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Introduction du cours

On vous a confié la responsabilité de l’encadrement et du suivi d’étudiants en stage.

Cette fiche vous propose une démarche et des outils pour aider l’étudiant à tirer le meilleur parti du stage et à en faire un véritable tremplin vers la vie professionnelle. L’ensemble des outils et exemples proposés peuvent être adaptés. 

À l'issue de cette fiche, vous connaîtrez :

  • les étapes de l’encadrement pédagogique et des exemples d'outils pour vous aider à faire un suivi

  • les conseils à prodiguer à l’étudiant pour qu'il soit proactif pendant le stage

  • les points de vigilance à observer pour vous assurer que le stage se passe bien

S’assurer du respect des clauses de la convention de stage

Une indispensable première prise de contact avec l’organisme d’accueil

Il est important d’établir un premier contact avec le tuteur de stage au sein de l'organisme d'accueil au cours du 1er mois de stage. Au minimum, envoyez un mail. Au mieux, échangez directement avec lui par téléphone ou lors d’une visite sur le terrain.

À quoi sert ce premier mail/appel ?

  • À vous présenter (votre Université, votre rôle, les modalités  d’évaluation…) et montrer à l’organisme d’accueil que l’établissement d’enseignement suit bien l’étudiant pendant sa période de stage

  • À vérifier que l’étudiant a bien été accueilli par l’organisme d’accueil et que les conditions de réalisation du stage sont réunies

  • À annoncer les prochaines étapes du suivi du stage et à impliquer le tuteur dans sa mission (questionnaire à remplir, visites de stage, conférence téléphonique, RDV Skype, etc.)

  • À indiquer l’évaluation prévue à la fin du stage (fiche d’évaluation, rapport de stage…)

Prise de contact avec le stagiaire 

Assurez-vous que les missions que réalise l’étudiant en stage correspondent à celles qui ont été prévues dans la convention de stage. Dans la mesure du possible, questionnez chaque stagiaire pour savoir s’il n’éprouve pas de difficulté particulière ; difficulté qu’il n’oserait peut-être pas spontanément partager avec vous (cas de harcèlements, mauvais encadrement de son stage, missions non prévues et inutiles, etc.).

En cas de besoin, alertez le service des stages qui pourra prendre le relai pour gérer les situations délicates.

Pour vérifier tous ces éléments, nous vous conseillons d'envoyer le questionnaire « Missions en début de stage » (aussi au format Word) à l’étudiant. 

A quel moment doit-on envoyer le questionnaire "Missions en début de stage" au stagiaire ?

  • Pour les stages longs (4 mois et plus), au bout de 2 mois de stage.

  • Pour les stages courts (moins de 4 mois), au bout de 2/3 semaines de stage.

Vous pouvez l’envoyer par mail (via Google Forms ou via un autre outil que vous utilisez en interne par exemple).

Suivre le stage à travers les retours écrits du stagiaire

Vous pouvez choisir de suivre le stagiaire par téléphone, mais il est préférable de demander à l’étudiant d’écrire régulièrement sur son expérience.

L’importance des retours d’expériences écrits 

Demandez à l’étudiant de se questionner tout au long de son stage et de rédiger ses réponses :

  • Qu’ai-je appris ? aujourd'hui ? cette semaine ? au cours des trois derniers mois ?

  • Quelles missions ai-je accomplies ?

  • Quelles difficultés ai-je rencontrées ? Comment les ai-je surmontées ?

  • Quelles compétences/savoir-faire ai-je mis en œuvre pour réaliser mes missions ?

  • Mon stage est-il en cohérence avec l’idée que je me faisais du métier/du secteur ? Si non, pourquoi ? 

  • Quelles compétences me manquent-ils ? Comment vais-je les acquérir ?

Les réponses à ces questions lui permettent de faire, ponctuellement, des bilans écrits des apprentissages et ses perspectives d’avenir. Incitez l’étudiant à formaliser par écrit ce qu’il observe dans son stage, ce qu’il apprend, ce qu’il produit afin de prendre conscience du développement de ses compétences au fur et à mesure du stage. Dans ses retours écrits, il doit non seulement expliquer ses actions, les résultats de ses actions et la façon dont elles ont été réalisées.

Les retours écrits peuvent prendre différentes formes :

Le journal de bord

Téléchargez le guide pour rédiger un journal de bord.

Ici, l’étudiant écrit son expérience en stage par exemple chaque fin de semaine, pour suivre l’évolution de son stage et de ses représentations. L'étudiant écrit librement sur son expérience. Les retours sont plus anecdotiques, plus authentiques que par un questionnaire. Vous pouvez évaluer le sérieux et la motivation de l'étudiant pendant le stage via ses restitutions écrites. À travers ces retours écrits, l'étudiant prend du recul sur son expérience et prend conscience de ses apprentissages, de ses progrès.

Les bilans périodiques

L’étudiant remplit 3 questionnaires : au début, au milieu et à la fin de son stage, pour faire le bilan à différentes périodes (pour un stage long : + de 4 mois/ sinon 1 ou 2 questionnaires suffisent pour stage plus court).

Les questionnaires types :

Le but est de suivre l’évolution de ses apprentissages, de ses compétences et de ses représentations tout au long du stage. Vous pouvez aussi réduire les retours à un seul questionnaire (par exemple un bilan périodique à mi-parcours).

Le questionnaire est un format qui est plus facile à lire. Il est composé de questions ouvertes et fermées avec des notes (de 1 à 5) pour que l'étudiant puisse s'auto-évaluer. Il est pratique pour vous d'évaluer la progression du stagiaire. Les questions sont ciblées sur son vécu en stage.

Effectuer une visite de stage

Effectuer une visite sur le terrain est évidemment idéal, surtout dans le cas d’un stage long (à partir de 4 mois), mais les appels téléphoniques et échanges par mail peuvent suffire pour les stages courts. 

La visite de stage est un moment important.

Elle vous permet de découvrir les conditions de stage de l’étudiant (locaux, équipe de travail, moyens matériels), de rencontrer son tuteur de stage et d’évaluer son déroulement. C’est un bon moyen d’identifier les terrains de stage enrichissants et les terrains problématiques selon vos critères.

C’est aussi un moment particulier pour le stagiaire.

En effet, il reçoit son enseignant-référent dans un environnement professionnel où ses capacités et qualités professionnelles sont évaluées chaque jour.

C’est pourquoi il est important de bien préparer cette visite (prise de RDV préalable, disponibilité du tuteur de stage...). Vous pouvez vous appuyer sur les bilans périodiques ou journal de bord de votre étudiant, pour évoquer certains points intéressants qui ressortent des écrits (par exemple sur les missions confiées, les savoir-faire du stagiaire, les projets en cours, la cohérence des tâches et activités avec la formation suivie,…). Il est bon de venir avec quelques passages écrits lors de l’entretien avec le tuteur de stage et l’étudiant pour favoriser l’échange et encourager chacun à exposer son point de vue sur le stage. 

Encourager l’étudiant à être proactif

Planifier des entretiens réguliers avec le tuteur

Tout au long du stage, conseillez à l’étudiant de planifier avec son tuteur des créneaux réguliers pour faire des points d’étapes. Cela peut être par exemple :

  •  tous les matins entre 5 et 10 minutes ou

  • chaque fin de semaine entre 30 et 45 minutes.

Si cela n’est pas possible, incitez-le à demander au minimum 3 points d’étapes (début/milieu/fin du stage) à son tuteur notamment pour évaluer sa progression (lien vers module 3).

Rappelez-lui l’intérêt et l’importance de ces points réguliers :

  • Échanger sur l’avancée de son travail,  les projets en cours
    Par exemple : qu’avez-vous pensé de ma présentation ?

  • Solliciter des conseils pour s’améliorer
    Par exemple : sur quels points aurais-je pu faire autrement ?

  • Planifier ses missions dans le temps (durée, délais, remises des livrables…)

  • Échanger sur l’évolution de ses missions tout au long du stage
    Par exemple : puis-je participer au projet W en menant l’étude de marché ? Ou puis-je me proposer pour rédiger le rapport sur le projet Z ?

  • Échanger sur les difficultés qu’il rencontre, aborder des questions importantes

  • Faire le bilan des  points forts et de ceux à améliorer concernant le travail de l'étudiant

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Invitez l'étudiant en stage à vous solliciter en cas de besoin

Votre principal rôle est d’assurer le suivi pédagogique du stage.

Cependant les stagiaires  peuvent vous solliciter concernant certaines difficultés (par exemple : problème relationnel avec le tuteur de stage, avoir plus d’informations concernant les restitutions écrites…). Lors de vos échanges avec eux (par mail, par téléphone, en RDV), vous pouvez vous appuyer sur les bilans périodiques ou journal de bord rédigés par l'étudiant.

Vous êtes le principal interlocuteur de l’étudiant en stage.

Préparez-vous à être sollicité par l'étudiant sur toutes sortes de questions liées au stage en dehors du contexte pédagogique. Faites le tri et déléguez les questions qui ne relèvent pas de votre domaine. Par exemple celles d’ordre purement administratif ou financier (« Je n’ai pas reçu ma bourse ce mois-ci, quelles démarches dois-je faire ? » ou « comment dois-je remplir ma feuille d’imposition cette année ? » …).

Dans ce cas, vous prenez en compte la demande de l’étudiant et déléguez ensuite la question au service compétent (service des bourses par exemple) qui pourra lui répondre.

En assurant le suivi de l’étudiant tout au long de son stage, vous êtes la première personne à pouvoir détecter les cas de harcèlement envers le stagiaire. Si vous instaurez dès le début un suivi régulier et une relation de confiance avec le stagiaire, il/elle peut se sentir plus à l’aise pour vous en parler.

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En effet, l’établissement d’enseignement a l’obligation de signaler à l’inspection du travail tout harcèlement ou abus du statut de stagiaire. Le harcèlement est condamné  par la loi de la même manière pour les salariés que pour les stagiaires. La loi contre le harcèlement moral au travail interdit tout agissement répété ayant pour conséquence :

  • L’atteinte aux droits et à la dignité de la personne,

  • L’atteinte à la santé physique ou mentale de la personne,

  • Le compromis de l’avenir professionnel de la personne.

  

Vous avez désormais tout à votre disposition pour accompagner vos étudiants pendant sa période de stage. Pour l’évaluation finale du stage, consultez la fiche “Évaluer et valoriser l’expérience de stage”.

Vous pouvez aussi consulter ces fiches indépendamment les unes des autres : 

  

                                                                 Cette fiche a été réalisée grâce au soutien de :

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Exemple de certificat de réussite
Exemple de certificat de réussite