Dans les chapitres précédents, vous avez travaillé à produire un audit aussi objectif et utile que possible, et vous en avez communiqué les grandes lignes. Pour achever votre mission, il vous reste à produire le rapport d’audit et à pérenniser les apports de votre travail, en bon auditeur professionnel.
Retravaillez votre rapport pour obtenir la version définitive
La réunion de clôture a surement été riche : elle vous a permis de confronter votre audit avec les audités et les commanditaires. De cette confrontation sont ressorties des modifications à votre rapport provisoire :
Vous devez insister sur certains points.
Certains diagnostics ont pu être remis en question, vous devez reprendre l’analyse pour vérifier et, le cas échéant, ajuster.
Vous allez pouvoir affiner certains diagnostics.
Vous le remarquerez, il n’est pas question ici de modifier les observations, car celles-ci ont été réalisées et objectivées.
Gardez votre rôle d’auditeur
Au moment de la remise de votre rapport d’audit, votre commanditaire peut souhaiter continuer avec vous, mais comme consultant et non plus comme auditeur. Autrement dit, il peut vous demander de mettre en application les préconisations que vous avez faites et/ou de faire en sorte que le plan d’action décidé soit mis en œuvre. Cette position est plutôt malaisée et je vous la déconseille. En effet, passer du rôle d’auditeur au rôle de consultant en cours de route dégrade la position objective que vous avez acquise pendant l’audit. Comment vont réagir les personnes qui se sont confiées à vous ? Il est possible que votre changement de casquette ne soit pas de leur goût. En plus de cela, être consultant nécessite des compétences différentes de celles de l’auditeur. Notamment, la conduite du changement est un point de compétence central pour qui veut être consultant.
Evidemment, si vous êtes dirigeant d’une structure et que vous reprenez votre casquette de dirigeant après avoir fini l’audit, personne ne vous en voudra !
Garder votre rôle d’auditeur, c’est aussi faire preuve de certaines qualités dont votre client vous saura gré : la discrétion, par exemple. Dans ce cours, j’aurais pu mentionner un certain nombre de structures et citer des anecdotes les concernant. Evidemment, personne ne souhaite qu’on livre vos informations internes. Evitez donc de le faire, même avec des confrères/consœurs ! Pareillement, si à la fin d’une mission vous percevez qu’il aurait été possible de faire mieux, ou que vous craignez que le plan d’action ne soit pas suivi, ne baissez pas les bras ! Une mission d’audit suivante sera sûrement plus satisfaisante. N’oubliez pas : le moteur de l’audit, c’est l’évolution positive, gagnante pour l’organisation comme pour ses membres. A partir du moment où vous ne réussissez plus à penser de la sorte, c’est que la fonction d’auditeur ne vous correspond plus. Entre nous, un auditeur qui ne croit pas à son rôle, ça se voit et ça fait partie des choses qui véhiculent une image négative de l’audit (de formation ou en général).
Suivez la mission pour en assurer l’efficacité
L’événement qui clôt votre mission est normalement la remise du rapport d’audit définitif. A ce moment-là, vous pourriez vous dire que vous en avez fini avec cet audit… Et je peux vous dire que dans un ou deux cas où la mission a été difficile, j’aurais aimé qu’elle s’arrête vraiment là… Oui, mais il y a un “mais”. Vous avez mené votre audit comme un vecteur d’évolution positive, comme un outil pour faire avancer l’organisation auditée. Vous avez remis vos conclusions et participé à la définition du plan d’action. Alors votre mission continue, même après avoir appuyé sur le bouton “Envoyer” du mail qui contient le rapport définitif. En tant qu’auditeur, vous allez pouvoir suivre l’avancement du plan d’action.
Votre implication sera celle d’un observateur avisé, d’un mentor : vous pourrez avertir, évaluer, conseiller, mais vous ne devriez pas être celui qui met en place les solutions.
Une partie de ce travail pourrait être faite avec un tableau de bord. Votre valeur ajoutée n’est pas la tenue de ce tableau de bord (cela revient d’ailleurs aux audités), mais à l’accompagnement à la réalisation des actions.
L’intérêt de ce suivi est que vous pouvez observer l’évolution positive de la structure qui met en place le plan d’action. Dans certains cas moins sympathiques, cela vous permet aussi d’identifier un éventuel manque de volonté de changement, et le suivi de la (non) réalisation du plan d’action pourrait vous permettre d’éviter qu’on qualifie votre audit comme inefficace a posteriori.
Grâce à ce chapitre, vous pourrez tenir votre rôle d’auditeur de la formation jusqu’au bout ! De manière plus générale, j’espère que ce cours vous aura été utile et qu’il vous aura plu. J’ai prôné l’évolution positive et l’amélioration continue pendant celui-ci, j’espère que c’est l’état d’esprit qui prédomine chez vous désormais concernant l’audit de formation !
