Rédigez facilement des documents avec Word

Nous voici presque arrivés à la fin de ce tutoriel ; désormais, vous devriez maitriser Word. Pourtant, il vous reste encore des choses à apprendre. Ce que nous allons voir dans ce chapitre, vous n'en aurez pas l'utilité tous les jours mais cela pourra vous faire gagner du temps lors de votre utilisation de Word.

Vous effectuez fréquemment les mêmes tâches de mise en forme ou de mise en page ? Vous avez l'impression que certaines mises en forme vous prennent beaucoup de temps et d'énergie ? Les macros et le langage VBA sont faits pour vous. Poursuivez vite la lecture et découvrez un univers fascinant qui n'a de limites… que votre propre imagination !

Gagner du temps avec les macros

Arrivés à ce stade du tutoriel, je pense pouvoir affirmer que vous avez une bonne expérience dans la pratique de Word et que vous pouvez réaliser à peu près tous les types de documents possibles et imaginables. Cependant, après avoir rédigé un document, vous passez beaucoup de temps à le mettre en forme et vous apprécieriez l'aide d'un assistant spécialisé dans ce domaine. Cet assistant a un nom : il s'agit de l'enregistreur de macros. Montrez à Word comment réaliser une mise en forme, aussi sophistiquée soit-elle, et il sera capable de la reproduire !

Je vais immédiatement mettre un terme aux bruits de couloirs selon lesquels les macros sont à réserver à un public averti, qui a une grande expérience de Word et connaît déjà (au moins !) trois ou quatre langages de programmation. Tout ceci est absolument faux ! Si vous savez utiliser Word, vous saurez sans peine créer et mettre en œuvre des macros.

Nous allons commencer par un exemple simple, qui n'a d'autre intérêt que de vous familiariser avec l'enregistreur de macros. La macro en question va mettre en gras le texte sélectionné.

C'est vrai, c'est vrai ! Alors, corsons un peu les choses. Que diriez-vous de créer une macro qui applique simultanément les attributs Gras, Italique et Souligné au texte sélectionné ? Il n'existe aucune icône du Ruban capable de cette prouesse et la macro correspondante est très simple à mettre en place. Alors, au diable l'avarice !

L'enregistreur de macros est disponible dans l'onglet Développeur du Ruban. Si cet onglet n'est pas encore affiché, basculez sur l'onglet Fichier et cliquez sur Options. Dans la boîte de dialogue Options Word, cliquez sur Personnaliser le Ruban, cochez la case Développeur puis validez en cliquant sur OK. L'icône de l'enregistreur de macros se trouve dans le groupe Code, comme indiqué à la figure suivante.

Dès son lancement, l'enregistreur de macros mémorise toutes les actions effectuées au clavier et à la souris. Si vous voulez appliquer les attributs Gras, Italique et Souligné à du texte, il faut donc le sélectionner avant de lancer l'enregistrement de la macro, sans quoi cette action est également mémorisée et reproduite à chaque exécution de la macro.

Avant d'aller plus loin, je vous invite à télécharger le document macros.docx afin que vous puissiez manipuler tout en suivant mes explications :

Télécharger le document

Ouvrez le document macros.docx et sélectionnez le premier paragraphe (1). Maintenant, vous pouvez lancer l'enregistreur de macros : cliquez sur l'icône Enregistrer une macro (2). Donnez le nom Gras_Italique_Souligné à la macro (3) et validez en cliquant sur OK (4), comme indiqué à la figure suivante.

Dès le clic sur le bouton OK, le pointeur change de forme pour montrer que l'enregistreur est actif : à partir de maintenant, tout ce que vous ferez avec la souris et le clavier sera mémorisé.

Basculez sur l'onglet Accueil du Ruban puis cliquez successivement sur les icônes Gras, Italique et Souligné du groupe Police.
Basculez sur l'onglet Développeur et cliquez sur l'icône Arrêter l'enregistrement (en lieu et place de l'icône Enregistrer une macro). Ça y est, vous venez de créer votre première macro !

Je suis sûr que vous brûlez d'impatience de l'utiliser. Sélectionnez le deuxième paragraphe qui, lui n'est pas encore en gras, italique et souligné. Si nécessaire, basculez sur l'onglet Développeur du Ruban et cliquez sur l'icône Macros du groupe Code.
La boîte de dialogue Macros dresse la liste des macros enregistrées sur votre ordinateur. Cliquez sur la macro Gras_Italique_Souligné puis sur le bouton Exécuter (voir figure suivante).

Hourra ! Le deuxième paragraphe est maintenant en gras, italique et souligné. Vous voyez, ce n'est vraiment pas difficile.

Toutes les macros seront basées sur le même principe et ce, indépendamment de leur complexité. Pour vous en persuader, vous allez maintenant définir une macro qui agit sur un tableau. La figure suivante représente l'effet recherché.

Je vous sens légèrement nerveux ! N'ayez crainte, tout va bien se passer…
Les plus observateurs d'entre vous auront identifié les transformations appliquées au texte.

Sélectionnez les données à convertir en tableau. Basculez sur l'onglet Développeur du Ruban puis cliquez sur l'icône Enregistrer une macro dans le groupe Code.
Donnez à la macro le nom Tableau puis cliquez sur OK.

La première étape consiste à convertir le texte en tableau. Rien de plus simple ! Basculez sur l'onglet Insertion du Ruban, cliquez sur l'icône Tableau dans le groupe Tableaux et choisissez Convertir le texte en tableau. Cette action ouvre la boîte de dialogue Convertir le texte en tableau. Cliquez sur OK pour accepter les options par défaut.

La deuxième étape applique un style au tableau. L'onglet Création est automatiquement sélectionné dans le Ruban. Dans le groupe Styles de tableau, cliquez sur l'icône Styles de tableau et choisissez Trame moyenne 1 – Accent 4 (ou celui que vous voulez, je vous ai donné ici celui que j'ai utilisé dans cet exemple).

La troisième et dernière étape centre les données dans les cellules. Basculez sur l'onglet Disposition puis cliquez sur l'icône Centrer dans le groupe Alignement.
Vous pouvez arrêter l'enregistrement de la macro. Basculez sur l'onglet Développeur et cliquez sur l'icône Arrêter l'enregistrement dans le groupe Code. La macro est maintenant fonctionnelle.

Désormais, lorsque vous voudrez convertir du texte en tableau, sélectionnez le texte, basculez sur l'onglet Développeur dans le Ruban et cliquez sur l'icône Macros du groupe Code. La boîte de dialogue Macros dresse la liste des macros enregistrées sur votre ordinateur. Cliquez sur la macro Tableau puis sur le bouton Exécuter. En à peine quelques clics, vous pouvez convertir facilement du texte en tableau et le résultat aura toujours la même mise en page !

Faciliter l'exécution des macros

Les macros sont faites pour vous faciliter la vie et pour vous faire gagner du temps sur les actions répétitives. Mais il faut bien avouer que leur exécution depuis l'onglet Développeur n'est pas des plus rapides (clic sur l'icône Macros dans le groupe Code, sélection de la macro dans la boîte de dialogue Macros, puis clic sur le bouton Exécuter). Que diriez-vous de leur affecter un raccourci clavier ou, pourquoi pas, une icône dans la barre d'outils Accès rapide ?

Un raccourci clavier

Pour affecter un raccourci clavier à une macro, basculez sur l'onglet Fichier du Ruban puis cliquez sur Options. Dans la boîte de dialogue Options Word, sélectionnez l'onglet Personnaliser le Ruban puis cliquez sur le bouton Personnaliser à droite du libellé Raccourcis clavier. Une nouvelle boîte de dialogue intitulée Personnaliser le clavier s'ouvre. Sélectionnez Macros dans la zone de liste Catégories (1), cliquez sur la macro à laquelle vous voulez affecter un raccourci clavier (2), cliquez dans le champ Nouvelle touche de raccourci et tapez un raccourci en vous assurant que l'information [non attribuée] apparaît à la suite du libellé Affectées à (3). Cliquez successivement sur Attribuer, Fermer puis OK pour enregistrer le raccourci clavier (voir figure suivante).

Vous pouvez désormais appuyer sur Alt + Z (c'est le raccourci que j'ai choisi) pour transformer des données sélectionnées en tableau mis en forme. Avouez que c'est bien plus agréable.

Une icône dans la barre d'outils Accès rapide

Vous préférez utiliser la barre d'outils Accès rapide ? Pas de problème ! Il vous suffit de cliquer sur l'icône Personnaliser la barre d'outils Accès rapide et de sélectionner Autres commandes dans le menu. Cette action ouvre la boîte de dialogue Options Word avec l'onglet Barre d'outils Accès rapide sélectionné. Choisissez Macros dans la première liste déroulante (1). Les macros qui ont été définies sur l'ordinateur apparaissent dans la première zone de liste. Sélectionnez l'une d'entre elles et cliquez sur Ajouter (2). Cliquez enfin sur OK pour ajouter la macro à la barre d'outils Accès rapide, comme indiqué à la figure suivante.

Bien sûr ! Cliquez sur l'icône Personnaliser la barre d'outils Accès rapide et sélectionnez Autres commandes dans le menu. Cliquez sur l'icône à modifier dans la deuxième zone de liste, puis cliquez sur Modifier. Vous pouvez maintenant choisir une icône parmi celles proposées (voir figure suivante).

Exécution automatique de macros

Il existe des noms « réservés » pour les macros, qui permettent notamment de les exécuter automatiquement.

Supposons par exemple que vous vouliez ouvrir automatiquement le document Tous mes fichiers.docx dès le lancement de Word. Pour cela, vous allez définir la macro AutoExec.

Lancez Word et fermez la page vide ouverte par défaut. Basculez ensuite sur l'onglet Développeur du Ruban, puis cliquez sur l'icône Enregistrer une macro dans le groupe Code. Baptisez cette macro AutoExec et validez en cliquant sur OK. Basculez sur l'onglet Fichier du Ruban, cliquez sur Ouvrir, désignez le document Tous mes fichiers.docx et validez en cliquant sur Ouvrir.
Pour terminer, basculez sur l'onglet Développeur du Ruban et cliquez sur Arrêter l'enregistrement.

Pour vous assurer que la macro fonctionne, fermez Word puis rouvrez-le. Le document Tous mes fichiers.docx doit s'ouvrir automatiquement.

Ce problème se produit si vous avez désigné un fichier dans le dossier proposé par défaut par Word. Si le fichier à ouvrir se trouve dans le dossier par défaut, changez de dossier pendant l'enregistrement de la macro puis revenez-y et tout se passera bien.

Quand les macros montrent leurs limites

Nous allons définir (ou plutôt tenter de définir) une macro qui remplace tous les styles Titre 2 d'un document par le style Titre 3. Pour vous entraîner, vous pouvez télécharger le document loremipsum.docx mis à votre disposition.

Télécharger le document

Une fois le document ouvert, voici la marche à suivre :

1. Basculez sur l'onglet Développeur du Ruban et cliquez sur l'icône Enregistrer une macro.

2. Donnez à la macro le nom Titre2_vers_Titre3 et validez en cliquant sur OK.

3. Basculez sur l'onglet Accueil du Ruban, puis cliquez sur Remplacer dans le groupe Modification. La boîte de dialogue Rechercher et remplacer s'ouvre avec l'onglet Remplacer sélectionné.

4. Cliquez sur Plus pour la déployer.

5. Cliquez dans le champ Rechercher pour y afficher le point d'insertion. Cliquez sur Format puis sur Style. Sélectionnez le style Titre 2 et validez en cliquant sur OK.

6. Cliquez dans le champ Remplacer par pour y afficher le point d'insertion. Cliquez sur Format puis sur Style. Sélectionnez le style Titre 3 et validez en cliquant sur OK. Si vous avez suivi mes consignes à la lettre, la boîte de dialogue Rechercher et remplacer devrait maintenant ressembler à la figure suivante.

7. Cliquez sur Remplacer tout, sur OK, puis fermez la boîte de dialogue Rechercher et remplacer en cliquant sur sa case de fermeture.

8. Basculez sur l'onglet Développeur et cliquez sur l'icône Arrêter l'enregistrement.

Pour vérifier le bon fonctionnement de la macro, fermez le document sans enregistrer les modifications, rouvrez-le et exécutez la macro Titre2_vers_Titre3.

Je sais, je sais, tout va bien… pour le moment ! Mais nous allons corser les choses. Supposons que vous ne vouliez transformer que les trois premiers styles Titre 2 en Titre 3. Reprenez les huit étapes précédentes mais, à l'étape 7, ne cliquez pas sur Remplacer tout : cliquez à quatre reprises sur Remplacer. Je dis bien à quatre reprises et non à trois. La première va permettre à Word de trouver le premier paragraphe en Titre 2, les trois autres à remplacer les trois premiers Titre 2 en Titre 3.

Plutôt facile n'est-ce pas ? Mais imaginez maintenant que vous ayez à faire à un très long document et que vous vouliez remplacer non pas les trois premiers Titre 2, mais les 325 premiers ! C'est sûr, il s'agit d'un très long document… Pensez-vous qu'il soit vraiment raisonnable de cliquer 326 fois sur le bouton Remplacer ?

Cet exemple montre les limites des macros. Il est donc temps de passer au VBA pour aller un peu plus loin !

Encore plus loin avec VBA

Je vous sens tressaillir. Et pourtant, il n'y a pas de quoi. En effet, il ne vous faudra que quelques bribes d'anglais pour comprendre la programmation VBA. Même si vous n'êtiez pas très assidus en cours, je suis là pour vous aider.

VBA Signifie Visual Basic for Applications. C'est un langage de programmation intégré à Word qui nous permet de créer manuellement des macros. C'est un peu plus complexe que l'outil que nous venons de voir mais les possibilités qu'offre VBA sont aussi bien plus étendues !

Premiers pas avec le langage VBA

Sans le savoir, vous avez déjà fait du VBA en utilisant l'enregistreur de macros. Pour vous en convaincre, vous allez afficher le code VBA qui correspond à la macro Titre2_vers_Titre3.

Basculez sur l'onglet Développeur du Ruban, cliquez sur l'icône Macros, sélectionnez la macro Titre2_vers_Titre3 dans la boîte de dialogue Macros et cliquez sur le bouton Modifier.
Là, sous vos yeux ébahis, du code s'affiche dans une fenêtre complémentaire :

Sub Titre2_vers_Titre3()
'
' Titre2_vers_Titre3 Macro
'
'
    Selection.Find.ClearFormatting
    Selection.Find.Style = ActiveDocument.Styles("Titre 2")
    Selection.Find.Replacement.ClearFormatting
    Selection.Find.Replacement.Style = ActiveDocument.Styles("Titre 3")
    With Selection.Find
        .Text = ""
        .Replacement.Text = ""
        .Forward = True
        .Wrap = wdFindContinue
        .Format = True
        .MatchCase = False
        .MatchWholeWord = False
        .MatchWildcards = False
        .MatchSoundsLike = False
        .MatchAllWordForms = False
    End With
    Selection.Find.Execute
    With Selection
        If .Find.Forward = True Then
            .Collapse Direction:=wdCollapseStart
        Else
            .Collapse Direction:=wdCollapseEnd
        End If
        .Find.Execute Replace:=wdReplaceOne
        If .Find.Forward = True Then
            .Collapse Direction:=wdCollapseEnd
        Else
            .Collapse Direction:=wdCollapseStart
        End If
        .Find.Execute
    End With
    With Selection
        If .Find.Forward = True Then
            .Collapse Direction:=wdCollapseStart
        Else
            .Collapse Direction:=wdCollapseEnd
        End If
        .Find.Execute Replace:=wdReplaceOne
        If .Find.Forward = True Then
            .Collapse Direction:=wdCollapseEnd
        Else
            .Collapse Direction:=wdCollapseStart
        End If
        .Find.Execute
    End With
    With Selection
        If .Find.Forward = True Then
            .Collapse Direction:=wdCollapseStart
        Else
            .Collapse Direction:=wdCollapseEnd
        End If
        .Find.Execute Replace:=wdReplaceOne
        If .Find.Forward = True Then
            .Collapse Direction:=wdCollapseEnd
        Else
            .Collapse Direction:=wdCollapseStart
        End If
        .Find.Execute
    End With
End Sub

Chaque ligne correspond à une instruction du langage VBA. Ces instructions demandent à Word d'effectuer des actions bien précises sur le document : mettre en exposant, changer le niveau de titre, sélectionner une portion de texte, etc.

Les mots qui composent une instruction comportent une ou parfois plusieurs majuscules, qui sont là pour faciliter leur compréhension et leur lisibilité. Ainsi, le mot ClearFormatting est composé des mots Clear et Formatting et signifie « effacer la mise en forme ». Vous vous demandez certainement pourquoi les mots Clear et Formatting n'ont pas été séparés par un espace, comme dans un texte traditionnel. Eh bien, cela vient du fait que le code VBA n'est pas un texte traditionnel : il s'agit d'un ensemble d'instructions destinées à être exécutées par l'ordinateur. Cette syntaxe n'est pas réservée au langage VBA : elle reste valable dans la plupart des langages de programmation.

Structure d'un code VBA

Je vous propose de vous expliquer ici quelques notions de VBA pour vous aider à survivre dans ce milieu à l'apparence hostile. Je ne rentrerai pas dans les détails mais cela sera suffisant pour vous permettre de vous repérer.

Les commentaires

En VBA, il est possible d'insérer des commentaires au milieu de son code ; un commentaire n'est pas pris en compte lorsque le code est exécuté. Vous les repérez facilement, ils commencent par le caractère ', c'est à dire une apostrophe droite (on en voit notamment au début du code précédent).

À quoi servent-ils ? Ce sont des espaces de libre expression (vous pouvez y écrire en français !). Vous pouvez rédiger des commentaires pour expliquer le fonctionnment du code. D'autres personnes pourront ainsi plus rapidement comprendre ce que vous avez voulu faire.

Les procédures Sub

Regardons d'un peu plus près le code qui a été généré par l'enregistreur de macros.
Vous pouvez facilement repérer la macro Titre2_vers_Titre3 ; elle s'étale entre les lignes suivantes :

Sub Titre2_vers_Titre3()
  …
End Sub

Les mots Sub et End Sub définissent les limites du code associé à la macro et le mot Titre2_vers_Titre3 est le nom de la macro.

L'ensemble est appelé procédure. C'est un bloc de code qui délimite le début et la fin de la macro.

Eh bien non ! Elles peuvent contenir d'éventuels paramètres transmis à la procédure Titre2_vers_Titre3. Ces paramètres permettent à la procédure de modifier son comportement. Ici, comme aucun paramètre n'est transmis, les parenthèses ne contiennent aucune valeur. L'utilisation de paramètres est un peu avancée pour nous, nous ne nous pencherons donc pas dessus.

Les conditions If

Pour permettre au programme de prendre des décisions, on utilise des blocs If comme celui-ci :

If .Find.Forward = True Then
    .Collapse Direction:=wdCollapseStart
Else
    .Collapse Direction:=wdCollapseEnd
End If

Ce code peut se traduire de la façon suivante :

Si la condition est respectée Alors
    Faire ceci
Sinon
    Faire cela
Fin de condition

Ici, la condition est « Si on effectue une recherche vers l'avant ».

Ces conditions sont indispensables dans la plupart des programmes. Elles permettent à l'ordinateur de prendre des décisions logiques.

Les blocs With

Dans le code source, vous pouvez repérer des blocs de code comme celui-ci :

With Selection.Find
    .Text = ""
    .Replacement.Text = ""
    .Forward = True
    .Wrap = wdFindContinue
    .Format = True
    .MatchCase = False
    .MatchWholeWord = False
    .MatchWildcards = False
    .MatchSoundsLike = False
    .MatchAllWordForms = False
End With

Ils commencent par With et terminent par End With. Tout le texte à l'intérieur est indenté, c'est-à-dire décalé vers la droite. Ce décalage n'a pas d'incidence sur le code mais il le rend plus lisible.

Que signifie ce bloc de code qui commence par With ? C'est en fait une façon d'éviter les répétitions dans le code : cela signifie « Avec ». Cela nous évite d'avoir à écrire toujours le même préfixe à chaque ligne :

Selection.Find.Text = ""
Selection.Find.Replacement.Text = ""
Selection.Find.Forward = True
...

Les boucles For

Pour répéter plusieurs fois les mêmes instructions, on peut évidemment copier-coller le même code, mais il y a plus efficace : les boucles. C'est un système qui permet de demander à l'ordinateur de répéter plusieurs fois les mêmes actions. La figure suivante illustre ce principe.

Voici à quoi ressemble une boucle de type For (il existe d'autres types de boucles que nous verrons plus loin) :

For i=1 to 10
...
Next i

L'instruction For exécute à dix reprises (i=1 to 10) le code qu'elle renferme, c'est-à-dire le code compris entre For i=1 to 10 et Next i.

i est une information stockée dans la mémoire de l'ordinateur. On appelle cela une variable. Elle permet à l'ordinateur de compter et donc de se souvenir du nombre d'exécutions de la boucle.

Lors de la première exécution du bloc For Next, i vaut 1. Lors de sa deuxième exécution, i vaut 2. Ainsi de suite, jusqu'à ce que i ait pour valeur 10. La boucle est alors exécutée une dernière fois, puis elle se termine et le programme continue avec les instructions qui suivent le Next.

Analyse du code VBA

Le code que nous avons vu plus tôt se décompose en quatre groupes identifiables par leur indentation (c'est-à-dire leur décalage vers la droite). Voici le code du premier groupe :

Selection.Find.ClearFormatting
    Selection.Find.Style = ActiveDocument.Styles("Titre 2")
    Selection.Find.Replacement.ClearFormatting
    Selection.Find.Replacement.Style = ActiveDocument.Styles("Titre 3")
    With Selection.Find
        .Text = ""
        .Replacement.Text = ""
        .Forward = True
        .Wrap = wdFindContinue
        .Format = True
        .MatchCase = False
        .MatchWholeWord = False
        .MatchWildcards = False
        .MatchSoundsLike = False
        .MatchAllWordForms = False
    End With
    Selection.Find.Execute

Sans chercher à comprendre les instructions, vous pouvez assez facilement déduire que le style Titre 2 (Selection.Find.Style = ActiveDocument.Styles("Titre 2")) doit être remplacé par le style Titre 3 (Selection.Find.Replacement.Style = ActiveDocument.Styles("Titre 3")).
Le bloc d'instructions qui s'étend entre With Selection.Find et End With définit les caractéristiques de la recherche. Au hasard des lignes, vous captez peut-être les mots suivants :

• Text="" et Replacement.Text="" : texte recherché et texte de remplacement ;

• Forward = True : vers l'avant ;

• MatchCase = False : insensible à la casse (sans faire de différence entre les majuscules et les minuscules).

Si vous ne comprenez rien à tout cela, ce n'est pas bien grave. Ce qui compte, c'est de pouvoir identifier les blocs d'instructions et de savoir comment les modifier. Si vous avez compris que le premier bloc était à l'origine de la transformation des Titre 2 en Titre 3, c'est bien suffisant.

Examinez les trois blocs suivants. Ils sont identiques :

With Selection
    If .Find.Forward = True Then
        .Collapse Direction:=wdCollapseStart
    Else
        .Collapse Direction:=wdCollapseEnd
    End If
    .Find.Execute Replace:=wdReplaceOne
    If .Find.Forward = True Then
        .Collapse Direction:=wdCollapseEnd
    Else
        .Collapse Direction:=wdCollapseStart
    End If
    .Find.Execute
End With

Avez-vous une idée de leur utilité ?
Réfléchissez un peu. L'exercice consistait à effectuer trois remplacements. Il paraît donc logique que chaque bloc soit à l'origine d'un remplacement. Si vous examinez les quelques lignes de ce bloc, vous voyez en particulier l'instruction Execute qui effectue le remplacement :

.Find.Execute Replace:=wdReplaceOne

Ici encore, je vous rassure, il n'est pas nécessaire de comprendre la totalité du code pour pouvoir le modifier. Pour confirmer mes dires, je vais vous demander d'intervenir sur ce code pour effectuer non pas trois mais, disons, dix remplacements. Je vous laisse réfléchir quelques instants…

La première idée qui vient à l'esprit consiste à copier-coller le bloc de code responsable d'un remplacement autant de fois que nécessaire. Sept fois en l'occurrence. Bien qu'un peu lourde, cette solution fonctionne parfaitement. Mais souvenez-vous, nous avons parlé de remplacer les 325 premiers styles Titre 2. Hors de question de faire autant de copiers-collers !

Ici, nous allons utiliser une boucle For du type For Next. Elle imposera à l'ordinateur d'exécuter ces instructions plusieurs fois.

Voici la totalité du code avec la boucle qui ordonne la répétition :

Sub Titre2_vers_Titre3()
'
' Titre2_vers_Titre3 Macro
'
'
    Selection.Find.ClearFormatting
    Selection.Find.Style = ActiveDocument.Styles("Titre 2")
    Selection.Find.Replacement.ClearFormatting
    Selection.Find.Replacement.Style = ActiveDocument.Styles("Titre 3")
    With Selection.Find
        .Text = ""
        .Replacement.Text = ""
        .Forward = True
        .Wrap = wdFindContinue
        .Format = True
        .MatchCase = False
        .MatchWholeWord = False
        .MatchWildcards = False
        .MatchSoundsLike = False
        .MatchAllWordForms = False
    End With
    Selection.Find.Execute
    For i = 1 To 10
        With Selection
            If .Find.Forward = True Then
                .Collapse Direction:=wdCollapseStart
            Else
                .Collapse Direction:=wdCollapseEnd
            End If
            .Find.Execute Replace:=wdReplaceOne
            If .Find.Forward = True Then
                .Collapse Direction:=wdCollapseEnd
            Else
                .Collapse Direction:=wdCollapseStart
            End If
            .Find.Execute
        End With
    Next i
End Sub

Les boucles sont très importantes en VBA et souvent utilisées pour effectuer des remplacements et mises en forme répétitifs.

VBA et l'autocomplétion

Nous allons voir à travers un exemple que VBA offre de nombreuses possibilités très puissantes. Pour apprendre à les connaître, nous allons utiliser l'autocomplétion.

Vous savez que Word permet d'envoyer par e-mail le document en cours d'édition à un correspondant. Cette technique a déjà été mentionnée dans ce tutoriel mais que diriez-vous cette fois-ci de le faire avec une macro ? Si j'ai choisi cet exemple, c'est pour montrer la puissance du langage VBA : une simple instruction va en effet suffire pour envoyer un e-mail !

Basculez sur l'onglet Développeur puis cliquez sur l'icône Enregistrer une macro. Donnez à la macro le nom EnvoiMail et validez en cliquant sur OK.
Basculez sur l'onglet Fichier du Ruban. Cliquez sur Enregistrer et envoyer puis sur Envoyer en tant que pièce jointe. Cela crée un nouveau message ayant comme pièce jointe le document en cours d'édition. Cliquez sur l'icône Arrêter l'enregistrement du groupe Code pour mettre fin à l'enregistrement.
La macro est directement opérationnelle. Examinons le code VBA généré :

Sub EnvoiMail()
'
' EnvoiMail Macro
'
'
    ActiveDocument.SendMail
End Sub

Je ne pense pas qu'il soit nécessaire de donner des précisions. L'unique instruction de cette macro envoie le document grâce à SendMail.

C'est justement ce qui est intéressant. Il est temps pour nous de parler de la magie de l'autocomplétion. Entendez par là la faculté qu'a l'éditeur VBA de proposer des choix adaptés à l'écriture de code en cours. Si tout cela n'est pas clair, placez le point d'insertion après le « l » de SendMail et appuyez sur la touche Entrée. Tapez ActiveDocument et faites suivre ce mot d'un point. Immédiatement, une liste de mots-clés vous est proposée, comme à la figure suivante.

À vous de choisir celui qui correspond à vos besoins. Par exemple :

• Background agit sur l'arrière-plan du document ;

• Close ferme le document ;

• GoTo lance la commande Atteindre (onglet Accueil, groupe Modification, icône Rechercher) ;

• RejectAllRevisions supprime toutes les marques de révision du document ;

• Save enregistre le document ;

• Undo annule la dernière modification.

Pour choisir un mot, cliquez dessus puis appuyez sur la touche Tab du clavier. Avez-vous remarqué les deux types d'icônes affichées dans la liste ? Les icônes de couleur verte correspondent à des actions et les icônes de couleur grise à des propriétés(voir figure suivante). Vous choisirez les premières pour agir dans le document (exécution d'une instruction, modification d'un élément, envoi d'un e-mail, etc.) et les deuxièmes pour avoir des informations sur le document (nom du thème actif, type d'ombrage, largeur, etc.).

Certains mots-clés donnent accès à des compléments d'instructions. Par exemple, si vous tapez ActiveDocument.Background, ajoutez un point pour accéder à plusieurs autres mots-clés comme à la figure suivante.

Si vous écrivez ActiveDocument.Background.Delete, l'arrière-plan du document sera supprimé.
Si vous n'avez jamais programmé en VBA, tout ceci doit vous sembler assez peu naturel, voire même barbare ! Je vais vous donner un conseil pour progresser dans l'apprentissage de ce langage : utilisez autant que possible l'enregistreur de macros, affichez le code VBA généré et identifiez les différents blocs d'instructions qui le composent. Vous verrez que, petit à petit, les instructions du langage vous deviendront familières. Vous serez rapidement à même de les modifier pour accomplir des tâches qui dépassent les possibilités de l'enregistreur de macros, ou encore d'optimiser le code généré.

Remplacer « m3 » par « m$^3$ »

Pour bien suivre ce qui va être dit dans cette section, je vous suggère d'utiliser le document vba.docx, en utilisant le code web suivant :

Télécharger le document

Les macros et le code VBA sont souvent utilisés pour effectuer des remplacements globaux dans un document. La technique étudiée dans cette section s'intéresse à un remplacement complexe qui combine l'enregistreur de macros et le développement VBA. À vous de la personnaliser pour qu'elle s'adapte aux cas auxquels vous serez confrontés.

Dans un premier temps, nous allons construire la base de la recherche avec l'enregistreur de macros.
Basculez sur l'onglet Développeur du Ruban et cliquez sur l'icône Enregistrer une macro. Donnez à la nouvelle macro le nom « m3 » à la nouvelle macro et validez en cliquant sur OK.
Basculez sur l'onglet Accueil du Ruban, puis cliquez sur l'icône Remplacer dans le groupe Modification. La boîte de dialogue Rechercher et remplacer s'ouvre.
Tapez « m3 » dans le champ Rechercher puis…

Mais au fait, comment taper « m$^3$ » dans le champ Remplacer par ? C'est tout bonnement impossible ! Le remplacement global de « m3 » par « m$^3$ » ne pourra donc pas se faire sous l'onglet Remplacer.

Basculez sur l'onglet Rechercher et cliquez sur Suivant. La première occurrence de « m3 » dans le document est surlignée. Fermez la boîte de dialogue Rechercher et remplacer en cliquant sur sa case de fermeture. Nous allons maintenant sélectionner le caractère « 3 ». Appuyez sur la touche Gauche. Le point d'insertion passe à gauche du « m ». Appuyez sur la touche Droite. Le point d'insertion est maintenant devant le « 3 ». Maintenez enfoncée la touche Maj et appuyez sur la touche Droite. Le caractère « 3 » est sélectionné.
L'icône exposant n'étant pas directement accessible dans le Ruban, vous allez déployer le groupe Police de l'onglet Accueil en cliquant sur la petite icône affichée en bas à droite de ce groupe, comme à la figure suivante. Cochez la case Exposant et validez en cliquant sur OK.

Vous pouvez maintenant arrêter l'enregistrement de la macro en cliquant sur l'icône Arrêter l'enregistrement.

Avant de poursuivre le développement de la macro, faites-vous plaisir en l'exécutant une fois. Cliquez sur l'icône Macros, sélectionnez la macro m3 et cliquez sur Exécuter. La macro fonctionne. Par contre, dans son état actuel, vous devrez la lancer plusieurs fois pour que toutes les occurrences de « m3 » du document soient transformés en « m$^3$ ».

L'enregistreur de macros ne peut plus rien pour nous. Voyons s'il est possible d'intervenir dans le code VBA. Cliquez sur l'icône Macros, sélectionnez la macro m3 et cliquez sur Modifier. Voici le code généré par l'enregistreur de macros :

Sub m3()
'
' m3 Macro
'
'
    Selection.Find.ClearFormatting
    With Selection.Find
        .Text = "m3"
        .Replacement.Text = ""
        .Forward = True
        .Wrap = wdFindContinue
        .Format = False
        .MatchCase = False
        .MatchWholeWord = False
        .MatchWildcards = False
        .MatchSoundsLike = False
        .MatchAllWordForms = False
    End With
    Selection.Find.Execute
    Selection.MoveLeft Unit:=wdCharacter, Count:=1
    Selection.MoveRight Unit:=wdCharacter, Count:=1
    Selection.MoveRight Unit:=wdCharacter, Count:=1, Extend:=wdExtend
    With Selection.Font
        .Name = "+Corps"
        .Size = 11
        .Bold = False
        .Italic = False
        .Underline = wdUnderlineNone
        .UnderlineColor = wdColorAutomatic
        .StrikeThrough = False
        .DoubleStrikeThrough = False
        .Outline = False
        .Emboss = False
        .Shadow = False
        .Hidden = False
        .SmallCaps = False
        .AllCaps = False
        .Color = wdColorAutomatic
        .Engrave = False
        .Superscript = True
        .Subscript = False
        .Spacing = 0
        .Scaling = 100
        .Position = 0
        .Kerning = 0
        .Animation = wdAnimationNone
        .Ligatures = wdLigaturesNone
        .NumberSpacing = wdNumberSpacingDefault
        .NumberForm = wdNumberFormDefault
        .StylisticSet = wdStylisticSetDefault
        .ContextualAlternates = 0
    End With
End Sub

Ne vous laissez pas submerger par l'apparente complexité du code. Ce dernier peut être clairement divisé en trois blocs.

Le premier recherche la prochaine occurrence de « m3 » dans le texte:

Selection.Find.ClearFormatting
    ...
Selection.Find.Execute

Le deuxième sélectionne le caractère « 3 » dans « m3 » :

Selection.MoveLeft Unit:=wdCharacter, Count:=1
...
Selection.MoveRight Unit:=wdCharacter, Count:=1, Extend:=wdExtend

Et enfin le troisième passe le caractère « 3 » en exposant :

With Selection.Font
    ...
End With

Vous voyez, ce n'était pas si difficile. Maintenant, la question est la suivante : comment répéter ces trois blocs d'instructions pour parcourir tout le document ?
Une petite idée ? Avec une boucle bien sûr !

Nous allons encadrer ce code par les instructions suivantes :

While (a<>1)
  'Les trois blocs d'instructions
Wend

La boucle While est bien adaptée au traitement répétitif. Elle prend fin lorsqu'une condition n'est plus respectée. Ici, la boucle prend fin lorsque a est égal à 1 (a<>1). En effet, While (a<>1) signifie « tant que a est différent de 1 ». Vous vous demandez certainement ce que a vient faire là-dedans. Eh bien considérez qu'il s'agit d'un espace dans lequel on peut stocker des valeurs. Pour parler dans le jargon des programmeurs, a est une variable. Étant donné qu'elle n'a pas été définie au préalable, elle sera forcément différente de 1 lors de l'exécution du While. La boucle pourra donc boucler !

Il reste maintenant à pouvoir détecter que tout le document a été parcouru. Pour cela, nous allons insérer les lignes suivantes à la suite du Selection.Find.Execute, c'est-à-dire à la suite de l'instruction qui déclenche la recherche du prochain m3 :

If Not (Selection.Find.Found) Then
    a = 1
End If

Est-ce que vous comprenez l'intérêt de cette instruction ? Si on la traduisait en langage compréhensible, nous obtiendrions ceci : si la sélection (If Selection.Find.Found) ne trouve rien (Not), la valeur 1 est enregistrée dans la variable a (a = 1). La boucle While prendra donc fin à sa prochaine exécution, puisque a est égal à 1.

Si aucune occurrence de m3 n'est trouvé, les lignes suivantes ne doivent pas être exécutées. En effet, dans ce cas, il n'y a aucun 3 à sélectionner et à mettre en exposant. Mais alors, que faire ?

L'idéal serait d'utiliser un test du type « S'il n'y a plus de m3 dans le texte, mettre fin au traitement, sinon, poursuivre le traitement ». Par chance, ce test existe dans le langage VBA. Vous devez pour cela utiliser l'instruction If condition Then action1 Else action2 End If. La condition est la même que dans l'étape précédente : Not (Selection.Find.Found). La première action consiste à enregistrer la valeur 1 dans la variable a. La deuxième action consiste à exécuter toutes les instructions qui suivent, c'est-à-dire à remplacer le 3 par un « 3 ». Le code prend donc la forme suivante :

Selection.Find.Execute
    If Not (Selection.Find.Found) Then
        a = 1
    Else
            Selection.MoveLeft Unit:=wdCharacter, Count:=1
            …
            .ContextualAlternates = 0
        End With
    End If
    Wend

Ainsi, les deuxième et troisième blocs de code ne seront exécutés que dans le cas où un m3 est trouvé.
Votre code devrait maintenant ressembler à ceci :

Sub m3()
'
' m3 Macro
'
'
    While (a <> 1)
    Selection.Find.ClearFormatting
    With Selection.Find
        .Text = "m3"
        .Replacement.Text = "m3"
        .Forward = True
        .Wrap = wdFindContinue
        .Format = False
        .MatchCase = False
        .MatchWholeWord = False
        .MatchWildcards = False
        .MatchSoundsLike = False
        .MatchAllWordForms = False
    End With
    Selection.Find.Execute
    If Not (Selection.Find.Found) Then
        a = 1
    Else
        Selection.MoveLeft Unit:=wdCharacter, Count:=1
        Selection.MoveRight Unit:=wdCharacter, Count:=1
        Selection.MoveRight Unit:=wdCharacter, Count:=1, Extend:=wdExtend
        With Selection.Font
            .Name = "+Corps"
            .Size = 11
            .Bold = False
            .Italic = False
            .Underline = wdUnderlineNone
            .UnderlineColor = wdColorAutomatic
            .StrikeThrough = False
            .DoubleStrikeThrough = False
            .Outline = False
            .Emboss = False
            .Shadow = False
            .Hidden = False
            .SmallCaps = False
            .AllCaps = False
            .Color = wdColorAutomatic
            .Engrave = False
            .Superscript = True
            .Subscript = False
            .Spacing = 0
            .Scaling = 100
            .Position = 0
            .Kerning = 0
            .Animation = wdAnimationNone
            .Ligatures = wdLigaturesNone
            .NumberSpacing = wdNumberSpacingDefault
            .NumberForm = wdNumberFormDefault
            .StylisticSet = wdStylisticSetDefault
            .ContextualAlternates = 0
        End With
    End If
    Wend
End Sub

Enregistrez-le avec la commande Enregistrer Normal dans le menu Fichier, fermez la fenêtre Microsoft Visual Basic pour Applications et exécutez la macro dans votre document. Cette vidéo donne un aperçu de ce que vous devriez obtenir :

http://www.youtube.com/v/cfrdErMPhoY

Catastrophe ! Le code s'exécute indéfiniment. Et ce, malgré la logique mise en place ! Le problème ne vient pas du If, mais d'un paramètre bien caché dans le premier bloc d'instructions. Aviez-vous remarqué la ligne suivante :

.Wrap = wdFindContinue

La valeur wdFindContinue demande à Word de poursuivre la recherche une fois qu'il est arrivé à la fin du document. Remplacez-la par wdFindAsk, enregistrez le code et exécutez-le. Hourra ! Le document est parcouru, puis une boîte de dialogue vous demande si la recherche doit recommencer depuis le début (voir figure suivante). Cliquez sur Non pour mettre fin au code VBA.

Pour ceux d'entre vous qui voudraient aller plus loin et qui comprennent l'anglais, je vous conseille l'excellent site Microsoft Word MVP FAQ Site. Vous y trouverez de nombreux exemples de macros et de code VBA qui vous permettront de progresser dans votre apprentissage.

Microsoft Word FAQ

En résumé

• Les macros font gagner beaucoup de temps dans les traitements répétitifs ou complexes. Pour créer une nouvelle macro, vous utiliserez l'enregistreur de macros de Word.

• Pour faciliter leur exécution, il est possible d'affecter des raccourcis clavier aux macros que vous utilisez le plus souvent ou de leur associer des icônes dans la barre d'outils Accès rapide.

• Il est possible d'exécuter automatiquement une macro en lui donnant un nom réservé : AutoExec (au lancement de Word), AutoNew (à la création d'un nouveau document), AutoOpen (à l'ouverture d'un document existant), AutoClose (à la fermeture d'un document) ou AutoExit (à la fermeture de Word).

• Lorsque les macros montrent leurs limites, vous pouvez éditer le code VBA généré par l'enregistreur de macros.

• Les instructions de test If Then Else et les boucles While Wend facilitent l'exécution sélective et répétitive du code afin d'appliquer un traitement à des éléments qui vérifient une ou plusieurs conditions.