Rédigez facilement des documents avec Word

Tant que vous manipulez des documents d'une ou deux pages, les déplacements, recherches et remplacements n'ont que peu d'intérêt. Mais imaginez que vous ayez à travailler sur un document d'une centaine, voire d'un millier de pages ! Dans ce cas, il est impératif de savoir utiliser les différentes techniques de déplacement et de recherche/remplacement. Vous pouvez par exemple souhaiter atteindre rapidement un passage donné, une page, une figure ou un autre élément, ou encore pour effectuer un remplacement global.

Si ces techniques ne vous sont pas familières, ce chapitre est fait pour vous. Toutes les techniques permettant de se déplacer dans un document, d'effectuer des sélections, des recherches et des remplacements y sont passées en revue.

Se déplacer dans un document

Selon vos préférences, mais aussi en fonction du type de déplacement à effectuer, vous utiliserez le clavier, la souris, le cliquer-taper, la fonction Atteindre ou la fonction Sélectionner l'objet parcouru de Word. Avant tout, commencez par télécharger le fichier d'exemple et ouvrez-le dans Word.

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Avec le clavier

La partie droite du clavier comporte plusieurs touches de déplacement qu'il est important de connaître pour bien utiliser Word. Les touches fléchées, en rouge sur la figure suivante, déplacent le point d'insertion d'une ligne vers le haut, d'une ligne vers le bas, d'un caractère vers la gauche et d'un caractère vers la droite.

Les touches Page Préc (aussi appelée PgUp ou Page Up) et Page Suiv (aussi appelée PgDn ou Page Down), en mauve sur la figure suivante, déplacent le point d'insertion d'une page vers le haut et d'une page vers le bas.
Enfin, les touches Origine et Fin (aussi appelées, respectivement, Home et End), en orange sur la figure suivante, déplacent le point d'insertion au début et à la fin de la ligne courante.

Comme vous le constatez sur la figure, ces touches sont dupliquées. Elles peuvent être utilisées indifféremment depuis le pavé qui leur est dédié, ou bien depuis le pavé numérique à condition que la touche Verr Num (parfois aussi appelée Num Lock) ne soit pas active.

Les touches de déplacement du clavier sont très utiles. Cependant, je vous conseille de compléter leur connaissance par quelques raccourcis clavier qui vous feront gagner beaucoup de temps.

Avec la souris

Les déplacements à la souris sont élémentaires : il suffit de cliquer à l'endroit que vous désirez atteindre, au besoin en utilisant la barre de défilement vertical pour déplacer la zone de visualisation dans le document et, ainsi, afficher la zone à atteindre (voir figure suivante).

Avec la fonctionnalité Cliquer-taper

La fonctionnalité « cliquer-taper » est une petite merveille ! Grâce à elle, il vous suffit de faire un double-clic à un endroit inoccupé du document pour y positionner le point d'insertion. Comme illustré à la figure suivante, les sauts de lignes et tabulations nécessaires sont générés automatiquement. Cette possibilité est en particulier très pratique pour saisir des lettres.

Avec la fonction Atteindre

Pour atteindre rapidement une page, une ligne, un tableau, un graphisme, une équation, etc., rien de tel que la fonction Atteindre. Pour y accéder, appuyez simplement sur la touche de fonction F5. Comme illustré à la figure suivante, cette action affiche la boîte de dialogue Rechercher et remplacer, avec l'onglet Atteindre sélectionné.

Choisissez un élément dans la liste Atteindre, entrez une valeur dans le champ Numéro correspondant et cliquez sur Suivant.

Voici quelques exemples. Pour atteindre :

• la page 2, sélectionnez Page, tapez 2 et cliquez sur Suivant ;

• la deuxième image, sélectionnez Graphisme, tapez 2 et cliquez sur Suivant.

Avec l’icône Sélectionner l’objet parcouru

L'icône Sélectionner l'objet parcouru (voir figure suivante) est une variante intéressante de la fonction Atteindre. Cette icône se trouve dans la partie inférieure droite de la fenêtre de Word.

Lorsque vous cliquez sur l'icône Sélectionner l'objet parcouru, plusieurs choix vous sont proposés, comme illustré à la figure suivante.

Supposons que vous vouliez naviguer de titre en titre dans le document. Cliquez sur l'icône Titre. Le pointeur se positionne sur le prochain titre, c'est-à-dire sur le prochain paragraphe dont le style est Titre 1, Titre 2, Titre 3, Titre 4, Titre 5 ou Titre 6.
Parfait. Mais maintenant, comment atteindre le prochain niveau de titre ? Vous avez une idée ? Regardez d'un peu plus près les éléments autour de l'icône Sélectionner l'objet parcouru. Vous verrez deux petites icônes en forme de doubles chevrons. Pointez l'icône inférieure : l'info bulle indique Titre suivant. Il suffit donc de cliquer dessus pour atteindre le titre suivant (voir figure suivante).

Vous l'aurez compris, l'icône supérieure permet quant à elle d'atteindre le titre précédent.
Bien évidemment, la fonction de ces icônes change en fonction de l'élément sélectionné suite au clic sur Sélectionner l'objet parcouru.

Eh bien, du moins faut-il savoir qu'elles existent. Chacune excelle dans son domaine d'action. À chacun de trouver les techniques qui lui seront le plus utiles.

Sélections dans le document

Qu'il s'agisse de caractères, de blocs de texte, d'images, de tableaux ou d'autres objets, pour mettre en forme un élément, il doit en général être préalablement sélectionné. Il est donc très important de savoir sélectionner des éléments dans un document. Mais pas de panique, nous allons le faire ensemble ! Téléchargez le fichier « selections.docx » et ouvrez-le dans Word.

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Sélectionner du texte avec la souris

Pour sélectionner du texte, la souris est le périphérique auquel on pense tout de suite, même s'il n'est pas toujours le plus efficace ni le plus précis.

Voici quelques exemples de sélection :

• Un mot : double-clic sur le mot.

• Une ligne : clic en face de la ligne, dans la marge gauche du document.

• Un paragraphe : double-clic en face du paragraphe, dans la marge gauche du document.

• Tout le document : triple-clic dans la marge gauche du document.

La marge gauche du document se trouve à gauche du texte, comme illustré à la figure suivante.

Pour sélectionner un bloc de texte d'un autre type, cliquez au début de la sélection, maintenez le bouton gauche de la souris enfoncé et déplacez la souris vers la fin du bloc à sélectionner (voir figure suivante).

Sélectionner du texte avec le clavier

Le clavier est un autre périphérique de choix pour sélectionner du texte. Il se révélera terriblement efficace si vous prenez le temps d'apprendre quelques raccourcis clavier, que vous trouverez dans le tableau ci-après.

Ces techniques semblent équivalentes et faire double emploi. Pourtant, il n'en est rien : selon la position du pointeur de la souris et celle du point d'insertion, la sélection peut se révéler plus confortable à la souris ou au contraire, au clavier. Ici encore, c'est à chacun de trouver chaussure à son pied et de privilégier une technique ou une autre. Imaginons que vous ayez un document de 30 pages. Pour en sélectionner l'intégralité avec la souris, vous allez mettre plusieurs secondes. Avec votre clavier, une fraction de seconde va suffire !

Sélectionner une bande de texte verticale

Il arrive parfois que l'on doive sélectionner une bande de texte verticale sans y inclure les données avoisinantes. Que vous utilisiez la souris ou le clavier, les techniques exposées dans les sections précédentes ne fonctionnent pas. Par exemple, dans la figure suivante, les données sont réparties sur deux colonnes séparées par des tabulations. Comment sélectionner uniquement les villes comprises entre Nice et Le Havre ? Si l'on essaye les techniques de sélection traditionnelles, les données numériques sont incluses dans la sélection, comme illustré à la figure suivante.

Il faut donc envisager une autre approche.
Cliquez à gauche de Nice, maintenez la touche Alt enfoncée, maintenez le bouton gauche de la souris enfoncé et déplacez la souris à droite de Le Havre. Relâchez le bouton gauche de la souris et la touche Alt. Comme le montre la figure suivante, seules les données texte comprises entre Nice et Le Havre sont sélectionnées.

Sélectionner un objet graphique

Pour sélectionner une image ou un autre objet graphique (par exemple une forme, un objet SmartArt, un graphique, un objet WordArt, etc.), il suffit de cliquer dessus. Les taquets de redimensionnement, affichés autour de l'objet, indiquent qu'il est sélectionné (voir figure suivante).

Les sélections dans un tableau sont un peu particulières. Elles reposent sur l'utilisation de zones de sélection, invisibles dans le tableau mais reconnaissables à l'aspect du pointeur de la souris. Ces zones de sélection sont illustrées à la figure suivante.

Comme illustré à la figure suivante, lorsque le pointeur est placé dans une zone de sélection, il prend une autre forme. Cliquez pour sélectionner la cellule, la ligne ou la colonne ainsi désignée.

Recherches et remplacements

Les fonctions de recherche et de remplacement de Word sont très puissantes.
Que les éléments à remplacer n'apparaissent qu'en nombre limité ou plusieurs centaines, voire plusieurs milliers de fois, Word sera à même d'accomplir dans les plus brefs délais les recherches/remplacements que vous lui confierez…
Pour vous entraîner tout au long de cette section, téléchargez un extrait de Candide (Voltaire) puis ouvrez-le dans Word.

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Le volet de navigation

Le volet de navigation (voir figure suivante) est une nouveauté d'Office 2010. Son but : faciliter la recherche de texte dans les documents en proposant une approche alternative à celle qui avait cours jusqu'à la version 2007 de Word. Pour accéder à ce volet, basculez sur l'onglet Affichage dans le Ruban et cochez la case Volet de navigation dans le groupe Afficher.

Entrez le texte recherché dans le champ contenant, par défaut, le texte Rechercher un document. Si une ou plusieurs correspondances sont trouvées, elles apparaissent dans le volet de navigation et le texte est surligné en jaune dans le document, comme illustré à la figure suivante.

Entraînez-vous à vous déplacer vers tous les mots baron du document téléchargé en début de section.

Vous pouvez vous déplacer d'une correspondance à l'autre en utilisant les flèches du volet de navigation ou directement, en cliquant sur les extraits de texte qui y sont affichés.
Je ne sais pas si vous avez remarqué que le volet de navigation contient trois onglets : ceux-ci permettent d'afficher les niveaux de titres ou encore les pages concernés par les correspondances trouvées, comme illustré à la figure suivante.

Déplacez-vous sur les différents mots baron en utilisant les trois onglets du Volet de navigation.

Recherche avancée

Si vous avez connu les anciennes versions de Word, vous vous demandez peut-être où sont passées les fonctionnalités de recherche avancée. Comme le montre la figure suivante, ces dernières sont maintenant accessibles à travers le menu du champ Rechercher un document du volet de navigation.

Sélectionnez Options et vous pourrez indiquer si la recherche doit tenir compte de la casse (c'est-à-dire des majuscules et des minuscules) des caractères, ne concerne que les mots entiers, ou si les marques de ponctuation doivent être ignorées (voir figure suivante).

J'imagine la perplexité de certains d'entre vous devant ce que peuvent bien être les caractères génériques.
Je répondrai à cette question en utilisant un exemple. Imaginez que vous recherchiez les mots rame, rase et rave. Vous pouvez faire une recherche sur le premier mot, puis sur le deuxième, puis sur le troisième, mais il y a mieux à faire : en utilisant un caractère générique, une seule recherche suffit. Tapez ra?e dans le champ Rechercher un document. Les trois mots sont maintenant recherchés dans le document, ainsi que toutes les autres variantes à quatre lettres dont les deux premières sont « r » et « a » et la dernière est « e ». Faites vos essais dans le texte téléchargé en début de section.

Un deuxième caractère générique se révèle digne d'intérêt : l'astérisque. Il remplace un nombre quelconque de caractères (zéro, un ou plusieurs). Ainsi, si vous faites une recherche sur le terme ra*, les mots rame, rase et rave seront sélectionnés, mais aussi les mots ralentir, ravin, Rastapopoulos et tous les autres qui commencent par les lettres « r » et « a ».
Le menu du champ Rechercher un document donne également accès à la boîte de dialogue Rechercher et remplacer.

La boîte de dialogue Rechercher et remplacer (voir figure suivante) n'offre réellement d'intérêt que si vous cliquez sur Plus. Cette action agrandit la boîte de dialogue et donne accès à de nouveaux contrôles. Vous devriez en particulier accorder toute votre attention au bouton Format, dans la partie inférieure droite de la boîte de dialogue. Comme illustré dans la figure suivante, ce bouton vous permet de rechercher des textes en fonction de leur police, de leur format de paragraphe, de leur style, etc.

Imaginez par exemple que vous recherchez le mot dans de style Titre 2. Tapez dans dans le champ Rechercher, cliquez sur Format puis sur Style, choisissez le style Titre 2 et cliquez enfin sur Suivant : vous atteignez la prochaine occurrence du mot dans de style Titre 2.
Je suis bien conscient que j'aborde des sujets un peu trop avancés à ce stade du livre. C'est pourquoi nous n'irons pas plus loin… pour l'instant !
Cependant, rien ne vous empêche de vous entraîner sur cet exemple précis en utilisant le document téléchargé au début de cette section.

Recherche au clavier

Les amateurs de raccourcis clavier (et d'efficacité !) apprécieront, j'en suis sûr, ces quelques techniques impliquant le clavier.
Pour accéder au volet Navigation, appuyez sur Ctrl + F. Le champ Rechercher un document est en surbrillance. Il ne vous reste plus qu'à entrer le terme recherché. On accède automatiquement à la première occurrence de ce terme. Appuyez sur la touche Entrée ou utilisez le raccourci Maj + F4 pour atteindre la prochaine occurrence.

Remplacements

Pour remplacer un texte par un autre, vous utiliserez le volet Remplacer de la boîte de dialogue Rechercher et remplacer. Pour y accéder, cliquez sur l'icône Remplacer, dans le groupe Modification de l'onglet Accueil du Ruban, ou appuyez sur Ctrl + H.
Entrez le mot recherché dans le champ Rechercher et le mot de remplacement dans le champ Remplacer par puis cliquez sur :

• Remplacer pour vous positionner sur la première occurrence du texte recherché. Cliquez à nouveau sur Remplacer pour lui substituer le texte de remplacement et vous positionner sur la prochaine occurrence du mot recherché.

• Remplacer tout pour substituer le texte de remplacement à toutes les occurrences du texte recherché.

• Suivant pour atteindre la prochaine occurrence du texte recherché.

• Annuler pour fermer la boîte de dialogue Rechercher et remplacer.

Dans la figure suivante par exemple, le mot rehercher sera remplacé par le mot rechercher :

Si nécessaire, cliquez sur Plus pour agrandir la boîte de dialogue Rechercher et remplacer. Vous pouvez maintenant accéder :

• aux options de recherche avancée, telles que Respecter la casse, Mot entier, etc.

• aux options de format, telles que Police, Paragraphe, Tabulations, etc.

Par exemple, pour rechercher le mot baron en police Times New Roman et le remplacer par Baron en police Arial, procédez comme suit :

1. Tapez baron dans le champ Rechercher, cliquez successivement sur Plus > Format > Police et choisissez la police Times New Roman.

2. Tapez Baron dans le champ Remplacer par, cliquez successivement sur Format > Police et choisissez la police Arial.

3. Cochez la case Respecter la casse.

Si vous avez suivi ces trois étapes, la boîte de dialogue Rechercher et remplacer devrait ressembler à la figure suivante.

Entraînez-vous à effectuer ce remplacement sur le document téléchargé en début de section.

En résumé

• Pour vous déplacer dans un document, vous pouvez utiliser les touches du pavé numérique, des raccourcis clavier, la souris, la fonctionnalité cliquer-taper, la fonction Atteindre ou l'icône Sélectionner l'objet parcouru.

• La sélection d'une bande de texte verticale se fait en combinant les actions de la touche Alt du clavier et de la souris.

• Pour sélectionner un objet graphique, il suffit de cliquer dessus.

• Les sélections dans un tableau sont un peu particulières. Elles reposent sur l'utilisation de zones de sélection, reconnaissables à l'aspect du pointeur de la souris.

• Les recherches simples se font dans le volet Navigation. Si elles sont plus complexes, vous utiliserez la boîte de dialogue Rechercher et remplacer.

• Enfin, les recherches avec remplacement se font dans la boîte de dialogue Rechercher et remplacer, sous l'onglet Remplacer.