Après avoir vu les principes de contrôle de base qui régissent le cycle mensuel de paie, nous allons clôturer ce cours en franchissant un cap supplémentaire au niveau des contrôles de paie. Cela va nous permettre de maîtriser encore plus de méthodes de contrôle, mais également de comprendre comment mettre en place de façon durable et efficiente une méthode de contrôle toujours orientée vers une amélioration continue.
Nous l'avons déjà évoqué, de nos jours la paie se fait par le biais de logiciels automatisés et modélisés, évoluant continuellement au fur et à mesure que la paie elle-même évolue. Dans un sens, cela facilite énormément le travail du gestionnaire, que ce soit au niveau des saisies des données sur les bulletins, qu'au niveau des contrôles.
Mais ces logiciels toujours plus automatisés ne sont jamais à l'abri d'incidents techniques susceptibles de plus ou moins impacter le calcul des bulletins.
Il ne faut surtout pas oublier que même pour un logiciel automatisé, il y a forcément une intervention humaine à un moment ou à un autre, ce qui augmente le risque d'erreurs.
Vérifiez les plafonds et les cotisations
En plus des contrôles des cumuls des données de paie communiquées par votre contact, des alertes déclenchées dans le logiciel de paie mais aussi des consignes qui y sont enregistrées, il faut pouvoir faire un examen individuel des bulletins de paie afin de vérifier certains éléments.
En effet, tout en étant extrêmement pratiques, les rapports de paie ne peuvent pas au premier abord vous permettre de contrôler certains éléments, comme par exemple le calcul du plafond ou de certaines cotisations sociales.
Pour cela, vous avez besoin de certains éléments qui sont spécifiques à la situation de chaque salarié, et donc ne peuvent être vérifiés que par un examen individuel de chaque bulletin.
Vérifiez chaque élément en cas d’embauche ou de départ
Dans le cadre de l'embauche d'un salarié ou bien d'une fin de contrat, il y a énormément d'éléments spécifiques à inclure sur le bulletin, et qu'il est par conséquent essentiel pour un gestionnaire de paie de contrôler lorsque ces cas de figure se présentent à lui.
Les éléments spécifiques à l'embauche
Il s'agit ici de calculer le premier bulletin du salarié au sein de l'entreprise qui vient de l'embaucher.
Il est donc on ne peut plus indispensable de vérifier ce bulletin le plus en détail possible, afin d'assurer au salarié concerné une entrée sereine dans les effectifs de l'entreprise.
Afin de faciliter les contrôles de ce bulletin d'embauche, je vous propose une liste la plus exhaustive possible des différents éléments à contrôler absolument :
Cette liste vous permet d'avoir une idée assez large de tous les éléments à vérifier absolument en cas d'embauche d'un salarié.
Il faut donc contrôler :
la présence sur le bulletin de tous les éléments indiqués par votre contact lors de l'embauche, comme s'appliquant à ce salarié ;
la cohérence entre le profil de ce salarié et les autres salariés de l'entreprise ayant le même profil ;
le calcul de chacun de ces éléments : paramétrage et impact sur le bulletin au niveau de la base, du taux et du montant, le cas échéant.
Les éléments spécifiques à la fin de contrat
Second bulletin essentiel dans la vie professionnelle du salarié, le bulletin de fin de contrat comporte plusieurs éléments qui lui sont propres, et qu'il faut absolument contrôler avant de finaliser la paie.
C'est en effet un bulletin particulièrement sensible, étant donné qu'il sert à mettre un terme à la collaboration entre l'employeur et le salarié, en mettant parfois le salarié dans une situation précaire. Toute erreur sur ce bulletin peut donc donner lieu à un litige entre les deux parties.
Il est donc essentiel ici aussi de vérifier les éléments suivants :
Remontez à la racine de chaque problème rencontré
Cela paraît évident dit comme cela, mais dans la pratique il est beaucoup plus difficile d'appliquer ce principe.
Par conséquent, lorsque vous êtes confronté à une anomalie en pleine période de paie, avec des données sensibles d'un côté et des délais tout autant importants de l'autre côté, il peut être compliqué d'appliquer ce principe.
Pourtant, si nous prenons la peine d'en envisager les effets sur le long terme, il y a tout à gagner à appliquer ce principe dès que vous êtes confronté à une erreur sur un bulletin de paie.
Ce principe consiste donc à rechercher la source de l'erreur jusqu’à la racine, afin de déterminer les actions de mise sous contrôle, dans le cadre d’une démarche d’amélioration continue du processus de contrôle.
Encore une fois, il ne faut pas sous-estimer l'importance de prendre le temps de vérifier la cause première de l'erreur, et surtout le temps de l'expliquer en détail aux personnes impactées par cette erreur.
Cela aura plusieurs conséquences plus ou moins directes sur la qualité de la paie dans un premier temps, mais aussi sur la qualité des relations avec votre client dans un second temps.
En effet, cela va permettre d'améliorer votre visibilité sur le dossier de votre client dans le logiciel de paie, de mieux en apprécier les spécificités et subtilités, ce qui va vous garantir plus d'efficacité dans la gestion de ses données de paie, mais aussi de gagner des compétences vous permettant de pouvoir traiter ce genre d'erreur au cas où elle se reproduirait chez un autre client, par exemple.
Cela vous aidera également à instaurer une relation de confiance avec votre client. Même s'il n'est pas agréable d'avoir des erreurs sur sa paie, il l'est encore moins d'avoir un gestionnaire de paie incapable de prendre les mesures qui s'imposent pour les régler :
Tous ces éléments sont les clés pour stabiliser un cycle de paie, ainsi que les relations humaines qui l'entourent.
En résumé
Certaines données demandent une vérification systématique.
Apprenez à vérifier les plafonds et cotisations sociales rapidement.
Un nouveau salarié ou une fin de contrat doivent faire l'objet d'un contrôle plus détaillé, minutieux et méthodique.
Sachez analyser les erreurs, de façon à pouvoir les expliquer et à les empêcher de se reproduire.
Dans le prochain et dernier chapitre du cours, je vous propose de vous entraîner à maîtriser le cycle de paie à travers une activité.
