Concevez votre stratégie de sourcing

Si vous êtes débutant ou un recruteur occasionnel, ce qui est souvent le cas dans des petites entreprises, vous devrez vous faire conseiller ou accompagner ; cherchez donc autour de vous, dans votre réseau, qui a l’expérience du sourcing et prenez rendez-vous, même pour un simple échange téléphonique.

Que vous soyez un expert ou un débutant, en matière de sourcing le partage d'expériences et de bonnes pratiques est toujours important et utile. N'hésitez donc pas à rencontrer des recruteurs, comparer vos approches et vos expériences et vous enrichir mutuellement.

Plusieurs cas de figure peuvent être envisagés :

• un seul poste à pourvoir ;

• plusieurs postes différents dans une même entreprise ;

• de très nombreux postes dans un seul type d’emploi, ce qui est fréquent dans les réseaux commerciaux ;

• des postes différents dans des entreprises différentes, qui est le cas le plus fréquent en cabinet de recrutement.

Chacune de ces situations va enclencher une stratégie de sourcing différente.
Évidemment, rechercher un seul commercial ou une centaine ne nécessite pas les mêmes moyens.

Vous devrez collecter le plus d'informations possibles sur le poste à pourvoir :

• déterminer la famille de métier et récupérer la fiche métier sur le web ;

• définir précisément le libellé du poste qui figurera sur la fiche de poste quand elle existe ;

• préciser avec le manager ou le DRH le positionnement, le rattachement hiérarchique, les responsabilités confiées, la composition de l'équipe, le contexte du recrutement (remplacement, nouveau poste…) ;

• examiner attentivement le marché du travail concernant ce poste, les rémunérations proposées, les offres concurrentes, les entreprises qui effectuent des recrutements similaires…

Il est conseillé d’avoir des fiches de postes récentes. Elles vous apporteront tous les détails décrivant le job et son environnement.
Ces fiches vous feront gagner du temps et de l'efficacité dans votre sourcing.

• Vous y trouverez souvent l'intitulé de votre offre, les points clés pour décrire le poste et les missions confiées, les compétences attendues…

• C'est aussi un bon support pour échanger avec le manager, préparer le sourcing.
  Vous aurez les informations de base et n'aurez plus qu'à vous faire préciser le contexte spécifique du poste à pourvoir.

• Durant les entretiens avec le candidat, elles sont aussi un bon appui pour la présentation du job.

Suite à ces échanges d'informations, vous saurez déterminer le profil idéal du candidat : débutant, junior, expérimenté ou expert ?

• Si vous recherchez des débutants, des jeunes diplômés, vous irez vers les écoles pour participer à des Salons ou organiser des actions de communication leur étant destinées.

• Les juniors avec 1ére expérience seront sur d'autres canaux, les réseaux sociaux, des sites dédiés à certain métiers, des communautés…

• Les confirmés seront à chasser sur Linkedin ou sur certains job boards cadres.

• Pour recruter des membres de direction, vous ferez souvent appel à des cabinets de recrutement, voire à des chasseurs avec de gros carnets d'adresses !

Chaque type de profil se trouve sur un terrain de chasse spécifique ! 
 

On ne prend pas la route sans avoir vérifié son paquetage, ses provisions, sa trajectoire… Ici , c'est pareil ! Vous devrez vérifier de quoi vous disposez :

• financièrement : ai-je un budget, combien, qui paie quoi et quand ?

• matériellement : je peux avoir accès à un studio pour réaliser une vidéo de recrutement, des fichiers de contacts, des bases de données réseau…

• humainement : quels seront mes partenaires, l'aide ou l'expertise que je peux trouver autour de moi ?

Votre stratégie de sourcing sera différente selon les moyens humains, matériels et surtout financiers qui vous seront octroyés. Faites donc un inventaire précis avant de démarrer ?
 

Les délais peuvent être extrêmement variables.
Certains recrutements sont urgents car un accident ou un départ imprévu a laissé un poste vacant.
D’autres recrutements sont planifiés à l’avance dans un plan de recrutement annuel, voire pluri-annuel. Vous aurez le temps d'anticiper, préparer le sourcing, choisir vos prestataires et négocier les prix !
Vous pourrez aussi préparer votre rétro-planning sereinement, expérimenter différentes méthodes, trouver des ressources en interne…

• L'idéal est de disposer d'une vision à 6 mois, voire plus.

• Dès que vous vous rapprochez de 3 mois, vous savez qu'il va falloir bouger vite.

• En dessous de 3 mois, vous risquez d'improviser, de manquer de temps pour sourcer puis sélectionner et donc le risque d'erreur augmente.

Identifiez les différents intervenants et le rôle qu'ils vont jouer dans votre processus de sourcing.

• Il peut s'agir du manager ou de collègues qui ont une vision précise du besoin et ont peut-être des personnes à vous recommander.

• De même, la DRH peut vous présenter des salariés demandeurs d'un changement de poste et intéressés par une mobilité accompagnée par l'entreprise.

• La direction de la communication, les équipes de Emarketing et Ebusiness peuvent être d'excellents soutiens à une campagne de recrutement.

• Si vous décidez de faire appel à un cabinet de recrutement ou un fournisseur de SAAS, préparez votre appel d'offre, repérez suffisamment tôt les bons prestataires correspondant à votre budget ; ne perdez pas de temps pour les rencontrer et évaluer la qualité du service.

• Repérez dans votre réseau qui est susceptible de vous apporter des "leads", des contacts, des ouvertures vers les candidats qui vous intéressent ; comment allez-vous les contacter et activer ces recommandations ? 

Savoir bien s'entourer est un critère essentiel de la réussite de n'importe quel projet !

C'est la personne qui vous a confié la mission, qui vous paie éventuellement pour un livrable déterminé, un objectif fixé, à qui vous devrez donc rendre des comptes, fournir le résultat de votre mission, justifier de votre valeur ajoutée.

• Je peux être chef d’entreprise et recruter pour moi-même.

• Si je suis le DRH/RRH, mon commanditaire sera le DG/CEO.

• Si je suis Chargé-e de Recrutement en entreprise, mon commanditaire sera le DRH  ou un Directeur.

• Si je travaille dans un cabinet de recrutement, mon commanditaire pourra être un client du cabinet.

En tout cas, c’est la personne qui validera votre atteinte de l’objectif, vous félicitera ou pas et, éventuellement, paiera votre salaire ou vos honoraires !

Comment vais-je vérifier que je suis sur la bonne route, que je respecte mes engagements en termes de coûts, méthode, moyens et atteinte de l’objectif ? Je dois pour cela préparer ces indicateurs avant de démarrer.

Il va falloir optimiser votre sourcing et piloter le processus. En général, ces 3 critères seront les points à évaluer : la qualité de votre sourcing, son coût et le délai pour atteindre votre objectif.
Si vous devez aller vite, vous devrez souvent passer par des prestataires ou des sites payants ; si vous avez du budget et du temps, vous aurez plus de chances de trouver le candidat idéal. Si vous n'avez pas de temps et pas d'argent, alors misez sur la chance ! 

Quelques suggestions pour créer vos tableaux de bords :

• Combien de candidatures est-ce que je collecte par source ? (cooptation, job boards gratuits ou payants, réseaux sociaux, salons emplois, job datings, cabinets de recrutement…)

• Quel est le prix de revient de chaque source ? (combien ça me coûte pour quelle durée ?)

• Quelle source me fournit le plus de candidats en shortlist ?

• Quelle est la durée du processus par candidat ? (date de contact, de 1er RV, de signature)

• Combien de personnes ont été mobilisées en interne et sur quelle durée ? (coûts indirects) 

Votre feuille de route est prête dès que vous avez des réponses à toutes ces questions.
Selon l'ampleur de vos recrutements, les réponses peuvent être simples et rapides à trouver comme prendre plusieurs semaines. Il faut donc anticiper tout le temps, un bon recruteur vivra dans l'étape suivante, le prochain coup à tirer.
En réalité, vous devrez être en sourcing permanent, c'est un état d'être, un regard d'expert qui deviendra une seconde nature : prêt à détecter les profils, à les identifier et les conserver en  vivier de candidats.
Un dernier conseil : veillez à entretenir le contact avec vos pépites.