Gérez la performance de vos collaborateurs

C’est parce que l’évaluation des salariés correspond à des enjeux majeurs qu’il est impératif de s’assurer de sa qualité. Quels sont ces enjeux ?

Une évaluation juste pour véhiculer un sentiment d’équité entre les salariés

L’équité du traitement entre les salariés, en véhiculant un sentiment de justice sociale dans l’entreprise, fait partie des facteurs de motivation des salariés.

Une évaluation équitable est :

• objective, sans biais ni préjugés ;

• basée sur des critères objectifs et préalablement définis ;

• dénuée de toute discrimination ;

• réalisée par des évaluateurs formés ou accompagnés ;

• réalisée avec des outils adéquats, dont l’utilisation est expliquée au salarié ;

• utilisée pour récompenser ensuite chaque salarié selon son mérite.
                           

Un bilan qui clôt la période passée et prépare un terrain propice pour la période à venir

Ce bilan permet notamment de :

• faire le point sur la performance du salarié sur cette période ;

• l’inviter à l’introspection et à l’auto-évaluation ;

• le féliciter pour ses réalisations positives et ses réussites ;

• identifier les points sur lesquels il aurait pu mieux faire ;

• lui donner un feedback constructif sur les tâches effectuées autant que sur les attitudes et comportements adoptés.

L’exercice de l’évaluation crée le terrain propice pour une bonne performance future en :

• offrant des conseils concrets pour améliorer la performance ou pour poursuivre la bonne performance actuelle ;

• identifiant les mesures d’accompagnement nécessaires pour épauler le collaborateur, soit dans une optique d’amélioration de sa performance, soit dans une optique de développement ;

• réfléchissant aux outils, processus, relations qui pourraient aider le salarié ;

• donnant lieu à de premiers échanges sur les objectifs à venir (attention, ceci n’exclut pas d’organiser ensuite un entretien à part entière destiné à la définition des objectifs).

Une évaluation destinée à accompagner le salarié dans son développement personnel et professionnel

Une évaluation de qualité permet au salarié de travailler à son développement personnel et professionnel grâce à l’identification :

• des forces sur lesquelles il peut capitaliser ;

• de ses axes d’amélioration ;

• de pistes de développement personnel ;

• de pistes de formations ;

• de pistes d’évolution de carrière.              

En effet, une évaluation positive (ou des évaluations positives successives) pourra donner lieu à des décisions de carrière telles que :

• des mobilités horizontales ou géographiques ;

• des mobilités verticales (promotions) ;

• des augmentations salariales ;

• l’attribution d’un bonus à la performance ;

• l’attribution d’une prime exceptionnelle ;

• l’inscription à un programme Talent ;

• l’inscription à un programme de développement des compétences...               

De même, l’objectivité et la qualité d’une évaluation mitigée sont importantes, car son résultat peut :

• ralentir la progression de carrière du salarié ;

• permettre d’identifier l’aide adaptée pour l’aider à performer par la suite ;

• déboucher sur le choix de se séparer du salarié.                            

          

L’évaluation pour favoriser une relation d’échange et de confiance

Pour que l’évaluation favorise la confiance, elle doit :

• offrir au salarié un retour commenté et détaillé sur sa performance et les raisons de sa notation ;

• permettre au salarié de donner son avis et de poser des questions. 

Un message de respect pour le salarié

Offrir au salarié une évaluation détaillée et objective, c’est aussi lui envoyer le message que son travail et sa contribution sont valorisés et méritent un retour.

Il existe plusieurs outils à disposition des managers pour les aider dans l’évaluation de leurs salariés.

Les grilles d’évaluation

Nous avons parlé d’un exemple de grille d’évaluation dans le Chapitre 3 de la Partie 1. La voici à nouveau, pour rappel, cette fois vierge de notes et de commentaires :

Les objectifs d’une grille d’évaluation sont les suivants :

• servir de support au manager pour se remémorer l’ensemble des critères d’évaluation ;

• inviter le manager à faire l’exercice de noter le salarié critère par critère, et non pas exclusivement sur la base d’une appréciation globale ;

• garder une trace de la note et des commentaires associés.

Les trames d’entretien d’évaluation

Elles feront l’objet de la 2e section du 2e chapitre de cette partie du cours, c’est pourquoi nous ne les détaillerons pas ici.

Les outils d’auto-évaluation

Cette technique est un bon moyen :

• de pousser le salarié à un réel exercice d’introspection ;

• de favoriser la discussion au moment de l’entretien, en discutant de l’auto-évaluation au regard de l’évaluation.

Les outils d’évaluation par les pairs

Qu’est-ce qu’un outil d’évaluation par les pairs ?

Les pairs sollicités peuvent être (au-delà du manager direct) :

• les collègues de la même équipe que le salarié ;

• les collègues d’autres équipes ;

• le N+2 (voire le N+3 si pertinent) ;

• les N-1 (voire les N-2 si pertinent) ;

• les clients internes ;

• les clients externes ;

• d’autres parties prenantes éventuelles.              

Le type de pairs sollicités lors de l’utilisation de ce type de système d’évaluation dépend :

• soit du choix du manager ;
  Par exemple, un manager peut estimer pertinent de demander le feedback des salariés d’une autre équipe, si ses collaborateurs ont régulièrement collaboré avec eux sur la période écoulée.

• soit de la pratique définie par l’entreprise pour chaque rôle.
  Par exemple, certaines entreprises vont prendre automatiquement le feedback du client pour les chargés de vente, et le feedback des N-1 pour l’ensemble des managers.            

Avantages de ce type d’outils

Mais les systèmes d’évaluation par les pairs permettent aussi :

• d’obtenir plusieurs sources d’évaluation et de les croiser pour objectiver la notation ;

• d’offrir au salarié des feedbacks complets et complémentaires, qui représentent de bons outils de développement personnel et d’amélioration de la performance ;

• d’explorer plusieurs facettes de la performance ;

• de mieux comprendre les attentes et besoins des diverses parties prenantes.

Points de vigilance concernant ce type d’outils

Notamment, vous devez vous assurer :

• que l’évaluation par les pairs ne remplace pas l’évaluation du manager, mais la complète ;

• que les managers :

  • sont conscients des risques d’exagération (positive ou négative) des feedbacks des pairs selon les intérêts et affinités de certains collègues,

  • ne prennent pas l’ensemble des feedbacks des pairs pour argent comptant sans en comprendre le contexte,

• de former les utilisateurs à l’utilisation de ces outils et à l’exercice du feedback, pour garantir la diplomatie et de l’honnêteté des retours. 

Les systèmes d’évaluation à 360 degrés

Ce sont des outils d’évaluation par les pairs extrêmement complets, puisqu’ils visent à obtenir un feedback du type de pairs le plus varié possible.

Ces systèmes incluent généralement aussi une auto-évaluation.

Ils donnent une vue complète de la performance du salarié.

Les Systèmes d’Information RH, outils de traçabilité des évaluations

Les Systèmes d’Information RH (SIRH) sont des logiciels destinés à aider les équipes RH à gérer, classer et archiver les données en lien avec la carrière des salariés.

En ce qui concerne les évaluations de performance, les logiciels RH sont notamment des aides précieuses pour :            

• garder une trace des évaluations et consolider en un même outil les données des différentes évaluations des salariés : notes, commentaires et feedbacks, d’année en année ;

• permettre à un nouveau manager de prendre connaissance des performances passées de sa nouvelle équipe ;

• permettre au salarié d’accéder à l’historique de ses évaluations ;

• tirer des graphiques sur l’évolution de la performance de chaque salarié ;

• faire le lien entre la courbe de performance du salarié et sa courbe d’évolution salariale.

Qui sont les acteurs de l’évaluation ?

Le manager direct, de façon périodique et régulière

Le manager direct est :

• celui qui définit périodiquement les objectifs du salarié ;

• le témoin quotidien de la qualité du travail du salarié, de son attitude et de son implication.

C’est donc celui à qui revient le rôle d’évaluer la performance du collaborateur au regard de ce qu’il observe de son travail et des feedbacks qu’il récolte de la part des pairs.

Ce genre de situation peut advenir (entre autres) :

• Dans les sociétés de conseil : il arrive que le consultant soit en prestation de longue durée chez un client, alors que son manager est basé au siège de la société de conseil de laquelle ils sont salariés. Le consultant est alors souvent supervisé par un chef de projet salarié de l’entreprise cliente.

• Dans les entreprises internationales aux équipes à localisations multiples : il peut arriver qu’un manager soit basé dans un pays et gère une équipe de salariés basés dans un autre pays où est localisée l’entreprise. Les collaborateurs ont alors généralement un référent sur place. 

Les salariés de l’entreprise dans le cadre des évaluations croisées

Les salariés peuvent être amenés au quotidien à se prononcer sur la performance de leurs collègues via les outils d’évaluation par les pairs. Ils doivent alors ponctuellement évaluer :

• leurs collègues au sein de leur équipe ;

• leurs collègues au sein des autres équipes, s’ils ont travaillé avec eux sur des projets communs ;

• leur manager. 

Le salarié, dans le cadre de son auto-évaluation

En tant que gestionnaire de sa propre carrière, le salarié est responsable de l’implication avec laquelle il fait l’exercice d’évaluer sa performance, ses forces et axes d’amélioration.

Et le Manager RH, alors ?

En tant que Manager RH, vous :

• évaluez les collaborateurs de votre propre équipe, comme n’importe quel manager ;

• n’évaluez pas les salariés de l’entreprise, puisque vous n’êtes pas témoin de leur travail quotidien sur le terrain ! 

La formation des évaluateurs, une garantie de professionnalisme

Pourquoi est-ce important ?

On l’a vu, la qualité de l’évaluation impacte la performance des salariés et de l’entreprise, et influence aussi le bien-être du salarié, via les décisions de gestion de carrière, le sentiment d’équité et les marques de respect.

L’art d’évaluer et de commenter les résultats de l’évaluation ne s’invente pas. En effet, l’évaluateur a un rôle complexe. Il doit :

• identifier les critères d’évaluation associés à chaque objectif ;

• faire preuve d’objectivité dans son jugement ;

• maîtriser le système de notation choisi par l’entreprise ;

• maîtriser l’utilisation des différents outils d’évaluation ;

• mener l’entretien une fois la performance évaluée ;

• être capable de donner du feedback constructif ;

• savoir gérer les réactions de déception ou de colère lors de l’entretien. 

Nous parlerons d’ailleurs du bon positionnement de l’évaluateur lors du Chapitre 3 de cette partie.

Qui est responsable de la formation des évaluateurs ?

Cette formation peut être réalisée :

• directement par le Manager RH et son équipe ;

• via l’intervention de consultants ou formateurs externes. 

Sous quel format a lieu la formation des évaluateurs ?

Des formations à l’évaluation peuvent avoir lieu :

• à l’occasion de management meetings (pour l’ensemble des managers) et de staff meetings (pour l’ensemble des salariés) dans les petites entreprises ;

• par petits groupes dans les grandes entreprises ;

• lors de workshops et ateliers RH thématiques ;

• par piqûre de rappel lors d’entretiens entre un Responsable RH et un manager/un salarié ;

• dans le cadre de la formation professionnelle continue.

Ces formations peuvent être collectives ou individualisées.