Après avoir vu quelques calculs de base en paie, et pour nous aider à mieux comprendre le fonctionnement des principaux aspects de la paie, nous allons aller plus en détail dans le processus mensuel de la paie, et découvrir comment analyser les différents éléments de rémunération et les composants de leur calcul.
Reconnaître la nature de l’élément de rémunération
Nous l'avons déjà évoqué, la paie est un domaine très vaste avec énormément de données et d'éléments différents.
Quelles sont par conséquent les bonnes questions à se poser en cas de doute ?
La finalité de l'élément de rémunération
Dans un premier temps, il faut savoir pourquoi cet élément doit être payé au salarié concerné, et ce à quoi il se rapporte.
En effet, il peut y avoir des distinctions assez subtiles, mais néanmoins extrêmement importantes, au niveau de certains éléments variables de rémunération. Ces distinctions vont entre autres aider à déterminer la façon dont l'élément en question devra être traité sur le bulletin.
Il va donc falloir le paramétrer dans le logiciel, de façon à ce que cela respecte la nature exacte de ce remboursement des frais de repas, et que cela permette à l'avenir une saisie fluide et correcte.
Jusque-là, rien de bien complexe, cela fait partie des tâches courantes du gestionnaire de paie. Cela permet de découvrir un peu plus le paramétrage et, le cas échéant, un nouvel élément de rémunération.
Vous vous en doutez, chacun de ces éléments, même s'il a pour finalité la prise en charge des repas des salariés, n'a absolument pas le même traitement en paie, et peut même concerner des événements différents.
Ainsi, les tickets-restaurant vont forcément couvrir les frais de repas pris par le salarié lui-même de façon quotidienne, tandis que les remboursements de frais professionnels vont couvrir des repas à nature normalement exceptionnelle, impliquant souvent des déplacements professionnels et des rendez-vous en clientèle.
Les règles ne seront donc pas les mêmes, non plus que les données qui devront être communiquées.
Pour ce qui est des tickets-restaurants, le gestionnaire de paie aura donc par exemple besoin du nombre exact de tickets-restaurants alloués au salarié chaque mois, ainsi que la répartition employeur/employé du montant du ticket.
En revanche, pour les remboursements des frais de repas, il faudra le montant net exact dépensé par le salarié.
D'où l'importance de pouvoir faire la distinction entre chacun de ces éléments, et de pouvoir les expliquer correctement à votre client afin de récupérer les informations nécessaires.
La vérification dans l'historique de paie
Un deuxième aspect qui peut vous aider dans votre vérification est de confirmer la façon dont cet élément a été calculé en paie, pour un salarié ayant exactement le même profil que le salarié concerné (statut, qualification, emploi).
Il faut également mentionner l'importance d'avoir une politique cohérente en termes de rémunération, entre les salariés d'une même entreprise.
Il n'est donc pas possible d'appliquer un mode de calcul différent entre deux salariés.
Confirmer les composants de son calcul
Nous l'avons vu dans le chapitre précédent, un calcul de paie se décompose le plus souvent suivant le schéma suivant :
Selon l'élément à calculer, ce schéma pourra varier.
En effet, certains éléments nécessitent seulement le montant.
Parfois, le mode de calcul peut aussi varier en fonction de la politique interne de l'entreprise et des éléments rendus nécessaires.
Il y a également des salariés dont la fonction ou la situation impliquent une paie spéciale qui nécessite d'aller chercher certaines informations bien spécifiques, ou encore des variables de paie avec des éléments à contrôler à chaque fois.
Il peut également exister des situations impactant la vie des salariés, comme par exemple un arrêt maladie ou un congé maternité, qui vont nécessiter de vérifier les paies des mois précédents, afin de confirmer le nombre de jours déjà alloués au titre de ces arrêts, et de vérifier combien peuvent être maintenus par la convention collective dont dépend le salarié, ainsi que le pourcentage du salaire qui sera maintenu.
Enfin, lorsque la pratique permet d'envisager plusieurs modes de calcul, et que la jurisprudence ne s'est pas prononcée en faveur d'une de ces méthodes de calcul, il faut surtout retenir que le principe est alors celui du calcul le plus favorable au salarié.
En résumé
Il faut bien analyser la nature de l'élément pour en déterminer le calcul applicable.
Le mode de calcul doit être le même pour tous les salariés.
Parfois, le profil du salarié peut justifier un calcul différent.
Le calcul doit toujours être plus favorable au salarié.
Maintenant que vous savez analyser la nature d'un élément de paie et quel calcul lui appliquer, je vous propose de poursuivre par le report de ces éléments sur le bulletin de paie dans le prochain chapitre.
