• 8 heures
  • Moyenne

Ce cours est visible gratuitement en ligne.

Ce cours est en vidéo.

Vous pouvez obtenir un certificat de réussite à l'issue de ce cours.

J'ai tout compris !

Mis à jour le 07/03/2019

Effectuez la collecte des besoins

Connectez-vous ou inscrivez-vous gratuitement pour bénéficier de toutes les fonctionnalités de ce cours !

Afin de construire un plan de formation efficace pour l’entreprise et ses salariés, votre première mission va être de collecter les besoins en compétences

Dans un deuxième temps, vous les traduirez en besoins de formation puis en actions de formation. Cette vision élargie des besoins en compétences de l’entreprise est essentielle et vous allez passer du temps à questionner, écouter, comprendre tous vos interlocuteurs internes, à tous les niveaux ! 

Différents niveaux à explorer !

Il est important de comprendre comment s’organise le système d’information à l’intérieur de l’entreprise. Qui décide quoi ? Qui est responsable de quoi ? Qui dois-je écouter "de source sûre" ?

Vous allez avoir besoin d’informations claires et sûres, pas d’interprétation possible ou de radio-moquette.:zorro: Cela signifie que vos sources d’informations devront être de qualité optimale, vos interlocuteurs seront les personnes compétentes et responsables sur le domaine abordé.

L’entreprise est un système complexe qui intègre à la fois :

  • un comité de direction qui définit et porte une stratégie de développement

  • des directeurs qui doivent décliner cette stratégie auprès de leurs managers

  • des managers qui ont des objectifs de performance souvent très précis à transmettre à leurs équipes

  • des collaborateurs qui doivent être compétents pour œuvrer et atteindre les objectifs confiés

Tous ces intervenants sont aussi des individus qui ont le souci d’évoluer dans leur carrière, maintenir leur employabilité et si possible, s’épanouir dans leur vie professionnelle !

Même dans de petites structures, on retrouvera de façon simplifiée cette organisation des besoins à analyser.

C’est la base même d’un système de formation efficace.
Le plan de formation devra intégrer ces multiples dimensions : répondre impérativement aux besoins d’évolution des compétences, optimiser le budget alloué, proposer un dispositif de formation de qualité qui va permettre aux individus comme aux équipes et à l’entreprise de se développer.

Différents niveaux de collecte de l’information sont à explorer !

En tant que RH, vous passerez plusieurs mois par an à collecter les besoins de formation.
Vous serez en lien permanent avec vos sources d’information, vous entretiendrez la relation avec les directeurs, les managers, les collaborateurs aussi souvent que possible.

Cette proximité au quotidien est un enjeu de réussite important pour vous, car c’est à travers ces nombreux échanges que vous comprendrez mieux l’entreprise, comment elle fonctionne, ses enjeux.

Vous aurez ainsi l’opportunité de remonter de l’information, mais aussi d’en transmettre : faire connaître votre rôle au sein de l’entreprise, expliquer vos besoins afin de concevoir un plan de formation efficace.
Vous entendrez aussi les feedbacks des managers aux stagiaires concernant les actions mises en place.

Les orientations stratégiques de l’entreprise

L’idéal est de pouvoir participer aux Comités de Direction. La plupart du temps, c’est le DRH qui sera présent et vous communiquera votre feuille de route concernant la stratégie de l’entreprise.

A chaque fois, la formation sera impliquée !  
Vous devrez organiser, parfois dans des délais très courts, la montée en compétences des collaborateurs sur un nouveau produit, un nouvel outil. 
Vous devrez déployer un plan de formation synchronisé à la livraison d’un nouveau logiciel, booster les talents des équipes commerciales sur un nouveau marché ou former toute l’entreprise sur de nouvelles règles de sécurité...

Dans ce métier, on ne sait jamais dans quelle direction le vent vous emmène !
Une chose est certaine, vous travaillez pour une entreprise, vous devez l’accompagner là où elle va et vous adapter pour répondre efficacement à ses besoins...

La politique RH

La politique RH va aussi impacter votre plan de formation.

Les projets RSE

L’entreprise ou le Groupe peuvent décider de s’engager dans des actions d’envergure qui valoriseront l’image employeur ou répondront à des engagements "RSE" tels que :

  • l’accès à des diplômes, à la VAE

  • s’engager sur la montée en qualification d’une catégorie de personnel

  • organiser des actions de promotion de la mixité dans les entreprises, de sensibilisation à la lutte contre les stéréotypes sexistes et pour l’égalité professionnelle entre les femmes et les hommes

  • favoriser la mobilité interne, notamment par une campagne de bilans de compétences ou d’accompagnement au projet professionnel

  • financer des actions de lutte contre l’illettrisme et d’apprentissage de la langue française auprès de son personnel 

  • organiser des actions de formation relatives au développement durable et à la transition énergétique

  • encourager l’intégration de jeunes en alternance et donc former les managers à la démarche de tutorat 

Le dispositif de GPEC

La Gestion Prévisionnelle des Emplois et des Compétences intégrera souvent des démarches pluriannuelles d’adaptation des emplois liées à :

  • des campagnes de recrutement intenses

  • des dispositifs favorisant les départs à la retraite

  • la reconversion de catégories de personnel suite à la transformation et parfois la disparition programmée de leur métier

  • des normes de certification professionnelle imposées dans certains métiers

Des objectifs d’évolution des compétences et de formation seront souvent établis sur du moyen terme afin d’accompagner le changement humain de l’entreprise.
Aujourd’hui, le rythme s’accélère énormément en raison essentiellement de l’internationalisation et de la digitalisation du business.
Le responsable formation doit donc surfer sur la vague, être en veille permanente et préparer le changement parfois même avant que l’entreprise ne prenne conscience de la mutation de ses métiers.

Les entretiens individuels

La DRH vous communiquera les demandes de formation et d’évolution émises dans les entretiens individuels. Ceux-ci ont lieu au moins une fois par an entre le manager et son collaborateur.
L'objectif est de faire le point de son activité, fixer des objectifs mais aussi fréquemment diagnostiquer des besoins en termes d'évolution des compétences.
En général, c’est une mine d’informations à exploiter si vous pouvez y accéder.

Les entretiens individuels sont souvent intégrés à un SIRH, les droits d’accès sont limités. Mais en tant que RH ou responsable formation, vous pourrez normalement recevoir toutes les demandes de formation émises. Il faudra ensuite les valider avec le manager ou le collaborateur et analyser la faisabilité.

Les besoins des directions opérationnelles

Le comité de direction a défini les projets stratégiques de l’entreprise pour une ou plusieurs années. Chaque directeur doit maintenant décliner cette stratégie auprès de ses managers...
Il va donc analyser les moyens nécessaires pour atteindre ses objectifs et intégrer, la plupart du temps, des besoins d’évolution des compétences pour ses équipes.

Vous devrez alors le rencontrer, entendre ses objectifs, les évolutions nécessaires dans l’organisation de ses équipes, les talents à développer notamment chez ses managers.
Ensemble vous identifierez des axes de développement des compétences que vous devrez ensuite explorer avec les managers afin de les rendre plus concrets, plus opérationnels et pouvoir les transformer en axes de formation.

Les besoins des managers

Les managers recevront de leur direction des objectifs de performance souvent très précis à atteindre avec leur équipe... Parfois le directeur leur aura transmis aussi des objectifs liés au développement de compétences, mais souvent, c’est vous qui accompagnerez le manager afin de préciser ces aspects.

Vous reprendrez donc les axes donnés par le directeur et vous les préciserez avec le manager. 
Celui-ci sera plus pragmatique et analysera avec vous la compétence à développer et les modalités de mise en œuvre.  
Il fera atterrir les besoins émis par le directeur dans son environnement opérationnel. Il précisera souvent le besoin, ciblera certains types de collaborateurs et envisagera des périodes de formation propices.

L’objectif est que ses collaborateurs soient compétents pour œuvrer et atteindre les objectifs confiés dans les délais impartis ! A ce stade, l’ingénierie de formation va pouvoir commencer...

Les demandes individuelles

Les salariés sont tous différents en termes de profil de compétences, de passé et de projet professionnel, de motivation et de priorités... Vous allez devoir jongler avec tout ça et répondre à des besoins collectifs comme à des besoins individuels malgré ces différences !

Ils ont cependant quelques points communs ; en général, ils ont envie d’évoluer dans leurs compétences et de s’épanouir dans leur vie professionnelle... :honte:
En fonction de leurs besoins, de leurs souhaits, vous allez pouvoir exploiter divers dispositifs dont certains seront financés par des organismes tels que votre OPCA ou le FONGECIF.

Le bilan de compétences

il permet à chacun de prendre du recul sur son passé professionnel, le parcours effectué, les compétences mises en œuvre, les réussites comme les difficultés rencontrées. 
En général, il s’effectue avec un conseiller spécialisé et se déroule en plusieurs phases :

  • une analyse détaillée de son parcours professionnel, les motifs de changement, les réussites 

  • une série de tests et d’entretiens est proposée ; l’objectif est d’explorer ses talents, ses soft skills et donc d’approfondir l’analyse des compétences et du potentiel d’évolution

  • une recherche d’options pour évoluer dans les années à venir : changement d’orientation, poursuite dans le même métier, évoluer vers l’expertise ou le management, créer son entreprise... Les options sont formalisées avec le conseiller et un plan d’action peut être éventuellement défini. 

Ce bilan pourra faire l’objet d’une demande de Congé de Bilan de Compétences (CBC) et être financé par l’OPACIF ou via le CPF.
Le congé bilan de compétences - service-public.fr

Les formations qualifiantes ou diplômantes

Certains collaborateurs émettront le souhait de s’investir dans une formation longue et qualifiante, voire diplômante ! Certains choisiront des diplômes en lien avec leur métier actuel afin d’accéder à plus de responsabilités. D’autres s’engageront vers une reconversion professionnelle.

Le financement par l’entreprise

Quand la demande est en lien avec les projets de l’entreprise, elle peut être complètement intégrée au plan de formation et financée par l’employeur.
C’est le cas notamment pour des formations permettant d’accéder à des fonctions managériales quand le collaborateur a été repéré comme un salarié brillant et évolutif que la société souhaite conserver et faire évoluer.  
Dans ce cas, l’employeur demandera fréquemment à son salarié de signer une clause de dédit-formation l’engageant à rembourser tout ou partie de ses frais de formation s’il quitte prématurément l’entreprise.  
La clause de dédit-formation - service-public.fr

Souvent, le salarié fera appel à des financements auprès de différents organismes.

Découvrez le RNCP... incontournable pour vous :

Tout au long de votre carrière, vous entendrez parler du fameux RNCP, le Répertoire National des Certifications Professionnelles. C’est le répertoire de toutes les formations, certifications, diplômes... qui peuvent donner lieu à un financement et sont officiellement reconnus par l’État. 
Vous devez donc aller à la découverte de cet outil qui vous concerne en tant que salarié, mais aussi en tant que RH ! 

Le Congé Individuel de Formation

Le CIF est un droit qui ne peut être activé que par le salarié, mais l’employeur peut lui apporter un conseil et un accompagnement afin de l’aider à concrétiser son projet.

La formation peut se dérouler à temps plein ou temps partiel, le salarié bénéficie donc d’une autorisation d’absence qui est soumise à acceptation de l’employeur et à des conditions d’ancienneté professionnelle. 
Suite à la présentation du dossier, l’OPACIF décide des modalités de financement ; le dossier peut être refusé, partiellement financé ou totalement financé (coûts pédagogiques, rémunération et frais).
Le Congé Individuel de Formation - service-public.fr

Le Compte personnel de formation (CPF)

Ce compte est créé pour recenser les heures de "droit à formation" acquises par chaque salarié tout au long de sa vie professionnelle.
Il recense aussi de nombreuses formations dont le salarié peut demander à bénéficier personnellement sans passer par son employeur.

Une véritable "tirelire formation" puisque bientôt ces heures seront transformées en euros ! 
Les formations recensées sont très nombreuses, elles permettent notamment :

  • d’acquérir une qualification : diplôme, titre professionnel...

  • développer un socle de connaissances et de compétences

  • d’être accompagné pour la validation des acquis de l’expérience (VAE)

  • de réaliser un bilan de compétences

  • de créer ou reprendre une entreprise

Si la formation se déroule sur le temps de travail :

  • Le salarié devra demander une autorisation d’absence à son employeur : 60 jours avant le début de la formation si celle-ci a une durée inférieure à 6 mois, ou 120 jours avant le début de la formation si celle-ci a une durée supérieure à 6 mois.

  • Le salarié bénéficiera alors du maintien de sa rémunération par l’employeur.

Le Compte personnel de formation (CPF) - service-public.fr 

La VAE (Validation des acquis par l’expérience)

C’est un dispositif très intéressant qui va permettre à un salarié d’être accompagné pour obtenir tout ou partie d’un diplôme ou certificat en faisant reconnaître ses compétences acquises par l’expérience.

Le salarié devra, dans un premier temps, monter un dossier de recevabilité où il présentera le diplôme visé, son parcours professionnel... Si ce dossier est déclaré recevable, il démarrera le processus de VAE, accompagné par un conseiller spécialisé et financé par son CPF s’il le souhaite.

Le portail de la VAE - vae.gouv.fr 

En résumé

Cette phase de collecte des besoins de compétences est un travail quasi permanent pour le RH ; une excellente connaissance du fonctionnement de l’entreprise et de ses projets, une proximité constante avec les managers et les collaborateurs facilitera énormément ce travail d’analyse.

Vous pourrez donc effectuer un inventaire des besoins, globaliser certaines demandes, approfondir au contact des managers et au sein des équipes la possibilité de mettre en œuvre les actions de formation.

Vous travaillerez ensuite à la traduction de ces besoins en objectifs de formation et commencerez à formaliser votre plan de formation prévisionnel.

Exemple de certificat de réussite
Exemple de certificat de réussite