La loi de Carlson nous apprend qu’une tâche faite de manière continue prend moins de temps que de la faire en plusieurs fois. Car chaque fois que vous vous mettez, ou que vous vous remettez à une tâche, il vous faut un temps pour vous concentrer et reprendre là où vous l’aviez laissée. Passer sans cesse d’une chose à l’autre demande beaucoup d’énergie et beaucoup de temps à notre cerveau.
D’autant plus qu'avec les habitudes professionnelles d’aujourd’hui de mettre en copie tout le monde sur tous les échanges de mails, elles occasionnent régulièrement entre 50 et 150 mails à faible valeur ajoutée à lire et à traiter dans la journée. Sans parler du ping-pong mail qui donne lieu à des discussions stériles et chronophages, par exemple :
📧Ci-joint l'étude demandée.
📧Merci, bien reçu.
📧Peux-tu me faire un retour ou valider ?
📧Il y a certainement des modifications à faire.
📧Lesquelles ?
... 🤦♂️
Mis bout à bout, ce genre d’échange mail vous aura coûté plusieurs heures, voire plusieurs journées sur une année. Voyons comment réduire cela à un seul échange.
Écrivez ou répondez à un mail avec les informations minimales, mais claires
Pour information/Pour validation/Pour action. Idéalement, vous écrirez vos futurs e-mails avec au moins l’un de ces 3 intitulés pour clarifier vos intentions.
Le même exemple une fois retravaillé :
📧 Pour validation, ci-joint l'étude demandée. En cas de modifications, merci de m’envoyer la liste par retour avant demain en fin de journée.
Traitez vos mails vers le “inbox zero”
Définissez 3 ou 4 moments pour traiter vos mails dans la journée, pas plus. Idéalement, vous programmez votre première séance mails après votre sprint matinal, faites le tri de ce qui est urgent, et le cas échéant, traitez cela en top priorité. Puis comme nous l’avons vu précédemment, appliquez la règle des 2 minutes pour les autres mails.
Désabonnez-vous de ces listes de diffusions que vous ne consultez jamais. Gmail de Google permet de le faire d’un simple clic, mais vous ne couperez pas à certains sites qui compliquent volontairement la tâche. Marquez directement comme lus certains mails informatifs que vous souhaitez conserver tout de même.
L’objectif est d’être “inbox zero”, avec aucun mail non lu, au moins une fois par semaine.
Pour ma part, je vise le vendredi, histoire d’avoir l’esprit libre et apaisé pour le week-end, avec la satisfaction d’avoir bien fait mon travail.
Pour tenter de perdre le moins de temps possible dans mes mails, j’applique une gestion très rigoureuse de mon inbox : je ne laisse rien en non-lu, et je prends une décision dès que je le lis (suppression, archivage, réponse si moins de 2 min, ou je le place en favori). Je tente toujours d’atteindre l’inbox 0 à la fin de la journée ou de la semaine. J'essaie de ne jamais lâcher cette organisation, car si on commence à en avoir des non lus, on n'arrive plus à rattraper ! - Charlène, manager d'équipe.
Triez vos mails avec des tags
Pour plus de lisibilité, je configure ma boîte mail pour la visualisation de mes mails non lus dans la partie haute de la fenêtre, suivis des mails déjà lus dans la partie basse. Cela s'appelle la "Priority Inbox" sur Gmail, ou "Boîte de réception prioritaire" ; voici comment la mettre en place.
Utilisez quand c’est nécessaire les options de “message suivi” ou de “message important” et ajoutez certaines adresses mails comme VIP, pour recevoir une notification dès qu’un nouveau message arrive.
Il y a plusieurs écoles, mais à moins d’en avoir l'intérêt, il n’est pas obligatoire de faire un tri plus poussé et de créer plusieurs répertoires pour archiver vos mails. En effet, les outils de recherche Gmail ou de ses concurrents sont en général très efficaces ; vous retrouverez toutes vos conversations et même vos notes associées à votre compte en un instant.
En bref
Essayez dans la mesure du possible de faire votre travail de manière continue en traitant une tâche de bout en bout, sans passer d’un sujet à l’autre.
Écrivez vos mails avec des informations claires sur vos besoins et vos attentes, pour éviter d'interminables échanges de questions-réponses.
Essayez d’être “inbox zero” une à deux fois par semaine.
J'espère que vous vous sentez désormais plus en confiance pour réduire le temps passé sur les mails. Bon courage pour mettre en pratique, souvenez-vous, c'est une question de pratique. Je crois en vous !
Bravo, vous avez fini cette première partie du cours ! Vous pouvez peut-être en profiter pour souffler et aller prendre un petit café ! Cela fait bien 25 minutes, là, normalement... pensez à la méthode Pomodoro ! Ensuite, vous pourrez vous plonger dans le quiz. On se retrouve, nous, dans la deuxième partie du cours sur l'organisation et la planification. À tout de suite !
