C'est le grand jour ! L'évènement que vous préparez depuis plusieurs semaines, à l'organisation duquel vous participez peut-être depuis plusieurs mois... est lancé aujourd'hui ! :D
Comme vous l'avez vu précédemment, vous avez déjà effectué beaucoup de tâches en amont pour mener à bien la préparation... et faire de votre évènement une réussite. Mais le succès, ou l'échec, ne pourront être correctement appréciés qu'à l'issue.
Il vous faut donc tout donner, en fonction de votre stratégie de communication et des choix d'interactions retenus avec vos différentes cibles.
Nous allons voir comment s'appuyer sur ce que vous avez déjà mis en place et organisé en amont pour couvrir cet évènement et mener vos actions de community management au mieux.
Qu'allez vous avoir à faire pendant votre évènement ?
Beaucoup de tâches sont déjà organisées et planifiées mais elles ne seront pas suffisantes pour "maximiser" l'impact de votre évènement et marquer les esprits.
Par quoi commencer ?
Partez du principe que vous devez associer votre communauté, celle qui est présente sur l'évènement mais plus encore celle qui va suivre cette évènement à distance. Vous allez donc "donner à voir" votre évènement pour faire passer votre message, selon vos objectifs.
Mais vous devez considérer également vos cibles et de manière empathique vous mettre à leur place. Qu'est ce qui va les intéresser ? Qu'est ce qui va les faire "réagir" ? les engager ?
Les impératifs
Retransmettez les temps forts de l'évènement
Vous avez identifiés des temps forts (conférences, présentations, tables rondes, présentation produits...) et ils vont rythmer votre évènement. Vous devez donc les utiliser au mieux pour transmettre le "tempo" et montrer qu'il se passe beaucoup de choses, que l'évènement foisonne, fourmille d’éléments pertinents et dignes d'intérêt !
Présentez certains acteurs importants
Des interviews, des portraits permettent de personnifier une relation et en particulier avec une communauté pour favoriser l'engagement. Présenter des intervenants, par l'intermédiaire de deux ou trois questions (ou d'un portrait chinois) offre tout de suite un angle d'approche pour cerner une personnalité ou un rôle au sein d'une organisation.
Partagez l'ambiance générale et particulière
L'ambiance est sans doute, la chose la plus difficile à retranscrire, en particulier car la photo (inanimée) et les mots peuvent être un filtre important. Le live Vidéo peut être un bon moyen mais est difficile à mettre en œuvre de manière qualitative. Cependant, des photos avec du monde, des visages (souriants), des produits joliment présentés apportent une caution importante à la qualité d'un évènement.
La meilleure méthode va être de relayer les avis (tweets, partages instagram...) de visiteurs et de la communauté pour partager l'ambiance générale et particulière d'un évènement. Une astuce peut être de relayer auprès de votre communauté des "ambassadeurs" actifs que vous allez identifier en amont et sur lesquels vous allez pouvoir vous appuyer tout au long de votre évènement.
Les actions complémentaires
Proposez un accueil personnalisé
Si vous avez à disposition une liste précise des invités, des participants à votre évènement, vous pouvez profiter de cet évènement pour nouer des contacts personnalisés avec vos cibles et votre communauté.
Un outil CRM (Consumer Relashionship Management) peut être d'une grande utilité pour ce genre de relation en y intégrant des informations spécifiques par contact.
Produisez des statistiques
Connaitre le nombre de visiteurs global, par jour, par stand... peut être un bon indicateur pour suivre et identifier les grosses périodes de fréquentation, comptage des visiteurs par période.
Organisez un concours ou un jeu
L'organisation d'un concours, d'un peu de piste, etc... est un outil intéressant pour engager ses visiteurs et sa communauté. Plusieurs possibilités s'offrent à vous selon vos objectifs spécifiques.
Offrez des goodies
Offrir des cadeaux et en particuliers des "goodies" aux couleurs de la marque et/ou de l'évènement est un très bon vecteur de communication et de fidélisation avec vos communautés.
Maintenant que l'évènement a démarré, voyons ensemble comment le couvrir en temps réel !
