Au cours du processus de planification annuelle des audits, vous avez probablement réfléchi à une stratégie de sous-traitance de l'audit interne. En effet, compte tenu des ressources dont vous disposez, vous pouvez avoir recours à un accroissement des effectifs de votre équipe et/ou des prestataires pour réaliser vos audits.
Dans ce chapitre, je vous propose de découvrir les étapes clés d’un processus de sélection de prestataires d’audit et les outils pour faire votre choix au cours de l’appel d’offres.
Votre entreprise s’est éventuellement dotée d’une stratégie d’achat et/ou d’une procédure d’achat, qui impose la mise en concurrence de plus de deux entreprises, afin d’empêcher toute entente ou abus de position dominante. La mise en concurrence permet également de bénéficier d’un prix favorable pour l’entreprise, puisqu’il pourra être comparé et challengé.
Avant de vous lancer dans ce processus de sélection, le plan annuel d’audit doit être validé par votre direction et vous devez avoir identifié les audits à sous-traiter, compte tenu de vos ressources en interne.
Deux cas de figure sont à envisager :
vous avez peu de missions d’audit à sous-traiter (trois audits au maximum), vous pouvez solliciter des prestataires directement. Vous leur enverrez le cahier des charges correspondant à chaque mission d’audit. Vous allez devoir gérer autant d’appels d’offres que de missions d’audit à sous-traiter ;
vous avez un certain nombre de missions (plus de trois audits) et vous allez procéder à un lotissement des missions, afin de lancer un appel d’offres global. Un lot peut comporter une ou plusieurs missions d’audit. Vous pourrez choisir un prestataire pour tous les lots, ou plusieurs prestataires en fonction du nombre de lots.
Rédigez le cahier des charges
Le cahier des charges est un document qui décrit les besoins, présente les objectifs et les livrables. Vous pourrez y annexer la charte/politique d'audit.
Je vous propose ci-dessous le sommaire d’un cahier des charges, qui pourra vous servir de base de travail :
l'objet du document ;
le contexte de la consultation ou de l'appel d'offres, qui comprend une description de votre entreprise ;
les objectifs de la mission ou des missions d'audit, avec les dates de début et de fin des missions ;
le périmètre des missions, qui peut préciser les sites géographiques, applications, processus, etc. ;
les résultats attendus, à savoir les livrables qui pourront être repris de votre approche d’audit ;
le mode de description et de cotation de la prestation, c’est-à-dire ce qui est attendu dans la proposition commerciale et le calendrier de la consultation, ainsi que les modalités de réception des offres ;
les contacts de l'entreprise, dans le cas où les candidats auraient besoin de complément d’information pour élaborer leur proposition commerciale.
Dans le cadre d’un appel d’offres global, qui comprend plusieurs missions d’audit, vous pouvez demander la simulation de deux scénarios :
scénario 1 : dans le cadre d’une prestation mono-attributaire, il n’y aura qu’un prestataire retenu pour tous les lots, vous demanderez un prix global, incluant un détail par lot ;
scénario 2 : dans le cadre d’une prestation multi-attributaire, plusieurs prestataires seront sélectionnés et dans ce cas, la proposition commerciale doit fournir le dimensionnement économique pour chacun des lots.
Il est bien évidemment attendu que le scénario 1 soit plus avantageux financièrement pour votre entreprise.
Lancez l’appel d’offres
Vous avez en votre possession le cahier des charges, qui doit être diffusé.
Si vous travaillez dans le secteur privé, vous pouvez remettre le cahier des charges au service des achats qui s’occupera de l’appel d’offres. Ce service pourra compléter le document et préciser notamment la partie “mode de description et de cotation de la prestation”.
En revanche, si vous devez gérer vous-même l’appel d’offres, vous devez établir une liste de fournisseurs à qui vous adresserez le cahier des charges.
Comment identifier les fournisseurs/prestataires d’audit?
Il n’existe malheureusement pas de méthodes définies pour identifier les prestataires d’audit. Vous pouvez vous rapprocher de l’IFACI afin d’identifier des sociétés de prestations de services spécialisées dans certains domaines, ou bien compter sur votre réseau, le bouche-à-oreille, ou les moteurs de recherche.
Au cours de la période de réception des offres, vous devrez éventuellement relancer les fournisseurs ou les contacter directement, pour savoir s’ils vous enverront une proposition commerciale.
Short-listez les prestataires au moyen d’un scoring
Après la date de fin de réception des offres, vous allez procéder à un scoring des réponses reçues. Une matrice de choix de vos prestataires pourra vous aider à y voir plus clair, notamment si vous avez eu un grand nombre de retours.
Les critères peuvent être les suivants :
la compréhension des besoins et des objectifs des missions, et l’expression des conditions de succès nécessaires à la réussite de la mission ;
la description du dispositif, c’est-à-dire l’équipe d’auditeurs, et des compétences associées ;
les approches méthodologiques et référentiels utilisés ;
les références de missions et des exemples de livrables ;
et bien sûr le prix.
Vous allez coter chaque critère de 1 à 10, par exemple. Les critères peuvent avoir une pondération. Ensuite vous en déduirez une note par réponse reçue.
Je vous invite à établir une short-list des prestataires qui auront les meilleures notes. Une soutenance pourra être organisée avec ces derniers afin de les rencontrer et juger si vous êtes sur la même longueur d’ondes.
En effet, dans ce cadre, vous allez identifier un vrai partenaire d’audit avec qui vous pourrez travailler à plus ou moins long terme, étant donné qu’il développera une connaissance de votre entreprise en plus des expertises qu’il apporte.
C’est aussi l’opportunité pour vous de repréciser avec les prestataires la démarche et les méthodologies d’audit, et de négocier le tarif des prestations. A l’issue de cette étape de soutenance, les prestataires pourront vous transmettre une nouvelle version de leur proposition commerciale.
Après avoir sélectionné le prestataire pour chacune des missions d’audit sous-traitées, organisez une réunion d'ouverture afin que vous puissiez lui présenter la charte d’audit et le service d’audit. À cette occasion, vous échangerez sur les objectifs d’audit et le périmètre. Le calendrier de la mission pourra être finalisé et les premiers rendez-vous pris.
En résumé :
le processus d’appel d’offres dans le cadre de la sélection de prestataires d’audit a pour but de mettre en concurrence plusieurs entreprises en vue de réaliser une mission d’audit. Il s’agit d’une bonne pratique en matière d’achats en entreprise ;
les modalités sont différentes en fonction du secteur privé ou public, ou bien si votre entreprise dispose d’une fonction achat ;
votre prestataire d’audit doit être un véritable partenaire avec qui vous pourrez travailler à plus ou moins long terme.
Dans le chapitre suivant, nous allons entrer dans la phase de préparation d’un audit. Suivez-moi !
