Après avoir confirmé les différents éléments de rémunération communiqués pour le mois concerné, analysé les calculs nécessaires et confirmé les informations dans les sources de droit adéquates, vous voilà prêt à reporter les éléments sur les bulletins. Nous allons voir dans ce chapitre les différentes méthodes existantes, afin d'être sûrs que ces éléments soient correctement reportés.
Trois éléments essentiels sont concernés à cette étape du cycle de paie :
Vérifier le paramétrage des rubriques utilisées
Encore une fois, le logiciel de paie, bien qu'automatisé et mis à jour régulièrement, n'est jamais à l'abri d'une erreur de manipulation qui aurait un impact négatif sur les calculs des bulletins de paie.
Ainsi, il faut être vigilant, lors des contrôles des bulletins comme nous le verrons plus tard dans ce cours, mais également lorsque vous utilisez une nouvelle rubrique de paie pour reporter un élément spécifique sur un bulletin.
L'intérêt d'avoir un paramétrage de paie soigné et fonctionnel est d'optimiser la qualité et la rapidité des saisies.
En cas de nouvel élément de rémunération à saisir sur les bulletins, il est donc primordial de passer le temps qu'il faut à vérifier le paramétrage de la rubrique qui sera utilisée, pour éviter ce genre de mauvaise surprise.
Il y a également d'autres raisons pour lesquelles le paramétrage doit être vérifié, des raisons qui n'auront pas forcément un impact direct sur les bulletins, mais qui restent essentielles pour des calculs ultérieurs.
Ainsi, si nous prenons l'exemple du fameux salaire de référence nécessaire pour calculer l'indemnité de congés payés selon la méthode du dixième, il faut un paramétrage spécial, prenant en compte d'autres éléments que le salaire de base, comme par exemple :
Cela signifie que le paramétrage de ces rubriques doit absolument inclure leur intégration dans le calcul du salaire de référence.
Donc, en cas de création d'une ou plusieurs de ces rubriques, il faut ajouter cette option. L'impact ne se fait pas directement sur le calcul des éléments de paie sur le bulletin ; en revanche, l'impact est sur le calcul de l'indemnité de congés payés, et une erreur sur ce calcul peut avoir des conséquences non négligeables pour l'employeur en cas d'erreur, par exemple en cas de bulletin de sortie.
Savoir où chaque élément de rémunération doit apparaître sur le bulletin
En réalité, avec le nouveau format de bulletin, il vaudrait mieux parler de savoir faire la distinction entre les éléments qui seront soumis à cotisations sociales, et les éléments qui ne seront pas soumis à charges.
En effet, l'une des modifications apportées à la présentation du bulletin de salaire fait remonter en haut de bulletin des éléments qui jusqu'alors, en raison du fait qu'ils n'étaient pas soumis à cotisations sociales, se situaient en bas de bulletin.
La présentation du bulletin était donc, dans la plupart des cas car il n'y avait pas vraiment de règles, la suivante :
Désormais, des éléments non soumis à cotisations sociales, comme par exemple le remboursement des frais de transport ou les tickets-restaurant, se trouvent en haut de bulletin, au même titre que les éléments soumis à cotisations sociales.
Il est donc important de pouvoir catégoriser les éléments, selon qu'ils seront ou non soumis à cotisations sociales.
Optimiser les saisies manuelles
Nous voilà arrivés au dernier élément concernant la saisie des données de paie sur le bulletin : la saisie manuelle.
Selon les logiciels de paie utilisés, cela peut être le seul ou le principal moyen à utiliser pour incorporer les données de paie sur les bulletins. Cela peut dépendre également de la taille de l'entreprise, et des offres proposées par les différentes entreprises spécialisées dans la gestion de la paie.
Ici encore, chaque gestionnaire de paie a sa propre méthode au niveau de la saisie, selon ce qui le met le plus à l'aise. D'expérience, certains vont préférer traiter les informations salarié par salarié, d'autres utilisent des outils leur permettant de saisir chaque variable similaire dans une même colonne, avec les noms des salariés apparaissant au niveau des lignes, par exemple.
L'important est de trouver l'outil ou la méthode qui va permettre au gestionnaire d'optimiser ses saisies.
Il faut également évoquer une méthode de saisie qui permet dans un premier temps de faire gagner du temps au gestionnaire, et dans un second temps de limiter les erreurs de saisie manuelle, dont nous venons de parler à l'instant :
Cette méthode permet, vous l'aurez compris, moyennant un certain format des documents contenant les données de paie à intégrer, de les intégrer automatiquement sur les bulletins, via le logiciel de paie.
Donc normalement, si les données de paie sont remplies correctement à l'origine, cela permettra de gagner du temps au niveau des saisies des données sur les bulletins de paie, et donc de pouvoir privilégier les contrôles de paie qui, comme nous l'avons vu, sont aussi essentiels que les saisies.
En résumé
Il faut toujours vérifier le paramétrage d'une rubrique utilisée pour la première fois.
Il faut pouvoir déterminer la place de l'élément de rémunération sur le bulletin, en fonction de sa nature.
Il faut privilégier les imports de données, afin de gagner du temps et d'éviter les erreurs de saisie manuelle.
Avant de clore cette partie, testez vos connaissances grâce au quiz dans le prochain chapitre.
