Dans ce chapitre, nous allons continuer sur la lancée des outils et compétences nécessaires au gestionnaire de paie afin de maîtriser les calculs de paie et leur contrôle. Ainsi, nous allons ici nous intéresser aux questions que l'on peut ou doit se poser en tant que gestionnaire, lorsqu'on est face aux différents éléments de rémunération communiqués par notre client.
Soyez capable de remettre en question les informations communiquées
Vous venez de recevoir les données mensuelles à intégrer dans la paie. Le premier réflexe est généralement de se précipiter pour rentrer les données dans le logiciel et sur les bulletins. C'est compréhensible, car la période de traitement mensuelle est une période chargée pour le gestionnaire, avec parfois un peu de stress et de pression.
Revoyez l’intégralité des informations communiquées par votre client ou les RH
Personne n'est infaillible. Vous n'êtes pas en charge des données qui vous sont envoyées chaque mois, mais n'oubliez pas que vous êtes l'expert.
Vous serez parfois sans doute confronté à des contacts qui prendront mal le fait que vous leur posiez des questions. Ne remettez pas en cause votre légitimité. Si vous leur posez des questions, c'est pour vous assurer d'avoir tous les éléments nécessaires au bon calcul des données de paie.
Cela garantira entre autres la satisfaction de leurs salariés, mais également le respect des différents textes applicables à leur entreprise.
Il peut parfois suffire d'une information pour remettre complètement en question les règles de calcul à utiliser.
Sachez synthétiser vos remarques et questions
Lorsqu'on est en plein traitement de paie, la tendance est d'aller le plus rapidement possible. Vous remarquez une incohérence dans les données ? Une date de congé payé est manquante ? Vous envoyez directement un mail ou appelez votre contact, afin qu'il vous précise l'information en question.
Encore une fois, il est indispensable de revoir les données dans leur intégralité, de faire le point sur ce qui manque, ce qui est incomplet ou incohérent, ou encore sur les données supplémentaires dont vous pourriez avoir besoin pour le calcul au regard des informations transmises par le client, qui ne sait peut-être pas que vous en avez besoin.
À partir de ce premier examen, vous êtes alors dans la mesure de faire un retour par mail à votre client avec toutes vos questions préliminaires.
Bien sûr, cela n'empêchera sans doute pas quelques allers-retours par mail avec votre contact. Mais cela vous permettra d'avoir une bien meilleure visibilité sur les données de paie à traiter sur le mois en cours.
Ainsi, cela vous garantit une organisation optimisée et bien plus de sérénité pendant le cycle de paie. Vous montrez de plus à votre contact que vous maîtrisez la situation :
Ce travail réalisé en amont de la saisie des données dans le logiciel de paie aura un impact des plus positifs sur le reste du cycle.
Prenez le temps de vérifier vos connaissances et les éléments des calculs
Vous l'avez sûrement compris, la paie est un domaine très vaste. Cela signifie qu'il est fort probable, et même normal dans une certaine mesure, de ne pas tout savoir ou encore de ne pas être à jour.
Les textes qui réglementent les différentes données et les calculs de paie sont susceptibles d'évoluer chaque année, voire plusieurs fois par an. À cela s'ajoutent les spécificités propres à chaque entreprise ou salarié, et certains cas qui se présentent rarement au gestionnaire de paie.
Ce qui est alors important est de ne pas se laisser dépasser par ces changements et ces spécificités, et d'adopter les mesures permettant de remédier à ce genre de situation.
Dans la continuité de ce que nous venons de dire, il faut également mentionner l'importance de pouvoir vérifier les informations auprès de tiers.
Qu'ils soient vos collègues, supérieurs hiérarchiques, un conseiller juridique, ou bien une source de droit officielle, il ne faut pas négliger cette étape du processus de paie mensuel.
Pour ce qui est des sources de droit, nous les verrons plus en détail dans le prochain chapitre. Nous allons donc nous concentrer dans cette section à l'échange avec les tiers et surtout l'impact que cette démarche, quelle que soit la manière dont elle est abordée, peut avoir sur le travail du gestionnaire de paie.
Ce qu'il faut bien comprendre, c'est qu'avec la multitude d'éléments qui peuvent apparaître sur le bulletin, les spécificités de certains salariés, des conventions collectives, des textes de lois, de la jurisprudence, mais aussi bien sûr de la pratique, il est parfois compliqué pour un gestionnaire de paie de trouver du premier coup la réponse aux questions qu'il peut se poser.
En effet, en plus de la multitude des sources, il y a également le problème de l'interprétation de ces sources. On ne va pas se mentir, parfois les formulations ne sont pas forcément très claires ; d'où l'intérêt de la pratique et de la jurisprudence pour venir clarifier les bonnes méthodes à utiliser.
Cela rend donc l'échange du gestionnaire avec son entourage professionnel, et son recours à des outils comme un support juridique ou encore le RF Paye, indispensables.
Outre la certitude que cela peut donner quant aux bonnes méthodes à appliquer, cela peut aussi rassurer le gestionnaire sur son travail et l'encourager pour la suite.
En résumé
Il faut analyser les données communiquées.
Il faut être capable de repérer les incohérences.
Il faut savoir poser les bonnes questions de manière synthétique.
Il faut aller au bout de l'analyse des données et des calculs, afin d'optimiser le processus de paie.
Vous savez à présent poser des questions pertinentes pour faciliter vos analyses. Voyons dans le prochain chapitre les sources indispensables pour trouver les informations nécessaires au traitement des éléments de paie.
