Mon plan d’action se précise : j’ai mes objectifs de formation, une bonne vision des budgets disponibles, des effectifs de stagiaires, des délais de formation attendus par les managers. Je vais pouvoir transformer mon plan de développement des compétences prévisionnel en actions concrètes !
Cela implique de penser « pédagogie ». Vous allez concevoir des prestations de formation. L’offre est souvent importante et vous devrez analyser, coconstruire souvent avec des experts du domaine de formation concerné, sélectionner la meilleure proposition pédagogique mais aussi financière !
Qu'est-ce que l’ingénierie pédagogique ?
Il va s'agir maintenant de travailler sur le parcours de formation lui-même : qui va former, quel contenu aura la formation, quelles méthodes de transfert des connaissances vont être utilisées, quels seront les objectifs pédagogiques à atteindre à l'issue de la formation ?
Quand il s'agit de créer un nouveau stage de formation pour des groupes de salariés, vous devez passer par l'élaboration d'un cahier des charges que vous transmettrez ensuite aux prestataires potentiels, même s'il s'agit de formateurs internes. Il faut viser juste pour répondre aux besoins...
Évitez de créer de l'insatisfaction chez les stagiaires ou chez les managers
Créer de l'insatisfaction est un risque à éviter absolument. Il peut provenir :
du contenu du stage : un programme inadapté ;
de l'animation de la formation : un formateur défaillant sur le fond ou sur la forme de son animation ;
de la durée : un stage trop long, trop court... ;
des dates choisies : dans des périodes de suractivité, de congés... ;
de la composition du groupe : des différences de niveau importantes parmi les stagiaires, un mix entre des équipes... ;
du lieu de formation : trop éloigné des transports, isolé ou bruyant, trop petit ou sans commodités d'accueil, des contraintes de restauration, de pauses...
Rédigez le cahier des charges
C'est le support qui vous permet de communiquer votre besoin ainsi que certains éléments du projet à vos différents interlocuteurs ; ainsi, si vous mettez différents organismes en concurrence, ils partiront tous des mêmes informations pour concevoir leur proposition de formation.
Voici les informations qui figureront généralement dans le cahier des charges :
Une présentation de l'entreprise :
ses nom, adresse, le nom de ses dirigeants ;
son organisation nationale ou internationale selon les besoins du projet ;
son secteur d'activité et son positionnement sur son marché ;
ses effectifs principalement en lien avec le projet de formation.
Le contexte de la demande :
une description du projet de l'entreprise en lien avec le besoin de formation : nouveau produit, nouveau marché, rachat ou restructuration, montée en compétences des managers, mise aux normes, requalification d'une catégorie de personnel... ;
les autres actions prévues en amont, en aval ou en parallèle de l'action de formation à prendre en considération.
Par exemple :
une réunion de lancement du projet d'entreprise ;
un séminaire de direction ;
la visite de clients étrangers ;
le changement de locaux, l'ouverture d'une nouvelle implantation ;
une campagne de communication...
Les objectifs de formation :
Une description des compétences visées en situation professionnelle complétées par les objectifs de formation correspondants.
Par exemple : "À l'issue de la formation, les stagiaires seront capables de :
réaliser / des reporting financiers / conformes aux normes de l'entreprise ;
réagir / à la concurrence / sur ces produits... ;
manager / une équipe de commerciaux / sur ce type de marché ;
traiter / les réclamations / de clients anglophones / sur nos produits high-tech…".
Le domaine de formation :
Vous pourrez indiquer le domaine de formation : management, communication, gestion financière... Précisez le thème de la formation si c'est déjà clairement exprimé dans le plan de développement des compétences.
Par exemple :
analyse financière avec Excel ;
négociation commerciale avec les grands comptes ;
bases du management pour les nouveaux managers.
La population concernée :
le nombre de personnes concernées ;
une description de la population concernée : métier, direction, localisation ;
une description du profil de compétences concernant la formation envisagée ;
Par exemple :
débutant ou niveau d'expérience ;
groupes de niveau homogène ou hétérogène ;
expertise sur une partie des compétences.
les contraintes organisationnelles, par exemple : l'impossibilité de mobiliser plus de 3 personnes par équipes simultanément, respecter une priorité d'accès à la formation pour certaines catégories de stagiaires...
L'organisation souhaitée :
le lieu de formation : une proximité à certains transports, l'accessibilité, l'accès à un jardin, une restauration intégrée, un stage en résidentiel (les stagiaires et le formateur dorment sur place)... ;
la durée préconisée ou imposée et les dates souhaitées : certains mois sont à éviter en raison de congés ou de pics d'activité, l'intégration de nouveaux collaborateurs peut imposer des délais... ;
les contraintes organisationnelles ou logistiques : concernant la population à mobiliser, l'information des dirigeants en amont de la formation...
La pédagogie envisagée :
Certaines modalités pédagogiques peuvent être conseillées ou imposées par l'entreprise.
Par exemple :
l'utilisation systématique de blended learning (un mix de plusieurs méthodes) ;
la préparation des cas pratiques par les managers ;
la présence d'un formateur interne en coanimation ;
la création d'un kit pédagogique : contenus, méthode d'animation... ;
le suivi des stagiaires à distance suite à la formation.
L'évaluation de la formation :
Cette phase d'évaluation est souvent un enjeu important pour le responsable Formation ; il doit pouvoir prouver objectivement la réussite du projet de formation, le ROI (retour sur investissement) pour l'entreprise et les managers.
Lorsque que le dispositif de formation est cofinancé, le financeur prendra en considération le dispositif d'évaluation organisé et les résultats obtenus.
Si l'évaluation en situation de travail sera souvent organisée en interne, il peut être demandé à l'organisme de proposer un système d'évaluation en sortie de formation, voire dans les semaines qui suivent la formation.
La présentation du budget et les modalités de facturation
La présentation souhaitée des coûts et du budget global.
Par exemple, préciser séparément, dans la proposition de l’organisme, le coût :
des journées de préparation ;
des journées d'animation ;
de production des supports pédagogiques ;
des frais des formateurs...
Les modalités de facturation : à préciser dans la proposition.
Fréquemment, les règlements s'effectuent suite à la réalisation des différentes parties du projet de formation, ou au moins avec un pourcentage au terme de l’action...
Les attentes de l'entreprise concernant le retour des propositions
Côté entreprise, vous préciserez les éléments suivants :
le nom et les coordonnées de l'Interlocuteur dans l’entreprise ;
la date limite de réception des propositions ;
les modalités d'évaluation des propositions : éventuellement, les critères de choix retenus en priorité par l'entreprise : le profil du formateur, la méthode pédagogique proposée, les coûts... ;
la date prévue pour la prise de décision ;
le nombre d'organismes intégrés dans l'appel d’offres.
Constituez votre processus d'achat de formation
Plusieurs étapes vont constituer le processus d'achat.
Sélectionnez plusieurs prestataires
Commencez par activer votre réseau pour collecter quelques références.
Même si vous débutez dans le métier, vous trouverez en LinkedIn un partenaire précieux.
Vous intégrerez dans vos contacts des responsables de la formation dans d'autres entreprises, vous vous abonnerez à des groupes spécialisés. Ce réseau vous permettra un échange riche en conseils et en partage d'expériences plus ou moins heureuses, notamment avec des prestataires !
Effectuerez une recherche via le web ou certains annuaires d'organismes.
Attention, vous entrez dans la jungle ! Le "Ministère du Travail, du plein Emploi et de l'Insertion" met à votre disposition une liste officielle de près de 117 000 organismes de formation...:waw:
Une autre solution : vérifiez si l'organisme est référencé sur DATADOCK.
DATADOCK est une base de données unique pour simplifier le référencement des organismes de formation. Il s'agit d'un "entrepôt de données" qui permet aux financeurs de la formation professionnelle de vérifier la conformité des organismes de formation par rapport aux 6 critères qualité définis par la loi.
Pour être référencé sur DATADOCK, les organismes de formation doivent déposer des éléments de preuve pour les 21 indicateurs constituant les critères qualité, établis par les financeurs.
Vous ne pourrez accéder au contenu de la base en tant qu'entreprise. Par contre, si l'organisme est référencé sur DATADOCK, cela prouve qu'il a répondu aux contraintes de 7 critères qualité imposés par le système de sélection de la base.
Communiquez votre appel d'offres
Vous allez maintenant communiquer votre appel d'offres aux différents prestataires présélectionnés.
Votre cahier des charges sera la base de ce document ; il sera éventuellement complété et mis en forme afin de donner toutes les informations nécessaires aux prestataires pour vous envoyer une proposition.
À partir de là, les prestataires vont être en concurrence. Vous allez très vite en éliminer certains par manque de réactivité ou incompréhension totale de votre demande.
Il peut arriver aussi que vous ayez choisi par erreur des prestataires qui ne sont pas intéressés par ce type de projet, soit parce que ce n'est pas leur domaine d'expertise, soit parce qu'ils travaillent sur des projets de taille différente.
Évaluez vos différentes propositions
Vous allez donc recevoir plusieurs propositions de différents prestataires de formation ; il pourra s'agir aussi de choisir un lieu de séminaire ou un partenaire hôtelier pour héberger vos stagiaires... La méthode reste la même, seuls les critères vont varier concernant la nature de la prestation.
Définissez vos critères de sélection et concevez une grille d'évaluation.
C'est important afin de garantir une objectivité dans le choix final et de proposer à tous les "évaluateurs" d'utiliser une échelle d'évaluation commune.
Cette grille pourra être conçue par le responsable Formation et ensuite adaptée au projet et validée par tous les évaluateurs.
Vous pourrez intégrer à votre grille des critères tels que :
la qualité du premier contact ;
la compréhension de votre besoin ;
la clarté de l’offre de formation ;
le respect de votre cahier des charges ;
la qualité des intervenants ;
la qualité de la démarche pédagogique ;
les coûts et les modalités de règlement ;
le service client notamment : commercial, administratif... (Attention, le service client peut être différent avant et après la signature du contrat !) ;
le respect de vos contraintes : organisationnelles, logistiques, des délais...
Un conseil, prévoyez 4 niveaux d'évaluation plutôt que 3 afin de faire pencher la balance !
Par exemple, selon votre culture d'entreprise :
Insuffisant | Moyen | Bon | Très bon |
0 | 1 | 2 | 3 |
:diable: | :) | :D | :magicien: |
Les étapes suivantes
Différentes rencontres auront lieu ensuite avec les 2 ou 3 organismes "shortlistés" ; vous pourrez demander à :
visiter des locaux ou des dispositifs de formation ;
assister à des démonstrations ;
rencontrer bien évidemment les formateurs ;
être en contact avec des clients référents...
Vous contrôlerez ensuite tous les aspects pédagogiques :
le programme prévu ;
les méthodes et moyens utilisés ;
les supports qui seront remis aux stagiaires ;
le dispositif d'évaluation de la formation...
Vous conclurez la négociation par la signature d'un protocole d'achat qui résultera de vos accords sur tous les aspects du projet : pédagogiques, matériels, financiers...
Des engagements seront pris de part et d'autre, notamment en cas de non-respect de ces accords.
En résumé
L'ingénierie pédagogique permet de définir les contenus, les méthodes, les objectifs pédagogiques de la formation, ainsi que le choix du formateur.
Le cahier des charges précise tous les détails du projet de formation. Il est utilisé lors de l'appel d'offres, que ce soit auprès de prestataires externes ou de formateurs internes, pour concevoir l'offre de formation.
Le processus d'achat vous conduit à choisir des prestataires, à diffuser votre appel d'offres, à collecter des offres de formation, à définir des critères de sélection, à créer une grille d'évaluation, et enfin, à sélectionner la meilleure option !
L'ingénierie pédagogique est une étape importante pour le responsable formation car elle va permettre de passer la main aux formateurs ! Cela doit se faire avec un maximum de garanties que l'objectif de formation sera atteint et que la valeur ajoutée pour l'entreprise sera optimale. Plus le projet de formation sera de grande envergure et plus il faudra baliser le processus d'ingénierie pédagogique : la conception, les modalités de réalisation et l'évaluation des objectifs atteints.
Et si on voyait à présent comment ça se passe côté digital learning ?
