustée.
Dans ce cas :
Si la provision doit être augmentée :
vous constatez le supplément de charge par le débit du compte 681 ;
en contrepartie, vous créditez le compte 15, de sorte que le montant passé en N et celui passé en N+1 aboutissent au total attendu.
Si la provision doit être diminuée :
vous constatez la diminution de provision par le crédit du compte 781 ;
en contrepartie, vous débitez le compte 15, pour que le montant passé en N moins celui passé en N+1 aboutissent au total attendu.
