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workflow

faisabilité pour implantations géographiques multiples

    13 mai 2022 à 9:31:06

    Bonjour!

    Je vous présente rapidement le contexte: je suis bénévole dans une asso qui oeuvre dans 3 QPV (Quartiers Prioritaires de la Ville).

    Les activités de l'asso fonctionnent mais le budget est de plus en plus serré. Notre nouvelle Directrice me donne vraiment envie d'améliorer les process actuels.

    Je souhaite donc mettre en place un workflow, afin d'améliorer la Gestion Electronique Documentaire (utilisation de la bonne version d'un doc, gestion des congés...).

    Mais j'ai beaucoup de questions:)

    • Les différent PC ne sont pas en réseau et ne sont pas regroupés sur un même lieu -->  quelle solution imaginez-vous?
    • worflow --> pourrirez vous m'en conseiller ? (libre si possible)
    • Nous avons regardé Trello et Asana mais je ne suis pas sure qu'ils remplissent entièrement les besoin  --> votre avis svp...

    C'est la première fois que je post qqchose sur un forum, j'espère avoir choisi la bonne rubrique  et ne pas avoir créé de doublon (un ctrl F wokflow ne m'ayant pas donné de réponse, je n'ai pas vérifier parmi les 83 paaaages!!!)

    Petit message: merci openclassroom pour tout ce que vous mettez à disposition, que l'on soit béotien ou pas!

    Belles journées à tout le monde!

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      13 mai 2022 à 16:59:01

      Salut !

      Pour trouver l'outil, la première étape c'est de lister les process que tu veux établir : tu parles de gestion de congé, de "la bonne version d'un doc" (?)...  Le choix de ton outil dépend de ce que tu veux en faire

      (Au passage, workflow c'est très vague comme terme, et je ne comprends pas bien ce à quoi tu fais référence dans ton message)

      Ensuite tu parles des différents pc qui ne sont pas sur le même réseau, mais je ne comprends pas le lien avec la première question. Qu'est-ce que tu veux faire avec ces pc ? Les gérer de manière centralisée ? Quelle est leur utilisation ?

      En un mot : la première étape, c'est de bien poser le(s) problème(s); ensuite il sera bien plus simple de réfléchir à des solutions

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        16 mai 2022 à 11:41:15

        Coucou!

        Voici à quoi et comment nous allons utiliser ce workflow:

        L"asso est située sur 3 sites physiques, équipés de pc fixes et de pc portables. Ils sont reliés à des box localement ou par wifi localement également. Certains PC sont utilisés en télétravail également.

        Les salariés et bénévoles utilisent des documents  qui sont soit stockés sur des google drive différents, ou en papier rangés quelque part.

        Bref, une config à revoir pour éviter  les pertes de données .

        Avec le chantier d'insertion (qui va se déployer sur 2 sites), il y a un turnover important et normal de salariés. Il est très important que les formulaires qu'ils utilisent soient les bons, dans leur dernière version.

        De plus nous avons besoin d'extraire des données pour avoir une meilleure vision et gestion des activités.

        Le système que j'imagine est la mise en place d'un workflow décrit par le site https://www.ged.fr/workflow/

        Mettre en place et exécuter des processus automatisés de workflow permet aux entreprises de formaliser, d’uniformiser et d’accélérer le traitement des documents et d’autres tâches. Les documents qui attendent sur le bureau des collaborateurs ou dans la boîte de réception des emails pour examen et approbation sont une cause classique de retard et de goulet d’étranglement. Le respect des normes telles que l’ISO9001 et les réglementations spécifiques à l’industrie exigent en outre que les processus soient supervisés et que les décisions restent traçables à des fins de vérification. Le traitement électronique des workflows fournit aux organisations le moyen d’exécuter les processus plus rapidement, de bénéficier d’une meilleure vision et d’une plus grande transparence, tout en assurant la conformité des éléments des pistes d’audit enregistrés automatiquement.

        J'ai l'impression que la mise en place de ce système  nécessite de mettre tous les PC en réseau.

        Beaucoup de pc ont un usage classique de travail administratif, certain sont utilisés pour l'aide au devoir des enfants et ados de manière ludique, scolaire ou pour l'approche de numérique, les mêmes servent aussi à l'accompagnement des adultes pour l'aide aux correspondances administratives, et 4 servent aussi de caisse dans les épiceries d'aide alimentaires.

        Ce que je souhaite c'est que toute la paperasse électronique et papier (dont on crée la version informatique) soit accessible via chaque PC. Que les documents (procédures, instructions, formulaires, demande de vacances..., projets, résultats....) soient accessibles par les personnes directement concernées. Qu'elles soient à jour et validées par le circuit décidés. Et aussi que l'on puisse extraire plein de données pour les compiler.

        J'espère que c'est plus clair.....

        Merci  FantasMaths  pour ton message!

        la bonne version d'un doc" (?): doc c'était document

        Belles journées!

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          17 mai 2022 à 16:45:13

          Hello,

          Merci pour tes précisions ! Je comprends mieux.

          Tu cherches donc à mettre en place de la gestion de documents. Sur ce point je ne connais malheureusement pas ce qui se fait, ni même ou chercher une information de qualité...

          Pour la partie infrastructure, j'imagine qu'un logiciel de gestion s'utilise soit via un site web, auquel cas il n'y a pas besoin d'infrastructure réseau particulière (un accès à Internet suffit). Soit il s'installe sur site, auquel cas tu peux mettre en place un VPN (réseau privé virtuel) entre les sites, qui te permettra d'accéder de manière sécurisée à ce logiciel en réseau.

          Désolé de ne pas pouvoir t'aider plus (mais si tu veux des précisions sur la partie réseau n'hésite pas :))

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            19 mai 2022 à 10:06:58

            Coucou!

            Merciiiii!

            Je n'avais pas pensé au VPN ! :)

            La mise en place se fera dans quelques temps.

            Alors si j'ai des questions... je n'hésiterai pas!

            Belles journées et encore merci!

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            workflow

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