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Mis à jour le 18/02/2022

Formalisez la démarche stratégique de l'entreprise

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Toute entreprise doit être dans l'anticipation de son évolution stratégique, pour survivre et se développer. Elle analysera l'évolution de son marché, de son environnement interne et externe. Elle devra projeter les conséquences de ces évolutions, définir une stratégie, effectuer des choix à moyen terme, relatifs notamment à ses besoins en compétences et à l'adaptation des emplois.

La GPEC, "gestion prévisionnelle des emplois et compétences", va donc manager cette évolution stratégique de l'emploi et de la compétence dans l'entreprise.

Elle veillera à la compétitivité de l'entreprise en ce qui concerne ses ressources humaines ; elle donnera aussi aux salariés les moyens d'être acteurs de leur parcours professionnel au sein de l’entreprise, ou dans le cadre d’une mobilité externe.  

Analysez l'environnement de l'entreprise

L'entreprise va se développer dans un contexte de forte concurrence internationale, à la fois économique, industrielle, mais aussi humaine !

En effet, la digitalisation des processus permet de travailler partout dans le monde, ce qui modifie considérablement le marché de l'emploi. De très nombreux jeunes diplômés sont formés dans des pays très peuplés tels que la Chine ou l'Inde, et viennent bousculer les schémas de recrutement et de gestion des carrières.

Analysez l'environnement externe

Il s'agira de surveiller de près les évolutions qui peuvent impacter l'activité de l'entreprise. Les directions à surveiller sont multiples.

Les équipes de direction seront mobilisées pour assurer une veille sur les différents axes stratégiques qui suivent.

Le marché

Selon les secteurs d'activité, de nombreux éléments vont faire fluctuer le marché :

  • soit en amont, au niveau des approvisionnements et des fournisseurs ;

  • soit en aval, au niveau des livraisons, des clients, des prix, de la distribution des produits...

La concurrence est rude et peut impacter une entreprise en amont comme en aval : faire monter les prix des approvisionnements ou conquérir des gros clients qui vont vous quitter ! 

Quelques exemples :

  • Dans le secteur agroalimentaire : Il peut s'agir de phénomènes climatiques qui vont réduire la production de café ou de cacao. La matière première se fait rare, les prix d'achat augmentent, la chaîne de production peut se trouver ralentie, voire stoppée ! Plus de chocolat. 

  • Dans le secteur tertiaire : de nouveaux prestataires américains sont arrivés sur votre marché avec de gros moyens, et courtisent vos gros clients.

  • Dans le secteur industriel : de nombreuses grèves de transport entraînent des retards de livraison importants et la perte de plusieurs clients qui se fournissent en Belgique. La baisse du chiffre d'affaires est importante, et il faudra environ 2 ans pour atteindre le même niveau de ventes.

La concurrence, les évolutions technologiques, les phénomènes climatiques, les crises financières et même la démographie vont impacter l'évolution de votre marché et donc votre stratégie en matière d'emploi !

La démographie

On parle ici des départs à la retraite des baby-boomers. De très grandes entreprises ont anticipé cette vague importante de départs sur 5 ans en recrutant depuis plusieurs années des collaborateurs, dont de nombreux jeunes diplômés. Cet événement avait l'avantage d'être prévisible et quantifiable depuis des décennies !

Certains pays comme l'Allemagne subissent un vieillissement de  leur population : pas assez de naissances.  Cela signifie que, malgré une bonne santé économique, les entreprises ont des difficultés à recruter de jeunes Allemands ; elles doivent organiser la venue de jeunes diplômés étrangers et veiller à les former en allemand, car la langue est rarement maîtrisée.

La mondialisation des compétences

Les compétences recherchées par les entreprises sont partout !

Une entreprise va utiliser des téléconseillers au Maroc, des développeurs en Inde, des data-engineers au Canada. Comment évaluer les meilleures stratégies, les coûts, les avantages à conserver les emplois en France ?

On voit aujourd'hui des entreprises industrielles revenir en France parce que la qualité de production est meilleure.

Un marché du travail fluctuant

Certaines entreprises auront des difficultés à recruter parce que leur région d'implantation n'attire pas les talents, ou parce que les métiers recherchés sont très tendus, comme de nombreux métiers digitaux !  Un marché du travail complexe – openclassrooms.com.

Il faudra donc anticiper, chasser les talents, mais aussi rendre l'entreprise attractive pour séduire les candidats ! Il s'agira aussi de développer des moyens pour conserver les talents en place, et développer leur carrière !

La digitalisation

Des outils digitaux sont créés chaque semaine ; ils engendrent la transformation de nombreux métiers. Certains sont appelés à disparaître : les comptables, par exemple !

Les entreprises doivent donc organiser la reconversion de certaines catégories de personnel, adapter les compétences à l'évolution du poste de travail, avoir une analyse fine des coûts et de la rentabilité des différentes options. 

Les entreprises doivent être très conscientes des enjeux qui les attendent à 3-5 ans, à la fois dans leur environnement externe et dans leur environnement interne.

Analysez l'environnement interne

De nombreux facteurs vont déclencher le besoin d'adapter la stratégie RH et, plus particulièrement, nécessiter la mise en place ou l'adaptation de la démarche de GPEC.

Des risques à anticiper

Une démarche de GPEC va permettre à l'entreprise de résoudre de nombreuses problématiques liées à l'emploi au sein de l'entreprise :

  • réduire le turnover et fidéliser les talents ;

  • rectifier un problème de pyramide des âges essentiel pour la transmission des compétences ;

  • optimiser les effectifs et les masses salariales dans les différents métiers ;

  • développer la qualification des salariés et l'adaptation au poste de travail ;

  • valoriser les compétences individuelles et collectives ;

  • développer les mobilités professionnelles des salariés et gérer les carrières ;

  • favoriser l’implication des salariés dans les projets de l'entreprise.

La DRH devra effectuer le diagnostic RH et communiquer avec la direction de l'entreprise afin d'intégrer aux enjeux stratégiques des risques existant en interne, au sein même de son pool de talents ! 

Les projets de RSE

La stratégie RH doit être un acteur de la politique RSE de l'entreprise. De nombreuses thématiques concernent le management des ressources humaines :

  • le recrutement : en mettant en place un processus respectueux du candidat, une information de qualité, des conditions matérielles préservant l'environnement… ;

  • l’intégration des nouveaux embauchés : en veillant aux étapes, à l'information, à l'organisation du travail, à la montée en compétences… ;

  • la formation : en développant des modalités de formation respectueuses de l'environnement, des rythmes de travail, des lieux utilisés et du confort des stagiaires ; en créant des programmes favorisant le développement des carrières et la mobilité… ;

  • le bien-être au travail :  en travaillant sur la réduction du stress et des risques psychosociaux ; les applications sont nombreuses, telles que l’équilibre vie professionnelle-vie privée, le développement du home-office, des dispositifs facilitant l'accessibilité ou assouplissant les horaires de travail… ;

  • la santé au travail et la réduction des risques professionnels : par l'utilisation de machines, de matériaux écologiques, en assainissant et en rénovant les locaux de travail ; en créant des dispositifs d'accompagnement médicaux ou psychologiques… ;

  • un système de rémunération "équitable" : en améliorant les équilibres salariaux entre hommes et femmes ou vis-à-vis de salariés à faible niveau de qualification...

Accompagner certaines catégories de personnel

Des démarches de GPEC vont aussi favoriser l’employabilité de certaines catégories de personnel, engager des projets qui vont favoriser le développement de l'emploi et des compétences de salariés fragilisés :

  • les travailleurs précaires : CDD, freelances, stagiaires et alternants, en développant des politiques d'embauche intégrant ces catégories de candidats ;

  • les salariés à bas niveau de qualification : en mettant en place des dispositifs d'évaluation des compétences, de bilans, de VAE, de formation afin de favoriser leur évolution vers des emplois à forte valeur ajoutée pour l'entreprise ;

  • les personnes en situation de handicap : en améliorant l'accessibilité des locaux, en effectuant un diagnostic ciblé des postes de travail, une campagne d'information auprès des managers pour faciliter le dialogue et la prise de conscience ;

  • accompagner le départ de salariés en fin de carrière, et donc favoriser la transmission de la compétence : des départs nombreux et mal gérés vont déstabiliser une équipe, la compétence peut disparaître et générer une désorganisation, c'est le moment aussi de faire évoluer des collaborateurs talentueux ! 

En interne, de nombreux facteurs vont impacter la démarche de GPEC.

Un déménagement de l'entreprise va souvent impacter l'organisation du travail, générer des départs et des recrutements qu'il vous faudra anticiper et organiser.

Si l'entreprise fait partie d'un groupe, vous devrez fréquemment décliner la politique RH au niveau de l'entreprise.

Définissez le cadrage et la mise en place du projet

En tant que RH, vous serez donc informé des enjeux stratégiques. Et vous participerez à la traduction de ces enjeux en objectifs de GPEC concernant l'adaptation des ressources humaines de l'entreprise.

Des méthodes de conduite de projet vont être déployées afin de fixer les objectifs de la démarche de GPEC et les principales étapes. Il faudra aussi définir les plannings, les budgets alloués, les moyens nécessaires... Tout pour lancer ensuite la communication et la négociation du plan d'action.

Identifiez les étapes de la gestion de projet

Il sera important de respecter les principales étapes d'un projet, notamment le ciblage des enjeux et les conditions de réussite ! Attention à ne pas vous lancer trop vite dans l'action.

5 étapes clés :

1 - Cibler les enjeux, définir des objectifs. 

2 - Analyser la faisabilité, les conditions de réussite, évaluer les coûts, les délais.

3 - Concevoir le projet, mobiliser les acteurs, les ressources.

4 - Déployer le projet et les différentes étapes, recalibrer si nécessaire. 

5 - Évaluer les résultats, capitaliser sur les bonnes pratiques, pérenniser le projet ! 

Le planning, les ressources allouées, les coûts : tout est important pour atteindre les objectifs fixés.

Effectuez le SWOT

Cet outil a l'immense avantage d'ouvrir une vision large sur les enjeux de la démarche !

En groupe de travail, en entretiens, par des enquêtes... vous ferez fonctionner l'intelligence collective, afin de cerner les forces et faiblesses de l'entreprise, de ses ressources humaines. 

Vous engagerez, en parallèle, la réflexion concernant les menaces et les opportunités concernant son développement et sa pérennité.

La matrice SWOT permet d'identifier les menaces et opportunités d'un projet : - En haut à gauche les forces - En haut à droite les faiblesses - En bas à gauche les opportunités - En bas à droite les menaces
La matrice SWOT permet d'identifier les menaces et opportunités d'un projet
L'environnement
  • Nous avons listé de nombreux exemples de situations qu'une entreprise va rencontrer concernant à la fois son environnement externe et interne.

  • Une fois ces situations identifiées, les équipes de direction vont les traduire en opportunités et menaces pour l'entreprise.

  • De votre côté, vous serez impliqué dans la traduction de ces opportunités et menaces en matière d'emploi et de compétences ; vous contribuerez ainsi au diagnostic des conséquences et de la meilleure stratégie à adopter, afin d'optimiser les ressources humaines de l'entreprise et de répondre aux enjeux. 

Par exemple :  

  • Une menace : une entreprise concurrente s'installe sur votre marché de proximité. 

  • Une opportunité : le TGV va relier votre ville à Paris en moins de 3 h. 

L'organisation

Une fois les enjeux définis en matière de stratégie RH, il faudra :

  • analyser les forces et faiblesses de l'organisation : une équipe RH soudée et riche en compétences qui va pouvoir mener le projet ou, au contraire, la nécessité de trouver les compétences à l'externe pour déployer le projet de GPEC ;

  • observer, dialoguer, diagnostiquer, analyser la situation actuelle au sein de l'entreprise : identifier les personnes clés qui vont être de vrais piliers pour contribuer à la stratégie, ou au contraire constater la pénurie de talents ;

  • identifier les points forts et les ressources, comme les points faibles et donc les points de vigilance : il peut s'agir notamment d'un manque de moyens financiers pour recruter ou former.

Par exemple

  • Une force : votre taux de turnover est inférieur à 3 % sur les 24 derniers mois.

  • Une faiblesse : 15 % de votre effectif sera à la retraite d'ici 2 ans, notamment 3 directeurs.

À partir de là, vous pourrez passer à la fixation des objectifs à atteindre, et penser au plan d'action !

Définissez des objectifs SMART

Le SWOT, quand il est bien mené, doit permettre une identification claire des objectifs à atteindre.

On retiendra un outil simple pour formuler ces objectifs SMART :

  • des mots SIMPLES pour formuler ces objectifs ;

  • des indicateurs de MESURE pour définir les résultats à atteindre, être concret et objectif ;

  • bien cibler ce qui est ATTEIGNABLE, sinon le risque est de se mettre en stratégie d'échec ;

  • ces objectifs doivent donc être RÉALISTES : il faut à la fois être très conscient des conditions de réussite, mais aussi savoir intégrer une dimension de challenge qui va motiver les équipes ;

  • enfin, vous définirez un planning, des durées et des dates pour atteindre les objectifs – la dimension du TEMPS est fondamentale, sinon vous allez traîner un projet qui dérapera en coût et en qualité !

Pour être SMART, les objectifs doivent être Simples, Mesurables, Atteignables, Réalistes et définis dans le Temps
Pour être SMART, les objectifs doivent être Simples, Mesurables, Atteignables, Réalistes et définis dans le Temps

Définissez un plan d'action clair

Vous pourrez alors définir, en équipe projet et pas tout seul dans votre coin, le plan d'action, c'est-à-dire non seulement des objectifs, mais surtout :

  • des moyens : matériels, financiers, humains, organisationnels ;

  • des méthodes : de conduite de projet mais aussi de développement RH, que nous explorerons dans une prochaine partie ;

  • des délais : il est essentiel de concevoir collectivement et partager le plus possible votre planning de réalisation et de déploiement, ainsi que les plannings des différentes étapes du projet ;

  • des moyens de contrôle : des indicateurs qui vont vous permettre de piloter le projet,  cibler les zones de risque et l'atteinte des objectifs intermédiaires ; ils seront nécessaires tout au long de la réalisation du projet, ils permettront aussi de mesurer les résultats et de pérenniser les bonnes pratiques ou rectifier les erreurs !

En résumé

  • Une démarche de GPEC doit se piloter comme un projet stratégique pour l'entreprise ; vous utilisez donc des outils et méthodes de conduite de projet.

  • Le SWOT vous amènera à explorer les menaces et les opportunités existant dans l'environnement interne et externe de l'entreprise ; vous analyserez ensuite les forces et faiblesses organisationnelles.

  • Les objectifs fixés devront être SMART afin d'être efficaces.

  • Vous définirez ensuite votre plan d'action : des objectifs, des moyens et des méthodes, mais aussi des plannings, des délais et des indicateurs de contrôle des résultats obtenus.

Une démarche de GPEC va donc offrir de nombreux avantages à l'entreprise !

Elle va lui apporter des ressources pour réussir ses challenges, dynamiser son image employeur, veiller à la valeur ajoutée de ses ressources humaines qui peuvent constituer un coût financier important, notamment dans les entreprises de service.

Pour réussir cette démarche, il faudra donc respecter les phases amont de définition des enjeux de l'entreprise, de diagnostic de la faisabilité et des conditions de réussite, puis piloter le dispositif comme un projet stratégique de l'entreprise !

Exemple de certificat de réussite
Exemple de certificat de réussite