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J'ai tout compris !

Mis à jour le 06/02/2020

Pratique : conduisez une réunion efficacement

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Quels conseils concrets donneriez-vous à Nathalie pour l’aider à atteindre son objectif ?

  • Faites un diagnostic de la situation actuelle de l’entreprise de Nathalie et du fonctionnement de son équipe par rapport aux prises de décision. Tenant compte de la diversité des personnes faisant partie de cette équipe, précisez les obstacles actuels au fonctionnement optimal de celle-ci dans une réunion. 

  • Proposez des solutions. Que peut faire Nathalie pour éviter ces obstacles ? Pensez à l’exploitation possible de la diversité dans son équipe ; son rôle central à elle dans la tenue de la réunion ; l’influence qu’elle exerce sur les autres ; l’influence que les autres exercent les uns sur les autres ; les différentes étapes de la discussion et l’ordre dans lequel ces étapes se dérouleront.

  • Quel processus de prise de décision conseillez-vous à Nathalie d’adopter à l’avenir ? Pensez au rôle qu’elle pourrait jouer – ou ne pas jouer – dans le processus, ainsi qu’aux rôles joués par les différents membres de son équipe. 

Je vous invite à passer un petit temps à répondre à ces questions vous-mêmes. Puis une fois que vous avez épuisé toutes vos idées, rendez-vous dans les sections ci-dessous pour découvrir mes pistes de réponses ! 

1re question – Faites un diagnostic de la situation actuelle

Faites un diagnostic de la situation actuelle de l’entreprise de Nathalie et du fonctionnement de son équipe par rapport aux prises de décision. Tenant compte de la diversité des personnes faisant partie de cette équipe, précisez les obstacles actuels au fonctionnement optimal de celle-ci dans une réunion.

Jusqu’à présent, la startup de Nathalie étant de petite taille, les décisions ont pu être prises de manière plutôt spontanée. Nathalie, en tant que chef, a pris beaucoup de décisions elle-même et a tranché quand les autres membres de son équipe n’étaient pas d’accord entre eux.

Maintenant que l’entreprise grandit, il faut mieux exploiter l’intelligence collective de l’équipe. Il faut aussi davantage partager la responsabilité dans les prises de décision, pour que les autres se sentent plus impliqués et motivés.

Il est donc désormais nécessaire d’instaurer un processus de prise de décision pour les choix les plus importants concernant l’avenir de l’entreprise. 

L’équipe de Nathalie présente une grande diversité de cultures, sur plusieurs plans :

  • la formation – école de commerce parisienne (Nathalie,  Anne-Laure) / études scientifiques (Benoît) ;

  • les âges (Jonathan, Murielle) ;

  • les fonctions – spécialisation technique et agricole (Benoît) / finance (Cédric).

Mais pour le moment, cette diversité présente plutôt un obstacle à la recherche d’un consensus dans les prises de décision. Il faudrait arriver à faire de la diversité un atout.

  • Nathalie admet qu’elle ne sait pas tout et ne devrait donc pas prendre seule la plupart des décisions ;

  • Benoît cherche actuellement à se différencier d’elle, ce qui influence trop l’expression de ses opinions ;

  • Jonathan est trop critique ;

  • Murielle trop timide ;

  • Cédric a tendance à éviter la responsabilité finale

  • Anne-Laure à être trop souvent d’accord avec Nathalie. 

2e question – Proposez des solutions

Que peut faire Nathalie pour éviter ces obstacles ? Pensez à l’exploitation possible de la diversité dans son équipe ; son rôle central à elle dans la tenue de la réunion ; l’influence qu’elle exerce sur les autres ; l’influence que les autres exercent les uns sur les autres ; les différentes étapes de la discussion et l’ordre dans lequel ces étapes se dérouleront.

Au cours de la réunion, Nathalie se contentera très largement de jouer le rôle d’arbitre du processus de prise de décision. 

Dès le début de la réunion, elle annoncera, ou rappellera, l’objectif de celle-ci : prendre une décision sur l’achat du nouveau logiciel de CRM. Elle rappelera cet objectif chaque fois que la discussion s’éloigne trop du sujet. 

Première partie de la discussion

Dans un premier temps, elle invitera chacun à tour de rôle à donner son avis. Elle fera en sorte que chacun dispose du même temps de parole et puisse s’exprimer sans être interrompu ou déstabilisé par les autres. 

Elle invitera à parler les premiers ceux qui sont normalement plus influencés par les autres : Jonathan et Murielle. Elle invitera à la fin ceux qui sont normalement influencés par elle – Benoît et Anne-Laure – puisqu’elle n’aura pas encore donné son avis. 

À la fin de chaque intervention, elle résumera le point de vue que la personne vient d’exprimer, pour vérifier que tout le monde l’a bien compris et sans trahir sa propre opinion sur la question. 

Prise de décision

Après la première partie de la discussion, elle fera émerger une ou deux propositions. 

Ensuite, elle pourra chercher un consensus dans son équipe sur la décision finale, ou trancher elle-même. Dans le dernier cas, elle expliquera les raisons de son choix. Dans tous les cas, elle résumera clairement la discussion, la décision prise et la justification, avant de passer, si nécessaire, à la distribution des tâches nécessitées par la décision. 

3e question – Déterminez un processus de prise de décision

Quel processus de prise de décision conseillez-vous à Nathalie d’adopter à l’avenir ? Pensez au rôle qu’elle pourrait jouer – ou ne pas jouer – dans le processus, ainsi qu’aux rôles joués par les différents membres de son équipe.

Dans la mesure du possible, Nathalie définira le type de décision qui fera l’objet d’un processus de prise de décision. Elle partagera cette définition avec le reste de son équipe.

Dans tout nouveau processus de prise de décision, Nathalie doit rester la garante et l’arbitre du processus.

Normalement, elle présidera les réunions, mais éventuellement, elle peut inviter son associé, Benoît, à présider certaines réunions, en lui expliquant clairement les protocoles qu’elle suit et les raisons pour ces protocoles. Cela permettra à Benoît de monter en compétences et responsabilités. 

Nathalie cherchera à exploiter le potentiel de chacun des membres de son équipe. Par exemple :

  • elle s’assurera que Murielle et Anne-Laure s’expriment librement ;

  • elle exploitera les facultés critiques de Jonathan pour essayer de trouver les failles d’une proposition, quand l’occasion se présente ;

  • elle encouragera Benoît et Cédric à prendre plus de responsabilités sous son contrôle.

Posez-vous les bonnes questions‌

  • Comment conduisez-vous vos réunions ? Est-ce que vous suivez déjà les conseils proposés ici à Nathalie ?‌

  • Que pouvez-vous ajouter à votre pratique actuelle pour être encore plus performant(e) ?

 

 

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