Mis à jour le 31/10/2018
  • 6 heures
  • Facile

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Les outils des mentors

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Comment les mentors travaillent-ils et où se retrouvent-ils ? Il y a un certain nombre d'outils qu'il faut apprendre à utiliser pour évoluer parmi les mentors. 🛠

Profil mentor sur OpenClassrooms

En tant que mentor, vous avez accès à un profil spécifique sur OpenClassrooms. Rendez-vous dans le menu en haut à droite puis cliquez sur "Tableau de bord Mentorat" :

Menu du mentorat
Menu du mentorat

Sur la page suivante, vous pouvez retrouver différentes informations sur vos sessions de mentorat programmées (au début, vous n'en avez évidemment aucune).

Cliquez sur "Modifier" pour modifier votre profil :

Modifier votre profil
Modifier votre profil

Renseignez les différents champs :

  • Combien d'étudiants pouvez-vous accueillir en tout ? Par exemple, si vous avez 10h de libre par semaine, vous pouvez en théorie accueillir 10 étudiants en tout.

  • Combien d'étudiants pouvez-vous encore accueillir ? Cela sera indiqué automatiquement après chaque nouvelle attribution d'étudiant

  • Souhaitez-vous accompagner des étudiants handicapés ? Vous devrez adapter votre méthode de mentorat dans le cas d'étudiants sourds-muets ou non voyants. Il est préférable d'avoir déjà une expérience en la matière.

  • Sur quels projets pouvez-vous mentorer ? Indiquez les noms de tous les projets sur lesquels vous êtes en mesure de mentorer. Une sélection de projets vous sera automatiquement proposé, à vous de choisir le bon projet à chaque fois ! pensez à mettre à jour cette partie lorsque de nouveaux parcours sortent. 

Une fois ces différents champs renseignés, nous pourrons alors vous assigner un premier étudiant et il apparaitra directement dans votre profil mentor.

Recevoir et gérer mes étudiants

  • Vous accédez au tableau de bord de l'étudiant en cliquant sur son nom, ainsi qu'à son parcours et au projet qu'il suit actuellement

Liste des étudiants dont vous êtes le mentor
Liste des étudiants dont vous êtes le mentor

  • Vous pourrez ainsi directement via ce tableau de bord prendre rendez-vous pour une session avec l'étudiant

Réserver une session avec un étudiant
Réserver une session avec un étudiant

  • Vous pourrez aussi voir les sessions que vous avez planifiées, voir l'historique de vos sessions avec l'ensemble de vos étudiants ainsi que les sessions qui n'ont encore aucune action. Il est obligatoire de donner un statut à chaque session

vue d'ensemble des sessions

  • Vous pourrez aussi compléter et donner un statut à la session en cours ou qui vient de se terminer. Vous devrez aussi écrire une note de quelques lignes après chaque session sur l'avancement de l'étudiant (objectifs atteints ou non, objectifs pour la semaine suivante, blocages particuliers, informations supplémentaires...)

Notes à destinations des étudiants

Une fois votre compte rendu rédigé, vous cliquez sur "terminer la session". Cette action va compléter votre session et lui donner le statut de "réalisée". Voici à quoi ressemblera alors la session :

Une session réalisée
Une session réalisée

Slack : l'espace de discussion

Les mentors utilisent un channel de discussion Slack. Si vous ne connaissez pas cet outil, pas de panique, c'est vraiment très simple. Il s'agit d'un espace de discussion (au format texte) qui fait penser un peu à IRC.

Comment ça, vous ne connaissez pas IRC non plus ? 😅

Bon, voici à quoi ressemble l'espace de discussion Slack :

Discussion entre mentors sur Slack
Discussion entre mentors sur Slack

Un grand nombre d'informations circule sur Slack. Pour faire partie de la communauté des mentors, c'est vraiment l'endroit où il faut être.

De quoi y parle-t-on ? Quelques exemples :

  • "J'ai un étudiant qui doit être mentoré sur le SEO, qui peut prendre le relais ?"

  • "J'ai une question d'un étudiant sur la formation et je ne sais pas y répondre, vous pouvez m'aider ?"

  • "J'ai besoin d'une relecture sur le projet d'un étudiant, qui peut s'en charger ?"

  • "HELP JE SUIS NOUVEAU J'AI PAS COMPRIS !"

Bref, vous avez l'idée. 😉

Workplace : l'espace Facebook des mentors

Nous utilisons Facebook Workplace, une version de Facebook réservée aux entreprises et écoles qui fonctionne exactement comme Facebook. Étudiants et mentors peuvent discuter entre eux au sein de groupes publics, tandis que les mentors ont aussi des groupes privés pour échanger entre eux.

Cet espace est accessible à l'adresse : https://openclassrooms.facebook.com 

Vous recevrez une invitation pour vous y inscrire, vous ne pourrez vous y connecter sans celle-ci.

L'espace Facebook Workplace où vous pouvez échanger et suivre les annonces
L'espace Facebook Workplace où vous pouvez échanger et suivre les annonces

Vous pourrez vous en servir pour communiquer avec vos étudiants, chatter avec eux et même faire vos sessions en visioconférence directement dessus si vous le souhaitez ! Les invitations sont faites par nos soins, tant pour les mentors que pour les étudiants, avec l'adresse mail que vous nous avez fournie.

Trello : la répartition du travail

Trello est simplement un moyen d'organiser des informations façon Kanban. Il y a des colonnes, avec des cartes qui contiennent des informations. Et... c'est tout ! L'ensemble est très intuitif.

Il y a plusieurs tableaux Trello, n'oubliez pas de "rejoindre" chaque tableau (vous trouverez le bouton dans l'onglet "Afficher le menu" à droite). Passons-les rapidement en revue.

Transfert

Le tableau "Transfert de mentorés entre mentors" permet d'indiquer lorsque vous avez besoin de "passer le relais" de votre étudiant à un autre mentor. Créez une carte ici dès le moment où vous savez que votre étudiant va devoir changer de mentor (2 semaines avant la fin d'un projet par exemple), pour que nous ayons le temps de lui en trouver un nouveau.

Un étudiant doit toujours avoir un mentor et ses sessions hebdomadaires, c'est très important pour la continuité de sa formation. Il reste donc sous votre "tutelle" tant qu'un nouveau mentor ne reprend pas avec lui. Si vous voyez qu'aucun mentor ne se positionne pour la reprise, n'hésitez pas à nous contacter !

Transfert de mentorés entre mentors
Transfert de mentorés entre mentors

Soutenances

Lorsqu'un de vos étudiants commence un projet, vous devez, dès la première ou deuxième session de mentorat déterminer avec lui ou elle une date à laquelle il devra passer la soutenance de son projet (selon son niveau, son rythme...). Cela permet de fixer une "date butoir" pour laquelle il se prépare.

Cette date est immuable ! Pour des raisons de planning mais aussi car on ne déplace pas une date d'examen. Cela met l'étudiant dans un contexte professionnel de deadline de rendu, comme avec un client.

Il est essentiel que vous  prépariez vos étudiants à ce passage en soutenance. En effet, celle-ci crée souvent une situation de stress. Expliquer, c'est faire comprendre et donc débloquer des situations de stress. Cela permet aussi d'éviter que l'étudiant ne valide pas sa soutenance car il n'était pas bien préparé, au moins sur la forme.

A quoi ressemble une soutenance ?

  • C'est un entretien-examen qui compose le contrôle continu de l'étudiant sous forme de visioconférence.

  • Cela dure environ 30 minutes, filmées et enregistrées (car les vidéos sont soumises au jury final pour l'obtention du diplôme).

  • Cela demande de la part de l'étudiant de se mettre dans une posture professionnelle (cela peut vouloir dire vouvoyer le mentor validateur), bien se présenter, bien s'exprimer.

  • Être dans un lieu propice : bien éclairé (pas de contre-jour), avoir une connexion optimale, une image et un son les meilleurs possibles. 

La soutenance permet à l'étudiant de confronter son travail. Ainsi, il ne faut pas avoir peur de l'échec, même si la date arrivant, l'étudiant ne se sent pas "prêt". Au contraire, un échec permet de mieux se rendre compte de ses erreurs, de rectifier et d'avancer. Chez OpenClassrooms, une de nos devises le dit simplement : "It's OK to fail" 👍  !

Comment trouver le mentor validateur?

Créez une carte sur le tableau "Soutenances", 2 à 3 semaines avant la date déterminée avec votre étudiant.

Voici les informations qui devront figurer sur la carte :

  • Le nom de l'étudiant et le parcours qu'il suit.

  • L'étiquette du projet concerné par la soutenance.

  • Des informations complémentaires telles que le lien vers le projet, les livrables ou les disponibilités de l'étudiant par exemple. Vous utiliserez l'espace "Description" en haut de la carte pour cela.

  • Vous, en tant que membre. Ainsi, le second mentor pourra vous contacter.

  • La date déterminée avec votre étudiant pour passer la soutenance. Vous l'indiquez via l'onglet "échéance" à droite de la carte.  

Lorsque votre carte est prête, vous la glissez dans la colonne "Propositions de soutenances". Un responsable des mentors vérifiera que le profil de l'étudiant contient toutes les mentions obligatoires, avant d'attribuer la carte à un mentor validateur pour soutenance.

Si des mentions sont absentes, votre carte sera déplacée dans la colonne "Profil à mettre à jour". Mettez le profil à jour, puis déplacez à nouveau la carte dans la colonne "Propositions de soutenances".

Soutenances
Soutenances

Si votre étudiant réussit sa soutenance, félicitations, c'est super  🎉  ! Si vous pouvez l'accompagner sur le projet suivant, allez-y ! Si vous ne pouvez pas, pensez à bien créer en amont une carte dans le tableau "Transfert" pour préparer un transfert.

Si votre étudiant n'a pas réussi sa soutenance, voyez avec le mentor validateur les raisons. Celui-ci pourra peut-être faire une session avec lui avant de valider le projet, avec quelques ajustements à effectuer ou vous pouvez réaliser ces ajustements avec l'étudiant lors de session de mentorat. Celui-ci repassera simplement une deuxième soutenance, avec le même mentor.

Exemple de certificat de réussite
Exemple de certificat de réussite