Évitez des réunions lorsque c’est possible
Pour la majeure partie d’entre elles, une bonne réunion c'est souvent celle qui n'a pas eu lieu. Idem pour un rendez-vous. Anticiper et préparer au mieux un rendez-vous ou une réunion permet souvent de les éviter et ainsi gagner un temps précieux pour les collaborateurs qui y participent ; sans compter le temps et les frais pour s’y rendre.
La plupart des réunions permettent une des trois choses suivantes :
valider ou négocier des solutions proposées ;
consulter pour avoir un avis ;
informer.
Si c'est difficile d'échapper aux premiers, la deuxième type de réunion peut se faire en asynchrone, en exposant les solutions par mail et rédigeant une demande claire.
Par contre, évitez d’emblée les réunions purement informatives. Si c’est une réunion que vous voulez conduire, faites une vidéo commentée de votre présentation (capture d’écran, QuickTime le fait très bien), envoyez le lien par mail aux participants et demandez une confirmation après leur visionnage, et éventuellement leurs retours via un lien Google Form ou Type Form.
Pour les rendez-vous, je n’en prévois jamais le matin, et jamais plus de 45 minutes. Je questionne aussi systématiquement la pertinence d'une réunion. – Luc, responsable de formation.
Préparez une réunion
Pour rendre une réunion la plus utile possible, avant de le faire, passez par les étapes suivantes :
définissez un ordre du jour ou déclinez (dans la mesure du possible) l’invitation s'il n’y en a pas ;
définissez 1 ou 2 objectifs SMART par réunion ; au-delà, c’est un atelier de travail ;
challengez l'intérêt de cette réunion, demandez-vous si une vidéo récap et un Google Form pourraient suffire ;
envoyez ou demandez les informations aux participants en amont, pour que les questions ou les problèmes puissent être posés avant par mail.
Conduisez une réunion efficace
Ensuite, appliquez ces bonnes pratiques le jour J :
si vous organisez, arrivez en avance et testez le matériel ;
notifiez vos collègues 1 h avant pour qu’ils arrivent à l’heure ;
1 seul écran dans la mesure du possible (vous pouvez proscrire ou confisquer le matériel) ;
pas plus de 6-8 personnes ;
30 minutes max et debout (stand-up meeting) si la réunion dure moins de 15 minutes ;
bâton de parole : celui qui a le bâton (ou balle ou feutre) doit parler et donner son avis (5 min max). On ne peut pas l'interrompre jusqu’à ce qu’il passe le bâton et il ne pourra plus parler après (terriblement efficace, mais peut faire dépasser le temps prévu initialement).
En bref
Évitez le plus possible les réunions purement informatives, proposez une vidéo commentée de la présentation et un retour après le visionnage.
Questionnez l'intérêt d'une réunion, demandez un ordre du jour et 1 ou 2 objectifs précis.
Si vous organisez la réunion, notifiez vos collègues et arrivez en avance pour tester le matériel et tout installer.
Essayez de limiter le nombre de participants à 6 ou 8 personnes et la durée à 30 minutes.
Préférez un bâton de parole pour éviter que cette réunion ne devienne un lieu de débat et s'étale trop dans le temps.
C'est la fin de cette partie sur le travail avec nos collaboratrices et collaborateurs. Ne vous arrêtez pas en si bon chemin, répondez à ce quiz avant de passer à la dernière partie de ce cours sur les automatisations.
