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J'ai tout compris !

Mis à jour le 08/10/2020

Structurez les informations clés dans un plan de recrutement

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"90 % du succès est dû à la préparation", en recrutement aussi !

90% du succès est du à la préparation !
90 % du succès est dû à la préparation !

Vous devrez donc accorder du temps à cette phase amont du recrutement, questionner, écouter, comprendre, valider afin de ne pas vous tromper de piste d'atterrissage !

Dans ce cours, vous découvrirez une méthode toute simple et pleine de bon sens afin de collecter toutes les informations utiles au "paramétrage" de votre plan de recrutement.

Qu'il s'agisse de recruter 100 commerciaux, 10 web-designers ou un responsable RH , vous devrez cibler le vrai besoin et pas seulement la demande exprimée, définir clairement les compétences attendues, découvrir le potentiel de l'équipe, les attentes au quotidien du futur manager, bien valider les budgets alloués...

Nous vous conseillerons ensuite sur la mise en forme de toutes ces informations en l'adaptant à la volumétrie de votre recrutement !

Découvrir une méthode simple mais efficace : le QQQOCP

Chacun de nous aurait pu l’inventer !

Cette méthode toute simple est redoutablement efficace dans de multiples circonstances.

Elle s’appelle le questionnement de Quintilien (un pédagogue latin qui a vécu au 1er siècle après JC).

Nous allons la découvrir brièvement avant de l’appliquer au plan de recrutement.

L’avantage, c’est qu’à priori, on n’oublie aucun détail !

Le QQQOCP, ce sont les initiales de 7 petits mots usuels formulés en questions :

QQQOCP ?
QQQOCP ?

Qui ?
  • Qui va faire ? Qui est concerné ? Qui a demandé ? Qui va contrôler ? Qui sera là ?

  • On interroge ici les personnes qui interviennent sur le quoi… Nommer les individus, préciser les intervenants, les commanditaires, les clients ou fournisseurs…

Quoi ?
  • On fait quoi ? On dit quoi ? On fabrique quoi ? On parle de quoi ?

  • Cette question amène à préciser, qualifier, nommer, décrire, préciser la chose, l’action, le livrable, l’objectif…

Quand ?
  • Quand doit-on livrer ? Quand la chose doit-elle être prête ? Quand l’argent sera-t-il versé ?…

  • Ce type de questions permet de préciser un élément important et souvent négligé dans les plans d’action : les délais, les dates, les éléments temporels qui, très souvent sous-évalués, amènent à travailler sous stress ou de façon peu rentable !

Où ?
  • Où cela va-t-il se passer ? Où seront les intervenants ? Où est stocké le matériel ? Où devons-nous aller ?

  • Les précisions apportées concerneront les lieux, emplacements, distances, déplacements… De nombreux plan d’action sont ruinés parce que les distances ont été mal évaluées ou que les lieux n’ont pas été précisés suffisamment en amont.

Comment ?
  • Comment doit-on faire ? Comment voulez-vous y aller ? Comment se fait-il que… ? Comment avez-vous réussi ça ?…

  • On questionne ici la méthode, le savoir-faire, la connaissance ; c’est la question clé du partage de bonnes pratiques !

Pourquoi ?
  • Pourquoi avez-vous fait ça ? Pourquoi vas-tu là ? Pourquoi sont-ils partis ?…

  • Le pourquoi questionne la motivation, amène à justifier un choix, une attitude, une situation…

 Voyons maintenant comment cette méthode peut s'appliquer au recrutement. 

Appliquer cette méthode au plan de recrutement : les infos à collecter

Nous ajouterons à la méthode, une lettre : un second C pour Combien.
Effectivement, en entreprise et notamment en recrutement, les budgets, les salaires, les effectifs sont des éléments importants dans les prises de décision !

Nous utiliserons la méthode dans un ordre différent ; elle devient donc le "PQQOQCC"!  

Nous allons donc utiliser ces questions pour découvrir et qualifier les besoins de l’entreprise en matière de recrutement, collecter toutes les informations utiles qui nous permettront ensuite de définir un plan d’action adapté :

Pourquoi ?

Cette question "expliquera" ce qui motive les recrutements et sera souvent exprimée dès le début de votre intervention.

  • Pourquoi devez-vous recruter ? Pourquoi souhaitez-vous un junior ? Pourquoi recruter en CDI ? Pourquoi intégrer le collaborateur en septembre ?

Quoi ?

Par ce type de question, vous amènerez le manager à vous expliquer l’environnement de travail, communiquer ses objectifs, préciser ses attentes, ses contraintes…

  • Quels sont les objectifs visés par l’entreprise ? Quels livrables attendez-vous de ce nouveau collaborateur ? Quelles seront les missions confiées ? Quels outils de travail devra-t-il utiliser ? Quelles méthode devront-ils maîtriser ? Quel type de contrat envisagez-vous ?...
     

Qui ?

Pour nommer les personnes, les intervenants, les collègues, les responsables…

Ces questions vous permettront de mieux visualiser vos interlocuteurs, les personnes qui pourront intervenir dans votre processus de recrutement, les rôles de chacun. Vous commencerez aussi à préciser les critères humains liés au recrutement : la typologie de l’équipe, les attentes du futur manager, les connaissances de chacun…

  • Qui est dans cette équipe ? Qui a démissionné ? Qui verriez-vous dans ce poste ? Qui connaît ce type d’outils ?  Qui recevra les candidats ? Qui va accueillir le collaborateur ? Qui va le former ? 

     

Où ?

Pour préciser les lieux, les emplacements…

Vous collecterez ici tous les éléments géographiques et logistiques. Ces informations vous permettront de préciser la mobilité du candidat, les aménagements nécessaires notamment lors de l’intégration d’un salarié handicapé, mais aussi les lieux utilisés pour recevoir les candidats…

  • Où est situé le lieu de travail ? Où pourrez-vous l’accueillir ? Où se passeront les entretiens de recrutement ? Où est situé son territoire de prospection ? 

     

Quand ?

Un élément clé : le facteur temps (les dates et les durées)

Ces informations viendront nourrir votre rétroplanning et qualifier éventuellement le profil de votre futur recruté ; par exemple, si la période d’intégration est très courte, vous aurez peut-être tendance à éviter de recruter un junior !

  • Quand souhaitez-vous intégrer le candidat ? Quand partez-vous en congés ? Quand pouvons-nous planifier des entretiens ? Quand reviendra son tuteur ? Et aussi les questions de « durées » : quelle sera la durée du CDD ?
     

Comment ?

Une question très utile pour préciser les méthodes, les historiques… et aussi pour remplacer "Pourquoi" face à des interlocuteurs que vous connaissez peu.

Vous préciserez ici les méthodes, le processus souhaité ou envisageable, l’implication du manager, sa disponibilité, la place du futur recruté dans l’équipe, les possibilités de mobilité interne...

  • Comment voulez-vous procéder ? Comment avez-vous décidé de faire appel à moi ? Comment ferons-nous pour décider ? Comment allez-vous organiser son arrivée ? Comment souhaitez-vous faire évoluer les collaborateurs en place ?

     

Combien ?

Notre « petit mot en plus » pour quantifier et compter les sous !

Tous les éléments quantifiables apparaîtront avec cette question « Combien ? » : les budgets, les effectifs, les objectifs quantitatifs, toutes les données chiffrées que vous devrez intégrer à votre plan de recrutement ! Et attention, il y en a beaucoup...

  • Combien pouvez-vous allouer au sourcing ? Combien souhaitez-vous rémunérer le nouveau recruté ? Combien de personnes pouvez-vous intégrer simultanément ? Combien de temps pouvez-vous consacrer à sa formation ?

 

Vous savez maintenant comment questionner le manager et ne rien oublier ! Toutes ces informations collectées vont maintenant être mises en forme et nourrir votre plan de recrutement. 

Mettre en forme mon plan de recrutement

Un plan de recrutement peut concerner des situations extrêmement différentes !

Le plan de recrutement prendra donc des formes diverses selon qu'il concerne l'une ou l'autre des situations décrites précédemment.

Il intégrera toujours les mêmes rubriques. Elles seront plus ou moins détaillées, en fonction :

  • des aspects restant à valider, comme un budget ou certains profils de postes à hautes responsabilités... ;

  • selon que vous êtes un consultant externe ou un collaborateur interne de l'entreprise ;

  • les destinataires de ce plan : l'équipe Recrutement, le CEO, le comité de direction, des partenaires externes, votre boss...

Un plan de recrutement dans sa version "complète" intègrera : 

La présentation de l'entreprise :

  • l'identité de l'entreprise : nom, adresse du siège et des sites, activité principale, historique éventuel ;

  • le profil des dirigeants ;

  • l'évolution et la stratégie de développement : les réussites, les projets en cours... ;

  • les sites web et autres profils réseaux, les parutions, publications... ;

  • un organigramme de l'entreprise, en tous cas des "hautes sphères" et des principales directions. 

Le contexte du recrutement :

  • les motifs ayant généré le besoin de recruter : du projet stratégique au départ à la retraite ;

  • la description de l'équipe et de son organisation : qui est manager, comment est structurée l'équipe, où sont les lieux de travail... ;

  • une analyse des postes actuels et des profils des personnes en place : des talents vont peut-être en profiter pour évoluer, des postes de travail seront peut-être fusionnés ou réorganisés...

Les attentes du manager

  • Les compétences souhaitées pour faire quoi...  Quelles missions seront confiées ?

  • La valeur ajoutée attendue : ce que l'entreprise pourra produire de plus ou de différent.

  • Le profil envisagé souvent en termes de niveau d'études ou d'expérience, les qualités professionnelles importantes pour réussir.

  • La mobilité géographique. 

  • La date d'intégration.

Les moyens alloués au recrutement

  • le budget disponible qui influencera votre stratégie de sourcing ;

  • le type de contrat de travail envisagé :
    Différents types de contrats de travail - travail-emploi.gouv.fr ;

  • les enveloppes salariales et avantages en nature ;

  • les éléments matériels alloués (salles, partenaires, outils...) ;

  • les différents intervenants dans ce plan de recrutement et sur quelles phases :

    par exemple , certains managers vous demanderont de faire tout le travail et de leur présenter seulement une shortlist de candidats que vous aurez déjà rencontrés. D'autres, au contraire, auront déjà pris des contacts dans leur réseau et voudront tout de suite vous communiquer des CV présélectionnés par eux. Vous devrez faire appel à votre diplomatie dès le début ! 

Vos préconisations en termes de plan d'action

Vous expliquerez votre compréhension du besoin et présenterez un "OMMDC", c'est-à-dire une feuille de route  : 

  • O - vos objectifs : recruter qui, quels sont les postes à pourvoir...

    • les fiches de postes seront jointes (nous les détaillerons un peu plus loin dans ce cours) ;

  • M - les moyens envisagés :

    • l'allocation des budgets et leur répartition,

    • le sourcing : mobilité interne, dispositif de cooptation, outsourcing...,

    • la sélection : tests, assessments, vérification d'informations... ;

  • M - la méthode ou processus de recrutement : les phases, les intervenants, les décisionnaires... (le qui fait quoi !) ;

  • D - les délais : hyper important, quand je commence, quand je finis ! Un rétroplanning sera souvent joint, intégrant les phases, les priorités, les dates d'intégration... ;

  • C - le contrôle : "comment je saurai que j'ai réussi ?" des critères précis et factuels seront  indiqués, que constaterons-nous ? Quels seront les indicateurs de réussite ? 

     

En résumé

Vous présentez dans votre plan de recrutement les différents éléments du puzzle que vous avez collectés, du plus général au plus détaillé, et vous terminez par votre synthèse pour vous projeter dans un plan d'action bien calibré ! 

Exemple de certificat de réussite
Exemple de certificat de réussite