Vérifiez les consignes et alertes du logiciel de paie

Après avoir vu comment contrôler les données variables communiquées par le client, nous allons maintenant pouvoir passer à un autre stade du processus de contrôle du cycle de paie, à savoir les différentes alertes créées par le logiciel de paie, qu'elles soient automatiquement générées suite au calcul des bulletins, ou tout simplement enregistrées manuellement par le gestionnaire pour rendre compte des spécificités des entreprises et de leurs salariés.

#Les alertes déclenchées automatiquement par le logiciel

Un des points très positifs des logiciels de paie et de l'automatisation est que cela contribue à rendre plus pratiques et plus efficients les contrôles des bulletins de paie chaque mois.

En effet, le paramétrage des logiciels permet de prendre en compte :

• les règles de calcul de paie ;

• les spécificités de l'entreprise et des salariés ;

• les différentes données mensuelles qui ont été intégrées.

Par conséquent, une fois les bulletins calculés et les données de paie intégrées, le logiciel va prendre en compte tous les paramètres évoqués ci-dessus, afin de vérifier s'il y a des incohérences sur les bulletins.

Il peut s'agir d'alertes concernant le calcul du plafond d'un salarié, ou encore le calcul de la maladie sur les bulletins.

Il peut aussi y avoir des alertes soulignant le fait qu'une rubrique présente sur le bulletin n'est pas valorisée (autrement dit, qu'il n'y a pas de montant calculé dans cette rubrique).

Ces alertes pourraient donc être divisées en deux catégories :

• les alertes ponctuelles, déclenchées par un élément ou un événement variable spécifique ;

• les alertes dites "génériques", autrement dit qui vont se déclencher systématiquement chaque mois, qu'importe la nature des données intégrées.

Exemple :

Sur le logiciel que j'utilisais précédemment, nous étions souvent confrontés à une alerte bien spécifique, une fois les bulletins validés et la clôture lancée.

Cette alerte signalait un écart entre les montants constatés dans les déclarations de charges sociales d'une part, et les journaux de paie d'autre part.

Cet écart était souvent justifié, ce qui impliquait une erreur dans les déclarations, parfois au niveau du paramétrage dans le logiciel.

Parfois, il s'avérait qu'il n'y avait pas d'écart, le logiciel prenant des périodes différentes pour chaque document comparé, par exemple le mois en cours pour la déclaration des charges sociales et le trimestre entier pour les journaux de paie, créant de fait un écart évident.

Le seul moyen de le savoir était bien évidemment de traiter l'alerte jusqu'au bout, en vérifiant les données signalées.

Dans tous les cas, il est indispensable de contrôler chaque alerte générée par le logiciel de paie.

Il s'agit en effet d'un processus de contrôle supplémentaire, et le fait de ne pas traiter l'alerte, de ne pas vérifier si le point de paie sur lequel elle met l'accent a été correctement traité dans les bulletins, peut avoir des conséquences sérieuses, si après coup on se rend compte qu'il y a une erreur qui n'a donc pas été traitée avant d'envoyer les bulletins pour validation.

#Les consignes enregistrées par le gestionnaire de paie

Il s'agit en réalité d'alertes au même titre que celles dont nous venons de parler, à ceci près qu'elles ne sont pas générées automatiquement par le logiciel de paie. Elles nécessitent en fait d'avoir été enregistrées préalablement par le gestionnaire de paie à un moment ou à un autre, afin par exemple d'assurer un certain suivi dans le dossier de son client, de mettre l'accent sur des éléments spécifiques du client et de ses salariés, qui nécessitent une attention particulière à un moment précis de la paie.

Il peut donc y en avoir de plusieurs sortes, que l'on peut répartir dans les catégories suivantes :

• les consignes qui doivent être prises en compte lors de l'embauche ou du départ d'un salarié (mutuelle, prévoyance, RTT, 13e mois, etc.) ;

• les consignes ponctuelles, par exemple en rapport avec une régularisation qui doit avoir lieu sur un mois spécifique (régularisation des cotisations mutuelle, par exemple) ;

• les consignes récurrentes, par exemple une consigne qui indiquerait chaque année en juin de reporter les congés payés des salariés d'une année sur l'autre, en les limitant à 5 jours par salarié.

Ce sont des éléments supplémentaires pour vous aider à préciser les calculs de paie et les éléments nécessaires au bon déroulement du cycle mensuel de vos clients, à intensifier et personnaliser vos contrôles, et donc plus généralement, à mieux organiser votre process de paie, surtout dans les cas suivants :

• vous avez plusieurs clients à gérer et donc avez besoin de maîtriser une quantité importante d'informations et d'éléments de paie ;

• vous avez un seul client mais énormément de salariés avec des profils et donc des traitements différents, qui nécessitent une bonne connaissance du dossier.

Elles vont également faire gagner du temps pendant le cycle de paie, en faisant en sorte que le gestionnaire de paie sache exactement où trouver les informations nécessaires à des situations qu'il aurait déjà rencontrées sur le même dossier.

Dernier point non négligeable, elles vont éviter beaucoup de frustration dans le cadre de la relation avec le client, qu'il soit interne ou externe, en faisant en sorte que le gestionnaire de paie ne repose pas les mêmes questions chaque fois.

Ainsi, si l'information n'est pas enregistrée, cela justifie pour le gestionnaire de revenir vers le client pour lui demander de confirmer l'élément en question, sinon ce n'est pas nécessaire.

Un autre aspect de l'importance de ces consignes, et de leur vérification et application chaque mois, est le fait que le client devrait avoir dans la mesure du possible un processus de paie transparent.

Qu'est-ce que cela veut dire ?

Ainsi, si le salarié prend des congés, notamment en été, période pendant laquelle il est probable qu'il soit absent pendant un cycle de paie complet, ou bien si une réorganisation de l'équipe implique un changement de gestionnaire de paie pour le dossier, les consignes enregistrées manuellement dans le logiciel doivent permettre une transition ou un remplacement efficace et transparent pour le client.

#En résumé

• Toujours vérifier les alertes déclenchées par le logiciel.

• Contrôler les consignes enregistrées dans le logiciel, afin de s'assurer de la conformité des saisies avec les spécificités des salariés et/ou de l'entreprise.

Les alertes et consignes de votre logiciel de paie n'ont presque plus de secret pour vous. Dans le prochain chapitre, nous verrons comment approfondir vos contrôles.