Maintenant que vous avez organisé le déroulement du cycle mensuel de paie, priorisé les différentes tâches qui vous attendent et posé les bonnes questions sur les différents éléments de paie, il ne vous reste plus qu'à trouver les réponses à ces questions. Pour cela, nous allons nous intéresser aux différentes sources qui peuvent vous aider pendant un cycle de paie.
Vérifiez les spécificités du salarié ou de l’entreprise
Nous l'avons déjà évoqué, il peut y avoir énormément d'événements, de situations spécifiques, contractuelles ou personnelles, ayant un impact direct sur la paie des salariés.
Ces situations peuvent avoir un impact plus ou moins immédiat et important sur la paie, un impact qui sera parfois sur le court, le moyen ou le long terme.
Selon les situations auxquelles vous êtes confronté, vous allez donc devoir vérifier certains éléments par rapport au salarié concerné, à sa situation professionnelle ou personnelle, ou encore par rapport à l'entreprise pour laquelle il travaille.
Tous ces éléments réunis vont vous permettre de calculer correctement l'arrêt maladie sur le bulletin de paie.
De façon plus régulière, il vous faudra toujours contrôler le salaire brut mais aussi la catégorie de cotisant du salarié, de façon à déterminer si les cotisations suivantes sont calculées avec le bon taux :
Cotisation assurance maladie maternité invalidité décès : est-ce que le salaire brut est supérieur à 2,5 SMIC (sur une base annuelle cumulée, donc de janvier au mois de paie calculé) ? Si oui, on applique un taux de 13 %, sinon de 7 %.
Contribution allocations familiales : est-ce que le salaire brut est supérieur à 3,5 SMIC (sur une base annuelle cumulée, donc de janvier au mois de paie calculé) ? Si oui, on applique un taux de 3,45 % ainsi qu'un taux additionnel de 1,80 %, sinon on applique seulement un taux de 3,45 %.
Contribution d'équilibre technique : est-ce que le salaire est supérieur au PMSS (sur une base annuelle cumulée, donc de janvier au mois de paie calculé) ? Si oui, alors on applique le calcul de la cotisation depuis le début. Sinon, on ne la calcule pas sur le bulletin.
Cotisation APEC : est-ce que le salarié dépend des articles 4 et 4bis de la convention collective nationale de 1947 ? Si oui, on calcule la cotisation sur le bulletin tous les mois.
En effet, vous saurez ainsi exactement pendant combien de jours le salaire de l'employé sera maintenu par son employeur sur le bulletin, et à quel pourcentage.
Je parlais de l'impact que pouvait avoir la situation personnelle du salarié sur les calculs de paie ; cela peut effectivement arriver dans certaines situations bien précises.
Vérifiez les textes en vigueur
En plus des spécificités propres à chaque salarié et à l'entreprise dont il dépend, il faut pouvoir vérifier les différents textes en vigueur qui vont régir les calculs en question.
Ainsi, pour certains éléments, il sera nécessaire de vérifier les dispositions de la convention collective de branche qui s'applique à l'entreprise ou au salarié en question. En effet, il peut parfois y avoir plusieurs conventions collectives qui s'appliquent. Il est donc judicieux de vérifier le texte pour chaque salarié concerné lorsque c'est le cas, afin d'éviter des erreurs.
Cette liste n'est bien sûr pas exhaustive, mais elle recense les éléments les plus courants qui doivent régulièrement être vérifiés pendant le cycle mensuel de paie.
Dans la continuité de ce que nous venons de voir, il faut mentionner le fait que régulièrement, il peut y avoir des accords internes à l'entreprise ou des usages qui vont s'appliquer. Contrairement aux dispositions légales et conventionnelles, ces éléments ne seront pas forcément intégrés dans le logiciel de paie et devront donc faire l'objet de consignes qui, comme nous le verrons plus loin, devront être vérifiées systématiquement.
En plus de ces sources qui sont assez spécifiques aux entreprises, il est important également de pouvoir avoir accès à un conseil juridique, ainsi qu'au RF Paye. Cela permet de pouvoir suivre de manière plus sûre les évolutions systématiques en matière de paie, ainsi que d'avoir accès aux différentes interprétations de véritables professionnels.
Le gestionnaire doit connaître l'essentiel en matière de règles mais il ne peut pas forcément tout connaître, et l'interprétation est parfois complexe.
Il doit donc pouvoir compter sur des outils ou des équipes de support juridique, afin de pallier cela de la meilleure manière possible.
Non seulement cela l'aidera dans le bon déroulement des calculs de paie au mois le mois, mais cela appuiera également ses démonstrations en cas de litige avec un client, interne ou externe.
Encore une fois, la sensibilité des données implique de devoir expliquer régulièrement le choix fait en matière de calculs de paie et donc de pouvoir justifier ce choix à l'aide de textes, ou bien d'interprétations officielles de ces textes, essentiellement par le biais de la jurisprudence, qu'un support juridique ou bien sûr le RF Paye sont plus à même de suivre et de maîtriser.
En résumé
Vérifiez les données spécifiques aux salariés et à l'entreprise.
Vérifiez les textes applicables : accords d'entreprise, conventions collectives, Code du travail.
Avant de passer à la seconde partie du cours, testez vos connaissances grâce au quiz présent dans le chapitre suivant.
