Une fois que vous avez conçu le référentiel d'audit, un programme de travail doit être rédigé et communiqué aux audités.
Pour marquer la fin de la phase de préparation, une réunion de lancement sera organisée pour communiquer la démarche générale issue de la charte d'audit, le planning de l'audit et les différents jalons. Cette réunion est souvent l'occasion pour les auditeurs externes à l'entreprise de se présenter.
Avant de vous lancer dans la rédaction du programme de travail et du support de la réunion de lancement, il reste un sujet que nous n’avons pas encore traité. Vous l’avez sûrement remarqué : votre référentiel d’audit est conséquent et il paraît impossible de revoir tous les contrôles. Je vous propose donc de sélectionner le périmètre des travaux à réaliser sur le terrain, appelés les objectifs d’audit.
Sélectionnez vos objectifs de travaux d’audit
À partir de la lettre de mission et du référentiel d’audit, vous devez sélectionner les contrôles clés qui feront l’objet d’une analyse plus approfondie au moyen de tests.
Les critères suivants sont à examiner afin de déterminer les points d’audits significatifs, ou contrôles clés :
la pertinence par rapport au secteur d’activité ;
la cohérence par rapport à la stratégie de l’entreprise ;
la cohérence par rapport aux attentes des parties prenantes internes et externes.
Certains contrôles peuvent ne pas être testés dans les cas suivants :
l’existence d’un contrôle de niveau supérieur. Par exemple, l’entreprise fait partie d’un groupe, et le contrôle est réalisé à ce niveau supérieur ;
l’existence d’autres contrôles couvrant totalement le risque ;
la période au cours de laquelle le contrôle est mis en œuvre est incompatible avec le calendrier de la mission ;
des changements dans l’organisation du processus ont des impacts sur le dispositif de contrôle.
Après avoir sélectionné les contrôles à auditer, vous allez exprimer les objectifs des travaux d’audit pour chacun des contrôles retenus, par exemple “s’assurer de l’efficacité et de l’efficience du contrôle”. Dans la grille proposée dans le chapitre précédent, vous allez compléter la cinquième colonne.
Enfin, vous allez rapprocher les objectifs de l’ordre de mission des objectifs d’audit. Vous serez face à trois situations :
la situation idéale : les objectifs des travaux d’audit couvrent exactement les objectifs de la mission d’audit précisés dans l’ordre de mission ;
deuxième situation : les objectifs des travaux d’audit sont plus larges que les objectifs de l’ordre de mission. Un avenant pourra être rédigé et validé par la direction générale ;
dernière situation : les objectifs des travaux d’audit ne couvrent pas les objectifs de l’ordre de mission. L’audit des contrôles correspondants sera exclu du périmètre des travaux. En revanche, cette exclusion et ces raisons seront mentionnées dans le rapport d’audit. S’il s’agit d’un oubli au cours de l’élaboration du programme et de l’ordre de mission, un avenant pourra être rédigé et validé par la direction générale.
Comme je vous l’ai précisé, les ressources sont la combinaison de connaissances et de compétences ainsi que de savoir-faire nécessaires à la réalisation de la mission d’audit. Vous devrez donc revoir les équipes d’audit.
Sélectionnez les sites à auditer
Dans le cadre d’une mission d’audit à grande échelle, comme par exemple l’audit du processus de ventes dans plusieurs magasins, vous allez devoir déterminer l’échantillon des sites dans lequel ces contrôles seront testés.
Pour ce faire, l’échantillon des sites audités est établi en fonction de leur contribution dans l’entreprise. Sur un processus tel que les ventes, vous pouvez vous baser sur la contribution du magasin au chiffre d’affaires.
Dans le cadre des audits financiers, le taux de couverture des travaux est encadré :
taux de couverture de 20 % pour une assurance modérée, qui signifie que les travaux d’audit n’ont pas de décelés d’anomalies pouvant avoir une incidence significative sur les comptes. La formulation négative a son importance, puisqu’elle reste peu engageante ;
50 % pour une assurance raisonnable : les travaux d’audit permettent d’exprimer une assurance raisonnable sur la réalisation des contrôles en vue de couvrir les risques. Cette formulation est plus engageante pour les auditeurs, qui vont mener des travaux beaucoup plus détaillés.
À propos de l’exemple du processus de ventes, vous allez sélectionner un périmètre de magasins qui génèrent un chiffre d’affaires de plus de 20 % si vous souhaitez vous assurer qu’il n’y a pas d’anomalie. En revanche, vous allez auditer tous les magasins ou sélectionner un périmètre de magasins qui génèrent un chiffre d’affaires de plus de 50 %, si vous souhaitez vous assurer que le processus des ventes est bien maîtrisé.
Élaborez un programme de travail
Le programme de travail définit les procédures d’audit qui permettront d’atteindre les objectifs d’audit, d’où l’étape précédente de sélection des objectifs d’audits. Il est essentiellement destiné aux personnes auditées, afin qu’elles puissent appréhender la mission d’audit.
Pour chaque objectif d'audit, vous allez déterminer les techniques d'audit appropriées, à savoir la nature des tests pour obtenir une preuve suffisante, pertinente et fiable au regard des objectifs d’audit sélectionnés.
Pour définir la procédure d'audit, vous allez déterminer l’étendue et le calendrier des tests, notamment :
dans le cadre d’entretiens, la liste des personnes à rencontrer,
pour les analyses de données, la période sur l’année en cours ou les trois dernières années, par exemple.
Par conséquent, pour que le programme de travail puisse être opérationnel et intelligible pour les audités, il doit comporter les informations suivantes :
le contexte, les objectifs de la mission, qu’il faudra reprendre de la lettre de mission, et les objectifs d’audit, définis au moyen de la grille d’audit ;
l’approche et le périmètre des travaux, en vue de présenter les processus et activités à auditer, ainsi que les procédures d’audit correspondantes ;
éventuellement la liste des documents à mettre à disposition et les contacts des auditeurs ;
l’organisation des travaux, qui peut être utile notamment dans le cadre d’un audit sur plusieurs sites :
accueil et entretien avec les personnes clés chargées des données du site pour présenter les activités, l’organisation et balayer les faits marquants de l’année,
revue des informations collectées et analyse de données, à partir d’une revue documentaire et des entretiens,
synthèse orale des observations faites.
Organisez une réunion de lancement
La réunion de lancement a pour objectif d’officialiser le démarrage de la mission d’audit.
Les principaux objectifs de cette réunion sont les suivants :
valider la méthodologie de travail, qui est détaillée dans le programme de travail ;
partager le calendrier d’intervention, les modalités de restitution des conclusions et les modalités de suivi de l’avancement de la prestation ;
présenter l’équipe d’intervention et leurs compétences ;
recenser la documentation à obtenir permettant d’appréhender le périmètre audité,
et identifier les interlocuteurs à rencontrer et définir les modalités d’échange (entretiens individuels, ateliers de travail…).
Pour réussir ce démarrage, vous devrez :
préparer un support de la réunion, en répondant aux objectifs ci-dessus ;
positionner la réunion en tenant compte des disponibilités des participants, notamment les responsables des activités auditées et, dans la mesure du possible, les opérationnels qui seront audités ;
diffuser un compte-rendu de la réunion de lancement ;
et commencer la phase d’investigation sans plus tarder.
Comme je vous l’avais présenté dans la toute première partie, la communication claire et régulière, adaptée à tous les niveaux hiérarchiques est un facteur clé de succès. En communiquant sur les procédures d’audit, les calendriers et les documents qui seront collectés, on ne pourra pas reprocher à votre équipe de ne pas avoir été informé, ni préparé à la mission d’audit.
En résumé :
contrairement à la lettre de mission, qui s’adresse plutôt au management, le programme de travail doit être opérationnel et intelligible pour les audités. Il présente : le contexte, les objectifs de la mission et les objectifs d’audit, l’approche et le périmètre des travaux, éventuellement la liste des documents à mettre à disposition et les contacts des auditeurs ;
la réunion de lancement a pour objectif d’officialiser le démarrage de la mission d’audit, en réunissant les auditeurs et les audités, ainsi que les sponsors, le cas échéant ;
le programme de travail, le support et le compte rendu de la réunion de lancement sont des premiers moyens de communication avec les audités, qui garantiront le succès de la mission d’audit ;
la communication permet de fédérer autour des objectifs d’audit, afin de satisfaire toutes les parties impliquées et d’obtenir leur adhésion tout au long de l’audit.
