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Mis à jour le 07/03/2019

Maîtrisez le cadre légal du plan de formation

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La loi n'oblige pas l'employeur à mettre en place un plan de formation, mais il y est fortement incité.

Plusieurs obligations légales sont liées à la formation des salariés ; très souvent le responsable formation sera fortement impliqué dans la mise en œuvre et le contrôle du respect de ces obligations. Il s'agit principalement des obligations de financement de la formation, de consultation des représentants du personnel et de réalisation des entretiens professionnels.

En matière de formation professionnelle, l’employeur a donc plusieurs obligations légales à respecter :

  • participer au financement de la formation, 

  • adapter en permanence les compétences du salarié à l’évolution de son poste de travail (Art L 6321-1 du Code du Travail)

  • organiser les entretiens professionnels pour chaque salarié, tous les deux ans,

  • il est aussi fortement incité à construire un plan de développement des compétences  et le soumettre aux représentants du personnel chaque année,

Participer au financement de la formation

Tout employeur doit contribuer au financement des actions de formation des salariés et des demandeurs d’emploi, en payant une taxe annuelle dont le montant dépend du nombre de salariés.

Cette obligation de financement imposée aux entreprises leur permettra d'avoir recours à des aides financières concernant leurs actions de formation si elles respectent le cadre imposé. 
Ces aides sont parfois importantes et stratégiques pour les petites entreprises qui ont peu de moyens financiers à dédier à la formation.

Cette taxe est calculée sur le montant total des rémunérations imposables et des avantages en nature versés pendant l’année au personnel : salaires, cotisations salariales, primes, gratifications, indemnités, pourboires... Tout !

Le nombre de salariés retenu pour le calcul de la taxe est le suivant : la moyenne des effectifs déterminés chaque mois de l’année civile (sont exclus les mois au cours desquels aucun salarié n’est employé), tous établissements confondus. Le taux de la taxe va ensuite être fixé en fonction de l’effectif retenu. 

Cette taxe sera versée à France Compétences et permettra globalement le financement des actions de formation, de la professionnalisation, du CPF ...

Soumettre le plan de développement des compétences aux IRP

(Instances Représentatives du Personnel - il s'agira principalement du CSE : Comité Social et Economique)

L’employeur a l’obligation d’adapter en permanence les compétences du salarié à l’évolution de son poste de travail.
Il doit aussi contribuer au développement des compétences, notamment par la mise en place d’actions de formation organisées  par l'employeur ; il pourra intégrer aussi des démarches de bilan de compétences, de VAE... 
Les actions de formation se dérouleront sur le temps de travail (sauf accord spécifique avec le salarié) et seront donc rémunérées.

Quelles actions ?

Au 1er janvier 2019, deux types d’actions sont distinguées dans le plan de développement des compétences :

  • les actions de formation obligatoires dans l'entreprise, notamment en application de dispositions légales et règlementaires,

  • les autres actions de formation.

Il est désormais possible de réaliser des formations en situation de travail (FEST) qui concerneront sans doute des formations individuelles au poste de travail ou des actions de FOAD (elearning). 

Par ailleurs, soyez vigilants aux dispositions spécifiques à votre secteur d’activité ; certaines conventions collectives vont imposer des formations. 

Vous intégrerez au plan un certain nombre de formations obligatoires, notamment en matière d’hygiène et de sécurité ou de formation des représentants du personnel. 
Le plan de développement des compétences  peut également intégrer des actions de bilan de compétences, de la validation des acquis de l’expérience (VAE) ou des formations qui participent à la lutte contre l’illettrisme.

Comment présenter le plan de développement des compétences ?

Chaque année, l’employeur doit soumettre le plan de développement des compétences aux représentants du personnel CE/CSE. Le Code du Travail ne précise rien quant au fond et à la forme du document.
Article L 6321-1 du Code du Travail - legifrance.gouv.fr

Quand présenter le plan de développement des compétences ?

Depuis le 1er janvier 2016, les obligations d’information et de consultation du comité d’entreprise (CE/CSE) sont regroupées en trois grandes consultations annuelles portant sur les orientations stratégiques de l’entreprise, sa situation économique et financière et la politique sociale de l’entreprise, les conditions de travail et l’emploi (C. trav., art. L. 2323-6).
Les orientations de la formation sont abordées lors de la consultation sur les orientations stratégiques.
Le plan de développement de l'entreprise est présenté lors de la consultation portant sur la politique sociale de l’entreprise (C.trav., art. L. 2323-10 et L. 2323-15).
En général, cette présentation se fait en fin d’année afin que le plan soit finalisé ; il est souvent dépendant des affectations budgétaires faites par les entreprises de janvier à décembre. 

Quelles informations doit-on communiquer ?

Concernant les entreprises de plus de 50 salariés, toutes les informations relatives au plan de formation seront fournies aux représentants du personnel via la base de données économiques et sociales (BDES) de l'entreprise, au moins 3 semaines avant les dates des réunions.
Elles intégreront les informations suivantes : 

  1. Les orientations de la formation dans l’entreprise, telles qu’elles résultent de la consultation du CE sur les orientations stratégiques

  2. Le résultat éventuel des négociations triennales de branche sur la formation

  3. Les informations relatives aux modalités d’accès à la formation des salariés transmises par l’employeur à l’administration

  4. Les conclusions éventuelles des services de contrôle

  5. Le bilan des actions comprises dans le plan de formation pour l’année antérieure et pour l’année en cours comportant la liste des actions de formation, des bilans de compétences et des validations des acquis de l’expérience (VAE) réalisés. Il faudra distinguer les actions d’adaptation au poste de travail ou liées à l’évolution ou au maintien dans l’emploi dans l’entreprise et les actions de développement des compétences des salariés.

  6. Les informations, pour l’année antérieure et l’année en cours, relatives aux congés de bilan de compétences (CBC), aux congés de VAE et aux congés pour enseignement qui ont été accordés aux salariés ; en précisant leur objet, durée, coût, les conditions dans lesquelles ces congés ont été accordés ou reportés ainsi que les résultats obtenus.

  7. Le bilan, pour l’année antérieure et l’année en cours, des conditions de mise en œuvre des contrats et des périodes de professionnalisation et du CPF

  8. Le projet de plan de développement des compétences de l'entreprise et les conditions de mise en œuvre des contrats et périodes de professionnalisation ainsi que du CPF, pour l'année à venir ; aucune indication n’est fournie concernant la forme que doit respecter ce projet de plan de formation.

  9. Le nombre de salariés bénéficiaires de l’entretien professionnel prévu dans l’article L. 6315-1 du Code du travail

  10. Le nombre de salariés ayant bénéficié de l’abondement « correctif » de leur CPF et les sommes versées à ce titre.

Quel résultat attendu ?

L’obligation est de consulter les IRP sur la politique sociale de l’entreprise, l’emploi et les conditions de travail.
Le résultat sera donc l’émission d’un avis du CE/CSE globalement sur ces thèmes. Le CE/CSE n’émettra donc pas d’avis spécifique sur le plan de formation.

Organiser les entretiens professionnels

L’entretien professionnel est un rendez-vous bien distinct de l’entretien individuel — qui permet plutôt d’évaluer le travail du salarié et de fixer de nouveaux objectifs.
Il a été mis en place afin d’analyser les perspectives d’évolution professionnelle de chaque salarié ainsi que les formations nécessaires à son développement.

Tous les salariés doivent en bénéficier, quel que soit leur contrat de travail, leur ancienneté, le type d’entreprise...

Cet entretien doit avoir lieu sur le temps de travail et au sein de l’entreprise ; par contre, il n’est pas précisé qui doit le mener. En général, le manager sera chargé de recevoir les membres de son équipe. Il peut aussi s’agir d’un responsable RH ou du dirigeant lui-même dans les petites structures. 

Le contenu de cet entretien

Les points obligatoirement abordés au cours de l’entretien professionnel vont concerner :

  • l'évolution professionnelle du salarié en termes de qualification et d’emploi 

  • le suivi de ses actions de formation, de certification

  • sa progression salariale ou professionnelle  

  • le maintien de son employabilité 

  • ses souhaits d’évolution concernant son poste, mais aussi son projet professionnel

C’est le moment aussi d’informer le salarié sur les dispositifs en place au sein de l’entreprise en matière de formation, de mobilité, sur la validation des acquis de l’expérience professionnelle (VAE).

Deux jalons sont fixés dans cet accompagnement au développement professionnel du salarié, l’un tous les deux ans à partir de sa date d’embauche, l’autre tous les six ans.

On note cependant qu’un entretien professionnel devra être proposé à tout salarié réintégrant l’entreprise suite à une absence prolongée.

Tous les 2 ans

L’employeur a l’obligation d’organiser pour chaque salarié un entretien professionnel qui aura lieu tous les 2 ans à partir de la date d’embauche puis de la date de l’entretien précédent.

Toutefois, l’entretien professionnel doit être systématiquement proposé à tout salarié qui reprend son activité après une période d’interruption due à un congé de maternité, un congé parental à temps plein ou partiel, un congé d’adoption, un congé de proche aidant, un congé sabbatique, une période de mobilité volontaire sécurisée, un arrêt maladie de plus de 6 mois ou un mandat syndical.

Tous les 6 ans

Tous les six ans, la Loi impose à l’employeur, durant l’entretien professionnel, d’effectuer avec chaque salarié un état récapitulatif de son parcours professionnel, qui donne lieu à la rédaction d’un document dont une copie est remise au salarié. 

L’objectif est de vérifier notamment que le salarié a bien bénéficié des 3 entretiens professionnels prévus par la Loi, mais aussi de vérifier qu’au cours de ces 6 dernières années, le salarié a :

  • suivi au moins une action de formation

  • acquis un élément de certification professionnelle (diplôme, titre professionnel...) grâce à une formation ou via la validation des acquis de l’expérience (VAE)

  • bénéficié d’une progression salariale ou professionnelle

Une bonne utilisation des entretiens professionnels va permettre à l’entreprise de nourrir son plan de formation, de mieux articuler les besoins liés au développement de l’entreprise avec les aspirations et les potentiels d’évolution de ses salariés. Elle pourra ainsi consolider son dispositif de GPEC (gestion prévisionnelle des emplois et des compétences).

Les sanctions de l’employeur

Dans les entreprises d’au moins 50 salariés et en cas de non-respect des modalités décrites ci-dessus, l’employeur peut se voir dans l’obligation d’abonder le CPF de 100 heures pour un salarié à temps complet et de 130 heures pour un salarié à temps partiel.
Il versera alors à l’Organisme paritaire collecteur agréé (OPCA) une somme forfaitaire correspondant à ces heures (nombre d’heures ajoutées multiplié par un montant forfaitaire de 30 euros).
Chaque année, avant le 1er mars, l’employeur adressera à son OPCA la liste des salariés concernés par l’abondement correctif et le nombre d’heures attribuées ainsi que la somme forfaitaire.

En résumé

Concevoir un plan de formation va donc débuter par le respect de ces obligations légales.
En tant que RH, vous veillerez au paiement de la taxe, à la préparation de toutes les informations nécessaires aux consultations du CE/CSE, vous participerez fréquemment à ces consultations et devrez répondre aux questions des représentants du personnel.

Vous veillerez aussi à la qualité du dispositif d'entretiens professionnels. Une mine d'informations pour une bonne gestion du développement des compétences au sein de l'entreprise !

Voyons maintenant comment collecter les besoins.

Exemple de certificat de réussite
Exemple de certificat de réussite