Dans le cadre du processus mensuel de paie, nous avons fini d'intégrer les données sur les bulletins, via le logiciel de paie. Nous allons maintenant nous pencher sur les différentes étapes nécessaires afin de contrôler les bulletins de paie, pour nous assurer qu'aucune erreur n'est présente dessus, tout en étant capables de mettre en place nous-mêmes un processus de contrôle fiable et efficace.
En effet, comme le dit le fameux adage "l'erreur est humaine", en tant qu'humains, nous sommes parfois confrontés à des situations qui peuvent influencer notre façon de travailler. En paie tout particulièrement, l'environnement de travail est extrêmement important, compte tenu de la sensibilité des données.
Au-delà des méthodes de contrôle essentielles qui vont être abordées dans cette partie, nous allons aussi voir que le contrôle des bulletins dépend encore une fois de certaines qualités du gestionnaire de paie :
Vérifiez les cumuls
Dans un premier temps, nous allons nous intéresser ici à ce que nous entendons par "cumuls".
Assez logiquement, vérifier les cumuls implique donc pour le gestionnaire de paie de s'assurer que le montant total trouvé dans le logiciel de paie corresponde au montant total communiqué sur le fichier des données de paie mensuelles.
Cela peut se faire généralement via des documents disponibles dans le logiciel de paie. Ces documents peuvent proposer sous différents formats un récapitulatif par salarié des données de paie du mois, puis un récapitulatif général permettant donc de contrôler l'exactitude des saisies opérées par le gestionnaire de paie.
Assurez-vous que chaque modification demandée est bien reportée dans le logiciel et le bulletin
Au-delà des données de paie classiques, c'est-à-dire les éléments de rémunération variables communiqués par le client, il existe également des modifications demandées qui ne permettent pas un contrôle par les cumuls.
Ces données sont des données qui sont soit individuelles, c'est-à-dire qu'elles ne peuvent pas faire l'objet d'un cumul, soit avec une incidence directe sur le calcul du bulletin en lui-même, ce qui là encore rend une vérification par cumul inutile.
Par conséquent, dès que le gestionnaire de paie est confronté à ce genre d'éléments devant faire l'objet d'une modification, il faudra faire un contrôle spécifique pour chacune de ces données modifiées une fois les bulletins édités, afin de vérifier que les éléments sont bien conformes à ce qui lui a été communiqué.
Cela rejoint ce que nous disions plus haut dans ce chapitre, sur l'importance des contrôles opérés par le gestionnaire de paie suite à ces saisies des données.
Nous verrons également dans le dernier chapitre de ce cours le fait d'être capable de remonter jusqu'à la source d'une erreur, quelle qu'elle soit, afin d'empêcher qu'elle ne se reproduise.
En résumé
L'étape du contrôle est essentielle dans le cadre du processus de paie.
Vérifiez les cumuls des données communiquées par le client.
Contrôlez les autres modifications demandées, une par une.
Vous savez à présent comment contrôler les données d'un bulletin de paie. Intéressons-nous dans le prochain chapitre aux méthodes pour vérifier les consignes et alertes d'un logiciel de paie.
