Rédigez facilement des documents avec Word

Pour faciliter la mise en forme de documents, rien de tel que les styles. Facilement accessibles dans le Ruban ou dans un volet affiché à côté du document, ils permettent d'uniformiser en un tournemain les différents éléments qui constituent le document.
Dans ce chapitre, vous allez apprendre à exploiter les styles rapides et les styles de titres (Titre 1, Titre 2, etc.) et vous comprendrez pourquoi il est important de les utiliser. Vous saurez également comment visualiser les styles utilisés dans vos documents. Dans certains cas, les styles fournis par défaut ne sont pas suffisants. Vous découvrirez alors comment modifier les styles existants, voire même comment créer vos propres styles. Vous verrez enfin comment attacher un ensemble de styles à un document ou à un modèle particulier. Dans le deuxième cas, tous les documents qui utilisent ce modèle auront accès aux styles qui lui sont attachés.

Première approche des styles

Cette section va vous montrer pourquoi vous avez tout intérêt à utiliser des styles dans vos documents. Vous y découvrirez également les diverses façons de les mettre en œuvre et les erreurs à ne pas commettre.

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Les styles rapides

Pour schématiser, c'est un paquet qui rassemble diverses caractéristiques de mise en forme, comme la police, la taille des caractères, leur couleur, le mode d'alignement et autant d'autres caractéristiques que nécessaire. Un style s'applique au texte sélectionné ou au paragraphe dans lequel se trouve le point d'insertion.
Plusieurs styles prédéfinis sont disponibles dans la palette Styles rapides du Ruban (sous l'onglet Accueil, dans le groupe Style). Le nombre de styles directement accessibles dépend de la largeur de la fenêtre (voir figure suivante).

Pour accéder aux autres styles, il suffit de cliquer sur l'icône Autres, comme indiqué à la figure suivante.

Bien utiliser les styles de titres

Les styles de titres (Titre 1, Titre 2, Titre 3, etc.) ont un intérêt particulier : ils permettent d'organiser le contenu d'un document en utilisant le mode d'affichage Plan. À titre d'exemple, la figure suivante représente un extrait du livre que vous êtes en train de lire, affiché en mode Plan.

Seuls les niveaux de titres (ici Titre 1, Titre 2 et Titre 3) apparaissent. Le texte qui compose les différentes sections est caché. Si nécessaire, vous pouvez remanier le document en déplaçant les différents niveaux de titre. Vous en saurez plus à ce sujet en consultant la section « Mise en œuvre du mode plan dans les longs documents ».

Les styles incontournables

Comme nous venons de le voir, les styles de titres occupent une place de choix dans les styles rapides. Quelques autres styles sont dignes d'intérêt :

• Normal : style utilisé par défaut dans les nouveaux documents ;

• Emphase pâle et Emphase intense : mise en avant d'un bloc de texte ;

• Référence pâle et Référence intense : détache un bloc du reste du texte.

La figure suivante représente un même paragraphe mis en forme tour à tour avec les styles rapides Normal, Citation intense, Titre 3 et Référence pâle.

Connaître le style utilisé dans un paragraphe

Le style du paragraphe dans lequel se trouve le point d'insertion apparaît dans la palette Styles rapides du Ruban… à condition que l'icône du style en question soit visible. Pour ce faire, vous devrez peut-être cliquer une ou plusieurs fois sur les flèches de défilement jusqu'à ce que le style du paragraphe apparaisse, comme indiqué à la figure suivante.

Heureusement non ! Vous pouvez également afficher la Barre Appliquer les styles, sur le côté droit du document ou le Volet de zone de style, sur le côté gauche du document.

Cliquez sur l'icône Autres dans l'onglet inférieur droit de la palette Styles rapides et, dans le menu, sélectionnez Appliquer les styles. La barre Appliquer les styles est immédiatement affichée dans la partie droite de la fenêtre.
Le style du paragraphe dans lequel se trouve le point d'insertion est affiché dans la liste déroulante Nom de style. Cette même liste permet d'appliquer le style de votre choix au paragraphe dans lequel se trouve le point d'insertion ou au bloc de texte sélectionné (voir figure suivante).

Cette fonctionnalité est déjà présente dans Word. Il vous suffit de cliquer sur l'icône Styles, dans l'angle inférieur droit du groupe Style, pour afficher la barre Styles (voir figure suivante).

Le nombre de styles affichés ne dépend que de la hauteur de la fenêtre. Si le style du paragraphe courant ou de la sélection est visible dans la barre Styles, il apparaît entouré d'un rectangle de couleur bleue. Dans le cas contraire, vous devrez déplacer la zone de visualisation des styles pour le faire apparaître.
La barre Styles est certes plus fonctionnelle que la barre Afficher les styles, mais elle reste imparfaite, en particulier sur les écrans de petite taille.

Il existe une troisième possibilité qui consiste à afficher un volet complémentaire dans la partie gauche de la fenêtre. Cliquez sur Fichier puis sur Options. Sélectionnez l'onglet Options avancées et faites apparaître le paramètre Largeur du volet de zone de style, comme indiqué à la figure suivante. Entrez une valeur non nulle dans la zone de texte correspondante et validez en cliquant sur OK.

Comme le montre la figure suivante, vous pouvez maintenant connaître le style de chaque paragraphe d'un simple coup d'œil.

Ce volet a deux inconvénients :

• il n'est affiché que dans les modes Brouillon et Plan ;

• il diminue l'espace réservé à l'affichage du document.

Personnellement, j'utilise un écran de 22 pouces de diagonale, 16/10 pour les connaisseurs. Sa surface est suffisante pour permettre l'affichage simultané du volet de zone de style et de la Barre de styles. En fonction de la taille de votre écran, c'est à vous de choisir si vous voulez afficher une barre, deux barres, le volet de zone de style…

Modifier des styles existants

Les styles par défaut (c'est-à-dire ceux proposés dans Word) conviennent dans de nombreux cas mais, si cela vous intéresse, sachez qu'il est possible de les modifier. Cette modification peut concerner un seul document, un groupe de documents ou tous les documents.

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Modifier rapidement un style existant dans le document en cours d'édition

Cliquez avec le bouton droit sur le style à modifier dans la palette Styles rapides et, dans le menu contextuel, choisissez Modifier. Cette action ouvre la boîte de dialogue Modifier le style, représentée à la figure suivante.

Modifiez un ou plusieurs paramètres dans cette boîte de dialogue puis cliquez sur OK. Le style est immédiatement modifié en conséquence et appliqué, le cas échéant, aux paragraphes qui l'utilisaient dans le document.

À titre d'exemple, modifiez les caractéristiques du style Normal dans le document styles2.docx, que vous venez de télécharger. Voici les nouvelles caractéristiques du style Normal : police Comic sans MS, couleur rouge. Les deux paragraphes de style Normal doivent être immédiatement affectés, comme dans la copie d'écran de la figure suivante.

Plus loin dans la modification des caractéristiques d’un style

La boîte de dialogue Modifier le style rassemble les réglages les plus courants. Si vous voulez aller plus loin, vous pouvez cliquer sur le bouton Format, dans la partie inférieure gauche de la boîte de dialogue et choisir une des entrées proposées :

• Police : paramètres complémentaires relatifs aux polices, tels que le soulignement, l'espacement des caractères, le décalage vers le haut ou vers le bas, etc. ;

• Paragraphe : retrait, espacement, alignement ;

• Tabulations : tabulations prédéfinies pour le style ;

• Bordure : bordure et trame de fond du style ;

• Langue : langue par défaut du style ;

• Cadre : mode d'habillage du texte ;

• Numérotation : numérotation dans le style ;

• Touche de raccourci : touche de raccourci pour affecter le style à la sélection ;

• Effets de texte : effets de mise en forme du texte.

Ce que vous avez appris jusqu'ici ne vous permet pas encore d'utiliser certains de ces réglages mais rien ne vous empêche de faire quelques essais dans un document Word quelconque. Par exemple, vous pouvez définir un retrait de première ligne en cliquant sur Format puis sur Paragraphe, ou encore affecter un raccourci clavier à un style en cliquant sur Format puis sur Touche de raccourci.

Créer ses propres styles

Vous savez maintenant modifier les styles existants. Que diriez-vous de créer vos propres styles ? Cela n'a rien de sorcier, rassurez-vous ! Quatre étapes suffisent :

1. Saisissez un paragraphe de texte.

2. Utilisez le Ruban pour mettre en forme ce paragraphe. Par exemple, modifiez la police, la taille des caractères, la couleur des caractères et l'alignement en utilisant les groupes Police et Paragraphe de l'onglet Accueil.

3. Placez le point d'insertion dans ce paragraphe. Cliquez sur l'icône Styles (dans l'angle inférieur droit du groupe Style, sous l'onglet Accueil) pour afficher le volet Styles, puis cliquez sur l'icône Nouveau style, dans la partie inférieure du volet Styles (voir figure suivante).

4. Cette action ouvre la boîte de dialogue Créer un style à partir de la mise en forme, représentée figure suivante. Donnez un nom au nouveau style et validez en cliquant sur OK. Le nouveau style est immédiatement ajouté à la palette Styles rapides.

Voyons si vous avez compris…
Tapez quelques mots dans un nouveau paragraphe et modifiez ses caractéristiques comme suit :

• Police : « Agency FB » (cette police est standard sous Windows 7 mais rien ne vous empêche d'en choisir une autre) ;

• Taille de caractères : 36 points ;

• Couleur de caractères : Rouge.

Enregistrez ce style sous le nom Agency Rouge. Vous devriez obtenir un résultat similaire à celui de la figure suivante :

Portée des styles

Dans les sections précédentes, vous avez appris à modifier des styles existants et à créer de nouveaux styles à partir de paragraphes mis en forme. Je ne sais pas si vous avez remarqué la partie inférieure des boîtes de dialogue Modifier le style et Créer un style à partir de la mise en forme, représentée figure suivante.

Vous pouvez choisir d'utiliser le style dans le document uniquement ou dans tous les documents basés sur le modèle en cours d'édition.

La notion de style est intimement liée à celle de modèle : chaque modèle contient, entre autres, un certain nombre de styles qui lui sont propres.

• Lorsque vous créez un nouveau document basé sur un modèle donné, les styles correspondants sont automatiquement chargés et accessibles dans le groupe Styles du Ruban ainsi que dans les barres Style et Appliquer les styles.

• Lorsque vous créez un nouveau document sans préciser son modèle, c'est le modèle par défaut qui est utilisé.

Ainsi, la portée des styles est celle du modèle qui les contient.

Trois étapes :

1. Créez un nouveau document.

2. Modifiez ou créez des styles dans ce document. À titre d'exemple, modifiez le style Titre 1 en lui affectant les caractéristiques suivantes : Police Comic Sans MS, taille 24 points, souligné, couleur rouge.

3. Enregistrez le document en tant que modèle. Pour cela :

   • Depuis le menu Fichier, lancez la commande Enregistrer sous ;

   • Dans la liste déroulante Type, choisissez Modèle Word ;

   • Stockez le document dans le dossier Users\utilisateur\AppData\Roaming\Microsoft\Templates, où utilisateur est votre nom d'utilisateur sous Windows (voir figure suivante) ;

   • Validez en cliquant sur Enregistrer.

Une fois le modèle personnel enregistré, vous pouvez créer un ou plusieurs documents basés sur ce modèle :

• Sélectionnez l'onglet Fichier dans le Ruban ;

• Cliquez sur Nouveau, puis sur Mes modèles ;

• Désignez le modèle dans la boîte de dialogue Nouveau et validez (voir figure suivante).

Et voilà, vous avez un nouveau document basé sur votre propre modèle. Magique non ?

En résumé

• Un style rassemble diverses caractéristiques de mise en forme comme la police, la taille des caractères, leur couleur, le mode d'alignement et autant d'autres caractéristiques que nécessaire.

• Pour appliquer un style à un paragraphe, vous utiliserez la Barre des styles ou la palette Styles rapides du Ruban.

• Le volet de zone de style est affiché dans les modes Plan et Brouillon. Il permet de visualiser tous les styles utilisés dans un document.

• Les styles existants peuvent être modifiés et vous pouvez créer vos propres styles.

• Les styles peuvent être attachés à un document ou à un modèle.