Votre évènement a marqué les esprits, vos communautés ont eu plaisir à y prendre part.
Battez le fer pendant qu'il est chaud
Si votre évènement avait des objectifs commerciaux, c'est le moment de reprendre contact avec les leads initiés pour les consolider. Si vos objectifs étaient différents, il est temps de les consolider en commençant à partager le compte-rendu de votre évènement à vos communautés.
Ce compte-rendu va permettre en particulier aux participant·e·s de votre évènement de retrouver les grands moments qu'ils/elles ont vécus, mais aussi qu'ils/elles ont pu rater s'il y avait plusieurs conférences différentes au même instant par exemple.
Ce compte-rendu va également intéresser vivement celles et ceux qui n'ont pas pu se rendre à votre évènement et/ou qui vous ont suivi en ligne.
Racontez votre évènement
En vous nourrissant de votre premier bilan à chaud, de ce que vous avez produit comme média durant l'évènement, racontez ce qui s'est passé, ce qui a été plébiscité, ce qui a été présenté.
Mettez en avant les temps forts sur lesquels vous souhaitez retenir l'attention.
N'hésitez pas à donner quelques "premiers chiffres" indicatifs :
estimation de la fréquentation
nombre de tweets
nombre de spectateurs sur les "Lives"
...
Cela permet de "clôturer" dans l'esprit de vos communautés l'évènement en lui-même.
Rendez le attractif
Votre évènement était sympa, accueillant et intéressant ? Votre compte rendu doit aussi l'être.
Éditorialisez votre article ! Vous pouvez même le découper selon les différentes thématiques ou grands moments de votre évènement pour mettre l'accent dessus.
Diffusez-le !
Votre article est publié sur votre site ou votre blog ? partagez le sur vos différents canaux de communication en remerciant au passage les participant·e·s et votre communauté de vous avoir suivi.
Si vous avez plusieurs billets, jouez sur une publication en décalé pour avoir le maximum d'impact.
Sur la base de votre premier bilan à chaud, il est désormais nécessaire d'analyser plus finement les différentes retombées de votre évènement et d'en faire un rapport pour le diffuser en interne.
Créez un rapport d'évènement
Dans l'absolu, ce type de rapport doit être adapté à sa cible. Si vous vous adressez à votre PDG, un rapport synthétique recto-verso maximum sera idéal. S'il est destiné à un responsable marketing par exemple, il devra être plus détaillé.
Ce rapport va centraliser l'ensemble des données et des informations recueillis avant, pendant et après l'évènement afin d'être le plus exhaustif possible.
Pensez aux grands principes de marketing
Reprécisez le cadre de votre rapport en commençant avec les "5 W".
En bref, de quoi parle-t-on ? Sur quelle période et avec quelle évolution ? Où en parle-t-on ? Qui en parle ? Et comment en parlent-ils ?
Ensuite, vous repartez des principaux objectifs auxquels devaient répondre votre évènement :
Notoriété
Acquisition
En y ajoutant les objectifs secondaires :
Engagement
Satisfaction
Conversion
Fidélisation
Les réponses à ces 5 questions et ces objectifs vont être la structure de votre bilan.
Recueillez les informations
Selon vos différents objectifs, un certains nombre de chiffres, de données vont être nécessaires pour élaborer votre rapport d'évènement.
Vous allez retrouvez des informations déjà identifiées, et d'autres que vous allez utiliser de manière plus précise :
Fréquentation globale et par jour par exemple
Nombre de personnes invitées, nombre de personnes présentes
Nombre d'auditeurs·rices sur chaque conférence
Nombre de spectateurs·rices par Live
Nombre de nouveaux followers
...
Détaillez les informations sur les retombées "média" en fonction de leurs sources :
Owned Media : vos sites, blogs et comptes de réseaux sociaux
Earned Media : ce qui s'est dit sur vous "online" (sur les réseaux sociaux, sur la presse en ligne... ) et "offline" (articles de presse...)
Paid Media : vos publicités, vos emailing
Enfin, identifiez ce qui se dit de vous et comment cela a évolué entre la période avant votre évènement et après.
Ciblez quelques objectifs clés
Basez vous sur vos objectifs prioritaires.
Comparez vos données
Sans références, vos informations et vos données ne seront que très peu informatives. Mettez en relation les données de votre évènement avec d'autres issues de périodes antérieures pour les comparer.
Par exemple, dire nous avons eu 30 RT chaque jour en moyenne durant la période de l'évènement qui durait 3 jours alors qu'habituellement nous en avons 30 en 1 mois est largement plus pertinent que de dire uniquement nous avons eu 90 RT en 3 jours !
Si vous avez effectué des benchmarks ou analysé les actions de vos concurrents vous pouvez également vous comparer à eux.
Faites une belle présentation
Soyez lisible, compréhensible et pédagogue.
Tout le monde n'est pas à l'aise pour lire des graphiques ou comprendre des données sans explications.
Enfin, proposez des recommandations
Avec les données recueillies, analysées et consolidées, il vous est désormais possible d'en tirer des conclusions. Et de trouver certaines pistes de réflexions voir des explications à des points positifs et des points négatifs.
Profitez en pour proposer des recommandations et des axes d'amélioration !
Maintenant que le bilan est fait, il est temps de se poser la question : et si on recommençait ?
