[EXCEL] Project-wbs

Un WBS 2.0 (Template Excel inclus)

Le WBS (Work Breakdown Structure), par définition est un outil de gestion du contenu d’un projet et n’est pas sensé gérer la planification ni l’ordonnancement. Le PMI le fait ainsi intervenir dans la Knowledge Area « Project Scope Management » alors que la planification et le séquençage des activités fait partie de la Knowledge Area « Project Time Management ». Mon expérience en gestion multi-projets tend à me conforter dans l’idée que la multiplication des outils et documents rend le travail d’Executing et Monitoring & Controlling complexe. L’objectif de ce blog est donc de mener une réflexion sur l’évolution possible du WBS pour en faire un outil de gestion et reporting des différents Knowledge Areas :

Project Scope Management
Project Time Management
Project Cost Management
Project Risk Management
Project Stakeholder Management

Tout un programme !

La première question que je me suis donc posée est : « qu’elles sont toutes les informations que je peux simplement associer à chaque Work Package de mon WBS ». Je suis arrivé à cette conclusion :

Contraintes (Time, Budget, Scope)
Avancement
Niveau de risque (sans détails associés)
Date de finalisation (planifiée et réelle)
Date de finalisation réelle
Matrices de responsabilité
Dépenses (planifiées et réelles)
Le temps associé à chaque action (planifié et réel)
Commentaires éventuels
La liaison (uniquement du type fin début dans un souci de simplification)

Un peu de « programmation » Excel (aucune macro dans le document associé !) et je vous présente le résultat :

http://www.project-wbs.com

J'ai choisi Excel car ayant travaillé dans plusieurs société (même CAC40...) j'ai pu vérifier que l'achat et l'utilisation d'un logiciel professionnel n'est pas évident pour tout le monde et donc rend le travail de communication compliqué. L'objectif de ce fichier est d'être extrêmement simple d'utilisation.

Description :

COLONNES	UTILISATION
1, 2, 3, 4	Sert à gérer la classification du WBS. Pour ne pas casser les mises en forme conditionnelles je vous conseille d’ajouter les livrable en bas du tableau WBS avec sa numérotation puis de trier par ordre de croissant les colonnes 4 à 1 successivement
LINK	Permet de signifier que les actions permettant d’atteindre ce livrable ne pourront pas être commencées avant que le livrable lié soit produit.
GO	Reporte l’avancement du livrable lié
CAN START	Reporte la date planifiée de production du livrable lié
IDENTIFICATION	Identification des différents livrables
T	Si la contrainte principale du Work Package est le temps, le signifier par un « X »
B	Si la contrainte principale du Work Package est le budget, le signifier par un « X »
S	Si la contrainte principale du Work Package est le scope, le signifier par un « X »
RISK	Niveau de risque de l’action : 0 : Pas de risque 1 : Risque modéré autre que contrainte principale (pas d'action nécessaire) 2 : Risque modéré sur contrainte principale (action à envisager) 3 : Risque fort autre que contrainte principale (action à envisager) 4 : Risque fort sur contrainte principale (action obligatoire)
TRACK	Pourcentage d’avancement du Work Package
PLAN	Date planifiée de réalisation du Work Package
DONE	Date réelle de réalisation du Work Package
R	La personne qui réalise le livrable
A	La personne qui approuve le livrable
C	La personne à consulter
I	La personne à informer
OPEX PLAN	La somme de OPerational EXpenditure planifiées
OPEX REAL	La somme de OPerational EXpenditure réelles
CAPEX PLAN	La somme de CAPacity EXpenditure planifiées
CAPEX REAL	La somme de CAPacity EXpenditure réelles
TIME PLAN	La somme du temps planifié #ETP (Equivalent Temps Plein)
TIME REAL	La somme du temps réels #ETP (Equivalent Temps Plein)
COMMENTS	Les commentaires éventuels

C'est un outil en constante évolution et vos commentaires sont les bienvenus !

Pour information la version que j'utilise (pas celle que je propose ici en ligne) gère :

Project charter
Stakeholder register
Ventilation mensuelle prévisionnelle et réelle des budgets
Ventilation mensuelle prévisionnelle des temps

Je ferai évoluer la version en ligne au fur et à mesure.

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