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[EXCEL] Project-wbs

Un WBS 2.0 (Template Excel inclus)

    25 février 2018 à 10:21:32

    Un WBS 2.0 (Template Excel inclus)

    Le WBS (Work Breakdown Structure), par définition est un outil de gestion du contenu d’un projet et n’est pas sensé gérer la planification ni l’ordonnancement. Le PMI le fait ainsi intervenir dans la Knowledge Area « Project Scope Management » alors que la planification et le séquençage des activités fait partie de la Knowledge Area « Project Time Management ». Mon expérience en gestion multi-projets tend à me conforter dans l’idée que la multiplication des outils et documents rend le travail d’Executing et Monitoring & Controlling complexe. L’objectif de ce blog est donc de mener une réflexion sur l’évolution possible du WBS pour en faire un outil de gestion et reporting des différents Knowledge Areas :

    • Project Scope Management
    • Project Time Management
    • Project Cost Management
    • Project Risk Management
    • Project Stakeholder Management

    Tout un programme !

    La première question que je me suis donc posée est : « qu’elles sont toutes les informations que je peux simplement associer à chaque Work Package de mon WBS ». Je suis arrivé à cette conclusion :

    • Contraintes (Time, Budget, Scope)
    • Avancement
    • Niveau de risque (sans détails associés)
    • Date de finalisation (planifiée et réelle)
    • Date de finalisation réelle
    • Matrices de responsabilité
    • Dépenses (planifiées et réelles)
    • Le temps associé à chaque action (planifié et réel)
    • Commentaires éventuels
    • La liaison (uniquement du type fin début dans un souci de simplification)

    Un peu de « programmation » Excel (aucune macro dans le document associé !) et je vous présente le résultat :

    http://www.project-wbs.com

    J'ai choisi Excel car ayant travaillé dans plusieurs société (même CAC40...) j'ai pu vérifier que l'achat et l'utilisation d'un logiciel professionnel n'est pas évident pour tout le monde et donc rend le travail de communication compliqué. L'objectif de ce fichier est d'être extrêmement simple d'utilisation.

    Description :

    COLONNES

    UTILISATION

    1, 2, 3, 4

    Sert à gérer la classification du WBS. Pour ne pas casser les mises en forme conditionnelles je vous conseille d’ajouter les livrable en bas du tableau WBS avec sa numérotation puis de trier par ordre de croissant les colonnes 4 à 1 successivement

    LINK

    Permet de signifier que les actions permettant d’atteindre ce livrable ne pourront pas être commencées avant que le livrable lié soit produit.

    GO

    Reporte l’avancement du livrable lié

    CAN START

    Reporte la date planifiée de production du livrable lié

    IDENTIFICATION

    Identification des différents livrables

    T

    Si la contrainte principale du Work Package est le temps, le signifier par un « X »

    B

    Si la contrainte principale du Work Package est le budget, le signifier par un « X »

    S

    Si la contrainte principale du Work Package est le scope, le signifier par un « X »

    RISK

    Niveau de risque de l’action :

    0 : Pas de risque

    1 : Risque modéré autre que contrainte principale (pas d'action nécessaire)

    2 : Risque modéré sur contrainte principale (action à envisager)

    3 : Risque fort autre que contrainte principale (action à envisager)

    4 : Risque fort sur contrainte principale (action obligatoire)

    TRACK

    Pourcentage d’avancement du Work Package

    PLAN

    Date planifiée de réalisation du Work Package

    DONE

    Date réelle de réalisation du Work Package

    R

    La personne qui réalise le livrable

    A

    La personne qui approuve le livrable

    C

    La personne à consulter

    I

    La personne à informer

    OPEX PLAN

    La somme de OPerational EXpenditure planifiées

    OPEX REAL

    La somme de OPerational EXpenditure réelles

    CAPEX PLAN

    La somme de CAPacity EXpenditure planifiées

    CAPEX REAL

    La somme de CAPacity EXpenditure réelles

    TIME PLAN

    La somme du temps planifié #ETP (Equivalent Temps Plein)

    TIME REAL

    La somme du temps réels #ETP (Equivalent Temps Plein)

    COMMENTS

    Les commentaires éventuels

    C'est un outil en constante évolution et vos commentaires sont les bienvenus !

    Pour information la version que j'utilise (pas celle que je propose ici en ligne) gère :

    • Project charter
    • Stakeholder register
    • Ventilation mensuelle prévisionnelle et réelle des budgets
    • Ventilation mensuelle prévisionnelle des temps 

    Je ferai évoluer la version en ligne au fur et à mesure.

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