Rédigez facilement des documents avec Word

Parmi les nombreux domaines dans lesquels Word innove, il faut souligner celui du travail collaboratif. Certaines fonctionnalités « traditionnelles », telles que l'insertion de commentaires et de marques de révision, sont maintenues. D'autres, telles que l'envoi, le partage et l'édition simultanée d'un document, font leur apparition. Dans ce chapitre, vous allez découvrir les diverses techniques qui feront de Word un allié de choix si vous devez mettre au point des documents au sein d'une équipe.

Commentaires

Lorsque l'on écrit un document, il est souvent difficile d'avoir un œil critique sur son contenu. Pourquoi ne pas le confier à une ou plusieurs autres personnes qui pourront donner leur avis ? C'est d'autant plus facile que Word facilite grandement cette tâche via l'insertion de commentaires.

Insérer un commentaire

1. Assurez-vous que le mode d'affichagePageest sélectionné. Si nécessaire, cliquez sur l'icônePagedans l'angle inférieur droit de la fenêtre de Word, comme indiqué à la figure suivante.

2. Sélectionnez le texte, l'image, la forme ou tout autre élément pour lequel vous désirez insérer un commentaire.

3. Basculez sur l'ongletRévisiondu Ruban, repérez le groupeCommentaireset cliquez sur l'icôneNouveau commentaire.

4. Entrez votre commentaire dans la bulle affichée à droite de la page.

5. Poursuivez la lecture du document et insérez un ou plusieurs autres commentaires si cela est nécessaire, comme illustré à la figure suivante.

Modifier un commentaire

Selon les goûts de chacun, la modification d'un commentaire peut se faire dans la bulle du commentaire ou dans le voletVérifications.
Si le document est affiché en modePage, il suffit de cliquer dans la bulle du commentaire à modifier. Un point d'insertion apparaît (voir figure suivante). Déplacez-le à l'endroit souhaité et faites la modification.

Si le document comporte de nombreuses pages ou si les commentaires sont peu nombreux, vous pouvez utiliser le voletVérificationspour modifier l'un d'entre eux. Basculez sur l'ongletRévisiondu Ruban puis cliquez sur l'icôneVolet Vérificationsdu groupeSuivi.

Le voletVérificationsest affiché à gauche du document (voir figure suivante). Cliquez sur le commentaire à modifier et faites vos modifications.

Supprimer un commentaire

La suppression d'un commentaire se fait en trois étapes :

1. Cliquez sur le commentaire à supprimer, dans la bulle de commentaire ou dans le voletVérifications, comme illustré à la figure suivante ;

2. Basculez dans l'ongletRévisiondu Ruban ;

3. Cliquez sur la partie supérieure de l'icôneSupprimerdans le groupeCommentaires.

Supprimer tous les commentaires

Il est possible de supprimer en une seule fois tous les commentaires insérés dans le document. Basculez sur l'ongletRévisiondu Ruban, cliquez sur la partie inférieure de l'icôneSupprimeret, dans le menu, choisissezSupprimer tous les commentaires du documentcomme illustré à la figure suivante.

Relecture du document de commentaire en commentaire

Le plus simple consiste à utiliser le voletVérifications. Cliquez tour à tour sur chaque commentaire. Vous pouvez alors :

• faire les modifications qui s'imposent dans le document puis supprimer le commentaire ;

• supprimer purement et simplement le commentaire ;

• ajouter un commentaire… en réponse au commentaire !

Marques de révision

Lorsque plusieurs personnes insèrent des commentaires dans un document, ce dernier devient vite illisible. Heureusement, il existe une alternative qui consiste à insérer des marques de révision. Plus complètes, moins invasives et facilement dissimulables, les marques de révision deviennent vite incontournables dès que deux correcteurs ou plus sont impliqués dans la mise au point d'un document.

Activation du suivi des modifications

Pour pouvoir utiliser des marques de révision dans un document, il faut au préalable activer le suivi des modifications. Basculez sur l'ongletRévisiondu Ruban puis cliquez sur la partie supérieure de l'icôneSuivi des modifications, dans le groupeSuivi, comme illustré à la figure suivante.

Modification du document

Une fois le suivi des modifications activé, vous allez pouvoir apporter des corrections au document. Dans la figure suivante, une lettre a été supprimée, une autre ajoutée, et un mot a été remplacé par un autre.

Comme vous pouvez le voir :

• les éléments supprimés apparaissent en caractères rouges barrés ;

• les éléments ajoutés apparaissent en caractères rouges soulignés.

Procédez comme vous le faites habituellement. Les caractères barrés et soulignés seront automatiquement ajoutés en fonction de vos actions.

Oui, à plusieurs niveaux. Les différences apparaissent dans :

• la couleur des révisions (voir figure suivante) ;

  

• les infos-bulles associées aux révisions (voir figure suivante) ;

  

• le voletVérifications(voir figure suivante).

  

Oui bien sûr. Les éléments modifiés sont repérés par un trait vertical dans la marge gauche du document et par une entrée dans le voletVérifications.
Dans la figure suivante par exemple, une image a été insérée.

Et ici, les dimensions de la page ont été modifiées. En pointant l'info-bulle correspondante, des renseignements complémentaires sont affichés (voir figure suivante).

Suivi des modifications

Un de vos collègues vient de vous transmettre un document dans lequel figurent des marques de révision. Vous allez devoir les passer en revue, les accepter ou les refuser. Voyons comment procéder.

Ouvrez le document comme vous le faites habituellement. Si vous voulez accepter ou refuser les révisions sans en apporter de nouvelles, assurez-vous que l'icôneSuivi des modifications(dans le groupeSuivi, sous l'ongletRévisiondu Ruban) n'est pas activée. Par contre, si vous pensez apporter des modifications aux révisions, l'icôneSuivi des modificationsdoit être activée (voir figure suivante).

Pour vous déplacer d'une marque de révision à la suivante, vous pouvez :

• vous déplacer manuellement dans le document, en utilisant l'ascenseur vertical ;

• automatiser le processus en utilisant le voletVérifications.

La première technique est envisageable dans les documents de quelques pages. Mais, dès que le document à corriger prend de l'embonpoint, la dernière technique devient vite indispensable !

Pour vous déplacer manuellement dans le document, vous pouvez utiliser l'ascenseur vertical de Word ou les touches PageSuivante et PagePrécédente.

Pour vous déplacer facilement de révision en révision, le plus simple consiste à afficher le voletVérificationsen cliquant sur l'icôneVolet Vérifications(dans le groupeSuivi, sous l'ongletRévisiondu Ruban). Faites ensuite un double-clic sur l'intitulé de chaque révision. L'élément révisé est automatiquement affiché dans la partie supérieure du document et le point d'insertion vous laisse le modifier comme vous l'entendez (voir figure suivante).

Pour accepter ou refuser une révision, pointez-la dans le document ou dans le voletVérifications, cliquez avec le bouton droit et, dans le menu, choisissez (respectivement)Accepter la modificationouRefuser la modificationcomme à la figure suivante.

Si vous trouvez cette technique peu pratique, vous préférerez peut-être utiliser les icônes du groupeModifications, sous l'ongletRévisiondu Ruban. Cliquez sur :

• SuivantouPrécédentpour vous déplacer de marque de révision en marque de révision.

• AccepterouRefuserpour accepter ou refuser la révision.

• La flèche située sous les icônesAccepteretRefuserpour accéder à des options complémentaires. Vous pouvez en particulier accepter ou refuser la révision courante et passer à la suivante, ou encore accepter ou refuser d'un bloc l'ensemble des révisions du document (voir figure suivante).

Envoyer un document aux relecteurs

Vous avez rédigé un document et vous voulez le soumettre à vos relecteurs ? Vous pouvez :

• le copier sur une clé USB, un CD-ROM ou un DVD-ROM et leur faire parvenir ce média ;

• le placer dans un dossier partagé accessible sur le réseau de votre entreprise ;

• l'envoyer par e-mail en tant que pièce jointe ;

• le placer dans votre espace SkyDrive et indiquer son emplacement à vos relecteurs.

Les deux premières possibilités sont vraiment élémentaires et ne demandent aucune explication complémentaire. Il en va de même en ce qui concerne l'envoi par e-mail, me direz-vous. Pour ce faire, vous pensez certainement que vous allez devoir :

1. Enregistrer le document sur le disque dur ;

2. Lancer la messagerie puis créer un nouveau message ;

3. Ouvrir l'Explorateur Windows et faire glisser le document sur la fenêtre du nouveau message en utilisant un glisser-déposer.

Cette technique est traditionnelle mais ô combien « lourde » !
Il y a beaucoup plus simple : basculez dans l'ongletFichierdu Ruban, cliquez surEnregistrer et envoyerpuis surEnvoyer en tant que pièce jointe. Cela crée automatiquement un nouveau message contenant votre document en pièce jointe, comme à la figure suivante. Il ne vous reste plus qu'à indiquer les destinataires et à rédiger un petit texte d'accompagnement. Avouez que Word simplifie grandement les choses !

Si le document à envoyer dépasse les 3 ou 4 mégaoctets, vous aurez peut-être du mal à l'envoyer à vos correspondants en passant par votre messagerie. Dans ce cas, pourquoi ne pas le poster dans votre espace SkyDrive ?

Windows Live SkyDrive, ou plus simplement SkyDrive, est un service gratuit de stockage et de partage de fichiers proposé par Microsoft. Par son intermédiaire, vous pourrez stocker et échanger jusqu'à 25 gigaoctets !

Si vous n'avez pas encore votre SkyDrive, utilisez le code web suivant puis cliquez surInscrivez-vous maintenant : c'est gratuit !(voir figure suivante).

Créer un SkyDrive

Suivez les indications affichées dans le navigateur pour créer votre identifiant Windows Live. C'est par son intermédiaire que vous accéderez aux différents services Windows Live, dont SkyDrive.
Une fois votre identifiant Windows Live créé, il est très simple de placer un fichier dans votre espace SkyDrive : basculez sur l'ongletFichierdu Ruban (1), cliquez surEnregistrer et envoyer(2) puis surEnregistrer dans le site web(3). La partie droite de l'écran vous propose de vous connecter à votre espace SkyDrive. Cliquez enfin surConnexion(4), comme illustré à la figure suivante.

Entrez votre adresse e-mail et votre mot de passe, cochez la caseOuvrir ma session automatiquementsi vous voulez éviter cette étape lorsque vous enverrez d'autres documents dans votre espace SkyDrive, puis cliquez surOK. La partie droite de l'écran Backstage (vous savez bien, l'écran Backstage désigne les informations affichées sous l'ongletFichierdu Ruban) donne accès aux dossiers de votre espace SkyDrive, comme illustré à la figure suivante.

Sélectionnez le dossier de destination (le dossierCollaborateursdans notre exemple) puis cliquez surEnregistrer sous. Quelques instants plus tard, une boîte de dialogueEnregistrer sousest affichée. Cliquez surEnregistreret patientez jusqu'à la fin du processus.

Très bonne question ! Utilisez le code web suivant pour accéder à votre SkyDrive :

Accéder à SkyDrive

Connectez-vous en utilisant votre identifiant Windows Live, déplacez-vous dans le dossier où a été stocké le document, cliquez surPartagerpuis surEnvoyer le lien(voir figure suivante).

Entrez les adresses e-mail des correcteurs (1), tapez un court texte en guise de message (2) puis cliquez surEnvoyer(3) comme illustré à la figure suivante.

Quand vos correcteurs recevront le message, il leur suffira de cliquer sur le boutonAfficher le dossierpour accéder au document dans SkyDrive (voir figure suivante). Ils n'ont même pas besoin d'avoir un compte SkyDrive.

Ils pourront alors télécharger le document en cliquant surPluspuis surTélécharger, comme dans la figure suivante.

Word 2010 sans Word 2010

Vous pensez certainement que je me suis trompé dans le titre. En effet, comment pourrait-on modifier un document Word 2010 si cette application n'est pas installée sur l'ordinateur ? Vous n'avez pas une petite idée ? Cet exploit revient àWord Web App. Il s'agit d'une version réduite de Word capable de fonctionner dans un navigateur web !

Une restriction cependant : le document à éditer doit être stocké dans un dossier SkyDrive. Il peut s'agir d'un dossier de votre propre SkyDrive ou d'un dossier accessible via un e-mail de partage.

Modifier un document Word dans SkyDrive

Pour accéder à un document sauvegardé dans votre espace SkyDrive, voici comment faire :

1. Ouvrez votre navigateur et connectez vous à SkyDrive ;

2. Entrez vos identifiants ;

3. Ouvrez le dossier dans lequel se trouve le document ;

4. Pointez le document à modifier et cliquez surModifier dans le navigateurcomme illustré à la figure suivante.

Quelques instants plus tard, le document est ouvert dans le navigateur. Dans la figure suivante, le document est ouvert dans Internet Explorer 9.

Bien que très minimaliste, l'interface de Word Web App est suffisamment puissante pour autoriser les modifications les plus classiques (polices, paragraphes, styles, insertion d'images, de tableaux et de liens).

Lorsque le document a été modifié, enregistrez-le en cliquant sur l'icône qui représente une disquette, dans la partie supérieure gauche de la fenêtre. Vous pourrez le rouvrir sur un autre ordinateur tel qu'il a été modifié, via Word Web App ou Word.

Travailler à plusieurs via SkyDrive

Word 2010 innove en permettant le travail collaboratif simultané sur un même document. En d'autres termes, en utilisant Word 2010, plusieurs personnes peuvent travailler en même temps sur un même document et les modifications faites par chacune d'entre elles sont visibles par les autres coéditeurs.

Pour parvenir à ce tour de force, les personnes qui participent à l'aventure doivent :

1. Avoir accès au compte SkyDrive dans lequel est stocké le document ;

2. Utiliser Word 2010 pour éditer le document.

Voici les étapes à respecter par chacune des personnes qui veulent coéditer le document :

1. Les utilisateurs se connectent à Skydrive sur le dossier hébergeant le document.

2. Pour ouvrir le document, il faut le pointer et cliquer sur le lienOuvrir dans Word.

3. Un des coéditeurs fait des modifications puis sauvegarde le document, par exemple avec le raccourci Ctrl + S.

4. Comme indiqué à la figure suivante, les autres coéditeurs sont informés qu'une modification a été faite.

5. Ils cliquent alors surMises à jour disponibles(dans la barre d'état) puis surEnregistrer(dans l'écran Backstage). La modification est alors répercutée sur leur document, comme illustré à la figure suivante.

Questions usuelles lors d'un travail en groupe

Cette section regroupe plusieurs questions que se posent généralement les personnes qui travaillent à plusieurs sur un même document Word.

Visualiser un document Word sans Word

Trois outils permettent de visualiser le contenu d'un document Word :

• l'application Word ;

• le service en ligne Word Web App ;

• la visionneuse Word.

Si les deux premiers permettent de visualiser et de modifier les documents Word, le troisième outil se limite à leur affichage. La visionneuse Word sera utilisée sur un ordinateur ne disposant pas de Word ou pour accéder à un document qui n'est pas stocké dans un espace SkyDrive.

Une fois sur la page web, cliquez surTélécharger, enregistrez le programme d'installation de la visionneuse puis exécutez-le. Une fois la visionneuse installée, il vous suffit de faire un double-clic sur un document Word pour l'ouvrir dans la visionneuse (voir figure suivante).

Vérifier la compatibilité d’un document avec les versions antérieures de Word

Word 2010 est un traitement de texte évolué. Vous comprendrez sans peine que certaines de ses fonctionnalités ne sont pas accessibles dans les versions précédentes de l'application. Sinon, quel serait l'intérêt de passer à Word 2010 ?

Vous pouvez vous entraîner sur les problèmes de compatibilité en téléchargeant le documentcompatibilite.docx.

Si vous devez partager un document Word 2010 avec des collègues ou amis qui utilisent une version précédente (2007, 2003, XP, etc.) de Word, vous pouvez utiliser le vérificateur de compatibilité pour savoir s'il existe des points d'achoppement. Basculez sur l'ongletFichierdu Ruban, cliquez surVérifier la présence de problèmespuis surVérifier la compatibilité. Si Word détecte des soucis de compatibilité, ils sont affichés dans la boîte de dialogueVérificateur de compatibilité Microsoft Wordcomme à la figure suivante.

Ici par exemple, l'équation et l'effet typographique contenus dans le document seront convertis car incompatibles avec les versions précédentes de Word. Les deux copies d'écran qui suivent représentent un document tel qu'il a été conçu dans Word 2010 et après conversion au format Word 2003.

La figure suivante représente le document dans lequel le test de compatibilité a été lancé.

Ce document contient :

• une image dans laquelle on a supprimé l'arrière-plan et appliqué un effet artistique ;

• une équation mathématique insérée avec l'outilÉquationde Word ;

• un effet typographique appliqué à un texte avec l'icôneEffets de texte(dans le groupePolice, sous l'ongletAccueildu Ruban).

Pour que ce document soit lisible dans les versions précédentes de Word, il faut le convertir au format.doc:

1. Sélectionnez l'ongletFichierdans le Ruban.

2. Cliquez surEnregistrer sous.

3. Cette action affiche la boîte de dialogueEnregistrer sous.

4. Dans la listeType, sélectionnezDocument Word 97-2003 (.doc)puis cliquez surEnregistrer.

5. Le vérificateur de compatibilité affiche les deux incompatibilités détectées précédemment. Cliquez surContinuer. La figure suivante représente le document tel qu'il est affiché après conversion.

L'équation mathématique a été convertie en image. Il est donc impossible de l'éditer. Quant à l'effet typographique, il s'agit maintenant d'un simple texte.

Comparer deux versions d’un même document

Vous pouvez vous entraîner sur cette fonctionnalité en téléchargeant les deux fichiers mis à votre disposition.

Téléchargerversion1.docx

Téléchargerversion2.docx

Lorsque l'on met au point un document au sein d'une équipe, il arrive souvent que l'on ait à en manipuler plusieurs versions au fil des diverses corrections. Si vous travaillez avec des marques de révision ou si le document est édité à partir d'un espace SkyDrive, cela ne pose pas de problème. Par contre, comment détecter facilement les différences entre deux versions d'un même document stockées dans des fichiers différents ? Pour cela, vous utiliserez l'outil de comparaison de Word.

Basculez sur l'ongletRévisionde Word. Cliquez sur l'icôneComparerdu groupeComparerpuis, dans le menu, surComparer. Désignez les deux documents à comparer en cliquant sur les icônes qui représentent un dossier (voir figure suivante).

Cliquez surOKpour lancer la comparaison. Après un bref délai, Word présente côte à côte les deux versions du document ainsi qu'un document fusionné qui met en évidence les différences sous la forme de marques de révision (voir figure suivante).

Si les documents à comparer comportent de nombreuses pages, il peut être intéressant d'afficher le voletVérificationsen cliquant sur l'icôneVolet Vérificationsdu groupeSuivi. Vous vous déplacerez de modification en modification grâce à des doubles-clics sur les en-têtes rouges et verts du voletVérifications, comme illustré à la figure suivante.

Protéger un document

Vous disposez de plusieurs techniques pour protéger un document contre toute modification abusive. Vous pouvez :

1. L'enregistrer au formatPDFouXPS;

2. Lui associer un mot de passe pour toute ouverture ou modification ;

3. Restreindre les modifications au niveau de la mise en forme, du type des modifications ou encore des personnes concernées.

Mots de passe

Si les destinataires du document sont en possession de Word 2010, il n'est pas utile de le convertir au formatPDFouXPS(souvenez-vous, ces formats rendent les fichiers difficilement modifiables) : vous pouvez lui affecter un mot de passe en lecture ou en écriture. Seules les personnes en possession du bon mot de passe pourront l'ouvrir ou le modifier.
Pour définir un mot de passe, sélectionnez l'ongletFichierdu Ruban puis cliquez surEnregistrer sous. Dans la partie inférieure de la boîte de dialogueEnregistrer sous, cliquez surOutilspuis surOptions générales.

Définissez un mot de passe (voir figure suivante) :

• dans le champMot de passe pour la lecturesi vous voulez que vos lecteurs saisissent un mot de passe pour pouvoir ouvrir le document ;

• dans le champMot de passe pour la modificationsi vous voulez que vos lecteurs saisissent un mot de passe avant de pouvoir enregistrer le document.

Cliquez surOKpuis confirmez le(s) mot(s) de passe.
Toute tentative d'ouverture du document ne pourra être menée à bien qu'après la saisie du ou des mots de passe associés au document.

Restriction des modifications

La technique précédente vous a montré comment associer un mot de passe à l'ouverture et un autre à la modification d'un document. Je vous propose maintenant d'aller plus loin en définissant les actions qui peuvent être accomplies dans le document.
Ces réglages ne sont possibles que si l'ongletDéveloppeurest affiché du Ruban. Si ce n'est pas le cas, basculez sur l'ongletFichierdans le Ruban et cliquez surOptions. Dans la boîte de dialogueOptions Word, cliquez surPersonnaliser le Ruban, cochez la caseDéveloppeurpuis validez en cliquant surOKcomme à la figure suivante.

Basculez sur l'ongletDéveloppeuret cliquez sur l'icôneRestreindre la modificationdans le groupeProtéger. Cette action déclenche l'affichage du voletRestreindre la mise en forme et la modificationdans la partie droite de la fenêtre (voir figure suivante).

Vous pouvez cocher la case :

• Limiter la mise en forme à une sélection de stylespour définir les styles accessibles. Ces styles sont définis en cliquant surParamètres, comme illustré à la figure suivante.

• Autoriser uniquement ce type de modifications dans le documentpour définir les actions possibles dans le document : aucune modification, marques de révision, commentaires ou saisie de formulaires.

Cliquez surActiver la protection. Si vous le souhaitez, vous pouvez définir un mot de passe pour que le lecteur/correcteur puisse désactiver la restriction.

À l'ouverture du document, deux volets complémentaires sont affichés dans la partie droite de la fenêtre :

• Restreindre la mise en forme et la modificationpermet de désactiver la restriction avec ou sans un mot de passe (voir figure suivante) ;

• Stylesdonne accès aux seuls styles autorisés dans le document.

En résumé

• Un ou plusieurs correcteurs peuvent laisser des commentaires dans un document. Il est possible de naviguer de commentaire en commentaire et le nom de chaque correcteur est clairement identifié.

• Les correcteurs peuvent également amender le document. Ces modifications apparaissent sous la forme de marques de révision. Pour naviguer d'une marque de révision à la suivante, rien de tel que le suivi des modifications de Word. Il est également possible d'accepter ou de refuser toutes les modifications en bloc.

• L'envoi d'un document aux relecteurs peut se faire depuis l'écran Backstage, avec une simple commande dans l'ongletFichierdu Ruban. Le document peut également être placé dans votre compte SkyDrive qui offre jusqu'à 25 Go de stockage en ligne.

• La modification d'un document stocké dans un espace SkyDrive peut se faire en éditant le document dans une version réduite de Word, appelée Word Web App. Tout ce dont vous avez besoin, c'est d'un accès Internet et d'un navigateur web.

• Word Web App autorise le travail simultané sur un même document Word stocké dans un espace SkyDrive.

• L'écran Backstage permet de vérifier la compatibilité d'un document Word 2010 avec les versions antérieures du traitement de texte et, si nécessaire, de le dégrader pour assurer sa rétrocompatibilité.

• Word est doté d'un outil de comparaison qui met en évidence les différences entre deux versions d'un même document.

• Pour protéger un document contre toute modification abusive, vous pouvez le sauvegarder au format PDF ou XPS, lui associer un mot de passe ou restreindre les modifications au niveau de la mise en forme, du type des modifications ou encore des personnes concernées.