Vous l’avez compris dans les chapitres précédents, l’activité d'une DSI est riche et variée. C’est pourquoi certaines DSI font le choix d'externaliser auprès de prestataires extérieurs une partie de leurs activités.
Dans ces conditions, quelles sont les fonctions qu’une DSI est amenée à externaliser et pourquoi ? Quels en sont les avantages, les limites et les indicateurs de réussite ?
Au fond, qu’est-ce qu’une DSI externalise ?
Chaque entreprise est différente, mais les petites structures ont souvent recours à des prestataires pour la gestion globale du SI. D’autres sociétés plus importantes peuvent faire appel à des ressources internes et externes.
Le plus souvent ces services sont réalisés par des entreprises de service du numérique (ESN).
Comprenez les motivations de l’externalisation
Pour quelles raisons une DSI cherche-t-elle à externaliser ?
Une DSI poursuit souvent 4 objectifs quand elle externalise des prestations :
maîtriser les coûts ;
bénéficier des compétences absentes en interne ;
disposer de ressources adaptées au besoin ;
accompagner le développement de l’entreprise.
Voyons-les ensemble !
Maîtriser les coûts
La plupart des DSI considèrent que le pilotage des coûts liés au SI est leur priorité stratégique numéro 1. Dans ce cadre, la mise en place d’un partenariat fort avec la division des achats de l’entreprise permet d’optimiser l’achat de prestations. Le recours à l'externalisation représente environ 50 % des coûts d’une DSI.
Par ailleurs, les économies d'échelle réalisées par les prestataires par l’allocation dynamique des ressources permettent souvent de réduire le coût de la prestation par rapport à une ressource interne.
Bénéficier des compétences absentes en interne
L’autre avantage de l’externalisation, c’est de bénéficier de l’expertise du prestataire plutôt que de maintenir ces compétences en interne. Cette qualité est garantie par contrat.
Disposer de ressources adaptées au besoin
Le prestataire a également la capacité d’adapter la ressource à un client donné en mobilisant de manière agile au juste besoin son intervention.
Accompagner le développement de l’entreprise
L’accroissement de la taille de l’entreprise fait naître de nouveaux besoins. Le recours à un prestataire permet d'ajuster au mieux les problèmes de dimensionnement : le manque de flexibilité du processus de recrutement, par exemple.
Découvrez les limites du modèle d’externalisation
Quelles sont les limites de l’externalisation ?
Ce modèle comporte 3 limites majeures :
la perte de maîtrise du SI ;
la dépendance au prestataire ;
le dérapage des coûts.
Qu’est-ce qui se cache derrière ces notions ?
La perte de maîtrise du SI
Le premier risque auquel sont confrontées les entreprises réalisant du sourcing de services, c’est le risque de perte de maîtrise du SI. Il y a une différence notoire entre externaliser le nettoyage des locaux industriels de l'entreprise et sourcer l’exploitation du SI. En effet, la maîtrise du SI est stratégique. Il faut donc veiller à distinguer les tâches d’administration courante des processus à forte valeur ajoutée quand on externalise, par exemple, la conception ou l’évolution du SI.
La dépendance au prestataire
Le second risque est la dépendance vis-à-vis du prestataire. La maîtrise de la relation avec le prestataire est donc fondamentale. Dans ce cadre, le contrat qui décrit la relation entreprise-prestataire doit être rigoureusement élaboré et complet (qualité de service, prix des prestations, pénalités en cas de rupture de service). Par ailleurs, les conditions de fin de contrat doivent être stipulées pour gérer les conditions de passage de compétences / consignes entre les prestataires externes et internes.
Le dérapage des coûts
Enfin, le risque de faire déraper les coûts est réel. L’insuffisante connaissance des prix liés aux prestations conduit parfois les entreprises à faire exploser les budgets DSI liés aux prestataires. Cette tendance explique la décision de certaines entreprises de réinternaliser certaines prestations.
Ce chapitre vous a permis de connaître les prestataires externes à la DSI, et les objectifs et limites du processus. Dans la prochaine partie, je vous propose d'entrer dans le détail des missions autour du SI.
En résumé
Les prestataires externes aux DSI sont souvent des ESN qui interviennent dans le développement, la gestion en production ou l’intégration du SI.
Les ambitions du processus d’externalisation sont de maîtriser les coûts, bénéficier des compétences absentes en interne, disposer de ressources adaptées au besoin et accompagner le développement de l’entreprise.
Les limites sont la perte de maîtrise du SI, la dépendance au prestataire et le risque de dérapage des coûts.
