Dans cette première partie, vous allez identifier toutes les ressources d’une entreprise, qu’elles soient humaines, matérielles ou immatérielles (telles que les données). Vous disposerez ainsi de toutes les informations permettant de vous lancer dans la conception technique d’un annuaire d’entreprise.
Dans ce chapitre, vous allez apprendre à concevoir les données qui seront au cœur du service Active Directory (« l’annuaire » d’entreprise de Microsoft). C'est la phase la plus importante, qui va vous permettre de dimensionner les composantes techniques de l’annuaire permettant de représenter une entreprise au sein d’un système d’information.
Comme nous l’avons dit, Active Directory est un annuaire, c'est-à-dire une grosse base de données. Il contient les comptes utilisateurs, les machines, les règles de restriction, etc. Pour cette raison, il est indispensable de réfléchir en amont à sa structure et à ce qu’il doit contenir. C’est grâce à ce travail théorique que vous pourrez gérer correctement ensuite votre parc informatique.
Représentez la hiérarchie de l’entreprise
La conception d’un annuaire de ressources commence par la représentation hiérarchique de l’entreprise. Cette étape est primordiale pour obtenir un annuaire de qualité, correctement organisé et simple d’administration. De plus, cela vous permettra de faciliter les actions de sécurisation que vous allez mettre en œuvre pour, par exemple, sécuriser l’accès aux données.
Pour illustrer ce chapitre, je vous propose de partir de cet exemple. L’entreprise « Gift S.A.» se situe dans un immeuble de la région parisienne. Elle dispose d’un étage entier divisé en 3 bureaux de type « open space » ; dans le premier bureau se trouvent les directions générales et commerciales, ainsi que la comptabilité. Dans le second bureau se trouvent le support et la logistique et enfin, le bureau de la vente sert de salle de réunion lorsque la responsable des ventes est en déplacement chez les clients.
Pour représenter au mieux nos ressources, vous allez les organiser selon la configuration physique réelle :
Cette configuration n’est pas la seule possible, elle va dépendre de l’entreprise et de vos besoins.
L’entreprise que je vous propose d’étudier est fictive ; libre à vous de prendre un exemple que vous connaissez. Ensuite, vous allez placer les différents services au sein de ces emplacements :
Vous observez ainsi votre hiérarchie se mettre en place petit à petit, listant toutes les ressources de l’entreprise.
Représentez les utilisateurs
Je vous propose maintenant de lister les utilisateurs. Dans l’exemple que je vous propose, Pierre est le directeur général, Alain le directeur commercial, Maëlys la comptable, John est au support et Déborah à la vente ; enfin, pour finir, Albert à la logistique.
Voici l’organigramme de Gift S.A. :
Vous allez donc les placer dans la hiérarchie selon leur service ou département respectif :
Le fait de représenter les utilisateurs ainsi va vous faciliter la mise en œuvre de groupes de sécurité ; nous les aborderons dans les prochains chapitres.
Représentez les postes de travail
Comme dans toute entreprise contemporaine, Gift S.A. dispose d’ordinateurs. Qu’ils soient portables ou fixes, je vous propose de les représenter comme nous l’avons fait précédemment, avec la proposition suivante : un PC fixe pour Pierre, Maëlys, John et Albert, et des PC portables pour Alain et Déborah. Nous les représenterons par PCFIXE01, PCFIXE02, PCFIXE03, PCFIXE04 et PCPORTABLE01, PCPORTABLE02.
Je vous conseille de ne pas utiliser le nom des personnes utilisant les ordinateurs, cela pourrait apporter de la confusion en cas, par exemple, du remplacement d’un PC fixe par un portable.
Vous devez avoir la hiérarchie suivante :
Représentez les autres équipements
Au sein de Gift S.A., il existe un photocopieur couleur au niveau de la direction, qui est utilisé par les directions générale, commerciale, et la comptabilité. Un second équipement d’impression est disponible pour la logistique uniquement. Enfin, une petite imprimante pour les ventes.
Vous avez maintenant la représentation suivante :
Identifiez les données
Maintenant que vous avez représenté les ressources (humaines et matérielles), je vous propose de vous attarder sur les données qui seront traitées. Au sein de notre entreprise fictive, « Gift S.A. », il existe un processus standard de vente, basé sur les types de fichiers suivants :
Prospects ;
Clients ;
Fournisseurs ;
Stocks ;
Affaires ;
Propositions commerciales ;
Devis ;
Bons de commande ;
Bons de livraison ;
Factures ;
Comptabilité.
Pour le moment, l'entreprise Gift S.A. est trop jeune pour avoir un logiciel de gestion intégré ou de planification (ERP, PGI…) ; elle se base uniquement sur des fichiers Word et Excel (comme bon nombre d’entreprises le font).
Il doit donc y avoir des dossiers de partage de ces différents fichiers :
un dossier PROSPECTS ;
un dossier CLIENTS ;
un dossier FOURNISSEURS ;
un dossier STOCKS ;
AFFAIRES ;
PROPOSITIONS COMMERCIALES ;
DEVIS ;
BDC (pour bons de commande) ;
BL (pour bons de livraison) ;
FACTURES ;
et enfin COMPTA.
L’objectif de cette représentation est d’identifier les données et, comme pour les utilisateurs, de créer des groupes permettant de simplifier la gestion des droits d’accès.
Je vous propose d’insérer ces dossiers dans la hiérarchie au sein d’une branche nommée Partages :
Bravo ! Vous venez de terminer la phase de définition d’un annuaire d’entreprise !
Maintenant que cela est fait, je vous propose de continuer avec la préparation de l’installation d’un outil informatique de gestion des ressources que vous venez de lister.
En résumé
Il vous faut avoir une vue globale de l’entreprise pour en identifier les ressources.
La représentation hiérarchique permet de simplifier la conception.
Une cartographie des ressources d’une entreprise permet de préparer l’utilisation d’un annuaire d’entreprise.
Vous venez de lister tous les éléments que va contenir votre annuaire. C’est parfait ! Dans le chapitre suivant, vous allez définir comment et sur quel(s) serveur(s) sera stocké votre annuaire.
